張煥萍

摘 要：伴隨城市的發(fā)展，城建檔案管理不僅能夠有效提升城市的管理效率，還可以實現(xiàn)城市資源的整合、公開和共享。然而，城市建設(shè)檔案信息化是一項復(fù)雜的工程，要求巨大的投入，資源開發(fā)和使用也不夠完善，必須采取有效措施來改善這一狀況。筆者認(rèn)為，當(dāng)前的重要任務(wù)是建立一套完善的公共服務(wù)需求體系，以適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展環(huán)境。通過建立協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)采集機制、加強信息化基礎(chǔ)建設(shè)、完善管理制度設(shè)計、開發(fā)利用檔案資源、保障網(wǎng)絡(luò)化平臺安全等措施，積極穩(wěn)妥地推動城建檔案智能化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：城建檔案；智能化；資源共享；開發(fā)利用；安全管理

城市建設(shè)工程檔案管理的發(fā)展趨向于智能化、信息化，青島市于2019年12月進行試點資源共享，開始城市建設(shè)和投資，從地面設(shè)施到地下管線，從項目開工到竣工，從電子文件到文本資料等復(fù)雜信息查詢和應(yīng)用服務(wù)。城建檔案是一座城市歷史的真實記錄，其具有內(nèi)容豐富、專業(yè)性強、來源廣泛、保存周期長、數(shù)量多和利用率高等特點。城建檔案與城市規(guī)劃建設(shè)密切相關(guān)，在城市建設(shè)和發(fā)展過程中具有舉足輕重的作用。本文從實際出發(fā)，對我國城市建設(shè)信息系統(tǒng)建設(shè)問題進行了探討。

一、青島市城建檔案智能化建設(shè)的基本情況

青島市在過去幾年中，利用市云計算中心的技術(shù)，如4G手機App、二維碼和IoT，在“智慧城市”試點中取得了重大進展，建立了“智慧城市建設(shè)檔案管理平臺”，在2019年開始試點?！爸悄艿叵戮C合管道信息系統(tǒng)共享平臺”和“智能城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)中心”是這個平臺的兩個組成部分，它們通過互動、智能、動態(tài)采集、處理和存儲信息，做到共建共享，給建設(shè)項目討論、規(guī)劃設(shè)計、工程建設(shè)、挖掘、拆遷、搶險救援、市政管理和人民公共服務(wù)等帶來了快速、高效的查詢、檢索和利用信息服務(wù)。例如，本網(wǎng)絡(luò)平臺收集了160公里的地下管線數(shù)據(jù)，“家底”已摸清，成為全市地下管線管理的重要參考，它不僅可以幫助管理者更好地管理地下管線，還可以有效避免由于盲目管理而導(dǎo)致的線路損壞等問題，從而為工程安全奠定基礎(chǔ)。

二、推進城建檔案智能化建設(shè)的重要性

為了更準(zhǔn)確地領(lǐng)導(dǎo)決策、項目論證、規(guī)劃設(shè)計、工程建設(shè)、挖掘、拆遷、搶險救災(zāi)、市政管理和民生服務(wù)等，本平臺提供了快捷高效的查詢、檢索和利用功能，尤其是針對地下管線的管理，我們搜集了全市160公里的管線數(shù)據(jù)，從而有效避免了由于盲目施工而造成的線路損傷，為社會發(fā)展提供了有力支撐，為工程安全奠定基礎(chǔ)。由于時代的進步，電子化、智能和信息化建設(shè)已改變?nèi)藗児ぷ骱蜕畹哪Ｊ?，它們不僅可以大大提高檔案的工作效率，還可以更好地滿足社會經(jīng)濟發(fā)展的需求。因此，加速城建檔案的信息化建設(shè)就顯得十分必要。

三、檔案智能化建設(shè)中面臨的主要問題

1.普查工作協(xié)調(diào)難度大

城市建設(shè)資料的收集是進行城市規(guī)劃建設(shè)數(shù)字化監(jiān)管的主要環(huán)節(jié)。城建工作牽扯眾多管線企業(yè)和部門，全國層面沒有比較細(xì)致的規(guī)范體系，缺乏專業(yè)合作機構(gòu)，給檔案數(shù)據(jù)尤其是地下管道數(shù)據(jù)的采集帶來了困難。長期以來，我國城市管道檔案存在著不完全、不銜接的情況，城市管道檔案的入庫率較低，存在著“重建設(shè)，輕檔案”的情況。比如，某一區(qū)域的水管發(fā)生了改變，在完成了改道之后，并沒有通知相關(guān)部門，也沒有向計量部門通報最新的情況，導(dǎo)致統(tǒng)計工作難以獲得客觀數(shù)據(jù)。

2.檔案信息資源利用程度低

目前，一些單位的檔案資料利用程度較低，原因是資料的利用儲存模式和查詢方法都不完善，以及檔案資料的保存持續(xù)性較差，使其閱讀的便利程度大為下降。另外，由于一些傳統(tǒng)的文件資料剛進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，檔案管理員出于對檔案資料的完整性和安全性考慮，限制對檔案資料的查詢和借閱。同時，各部門的檔案資源利用率偏低、查詢功能不健全，也是影響檔案資源利用效率的重要因素。

3.政策規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)體系少

檔案信息化建設(shè)是對傳統(tǒng)檔案工作的一次重大改革，是一種嶄新的技術(shù)，需要有相關(guān)的法律法規(guī)來保證。在電子文檔的歸檔、檔案管理、信息公開與上網(wǎng)安全、網(wǎng)站建設(shè)與管理、檔案系統(tǒng)應(yīng)用軟件等方面，必須建立健全檔案歸檔與使用機制。盡管有些地方性法規(guī)和規(guī)范性文件在進行積極的探索，但在實際運作中，卻鮮有成功的案例，而且在實際運作中，缺少一套科學(xué)、規(guī)范的實施標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案資源開發(fā)過程中存在著難以預(yù)料的風(fēng)險。

4.檔案資源開發(fā)利用程度不高

檔案作為城市公共信息數(shù)據(jù)的“集散地”，政府應(yīng)全面發(fā)掘與運用城建檔案數(shù)據(jù)信息，使之更有效地服務(wù)于城市的建設(shè)和經(jīng)濟活動。在推進數(shù)字化建設(shè)的同時，一些基層檔案館也在使用機讀、電子檢索等信息化手段，但由于缺乏相應(yīng)的管理觀念，其工作重點還停留在接收、立卷、存檔和查閱等幾個環(huán)節(jié)上，僅僅重視收集、整理和使用，在滿足用戶的需要上，沒有想辦法將“死”的檔案轉(zhuǎn)化為“活”的資料。

5.網(wǎng)絡(luò)安全性不足

城市建設(shè)工程的信息化建設(shè)，使得檔案管理工作進入了一個新的發(fā)展階段，為廣大群眾提供了更多的方便。然而，很多檔案都涉及國家安全利益、經(jīng)濟技術(shù)、社會秩序、個人隱私等信息。檔案管理部門在加強檔案資源的開發(fā)與使用時，還應(yīng)注重檔案的保密工作，妥善處理好檔案資源與檔案保密的矛盾。

6.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范難以執(zhí)行到位

國家檔案局、省公司等部門均對檔案管理工作進行了規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但在執(zhí)行過程中沒有得到有效控制，人為因素很多，沒有建立起一套完整的檔案管理系統(tǒng)，也沒有形成有效全程監(jiān)控檔案的管理體系。

7.檔案整理工作煩瑣低效

傳統(tǒng)的檔案整理工作，主要是將接收到的資料歸類、整理、裝訂、歸檔、保管，檔案管理方法相對單一、陳舊。而在歸檔過程中，需要耗費大量的人力、物力進行打印、審核、分類、裁剪等，是一項耗時、耗力、耗材的工作。

8.檔案存放保管混亂，查找困難

按照檔案管理工作的需要，每年都要編制一份檔案和一份目錄，利用目錄號查找紙質(zhì)檔案更為便利。但在聲像檔案和實物檔案的檢索中，由于獎牌、證書等實物檔案大小不一、形態(tài)各異、條件有限，造成實物檔案隨意堆放，灰塵層層，難以查找。

四、檔案智能化建設(shè)的主要內(nèi)容和解決方法

1.完善檔案組織機構(gòu)

為了貫徹“統(tǒng)一主導(dǎo)、統(tǒng)一監(jiān)督管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)體制”的方針，應(yīng)成立一個完善的檔案保管組織，并建設(shè)數(shù)字化檔案系統(tǒng)。構(gòu)建一個檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并配置專職檔案人員，以確保檔案信息化的組織、人才、制度和措施都得到充分落實。通過這些措施，構(gòu)建一個有效的管理體制，為檔案管理信息化工作提供有力的保障。

2.制定檔案數(shù)字化推進計劃，全過程細(xì)節(jié)管理

為了實現(xiàn)“存量、增量”的目標(biāo)，我們制定了《企業(yè)數(shù)字化檔案工程實施規(guī)劃》，明晰了各方責(zé)任，強力推動傳統(tǒng)載體文檔數(shù)字化和電子文書的歸檔，并且確立了完善的文檔數(shù)字化工作制度，以保證文檔的安全性和有效性。首先，依據(jù)“三到位”的要求，將按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有序開展文檔數(shù)字化加工工作，集中建設(shè)，保證安全與高效。其次，對檔案資料進行登記、處理與掛接，以保證每月的工作進度。文檔主管負(fù)責(zé)文檔的整理和編號，并對其進行標(biāo)引和記錄，以及負(fù)責(zé)處理影像，并將其掛接起來，對掃描資源進行檢查，并對成品資源進行內(nèi)部驗收。此外，還有負(fù)責(zé)對資料進行外觀質(zhì)檢，并裝訂、收回和轉(zhuǎn)移等工作，均由檔案主管全程監(jiān)督和指導(dǎo)。

3.開展檔案管理工作培訓(xùn)

為了更好地完成檔案管理工作，我們組織了多期多樣的培訓(xùn)班，定期學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案基本理論，并結(jié)合國家檔案管理系統(tǒng)開展培訓(xùn)的機遇，為專業(yè)技術(shù)人員提供業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)。同時，我們還深入探討了檔案信息化的相關(guān)流程和方法。

4.加強檔案專業(yè)人員的專業(yè)技能和工作能力，以提高工作效率

為了進一步提高歸檔員工的水平，我們應(yīng)該根據(jù)檢查和考評的結(jié)果，動態(tài)調(diào)整檔案工作。專職歸檔工作人員應(yīng)該熟悉電腦的錄入、保存、搜索和統(tǒng)計分析等功能，而且對歸檔的基礎(chǔ)服務(wù)有深入了解。此外，采取實施教學(xué)、現(xiàn)場考核和實踐演示等方式，有效提升歸檔從業(yè)人員的專業(yè)技能和工作能力。

5.抓好源頭檔案收集、移交

通過建立和實施“歸口管理、業(yè)務(wù)部門立卷、檔案室集中管理、全員參與”的多層次歸檔收集機制，以及建立歸檔工作職責(zé)和交接程序，提前介入，從檔案材料來源出發(fā)，大力推進新的歸檔電子化，并將其列入月度重點工作考核內(nèi)容，使歸檔整理管理工作更加有序和有效。同時，進行更加嚴(yán)格的管理考核。通過智能化管理，可以實時監(jiān)測倉庫環(huán)境，凈化空氣，并進行信息傳輸。

6.抓好細(xì)節(jié)管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)動態(tài)維護

利用先進的檔案管理技術(shù)，檔案工作人員在檔案分類、歸檔和存檔中利用檔案的信息化等方面提供“一站式”服務(wù)。擴大檔案資料的使用平臺，并在檔案資料的錄入、修改和借閱等方面進行全面整合。同時，檔案管理人員還可以對所獲取的資料進行及時更新與修改，從而對所收集到的資料進行全面、動態(tài)的維護。

7.抓好全程監(jiān)督，保證安全可靠

為了確保檔案資料的保密性與安全性，必須在檔案的數(shù)字化處理中采取相應(yīng)的安全措施，以防止檔案資料的泄露。為保證數(shù)據(jù)的長期存儲，建立一個安全、可靠的存儲平臺。通過控制使用人的存取權(quán)限和使用范圍，可以有效利用文件。對可提供使用服務(wù)的設(shè)備設(shè)施也進行了改進，包括USB、光驅(qū)等數(shù)據(jù)傳輸接口的保護和密封，以保證檔案數(shù)據(jù)的安全性。

8.抓好規(guī)范應(yīng)用，促進智能化檔案建設(shè)

以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以軟件為中心，以無線技術(shù)為載體，整合所有的檔案管理設(shè)備設(shè)施，實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一管理。該系統(tǒng)具有倉庫恒溫恒濕、電腦聯(lián)網(wǎng)等功能，可以實現(xiàn)智能化管理、倉庫環(huán)境監(jiān)測、空氣凈化和信息傳輸?shù)?。同時，通過檔案管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用，使得檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范和高效。

五、加強城建檔案智能化建設(shè)的建議

1.建立檔案資源收集聯(lián)合工作機制

在城市建設(shè)信息管理系統(tǒng)中，由于缺乏各部門、各單位的協(xié)同配合，信息普查和收集工作難以順利進行。針對目前各城市建設(shè)檔案管理機構(gòu)相對獨立和等級較低的情況，提出了建立健全政府建設(shè)管理機構(gòu)，把各樓宇、管道等權(quán)屬單位整合起來，形成了日常性的聯(lián)席會機制，共同開展綜合設(shè)計編制、建設(shè)管理、竣工測繪等有關(guān)城市建設(shè)檔案保管的工作，以提高資料信息收集的精度和質(zhì)量。

2.加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

政府應(yīng)該積極探索網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)和信息化工作流程，特別是加快互聯(lián)網(wǎng)、云計算和大數(shù)據(jù)等應(yīng)用，將已有的工程管理應(yīng)用系統(tǒng)的應(yīng)用范圍結(jié)合起來，使社會使用者能夠方便、快捷地獲取信息資源，并進行科學(xué)管理和系統(tǒng)開發(fā)。

3.加快完善檔案智能化管理制度

各級政府和建設(shè)管理部門要加強工作調(diào)研，盡快出臺相關(guān)規(guī)劃、法律和規(guī)章制度，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、聲像檔案一體化管理、館際間異地數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)機制等方面，建立完善的工作規(guī)范和責(zé)任機制，為推進城市建設(shè)檔案智能化建設(shè)提供可靠的立法依據(jù)和指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)，推動城市建設(shè)檔案智能化建設(shè)向制度化、規(guī)范化和法治化方向發(fā)展。

4.大力發(fā)展和利用檔案資源，提升其價值和效益

為了更好地服務(wù)地方經(jīng)濟和社會發(fā)展，城建檔案工作應(yīng)以此為基礎(chǔ)，積極抓住信息化建設(shè)的機遇，將重點放在文獻(xiàn)資料的收藏、提供和轉(zhuǎn)化上，不斷豐富檔案信息資源，并將其轉(zhuǎn)化為信息技術(shù)服務(wù)，以適應(yīng)人們的需要。為了更有效地利用城市建設(shè)檔案，還應(yīng)該努力提高檔案的利用效率，激發(fā)各界對其的使用熱情，并充分發(fā)揮其社會效益。

5.進一步加強對電子化文檔的信息安全保障

為了確保智能平臺的安全性，應(yīng)建立一套完善的登錄管理體系，實時監(jiān)控用戶的登錄行為，記錄訪問日志，并嚴(yán)格控制管理員的安全行為。

六、城建檔案智能化建設(shè)的實踐效果

1.檔案管理體系更加完備

隨著數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的組織架構(gòu)和工作流程也得到了極大的改善，從整理檔案到掃描、圖像處理、存儲、掛接、驗收、備份和成果管理等，形成了一個完整的數(shù)字化過程，使檔案管理更加高效、精準(zhǔn)。從細(xì)致的作業(yè)安排到全面的生產(chǎn)管理，從精確的工藝控制到嚴(yán)格的品質(zhì)檢查，都在不斷改進，都能實現(xiàn)全過程的管理，極大提升了城建檔案數(shù)字化的工作效率和質(zhì)量。

2.檔案存儲更加多樣安全

在數(shù)字檔案系統(tǒng)中，所有的文件資料都可以進行數(shù)字化存儲，打破了以往以文件為主，文字、圖像和聲音等不同載體的信息很難融合在一起的弊端，做到將圖像、文字和聲音的一體化，還可以增強檔案的數(shù)據(jù)記錄和展示能力，并為今后“異地備份”的存儲模式打下堅實的基礎(chǔ)。同時，大大提高了文件的安全性。

3.檔案利用更加便捷

數(shù)字化檔案建成后，檔案開放、檢索和使用更加方便，為今后的檔案利用提供了有利的條件。檔案資料的快速流通、傳送、多向和遠(yuǎn)程沒有時空的限制，能最大限度地滿足使用者的需要，檔案資料的使用范圍更廣泛、更有效。

七、結(jié)語

城市建設(shè)檔案管理是城市建設(shè)中不可缺少的一項重要內(nèi)容。在信息化的背景下，城市建設(shè)檔案管理也要充分運用現(xiàn)代信息技術(shù)，使城市建設(shè)檔案管理朝著信息化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]尚龍龍.關(guān)于推進城建檔案智能化建設(shè)幾個問題的探析[J].工業(yè)，2016（8）：18-18.

[2]張 穎.智能化城建檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)方法初探[J].城建檔案，2017（6）：13-16.

[3]李小剛，鄧又琦.智能化數(shù)字檔案館（室）建設(shè)模式探索——以中船重工第七二四研究所為例[J].機電兵船檔案，2016（6）：11-13.

[4]尚龍龍.關(guān)于推進城建檔案智能化建設(shè)幾個問題的探析[J].工業(yè)c，2016（8）：00018-00018.

（作者單位：青島市黃島區(qū)建筑工程管理服務(wù)中心）