尹哲

民生檔案是黨和政府保障和改善民生的重要憑證，與公眾的自身權(quán)益密切相關(guān)，查閱利用需求較高。北京市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館保管著門類眾多的民生檔案，如婚姻、就業(yè)、教育、醫(yī)療、房產(chǎn)檔案等，這些檔案分散保存在市檔案館和16個(gè)區(qū)檔案館中，在原有的工作模式下無(wú)法實(shí)現(xiàn)民生檔案的館際間共享利用，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)與其他部門間共享利用，給人民群眾日常使用帶來(lái)諸多不便。做好民生檔案共享利用工作是北京市檔案部門深入貫徹習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作重要指示批示精神，全面落實(shí)“四個(gè)好”、“兩個(gè)服務(wù)”目標(biāo)要求的題中之義。北京市檔案局、市檔案館牢記“國(guó)之大者”，緊密結(jié)合黨史學(xué)習(xí)教育活動(dòng)，緊扣“七有”“五性”需求，積極開(kāi)展“我為群眾辦實(shí)事”活動(dòng)，將民生檔案共享利用工作作為貫徹落實(shí)以人民為中心發(fā)展思想的重要舉措，全力加以推進(jìn)。

一、科學(xué)謀劃、統(tǒng)籌推進(jìn)，提升檔案信息化服務(wù)能力

（一）開(kāi)展課題理論研究

針對(duì)北京市區(qū)域內(nèi)及京津冀地區(qū)民生檔案利用不便和信息化水平不高的現(xiàn)狀，為解決民生檔案數(shù)字資源信息共享的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，2019年1月，北京市檔案館成立了專門課題組，向國(guó)家檔案局申報(bào)立項(xiàng)了《民生檔案數(shù)字資源信息共享研究》科研課題。在對(duì)相關(guān)省市民生檔案數(shù)字資源信息共享模式學(xué)習(xí)借鑒的基礎(chǔ)上，立足北京市和京津冀一體化發(fā)展的實(shí)際情況，以問(wèn)題為導(dǎo)向，以應(yīng)用為目的，從體制機(jī)制、制度標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方法等層面，著重研究了北京市區(qū)域內(nèi)及京津冀區(qū)域間民生檔案數(shù)字資源信息共享模式方案。課題研究以科研為引領(lǐng)，加強(qiáng)對(duì)工作中重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題的研究，用科研成果指導(dǎo)實(shí)踐，將科研成果轉(zhuǎn)化為工作成果，使科研工作與實(shí)際工作得到有效的結(jié)合。

（二）構(gòu)建協(xié)同工作機(jī)制

為推進(jìn)民生檔案共享利用工作，北京市檔案局和市檔案館建立了協(xié)同推進(jìn)的工作機(jī)制，市檔案局負(fù)責(zé)規(guī)劃、制度標(biāo)準(zhǔn)的制定及服務(wù)的推進(jìn)、監(jiān)督和考核等全市性管理工作，市檔案館協(xié)助市檔案局負(fù)責(zé)共享平臺(tái)的建設(shè)、運(yùn)維以及具體的實(shí)施工作。為了更好地推進(jìn)民生檔案跨部門利用工作，市檔案局、市檔案館、市民政局經(jīng)專班協(xié)商，于2021年6月9日簽訂了《北京市婚姻登記檔案信息跨部門共享協(xié)議》，明確了檔案部門和民政部門間婚姻登記檔案信息跨部門共享日常業(yè)務(wù)辦理、問(wèn)題處理及工作管理協(xié)同工作機(jī)制，從而為婚姻登記檔案跨部門共享利用工作的順利推進(jìn)和高效開(kāi)展提供了機(jī)制保障。通過(guò)協(xié)同優(yōu)化了工作流程，實(shí)現(xiàn)了資源共享，使這項(xiàng)涉及面廣、任務(wù)繁雜的工作最終得以順利推進(jìn)。

（三）完善制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

為全面規(guī)范北京市民生檔案信息跨館利用工作，加快建立健全便捷惠民的檔案利用服務(wù)體系，進(jìn)一步提高北京市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館的服務(wù)能力，市檔案局、市檔案館建立起民生檔案跨館利用制度標(biāo)準(zhǔn)體系。在業(yè)務(wù)管理層面，制定《北京市民生檔案信息跨館利用管理辦法》，明確跨館利用各部門的工作職責(zé)、跨館利用工作流程以及從管理、服務(wù)等方面對(duì)跨館利用的相關(guān)工作要求；在數(shù)據(jù)管理層面，制定《北京市民生檔案數(shù)字資源共享標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范》，確定了檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字化副本兩部分標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)民生檔案數(shù)字資源有效整合匯聚；在服務(wù)管理層面，制定《北京市民生檔案“跨館查檔、便民服務(wù)”辦事指南》，規(guī)范各級(jí)檔案館“跨館查檔、便民服務(wù)”工作，重點(diǎn)明確了跨館查檔的申請(qǐng)人的查檔程序等。

（四）加強(qiáng)數(shù)字資源整合

針對(duì)市、區(qū)國(guó)家綜合檔案館民生檔案存在歷史數(shù)據(jù)情況復(fù)雜、目錄和數(shù)字化原文標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)資源總量龐大等問(wèn)題，市檔案局、市檔案館采取了統(tǒng)一規(guī)范、分類施策、分別整理、集中導(dǎo)入的數(shù)據(jù)整合方法。通過(guò)由市檔案局、市檔案館制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)共享規(guī)范，由各檔案館按照規(guī)范要求對(duì)各自數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，最后由市檔案館核對(duì)后統(tǒng)一導(dǎo)入共享資源庫(kù)。對(duì)利用率最高的婚姻登記檔案進(jìn)行目錄、原文信息的整合匯聚，對(duì)利用率相對(duì)不高的知青、招工等其他門類民生檔案僅進(jìn)行目錄信息的整合匯聚，從而確保了數(shù)據(jù)整合工作的規(guī)范、準(zhǔn)確、高效，為民生檔案共享利用工作提供了可靠的數(shù)據(jù)保障。截止到2023年3月，共享資源庫(kù)中已整合婚姻登記檔案目錄500余萬(wàn)條，原文2400多萬(wàn)頁(yè)，知青上山下鄉(xiāng)、知青返城、知青子女入戶、招工、調(diào)動(dòng)檔案目錄400余萬(wàn)條，資源總量約16.8TB。

（五）重視信息系統(tǒng)研發(fā)

北京市檔案館依托北京數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)，按照“統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)、共同使用、分別管理”的原則，開(kāi)發(fā)了全市民生檔案跨館利用系統(tǒng)。該系統(tǒng)具有用戶登記、檔案檢索、跨館調(diào)卷申請(qǐng)、跨館調(diào)卷審批、跨館閱覽、打印出證、數(shù)據(jù)管理和查詢統(tǒng)計(jì)等主要功能。各區(qū)檔案館、婚姻登記處可通過(guò)政務(wù)外網(wǎng)采用VPN方式登錄系統(tǒng)，進(jìn)行共享利用業(yè)務(wù)的線上全流程辦理，為社會(huì)公眾提供一站式、一體化的檔案公共服務(wù)。該系統(tǒng)作為北京數(shù)字檔案館系統(tǒng)中的一個(gè)組成部分，由市檔案館進(jìn)行集約化建設(shè)、運(yùn)維，各區(qū)檔案館作為系統(tǒng)的用戶在權(quán)限范圍內(nèi)對(duì)本館共享數(shù)據(jù)資源進(jìn)行維護(hù)，并與其他檔案館協(xié)同開(kāi)展民生檔案的業(yè)務(wù)受理、查檔、出證服務(wù)。市檔案館不斷加強(qiáng)系統(tǒng)功能的優(yōu)化完善，對(duì)系統(tǒng)的兼容性進(jìn)行了有效提升，及時(shí)對(duì)各類故障進(jìn)行快速處理，確保了檔案利用服務(wù)順利開(kāi)展。

二、多方協(xié)作、形成合力，共享利用服務(wù)成果顯著

（一）推進(jìn)民生檔案跨館利用成果豐碩

2020年6月9日國(guó)際檔案日活動(dòng)期間，北京市檔案局、市檔案館正式推出全市婚姻登記檔案“跨館查檔、便民服務(wù)”。利用者持合法身份證件到就近的檔案館，就可以申請(qǐng)并調(diào)取本人在全市任意一個(gè)檔案館保存的婚姻登記檔案（含涉外婚姻檔案）信息，這極大方便了市民對(duì)民生檔案的利用。在2020年跨館利用服務(wù)的基礎(chǔ)上，2021—2022年又陸續(xù)推出了知青上山下鄉(xiāng)、知青返城、知青子女入戶、招工、調(diào)動(dòng)檔案跨館利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了全市17個(gè)國(guó)家綜合檔案館館藏民生檔案信息的共享利用和跨館出證。截至2023年3月31日，全市各級(jí)國(guó)家綜合檔案館受理民生檔案跨館利用服務(wù)4431人次，復(fù)制檔案5221件。其中，查閱婚姻登記檔案4282人次，復(fù)制檔案5024件；查閱知青上山下鄉(xiāng)檔案33人次，復(fù)制檔案59件；查閱知青返城檔案19人次，復(fù)制檔案21件；查閱知青子女入戶檔案41人次，復(fù)制檔案47件；查閱招工檔案54人次，復(fù)制檔案67件；查閱調(diào)動(dòng)檔案2人次，復(fù)制檔案3件。

（二）推進(jìn)民生檔案跨部門共享成績(jī)斐然

2021年6月9日，市檔案局、市檔案館、市民政局推出了婚姻登記檔案跨部門共享服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了全市16個(gè)婚姻登記處對(duì)17個(gè)國(guó)家綜合檔案館館藏婚姻登記檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享利用。服務(wù)推出后，群眾在婚姻登記處辦理有關(guān)業(yè)務(wù)的平均辦事時(shí)長(zhǎng)從原來(lái)的1至2天縮短到15分鐘。截至2023年3月底，共有7618人次在婚姻登記處通過(guò)共享服務(wù)查閱并復(fù)制了檔案7974件，真正實(shí)現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”和“最多跑一次”的目標(biāo)，服務(wù)受到群眾的普遍歡迎和一致好評(píng)。家住延慶的張先生就通過(guò)這一服務(wù)就近補(bǔ)辦了結(jié)婚證，免去了奔波之苦。原來(lái)，張先生于2010年在東城區(qū)登記結(jié)婚，若按照之前的流程，補(bǔ)辦結(jié)婚證需先到東城區(qū)檔案館調(diào)取、復(fù)印結(jié)婚登記檔案，再去辦理補(bǔ)證業(yè)務(wù)，非常不方便。婚姻登記檔案信息跨部門共享后，張先生只需到延慶區(qū)婚姻登記處，就可以補(bǔ)辦結(jié)婚證，少跑了約90公里。

（三）推進(jìn)民生檔案跨省異地查檔成效凸顯

2020年9月，北京市檔案館、天津市檔案館、河北省檔案館簽署《北京市、天津市、河北省檔案館民生類檔案跨館利用合作協(xié)議》，促進(jìn)了三地構(gòu)建共同發(fā)展體系，進(jìn)一步保障了京津冀區(qū)域群眾共享優(yōu)質(zhì)公共服務(wù)資源。這項(xiàng)工作助力推動(dòng)京津冀檔案部門優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、合作共贏、資源共享、協(xié)同發(fā)展，也是貫徹落實(shí)京津冀協(xié)同發(fā)展重大國(guó)家戰(zhàn)略的重要舉措。2022年7月，北京市檔案館按照國(guó)家檔案局要求正式接入全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了檔案查閱“全國(guó)通辦”，截至2023年3月31日，共辦理663條查檔申請(qǐng)和111條留言咨詢。接入全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)后，檔案部門可以更好地回應(yīng)群眾訴求，大幅減少百姓往返檔案館的查檔次數(shù)，方便公眾遠(yuǎn)程查詢利用檔案。

下一步，北京市檔案局、市檔案館將加強(qiáng)全市館藏民生檔案數(shù)字資源規(guī)范化建設(shè)和整合共享，進(jìn)一步建立健全民生檔案跨館查閱利用工作機(jī)制，持續(xù)優(yōu)化完善北京數(shù)字檔案館跨館利用系統(tǒng)功能，逐步實(shí)現(xiàn)獨(dú)生子女登記、復(fù)轉(zhuǎn)軍人、學(xué)籍等10余種民生類專業(yè)檔案在全市17家國(guó)家綜合檔案館的共享利用。同時(shí)，將深化讓數(shù)據(jù)多跑路的“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案服務(wù)模式，開(kāi)發(fā)功能完備的“北京市檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)”，公眾通過(guò)手機(jī)移動(dòng)端登錄，即可方便快捷地享受到17家國(guó)家綜合檔案館提供的在線檔案查詢服務(wù)。全市各級(jí)檔案部門將堅(jiān)守“以人民為中心”的發(fā)展理念，努力建立健全方便人民群眾的檔案利用體系，不斷提升人民群眾的獲得感、幸福感、安全感。

作者單位：北京市檔案館