朱忠新/金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案館

我國(guó)開放檔案的發(fā)展歷史已40余年，經(jīng)歷了從開放歷史檔案到開放現(xiàn)行檔案，從內(nèi)部開放到社會(huì)開放，從滿30年開放到滿25年開放，從國(guó)家檔案館開放到其他檔案館開放的歷程。

1980年5月19日，中共中央書記處決定開放歷史檔案，拉開了開放檔案的序幕。1986年2月7日，國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案館開放檔案暫行辦法》要求：“各級(jí)各類國(guó)家檔案館保管的檔案，自形成之日起滿三十年（除未解密或需要控制使用的部分外），均應(yīng)分期分批地向社會(huì)開放?！笔状翁岢隽藱n案封閉期，從開放歷史檔案擴(kuò)大到開放現(xiàn)行檔案，從主要向機(jī)關(guān)單位開放到向社會(huì)開放，加快了開放檔案的步伐。

1988年1月1日起施行的《檔案法》第十九條明確規(guī)定：“國(guó)家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿三十年向社會(huì)開放。經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年，涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會(huì)開放的期限，可以多于三十年?！笔状螐姆缮弦?guī)定了國(guó)家檔案館開放檔案的義務(wù)和檔案的封閉期。2021年1月1日起施行的新修訂《檔案法》第二十七條規(guī)定“縣級(jí)以上各級(jí)檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會(huì)開放”。進(jìn)一步加大開放檔案力度，特別是將檔案封閉期由三十年縮短到二十五年，國(guó)家鼓勵(lì)和支持其他檔案館開放檔案，還規(guī)定了單位或者個(gè)人不按規(guī)定向社會(huì)開放、提供利用檔案的行為需承擔(dān)法律責(zé)任。新修訂《檔案法》實(shí)施以來(lái)，各級(jí)檔案館高度重視開放檔案工作，加快開放檔案審核進(jìn)度，分期分批向社會(huì)開放檔案，取得了明顯成效。

新時(shí)代新征程，面臨開放檔案的大潮，高等學(xué)校應(yīng)高度重視開放檔案工作，將開放檔案工作提上重要議事日程。

1 開放檔案是高等學(xué)校檔案館重要職責(zé)，國(guó)家鼓勵(lì)和支持開放檔案

1.1 部門規(guī)章明確規(guī)定開放檔案是高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)重要職責(zé)。2008年8月20日，教育部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱《管理辦法》），自2008年9月1日起施行?！豆芾磙k法》第八條“高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)”第六款明確規(guī)定“開展檔案的開放和利用工作”。2010年3月30日，教育部公布《高等學(xué)校信息公開辦法》，自2010年9月1日起施行。對(duì)高等學(xué)校信息公開內(nèi)容、公開途徑和要求、監(jiān)督和保障等方面作了明確規(guī)定。第二條規(guī)定：“高等學(xué)校在開展辦學(xué)活動(dòng)和提供社會(huì)公共服務(wù)過程中產(chǎn)生、制作、獲取的以一定形式記錄、保存的信息，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定公開。”第七條具體規(guī)定了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)主動(dòng)公開的十二個(gè)方面的信息。這些以一定形式記錄、保存的信息主要是檔案文件。根據(jù)檔案法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，涉及信息公開事項(xiàng)的檔案，在移交進(jìn)檔案館前已經(jīng)公開的部分，移交進(jìn)檔案館后應(yīng)當(dāng)保持其公開屬性，按照規(guī)定即時(shí)開放或者提供利用。

1.2 國(guó)家鼓勵(lì)和支持高等學(xué)校檔案館開放檔案。2022年4月15日公布的《檔案法實(shí)施條例修訂征求意見稿》有關(guān)條款規(guī)定：“國(guó)家檔案館是國(guó)家設(shè)立的永久保管檔案的基地，是為社會(huì)各方面利用檔案資源提供服務(wù)的中心，包括綜合檔案館和專門檔案館。綜合檔案館是按照行政區(qū)劃或者歷史時(shí)期設(shè)置的，收集和管理所轄范圍內(nèi)多種門類和載體檔案的檔案館。專門檔案館是收集和管理特定領(lǐng)域或者特殊載體形態(tài)檔案的檔案館?！眹?guó)家檔案局公布，2022年8月1日起施行的《國(guó)家檔案館檔案開放辦法》第二章“檔案開放主體和范圍”第六條規(guī)定：“國(guó)家檔案館負(fù)責(zé)各自分管范圍內(nèi)館藏檔案的開放”。顯然，新修訂后《檔案法》表述的“縣級(jí)以上各級(jí)檔案館”亦即為《檔案法實(shí)施條例》（修訂征求意見稿）表述的“國(guó)家檔案館”。因此，新修訂《檔案法》第二十七條規(guī)定“國(guó)家鼓勵(lì)和支持其他檔案館向社會(huì)開放檔案”，相應(yīng)擴(kuò)大了開放檔案的主體范圍。《管理辦法》施行以來(lái)，大多數(shù)高等學(xué)校建立了檔案館，其保管的檔案無(wú)需向國(guó)家檔案館移交，即為永久性檔案館。按照檔案法律法規(guī)規(guī)定，高等學(xué)校檔案館不屬于國(guó)家檔案館范疇，非法定必須向社會(huì)開放檔案的主體，而是屬于國(guó)家鼓勵(lì)和支持向社會(huì)開放檔案的“其他檔案館”范疇。

1.3 公共服務(wù)性的高等學(xué)校檔案館理應(yīng)向社會(huì)開放檔案。筆者認(rèn)為，開放檔案的主體應(yīng)以是否屬國(guó)有和公共服務(wù)性為界。高等學(xué)校檔案館有其特殊性，在我國(guó)高等學(xué)校中，除以民營(yíng)企業(yè)或以民營(yíng)企業(yè)為主主辦的高等學(xué)校為非國(guó)有性質(zhì)外，絕大多數(shù)屬國(guó)有性質(zhì)，即使是非國(guó)有性質(zhì)高等學(xué)校，亦屬于公益性，具有公共服務(wù)性。因此，作為其他檔案館的高等學(xué)校檔案館一般亦屬?gòu)V義的國(guó)家檔案館或公共檔案館。凡屬國(guó)家檔案館或公共檔案館，都應(yīng)法定向社會(huì)開放檔案。

2 進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，加快推進(jìn)高等學(xué)校檔案館開放檔案工作

2.1 充分認(rèn)識(shí)高等學(xué)校檔案館開放檔案的重要性。高等學(xué)校檔案館是國(guó)家檔案館的組成部分，高等學(xué)校檔案工作是高等學(xué)校各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)和支撐，是高等教育事業(yè)和國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。高等學(xué)校檔案館開放檔案，是深入貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作“走向開放”和“更好地服務(wù)黨和國(guó)家工作大局、服務(wù)人民群眾”重要指示的根本要求；是依法依規(guī)管理高等學(xué)校檔案工作的必然要求；是堅(jiān)持以人民為中心的發(fā)展思想，滿足高等學(xué)校教職員工、學(xué)生、社會(huì)各界對(duì)高等學(xué)校檔案信息和檔案文化需求的迫切需要；是推進(jìn)高等學(xué)校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展、實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的戰(zhàn)略舉措。

2.2 高等學(xué)校檔案館開放檔案工作現(xiàn)狀及存在的問題。近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案館建設(shè)的推進(jìn)，干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的廣泛深入開展，高等學(xué)校檔案館普遍向畢業(yè)生校友開放了本人學(xué)籍檔案網(wǎng)上查詢服務(wù)，同時(shí)向校內(nèi)開放了部分檔案查詢服務(wù)。有的高等學(xué)校檔案館還向社會(huì)開放了檔案，如上海交通大學(xué)檔案文博管理中心規(guī)定，開放的紙質(zhì)檔案，個(gè)人用戶可持有效證件等合法證明，直接查閱和利用。高等學(xué)校校史館往往與檔案館合署辦公，主要利用檔案資源舉辦的校史陳列展覽，向校內(nèi)外開放，也部分地開放公布了檔案。但是，據(jù)筆者了解，向社會(huì)開放檔案的高等學(xué)校檔案館還不多，主要是向畢業(yè)生開放了個(gè)人學(xué)籍檔案，向校內(nèi)開放了部分檔案，離真正意義上的向社會(huì)開放還有較大的差距，有的高等學(xué)校檔案館對(duì)即使是校內(nèi)查閱歷史檔案，也還需要提供介紹信，如某高等學(xué)校檔案館規(guī)定，因私查閱新中國(guó)成立前的檔案，除有效身份證件原件外，還須持有介紹信；新中國(guó)成立后的黨政檔案原則上僅供校內(nèi)人員查閱利用。又如某高等學(xué)校檔案館查檔制度雖然參照《檔案法》的規(guī)定，將館藏文書檔案分為開放檔案和未開放檔案，開放文書檔案為新中國(guó)成立前的歷史檔案和新中國(guó)成立以來(lái)形成滿二十五年的適宜開放的檔案，音像檔案依據(jù)其內(nèi)容分為開放檔案和未開放檔案，實(shí)物和人物檔案根據(jù)檔案內(nèi)容及捐贈(zèng)人意愿，分為公開檔案和不公開檔案。但是，開放檔案查閱手續(xù)還是繁瑣，也規(guī)定除有效身份證件原件外，還須持有介紹信。可以說(shuō)，高等學(xué)校檔案館開放檔案工作還比較滯后。

2.3 加快推進(jìn)高等學(xué)校檔案館開放工作。一方面，要制定修訂相關(guān)法規(guī)，依法推進(jìn)開放檔案工作。國(guó)家在制定修訂相關(guān)法規(guī)時(shí)對(duì)檔案館性質(zhì)和類型應(yīng)作出準(zhǔn)確的定位，將高等學(xué)校檔案館列入法定開放檔案范圍。在修訂《管理辦法》中，應(yīng)對(duì)高等學(xué)校檔案館開放檔案作更為具體的規(guī)定。

另一方面，要采取切實(shí)有效措施，加快推進(jìn)開放檔案工作。高等學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，為開放檔案工作創(chuàng)造良好的條件，完善開放檔案制度，制訂開放檔案規(guī)劃，加大投入力度，改善基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)數(shù)字檔案館，建立檔案信息資源共享平臺(tái)，加快檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。高等學(xué)校檔案館要夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，依法依規(guī)依制加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，嚴(yán)格執(zhí)行集中統(tǒng)一管理制度，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，面向社會(huì)加大檔案征集力度，豐富館藏檔案資源。建立健全校級(jí)檔案開放審核領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會(huì)，下設(shè)辦公室，制定檔案開放審核工作細(xì)則，嚴(yán)格落實(shí)形成或移交檔案的高等學(xué)校各內(nèi)部機(jī)構(gòu)和直屬單位初審、檔案館復(fù)審責(zé)任制，積極開發(fā)應(yīng)用人工智能輔助檔案開放審核，對(duì)于到期仍不宜開放的檔案，應(yīng)報(bào)經(jīng)有關(guān)主管部門同意，可以延期向社會(huì)開放。不斷提升檔案公共服務(wù)能力，分期分批向社會(huì)開放檔案，通過高等學(xué)校或高等學(xué)校檔案館網(wǎng)站或者其他方式，定期公布開放檔案的目錄，完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務(wù)形式，強(qiáng)化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡(jiǎn)化手續(xù)，提供便利。正確處理好開放與保密的關(guān)系，最大限度地開放，滿足檔案用戶的需要，最大程度地保密，確保國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的絕對(duì)安全。加大開放檔案重要性必要性和開放檔案好經(jīng)驗(yàn)、好做法以及開放檔案信息、開放檔案效益的宣傳，擴(kuò)大社會(huì)影響力和美譽(yù)度，營(yíng)造高等學(xué)校檔案館開放檔案工作的良好氛圍。