萬(wàn)方

摘 要：近些年，干部人事檔案在巡查監(jiān)察與考察任用中的作用明顯增加，自黨的十八大以來(lái)，落實(shí)全面從嚴(yán)治黨以及新時(shí)代黨的組織路線都對(duì)黨員干部專(zhuān)業(yè)化提出更高要求。因此，干部人事檔案管理也應(yīng)該主動(dòng)適應(yīng)新時(shí)代工作要求，不斷創(chuàng)新與完善工作路徑，這也是本文研究的主要目的。在本次研究中，文章將針對(duì)干部人事檔案管理展開(kāi)分析，圍繞工作經(jīng)驗(yàn)重點(diǎn)闡述了檔案管理中存在的問(wèn)題，包括高精尖人才數(shù)量不足與管理模式長(zhǎng)期未創(chuàng)新等；之后，對(duì)于如何實(shí)現(xiàn)人事檔案管理提出相關(guān)工作對(duì)策，包括改進(jìn)檔案管理策略和完善檔案利用管理制度等，希望為提升干部人事檔案管理工作能力提供支持。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；干部人事檔案；檔案管理；檔案利用；數(shù)字化檔案

國(guó)家高度重視檔案事業(yè)發(fā)展，為干部人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展帶來(lái)了新的契機(jī)。在事業(yè)單位改革的大背景下，人事檔案管理應(yīng)積極落實(shí)《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)內(nèi)容，依照規(guī)定保質(zhì)保量地開(kāi)展干部人事檔案管理工作，不僅可以維護(hù)檔案的公信力，也可以強(qiáng)化檔案在事業(yè)單位干部選拔中的作用，具有深遠(yuǎn)影響。但在實(shí)際工作中，現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作面臨諸多挑戰(zhàn)。一方面，數(shù)量增多導(dǎo)致檔案管理難度提升；另一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)明顯改變了檔案管理方法，帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。因此，為適應(yīng)未來(lái)事業(yè)單位檔案管理的工作需求，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理路徑。

一、事業(yè)單位改革后干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.檔案管理模式有待創(chuàng)新

在事業(yè)單位改革的大環(huán)境下，干部人事檔案管理模式未發(fā)生明顯變化，當(dāng)?shù)貦n案管理中心在采集干部人事檔案信息后，面臨檔案庫(kù)存容量增加的問(wèn)題，大部分紙質(zhì)材料的接收、整理與保管會(huì)浪費(fèi)大量的人力與時(shí)間。同時(shí)，檔案管理工作面臨任務(wù)量增多和高精尖專(zhuān)業(yè)人才不足等條件的限制，導(dǎo)致在檔案管理中出現(xiàn)缺失。有研究認(rèn)為，部分事業(yè)單位在檔案管理中長(zhǎng)期固守原有思維，其檔案管理模式與數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)相脫節(jié)，最終留下潛在的工作質(zhì)量隱患，如在人工閱檔時(shí)難以完全規(guī)避檔案磨損等問(wèn)題。由此可見(jiàn)，落后的檔案管理模式已經(jīng)成為從業(yè)人員不容忽視的問(wèn)題。

2.發(fā)生檔案信息風(fēng)險(xiǎn)明顯增多

數(shù)字化檔案已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)于工作人員而言，干部人事檔案在管理中不僅要考慮紙質(zhì)檔案保存要求，還要兼顧數(shù)字化檔案信息安全。但是，從工作現(xiàn)狀來(lái)看，在數(shù)字化干部人事檔案管理服務(wù)外包中仍然存在員工操作不規(guī)范和人員流動(dòng)性大的情況。由于工作人員的不規(guī)范，導(dǎo)致在檔案數(shù)字化掃描中出現(xiàn)信息遺漏和編碼錯(cuò)誤等問(wèn)題，甚至引發(fā)檔案信息儲(chǔ)存和備份失敗等風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，當(dāng)前高速發(fā)展的信息化技術(shù)也會(huì)增加數(shù)字化檔案面臨的風(fēng)險(xiǎn)，如黑客攻擊和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不穩(wěn)定等都可能導(dǎo)致人事檔案無(wú)法正常使用。

3.檔案管理不規(guī)范

為了解決事業(yè)單位改革后造成的檔案工作壓力增加問(wèn)題，相關(guān)地區(qū)通常采用聘請(qǐng)第三方服務(wù)的方式開(kāi)展紙質(zhì)檔案掃描與系統(tǒng)錄入工作，雖然在工作前會(huì)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員開(kāi)展培訓(xùn)指導(dǎo)，但在操作中依然無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理全過(guò)程質(zhì)量監(jiān)督，工作人員操作失誤而造成檔案損壞或者信息失真問(wèn)題屢有發(fā)生。例如，部分人員因?yàn)椴僮魇д`而導(dǎo)致檔案被過(guò)度裁剪，或者檔案材料保管中發(fā)生損壞、污染以及磨損等問(wèn)題。部分工作人員對(duì)本職工作不熟悉，出現(xiàn)檔案材料錯(cuò)誤擺放，或者在數(shù)字化檔案管理中出現(xiàn)未及時(shí)備份和檔案錯(cuò)傳等問(wèn)題。

4.高精尖人才數(shù)量不足

檔案管理看似工作內(nèi)容簡(jiǎn)單，但其中涉及大量專(zhuān)業(yè)性知識(shí)，對(duì)工作人員專(zhuān)業(yè)技能水平提出更高要求。在干部人事檔案管理中，高精尖人才數(shù)量不足問(wèn)題一直存在，造成這一現(xiàn)象的原因主要包括：（1）檔案管理工作的晉升空間狹窄，再加之工作內(nèi)容煩瑣和單一，無(wú)法激發(fā)員工工作興趣。有研究指出，檔案管理工作的特殊性難以為應(yīng)屆畢業(yè)生提供“大展拳腳”的平臺(tái)，導(dǎo)致崗位對(duì)新生力量的吸引力偏低。（2）在檔案管理中缺乏科學(xué)的晉升與考核機(jī)制，導(dǎo)致工作崗位難以保證吸引力。（3）在當(dāng)前數(shù)字化檔案發(fā)展背景下，檔案管理工作人員不僅要具有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也應(yīng)具有大數(shù)據(jù)應(yīng)用和信息技術(shù)操作等能力，這對(duì)專(zhuān)業(yè)人員提出更高要求，具有一定檔案管理知識(shí)與信息化操作技能的復(fù)合型人才數(shù)量嚴(yán)重不足。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理工作對(duì)策研究

1.完善檔案利用管理制度

在干部人事檔案管理數(shù)字化背景下，為適應(yīng)未來(lái)檔案資源應(yīng)用與保存要求，事業(yè)單位可在原有檔案借閱與查閱制度背景下，不斷豐富檔案管理工作內(nèi)容，具體包括：（1）做好檔案資源管理工作。如數(shù)字化檔案加工室的防高溫與防光等。（2）高度重視干部人事檔案管理信息安全問(wèn)題。如數(shù)字化加工室的計(jì)算機(jī)和復(fù)印機(jī)等嚴(yán)禁與其他公共網(wǎng)絡(luò)連接；全體檔案管理人員在進(jìn)入加工室內(nèi)時(shí)嚴(yán)禁攜帶光盤(pán)和U盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備。（3）嚴(yán)格限制檔案查閱規(guī)范。所有人員在查閱干部人事檔案管理前應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)審批表，全體工作人員按照規(guī)定落實(shí)審批規(guī)范。（4）應(yīng)做好檔案室的視頻監(jiān)控。為了滿(mǎn)足檔案安全管理要求可增設(shè)遠(yuǎn)程視頻監(jiān)控系統(tǒng)，并定期上傳監(jiān)控視頻內(nèi)容。（5）所有新增的零散材料也應(yīng)及時(shí)上傳管理系統(tǒng)，驗(yàn)收合格后即可在系統(tǒng)上增設(shè)檔案標(biāo)簽，方便隨時(shí)整理與查閱。

2.改進(jìn)檔案管理策略

（1）創(chuàng)新檔案管理理念

為了應(yīng)對(duì)事業(yè)單位改革后對(duì)干部人事檔案管理工作造成的沖擊，需要轉(zhuǎn)變相關(guān)人員的工作思路，激發(fā)員工主觀能動(dòng)性，最終達(dá)到提升工作質(zhì)量的目的。例如，為了應(yīng)對(duì)干部人事檔案數(shù)量激增問(wèn)題，應(yīng)推動(dòng)工作人員工作理念的變革，從傳統(tǒng)的管理型工作模式向服務(wù)型工作模式轉(zhuǎn)變，在思想上樹(shù)立大局意識(shí)，認(rèn)識(shí)到干部人事檔案管理工作的重要性，并對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)做到心中有數(shù)。同時(shí)，應(yīng)科學(xué)劃分檔案管理崗位，按照檔案分類(lèi)管理規(guī)范內(nèi)容設(shè)置分區(qū)管理，按照不同部門(mén)設(shè)定干部檔案，如財(cái)務(wù)部門(mén)和行政部門(mén)等，并在上述部門(mén)劃分的基礎(chǔ)上實(shí)施定崗管理模式。

（2）面向公共服務(wù)完善檔案管理服務(wù)機(jī)制

新公共服務(wù)理念為干部人事檔案管理提供了新的方向，其優(yōu)點(diǎn)就是可以提升檔案資源利用率，彰顯檔案價(jià)值。為了滿(mǎn)足上述要求，在未來(lái)檔案管理中應(yīng)重點(diǎn)開(kāi)展以下工作：一是在檔案利用管理上，可開(kāi)展檔案網(wǎng)上查詢(xún)系統(tǒng)，通過(guò)線上與線下同步進(jìn)行的方法創(chuàng)新檔案管理工作流程，通過(guò)干部人事檔案分段管理等模式實(shí)現(xiàn)資源整合，避免檔案封閉利用問(wèn)題發(fā)生。二是建立檔案資源協(xié)調(diào)共享機(jī)制。通過(guò)與人事部門(mén)的溝通反饋，不斷優(yōu)化人事檔案管理路徑，如從來(lái)源上保證干部人事檔案信息的真實(shí)性，從檔案信息來(lái)源入手，細(xì)化檔案材料生成、審批以及歸檔等工作流程，做好每一環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，這對(duì)消除潛在的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)具有重要意義。并且，借助快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)視頻以及微信技術(shù)，定期在線上召開(kāi)檔案管理交流會(huì)議，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)彼此分享信息交流渠道，縮小事業(yè)單位間檔案管理能力差異，最終保障檔案信息資料的真實(shí)性。三是推動(dòng)檔案服務(wù)方法的變革。部分事業(yè)單位在采集干部人事檔案后，因查檔業(yè)務(wù)量大或者工作人員數(shù)量不足等問(wèn)題而影響檔案資源利用率。因此，未來(lái)可通過(guò)鋪設(shè)局域網(wǎng)的方法，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)之間的信息溝通，借助局域網(wǎng)安全的優(yōu)點(diǎn)，通過(guò)分配賬號(hào)和權(quán)限授予等技術(shù)手段開(kāi)展專(zhuān)網(wǎng)遠(yuǎn)程查檔?？紤]部分地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展較弱，鋪設(shè)專(zhuān)網(wǎng)的方式需要耗費(fèi)大量經(jīng)費(fèi)，可在確保檔案資源安全的情況下，借助政務(wù)內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)之間對(duì)接，在對(duì)接成功后，工作人員就可以直接查閱檔案信息資源。未來(lái)在干部人事檔案管理中，可借助云平臺(tái)主機(jī)開(kāi)展“1＋N”的檔案管理新模式，在檔案管理部門(mén)設(shè)置主機(jī)，在其他部門(mén)設(shè)置訪問(wèn)終端，最終搭建覆蓋面廣且信息安全保密的檔案查閱網(wǎng)絡(luò)，為檔案管理與其他部門(mén)提供便利。

3.加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

紙質(zhì)原始檔案作為干部評(píng)審職稱(chēng)和升職的重要依據(jù)，在長(zhǎng)期查閱與管理中不可避免會(huì)出現(xiàn)破壞和丟失的問(wèn)題。因此，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化具有必要性，相比之下，數(shù)字化檔案可以減少檔案翻閱次數(shù)，并減少人為破損發(fā)生，降低檔案資源丟失風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)措施可以達(dá)到保護(hù)檔案安全的效果。

工作人員應(yīng)將數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為未來(lái)工作的突破口，通過(guò)需求分析的方式組織相關(guān)人員深入學(xué)習(xí)，在明確技術(shù)障礙與系統(tǒng)應(yīng)用要求的基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)新的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并在該系統(tǒng)的支持下加快檔案信息化建設(shè)，順利解決檔案管理工作中存在的資源整合效率低以及數(shù)字化轉(zhuǎn)型慢的問(wèn)題。例如，通過(guò)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合，做好職務(wù)、身份以及層級(jí)等信息統(tǒng)計(jì)，及時(shí)了解干部信息變化情況，實(shí)行干部信息動(dòng)態(tài)管理，當(dāng)干部信息發(fā)生變化時(shí)，同步變更檔案管理有關(guān)信息，上述操作不僅可以確保檔案信息的時(shí)效性，也可以規(guī)避信息孤島等問(wèn)題發(fā)生，為全面提升干部人事檔案資源利用率奠定基礎(chǔ)。除此之外，還需要充分挖掘人事檔案信息資源，依托現(xiàn)有的人事服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系完善其服務(wù)功能。例如，在信息系統(tǒng)中可以根據(jù)干部的類(lèi)別和單位性質(zhì)等分別歸檔，建立采集信息系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的“一鍵調(diào)閱”奠定基礎(chǔ)。

4.加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)

為了適應(yīng)事業(yè)單位改革后干部人事檔案管理面對(duì)的新挑戰(zhàn)，加強(qiáng)工作隊(duì)伍建設(shè)成為工作的新方向，需要檔案管理部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行選人用人的質(zhì)量管理程序，在落實(shí)質(zhì)量管理觀念與人崗適用原則后，最大限度地保證人員質(zhì)量滿(mǎn)足工作需求。在具體操作中，應(yīng)選擇一批具有極高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與政治素養(yǎng)的高端人才開(kāi)展工作，并將信息技術(shù)應(yīng)用水平作為人才考核的重點(diǎn)內(nèi)容。

第一，需要重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。大部分檔案管理人員具有良好的檔案管理工作知識(shí)儲(chǔ)備，但是，信息技術(shù)技能方面略有不足。后期可圍繞信息技術(shù)教育工作，有計(jì)劃提升工作人員信息技術(shù)操作能力，詳細(xì)介紹大數(shù)據(jù)和云計(jì)算技術(shù)對(duì)干部人事檔案管理的影響，并選擇真實(shí)案例闡述數(shù)字化檔案管理工作面臨的新挑戰(zhàn)，確認(rèn)工作薄弱環(huán)節(jié)。

第二，在人才培養(yǎng)中，應(yīng)注意激發(fā)工作人員的主觀能動(dòng)性，營(yíng)造順心的工作氛圍與良好的工作環(huán)境，打造奮勇拼搏和不畏艱險(xiǎn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，不斷激發(fā)檔案管理部門(mén)的凝聚力，提升工作認(rèn)同感，這是減少人才流失的重要手段。

第三，應(yīng)激發(fā)員工主動(dòng)學(xué)習(xí)的積極性，如將干部人事檔案管理相關(guān)知識(shí)點(diǎn)匯總成冊(cè)發(fā)放，或者借助抖音等新媒體平臺(tái)系統(tǒng)化介紹數(shù)字化檔案管理知識(shí)，有計(jì)劃地提升工作人員專(zhuān)業(yè)技能水平。還可以在條件允許的情況下，邀請(qǐng)組織部、人社局、教育局、衛(wèi)健局以及保密局等業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)的專(zhuān)家召開(kāi)講座，圍繞檔案管理現(xiàn)狀和信息化檔案建設(shè)等內(nèi)容開(kāi)展宣教，不斷拓展工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備渠道，強(qiáng)化信息運(yùn)用與管理能力。

5.明確檔案信息管理的相關(guān)細(xì)節(jié)

（1）嚴(yán)格控制檔案轉(zhuǎn)接的工作程序

在檔案管理規(guī)范中，應(yīng)以法律法規(guī)為依托，在強(qiáng)化法律法規(guī)約束作用的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持以工作質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)控制為導(dǎo)向模式，落實(shí)嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。例如，在檔案轉(zhuǎn)接中，應(yīng)按照落實(shí)《保密法》《檔案法》中的規(guī)章制度，對(duì)于各類(lèi)干部人事檔案的接收、登記以及傳遞等提出嚴(yán)格的質(zhì)量規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案的復(fù)印和使用應(yīng)做到“對(duì)象明確、事由合理”，檔案的借閱和使用都需要備案，保障檔案科學(xué)進(jìn)出。

（2）完善檔案審核監(jiān)管工作流程

為保證檔案安全，應(yīng)細(xì)化檔案審核監(jiān)管的相關(guān)工作制度，如接受上級(jí)部門(mén)的監(jiān)督指導(dǎo)等，并引入社會(huì)力量開(kāi)展檔案資源監(jiān)督審查，上述監(jiān)督監(jiān)管流程有助于預(yù)防潛在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。因此，需要對(duì)檔案管理工作人員的日常行為進(jìn)行監(jiān)督與質(zhì)量控制，通過(guò)定期開(kāi)展隨機(jī)抽查等方法分析有無(wú)潛在的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，需要拓展處理各類(lèi)檔案信息資料的審核與監(jiān)督，要求工作人員認(rèn)真鑒別各類(lèi)干部人事檔案信息的真?zhèn)?，消除潛在的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

（3）堅(jiān)持檔案管理追責(zé)

干部人事檔案失信現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，該問(wèn)題會(huì)影響事業(yè)單位的人才選用。在最新發(fā)出的《干部人事檔案工作條例》中對(duì)檔案資料造假提出了嚴(yán)格的規(guī)范，事業(yè)單位在干部人事檔案管理中應(yīng)明確紀(jì)律規(guī)范與規(guī)章制度，在內(nèi)部管理中構(gòu)建自上而下的檔案信息失信追責(zé)機(jī)制，為工作人員建立檔案管理失信等級(jí)，對(duì)于日常工作中不符合規(guī)范的情況，應(yīng)依照規(guī)定責(zé)令改正。

6.落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管控

在數(shù)字化檔案時(shí)代，干部人事檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)，面對(duì)信息渠道造成的潛在安全風(fēng)險(xiǎn)，可以通過(guò)設(shè)置管理員訪問(wèn)授權(quán)和檔案資源存儲(chǔ)加密等方式規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。除此之外，也可以針對(duì)不同干部設(shè)置對(duì)應(yīng)級(jí)別的閱檔以及保密權(quán)限等，對(duì)網(wǎng)絡(luò)渠道查閱干部人事檔案展開(kāi)全過(guò)程監(jiān)控，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息安全。在條件允許的情況下，數(shù)字化檔案安全管理中可以采用區(qū)域網(wǎng)或者人臉識(shí)別等安全檢測(cè)技術(shù)。

除此之外，保證檔案資源實(shí)體完整也是日常工作不容忽視的內(nèi)容，如在檔案管理中落實(shí)“六室分離”的工作要求，即明確檔案室、查檔室、掃描室、辦公室、整理室和檔案?jìng)淦肥业慕缦?，不同科室的工作?nèi)容獨(dú)立且不相互影響，這對(duì)于保障檔案安全具有重要意義。同時(shí)，也可以根據(jù)檔案質(zhì)量建設(shè)檔案管理庫(kù)房，庫(kù)房使用阻燃材料，增設(shè)防火防盜門(mén)窗，控制室內(nèi)溫度，設(shè)置滅火裝置與空調(diào)等，最大限度地避免檔案受損。

三、結(jié)束語(yǔ)

在事業(yè)單位改革后，干部人事檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)，為了能夠顯著提升檔案管理水平，需要工作人員從事業(yè)單位實(shí)際情況出發(fā)，認(rèn)真分析潛在風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量的影響，并通過(guò)人才隊(duì)伍建設(shè)和明確檔案信息管理的相關(guān)細(xì)節(jié)等方法，創(chuàng)新檔案管理工作規(guī)范，最終消除質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的影響，加快人事檔案管理向數(shù)字化和現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變升級(jí)。

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（作者單位：鶴壁市林業(yè)工作站）