文/本刊記者 陳永杰
經(jīng)過長期的發(fā)展和沉淀,各高校在信息化建設(shè)方面基本已經(jīng)摸索出了適合自身發(fā)展的建設(shè)規(guī)范與運(yùn)作體系。高校信息化的發(fā)展依賴每一個(gè)信息化項(xiàng)目成果的積累,而信息化項(xiàng)目成功與否,關(guān)鍵一點(diǎn)就在于項(xiàng)目管理是否得當(dāng)。然而,“當(dāng)前高校信息化項(xiàng)目管理的手段和方法遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè),相關(guān)研究和實(shí)踐更偏重于技術(shù)思維”。大連理工大學(xué)黨政辦公室副主任張鵬表示,優(yōu)秀的信息化項(xiàng)目管理應(yīng)具備五大要素:一是一把手的大力支持與協(xié)調(diào)推動(dòng),二是明確的項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)和項(xiàng)目需求,三是配置合理、高效的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),四是規(guī)范的項(xiàng)目管理流程,五是有效的風(fēng)險(xiǎn)防控體系。目前如何科學(xué)有效地管理信息化項(xiàng)目,成為各高校應(yīng)著力關(guān)注的核心命題。對(duì)此,各位信息化工作者給出了自己的見解和思考。
“信息化項(xiàng)目管理主要包括兩方面內(nèi)容:一是管理對(duì)象,不同類型的信息化項(xiàng)目,管理標(biāo)準(zhǔn)不同;二是管理過程,如項(xiàng)目征集、項(xiàng)目所需材料審核、項(xiàng)目入庫論證、項(xiàng)目變更與終止、項(xiàng)目驗(yàn)收等。”北京師范大學(xué)信息化建設(shè)辦公室盧小清表示。
其實(shí),信息化項(xiàng)目管理一直都有,只不過在不同階段有不同的形式。如今,高校信息化已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段,政策驅(qū)動(dòng)下,洞悉影響信息化項(xiàng)目管理進(jìn)化的關(guān)鍵因素成為第一抓手。采訪中我們發(fā)現(xiàn),目前影響高校信息化項(xiàng)目管理的因素主要包括以下三個(gè)。
信息化建設(shè)是一把手工程,所以影響項(xiàng)目管理的首要因素就是建設(shè)單位一把手是否重視。
第一,一把手的重視和校方需求的明確?!靶畔⒒ㄔO(shè)是一把手工程,所以影響項(xiàng)目管理的首要因素就是建設(shè)單位一把手是否重視?!敝心县?cái)經(jīng)政法大學(xué)信息管理部部長吉群表示,學(xué)校信息化項(xiàng)目管理均執(zhí)行“雙負(fù)責(zé)人”制度,突出一把手責(zé)任制。建設(shè)單位負(fù)責(zé)明確建設(shè)需求和建設(shè)目標(biāo),歸口管理部門負(fù)責(zé)立項(xiàng)審核、技術(shù)方案審核、上線試運(yùn)行審核以及組織驗(yàn)收結(jié)項(xiàng),同時(shí)開展項(xiàng)目中期檢查以及項(xiàng)目變更等全生命周期管理工作。
對(duì)于校方需求的明確,張鵬表示,信息化項(xiàng)目規(guī)劃時(shí),校方的需求較泛化、不明確;在項(xiàng)目實(shí)施過程中,確定的需求可能超出廠商對(duì)工期進(jìn)度安排和資源投入的預(yù)估,或者校方可能經(jīng)常性增減、取消或調(diào)整需求。以上均會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目無法按時(shí)交付,甚至“爛尾”。他表示,信息化建設(shè)管理部門應(yīng)協(xié)同信息技術(shù)部門,加強(qiáng)學(xué)校信息化統(tǒng)籌規(guī)劃并通過完善信息化項(xiàng)目前期可行性論證、評(píng)審機(jī)制,指導(dǎo)申報(bào)部門梳理并明確建設(shè)目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求,制定合理、可行的建設(shè)方案。
第二,職責(zé)的明確和認(rèn)識(shí)程度的提升?!皩?duì)于信息化項(xiàng)目全生命周期的管理,一開始就要明確職責(zé)問題,即按照‘誰使用,誰負(fù)責(zé)’或‘誰主管,誰負(fù)責(zé)’的標(biāo)準(zhǔn)開展后續(xù)工作?!彼拇ù髮W(xué)信息化建設(shè)與管理辦公室主任段磊表示,數(shù)字時(shí)代的來臨,使高校信息化項(xiàng)目管理要求日趨提高。如今的信息化項(xiàng)目管理已不再只是簡單地完成項(xiàng)目,更多的是要關(guān)注項(xiàng)目的整體發(fā)展動(dòng)態(tài),樹立短期和長期目標(biāo),著眼信息化項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。
另外,盧小清表示,當(dāng)前大家都認(rèn)為信息化工作很重要,但對(duì)信息化項(xiàng)目管理的認(rèn)識(shí)依然不足,需要進(jìn)一步提升。同時(shí)高校信息化項(xiàng)目管理需要優(yōu)先確定主責(zé)單位,隨后基于相關(guān)的制度規(guī)范,在項(xiàng)目實(shí)施管理過程中,合理提供一些明確的要求,如某個(gè)環(huán)節(jié)需要哪些材料,技術(shù)需要滿足什么規(guī)范等,有效做好資源集成,促進(jìn)信息化項(xiàng)目快速落地。
第三,有效的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理。張鵬表示,任何信息化項(xiàng)目都有實(shí)施風(fēng)險(xiǎn),項(xiàng)目規(guī)劃時(shí),若沒有開展對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)問題的識(shí)別、分析、應(yīng)對(duì)和監(jiān)控等工作,可能會(huì)缺少針對(duì)性的措施和應(yīng)對(duì)預(yù)案,導(dǎo)致項(xiàng)目無法達(dá)成預(yù)期目標(biāo)。對(duì)此,他表示,信息化項(xiàng)目在規(guī)劃階段編制可行性報(bào)告時(shí),需全面梳理、有效識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)因素,做好分析評(píng)估,落實(shí)相關(guān)防范措施;在實(shí)施階段,項(xiàng)目組應(yīng)根據(jù)流程和應(yīng)對(duì)預(yù)案,針對(duì)面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效處置,同時(shí)對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)、評(píng)估與反饋,及時(shí)梳理存在的問題,積累經(jīng)驗(yàn),不斷增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和處置能力。
以影響因素為抓手,高校在深入了解和反思自身信息化項(xiàng)目管理工作的同時(shí),結(jié)合多年信息化建設(shè)、發(fā)展情況以及當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì),不難發(fā)現(xiàn)自身面臨的困境與挑戰(zhàn)。
信息化項(xiàng)目管理是系統(tǒng)性工程,涉及內(nèi)容多、覆蓋面廣,同時(shí)各高校的情況不一。相關(guān)專家表示,當(dāng)前高校在信息化項(xiàng)目管理方面主要面臨如下五項(xiàng)挑戰(zhàn)。
一是系統(tǒng)規(guī)劃不足。張鵬表示,如今業(yè)務(wù)職能部門普遍開始重視信息化工作,但對(duì)信息化在一流大學(xué)建設(shè)中的戰(zhàn)略意義仍然認(rèn)識(shí)不夠。各業(yè)務(wù)職能部門更多的是以自身業(yè)務(wù)為中心,建設(shè)本部門內(nèi)部亟需的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng),缺少全局規(guī)劃,導(dǎo)致出現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)分散、各成一體的應(yīng)用孤島現(xiàn)象。他表示,高校應(yīng)加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、過程管理及績效評(píng)估等方面的管理體制與運(yùn)行機(jī)制建設(shè)。
段磊表示,近幾年四川大學(xué)在信息化建設(shè)方面,最大的轉(zhuǎn)變就是強(qiáng)化“統(tǒng)籌”,即目前學(xué)校信息化建設(shè)由信息化建設(shè)與管理辦公室統(tǒng)籌規(guī)劃。據(jù)他介紹,四川大學(xué)信息化建設(shè)主要遵循“三統(tǒng)一”原則,即統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一立項(xiàng)、統(tǒng)一管理。以四川大學(xué)校園無線網(wǎng)改造項(xiàng)目為例,開始立項(xiàng)時(shí),部門就把總體的預(yù)算、規(guī)模、施工進(jìn)度都規(guī)劃好,然后再分年度實(shí)施,并要求每年實(shí)施結(jié)束后都能實(shí)現(xiàn)一定的階段性目標(biāo),最終保證整個(gè)項(xiàng)目順利達(dá)到既定目標(biāo)。
二是“輕重”問題嚴(yán)重。吉群指出,目前高校信息化項(xiàng)目管理存在“重立項(xiàng),輕結(jié)項(xiàng)”“重程序合規(guī),輕技術(shù)方案的完整與科學(xué)”以及項(xiàng)目全生命周期管理中的“重管理,輕指導(dǎo)和服務(wù)”等問題。對(duì)此,中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)進(jìn)行了項(xiàng)目管理機(jī)制創(chuàng)新,實(shí)行“三融合”與“三分離”制度?!叭诤稀敝疙?xiàng)目管理與內(nèi)控管理相融合、行政審批與技術(shù)審核相融合、項(xiàng)目監(jiān)管與技術(shù)服務(wù)相融合;“三分離”主要是決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)和監(jiān)督權(quán)分離。其中,項(xiàng)目管理與內(nèi)控管理融合通過“管建分離”和“雙負(fù)責(zé)人”制度實(shí)現(xiàn);行政審批和技術(shù)審核融合是指信息化項(xiàng)目不僅要完成項(xiàng)目立項(xiàng)環(huán)節(jié)等行政審批,還需通過技術(shù)專家組的技術(shù)審核,只有通過技術(shù)審核的方案才能采招并開始建設(shè);在項(xiàng)目監(jiān)管與技術(shù)服務(wù)相融合方面,項(xiàng)目管理辦公室負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全流程管理,技術(shù)專家組負(fù)責(zé)技術(shù)方案審核與項(xiàng)目全流程的指導(dǎo)服務(wù)。
數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,信息化項(xiàng)目管理工作也需要實(shí)現(xiàn)快速轉(zhuǎn)型,轉(zhuǎn)變工作理念,“管”是抓手,“建”是目標(biāo),將管理融進(jìn)項(xiàng)目指導(dǎo)與服務(wù)中,突出需求導(dǎo)向與技術(shù)支持等核心要素。
三是數(shù)據(jù)共享不暢?!拔唇?jīng)信息化管理部門的審批與技術(shù)論證,部分業(yè)務(wù)部門自費(fèi)開展的信息化項(xiàng)目往往游離于學(xué)??傮w規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之外,沒有明確數(shù)據(jù)的集成與共享機(jī)制,甚至搭建數(shù)據(jù)封閉的系統(tǒng),容易導(dǎo)致新‘?dāng)?shù)據(jù)孤島’現(xiàn)象的形成。”張鵬指出,一些數(shù)據(jù)因來源不明確、維護(hù)不及時(shí)、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等質(zhì)量問題,導(dǎo)致系統(tǒng)建成后無法發(fā)揮已有數(shù)據(jù)的價(jià)值,還會(huì)因“反復(fù)填表”“重復(fù)填報(bào)”等突出問題降低用戶的幸福度和體驗(yàn)感。
吉群介紹,中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)的信息化建設(shè)工作經(jīng)過多年探索與實(shí)踐,在學(xué)校凝聚了共識(shí),形成了合力。目前學(xué)校信息化項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)費(fèi)全部統(tǒng)籌到信息管理部,業(yè)務(wù)部門如需使用業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)開展信息化項(xiàng)目建設(shè),也必須將經(jīng)費(fèi)劃轉(zhuǎn)至信息管理部才能開展建設(shè);未經(jīng)信息管理部項(xiàng)目管理辦公室論證審批的項(xiàng)目不能自行建設(shè),未經(jīng)信息管理部技術(shù)專家組論證審核的采招方案一律不能進(jìn)行招投標(biāo)。這種高度統(tǒng)籌的體制不僅保障了信息化項(xiàng)目規(guī)范有序進(jìn)行,同時(shí)也極大地避免了重復(fù)建設(shè)和不規(guī)范建設(shè),并有效解決了建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一和數(shù)據(jù)共享不暢的問題。
四是考核評(píng)價(jià)難以開展。盧小清表示,信息化項(xiàng)目實(shí)施的過程和效果都需要評(píng)價(jià),但就目前來看,由于信息化項(xiàng)目比較復(fù)雜、時(shí)間跨度較長、建設(shè)進(jìn)度不一,導(dǎo)致信息化項(xiàng)目評(píng)價(jià)難以開展。對(duì)此,他表示,高??梢韵柔槍?duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行一個(gè)綜合性評(píng)價(jià),評(píng)價(jià)的角度可以包括項(xiàng)目進(jìn)度、實(shí)施效果、績效目標(biāo)、師生滿意度等,在驗(yàn)收時(shí)或驗(yàn)收結(jié)束之后再納入當(dāng)年的信息化工作評(píng)價(jià)當(dāng)中。
針對(duì)信息化項(xiàng)目的考核評(píng)價(jià),張鵬表示,大連理工大學(xué)于2020年制定了信息化工作考核管理辦法,將項(xiàng)目執(zhí)行、應(yīng)用推廣及用戶使用反饋等情況列入部門年度考核指標(biāo),確保項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位能夠嚴(yán)格按照計(jì)劃進(jìn)度開展各階段工作和經(jīng)費(fèi)執(zhí)行,并加強(qiáng)項(xiàng)目的宣傳培訓(xùn)和后續(xù)運(yùn)維。同時(shí),在項(xiàng)目實(shí)施、驗(yàn)收和運(yùn)維時(shí),可以將項(xiàng)目相關(guān)數(shù)據(jù)的全生命周期管理規(guī)則和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作為驗(yàn)收要求和項(xiàng)目績效的考核評(píng)價(jià)指標(biāo),以全面提升數(shù)據(jù)質(zhì)量、規(guī)范數(shù)據(jù)使用、支持?jǐn)?shù)據(jù)服務(wù)與應(yīng)用。
五是人員結(jié)構(gòu)不合理。張鵬指出,高校部分業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)項(xiàng)目組的組成單位僅為業(yè)務(wù)部門和廠商。參與項(xiàng)目的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人雖然熟悉業(yè)務(wù),但未必掌握IT技術(shù)并精通項(xiàng)目管理,在組織協(xié)調(diào)、全局掌控和技術(shù)方向選擇等方面,可能會(huì)過度依賴廠商,為項(xiàng)目技術(shù)路線設(shè)計(jì)、方案撰寫、項(xiàng)目推進(jìn)與后期系統(tǒng)運(yùn)維等埋下隱患,并對(duì)項(xiàng)目實(shí)施和應(yīng)用帶來不確定風(fēng)險(xiǎn),從而一定程度上影響建設(shè)績效和師生體驗(yàn)。他表示,信息化技術(shù)部門可以加入項(xiàng)目組并作為成員單位,提供技術(shù)支持服務(wù),構(gòu)建業(yè)務(wù)部門與技術(shù)部門分工協(xié)作的工作機(jī)制;信息化管理部門定期參加項(xiàng)目例會(huì)和溝通協(xié)調(diào)會(huì),合力推進(jìn)項(xiàng)目建設(shè)工作。
在優(yōu)化部門職責(zé)職能方面,吉群表示,中南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)信息管理是集規(guī)劃、管理、技術(shù)和服務(wù)于一體的部門,這種體制的顯著優(yōu)勢(shì)就是有利于資源整合、優(yōu)化配置、提高工作效率和執(zhí)行力。但是如何在建設(shè)中強(qiáng)化監(jiān)管就顯得尤為重要。所以學(xué)校通過“三融合”與“三分離”機(jī)制來實(shí)現(xiàn),即通過“管建分離”制度和“雙負(fù)責(zé)人”制度實(shí)現(xiàn)“項(xiàng)目管理與內(nèi)控管理相融合”。其中,“管建分離”指通過調(diào)整班子成員分工及優(yōu)化職能職責(zé)實(shí)現(xiàn),即分管信息化項(xiàng)目管理的副部長和技術(shù)專家組組長(由總工程師擔(dān)任)以及項(xiàng)目管理辦公室工作人員都不做具體的項(xiàng)目建設(shè)工作,從而實(shí)現(xiàn)決策權(quán)與執(zhí)行權(quán)分離;項(xiàng)目建設(shè)由建設(shè)單位一把手和歸口管理部門一把手雙負(fù)責(zé),采招方案由歸口管理部門的行政一把手和技術(shù)專家組組長雙負(fù)責(zé),實(shí)現(xiàn)決策權(quán)、執(zhí)行權(quán)與監(jiān)督權(quán)分離。
信息化項(xiàng)目管理伴隨信息化項(xiàng)目建設(shè)的全生命周期。綜上可知,從信息化項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施、考核評(píng)價(jià)到團(tuán)隊(duì)建設(shè)等方面,高校都面臨著相應(yīng)的挑戰(zhàn)。針對(duì)這些挑戰(zhàn),部分高校也探索出了有效的解決路徑。面向未來,如何進(jìn)一步升級(jí)和優(yōu)化信息化項(xiàng)目管理工作,成為各高校需持續(xù)思考和深入探索的重要課題。
“在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下,信息化項(xiàng)目管理需要轉(zhuǎn)理念、轉(zhuǎn)思路、轉(zhuǎn)方法,需要與時(shí)俱進(jìn),才能有效賦能高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型?!奔罕硎?。面向未來,相關(guān)專家表示,高校信息化項(xiàng)目管理可從以下幾個(gè)方面進(jìn)一步升級(jí):
首先,樹立核心理念,完善項(xiàng)目管理體系。張鵬表示,在教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型大背景下,高校應(yīng)將推動(dòng)和服務(wù)教育改革發(fā)展作為信息化建設(shè)的根本目標(biāo),把促進(jìn)信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合作為核心理念,圍繞教育高質(zhì)量發(fā)展需求,遵循“需求牽引、應(yīng)用為王、服務(wù)至上、示范引領(lǐng)、安全運(yùn)行”的總要求,借鑒現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論,結(jié)合實(shí)際,形成適合本學(xué)校信息化建設(shè)管理工作的方法論和最佳實(shí)踐,持續(xù)有效地賦能數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
在信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合的核心理念下,盧小清表示,還需進(jìn)一步完善以項(xiàng)目庫為核心的項(xiàng)目管理體系。項(xiàng)目庫貫穿項(xiàng)目管理全流程,包含管理要求的相關(guān)資料和項(xiàng)目檔案的全部材料,同時(shí)能為上級(jí)部門的檢查、巡視提供支撐。高校在進(jìn)一步完善以項(xiàng)目庫為核心的管理體系、加強(qiáng)項(xiàng)目管理統(tǒng)籌的同時(shí),形成多部門協(xié)同聯(lián)動(dòng)的工作機(jī)制,能夠進(jìn)一步提升網(wǎng)絡(luò)安全等保障能力。
其次,加強(qiáng)信息化頂層設(shè)計(jì),優(yōu)化管理流程。針對(duì)高校數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的新形勢(shì)、新技術(shù)、新需求和新問題,張鵬表示,高校需加強(qiáng)信息化頂層設(shè)計(jì),建立健全信息化治理體系,明確學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關(guān)工作的戰(zhàn)略目標(biāo)、實(shí)施路徑和信息化項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)分解方案,按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)”的原則,扎實(shí)開展具體項(xiàng)目建設(shè)。
然而,信息化項(xiàng)目在實(shí)施過程中所遇到的一些問題,時(shí)常會(huì)出現(xiàn)在頂層設(shè)計(jì)的“外圍”。盧小清指出,由于業(yè)務(wù)分散,導(dǎo)致信息化項(xiàng)目建設(shè)的部分環(huán)節(jié)重復(fù)。以“論證”環(huán)節(jié)為例,同一個(gè)大型設(shè)備采購類項(xiàng)目,財(cái)務(wù)處、實(shí)驗(yàn)室安全與設(shè)備管理處等都會(huì)做論證,而且各個(gè)部門的標(biāo)準(zhǔn)和要求又存在差異,這使采購、建設(shè)等部門無所適從,不知應(yīng)以哪個(gè)論證為標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)此,北京師范大學(xué)信息化建設(shè)辦公室(以下簡稱“信息辦”)聯(lián)合各個(gè)管理部門統(tǒng)一梳理項(xiàng)目管理流程,最終達(dá)成共識(shí),將分散在各部門的類似環(huán)節(jié)進(jìn)行匯總,各部門共同參與。這樣,信息化建設(shè)單位只需面向一個(gè)部門,實(shí)現(xiàn)了“一對(duì)多”到“一對(duì)一”的優(yōu)化。
最后,調(diào)動(dòng)各方積極性。盧小清表示,北京師范大學(xué)信息辦作為學(xué)校信息化歸口管理部門,積極配合各部門工作。例如,在項(xiàng)目預(yù)算管理和項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出管理等方面,信息辦協(xié)同財(cái)務(wù)部門做好預(yù)算申報(bào)、經(jīng)費(fèi)支出、績效評(píng)價(jià)等環(huán)節(jié)的工作;再如對(duì)于一些技術(shù)經(jīng)驗(yàn)或技術(shù)人員缺失的部門,信息辦積極進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)、參與項(xiàng)目實(shí)施工作,并提供一些服務(wù)器資源、網(wǎng)絡(luò)資源和數(shù)據(jù)資源等方面的支持。通過提供技術(shù)支持服務(wù),信息辦協(xié)助項(xiàng)目建設(shè)部門實(shí)現(xiàn)了他們想要的效果,不僅調(diào)動(dòng)了這些部門的積極性,還有效推進(jìn)了學(xué)校信息化高質(zhì)量發(fā)展。
總之,信息化項(xiàng)目管理在高校信息化發(fā)展中發(fā)揮著保駕護(hù)航的作用,即保方向、保質(zhì)量、保進(jìn)度。高校通過規(guī)范信息化項(xiàng)目管理,切實(shí)提升學(xué)校的信息化建設(shè)水平和投入經(jīng)費(fèi)的使用效益,提高信息化技術(shù)服務(wù)師生的能力,增強(qiáng)師生的幸福感、獲得感和安全感!