摘 要：疫情常態(tài)化防控為高校檔案服務(wù)模式帶來了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。高校檔案云服務(wù)模式能夠推進(jìn)高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，深化以人為本的服務(wù)理念，拓寬校史文化的傳播渠道。云服務(wù)模式通常分為基礎(chǔ)設(shè)施層、平臺層和軟件層三個(gè)層，需要配備與之相應(yīng)的硬件設(shè)施、數(shù)據(jù)平臺以及面向用戶的終端軟件。高校應(yīng)在資金保障、技術(shù)支持、人員配備、制度建設(shè)等方面加大投入力度，實(shí)現(xiàn)疫情常態(tài)化下更加高效、便捷、人性化的檔案服務(wù)。

關(guān)鍵詞：常態(tài)化疫情防控；高校檔案；云服務(wù)

高校自2019年新冠肺炎疫情發(fā)生以來，在教學(xué)和管理等工作模式上都發(fā)生了顯著變化。對于高校檔案部門來說，疫情帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)也促使檔案工作者對工作方式、服務(wù)模式進(jìn)行深入思考。云服務(wù)模式能夠最大限度地滿足疫情常態(tài)化下利用者的需求，為檔案利用者和工作者帶來便利。

一、疫情常態(tài)化下高校檔案服務(wù)面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

1.信息技術(shù)進(jìn)步與應(yīng)用為高校檔案服務(wù)帶來發(fā)展機(jī)遇

新冠肺炎疫情期間，對疫情的監(jiān)測、追蹤以及人們生活方式的改變促進(jìn)了信息技術(shù)的進(jìn)步與廣泛應(yīng)用。在新冠肺炎疫情預(yù)測、密切接觸者追蹤方面，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)產(chǎn)生至關(guān)重要的作用，大大提升了疫情防控和復(fù)工復(fù)產(chǎn)的效率。同時(shí)，疫情催生和加速了網(wǎng)絡(luò)直播、短視頻平臺的飛速發(fā)展。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等信息技術(shù)的進(jìn)步與廣泛應(yīng)用為高校建設(shè)數(shù)字檔案館、智慧檔案館以及構(gòu)建云服務(wù)模式提供了實(shí)現(xiàn)的可能，帶來了發(fā)展機(jī)遇。

2.疫情常態(tài)化下為高校檔案服務(wù)帶來巨大挑戰(zhàn)

突如其來的新冠肺炎疫情，為高校檔案部門傳統(tǒng)的服務(wù)和管理模式帶來巨大挑戰(zhàn)，無接觸式服務(wù)成為新型和主流的服務(wù)方式。高校封控管理期間，檔案部門普遍暫停檔案利用業(yè)務(wù)，采用電子郵件等遠(yuǎn)程辦理方式，師生利用檔案查詢受空間和時(shí)間限制，難以滿足多樣化利用需求，大大增加了時(shí)間成本，檔案部門的服務(wù)效率降低。由于利用者不能到現(xiàn)場利用檔案，其身份認(rèn)證存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。此外，檔案編研和宣傳工作形式亦需加強(qiáng)創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案展覽等方式效果受限，檔案編研和校史文化宣傳工作遭遇瓶頸。

二、構(gòu)建高校檔案云服務(wù)模式的重要意義

1.整合檔案資源，推進(jìn)高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

高校檔案種類繁多，不僅包括反映學(xué)校管理工作的黨群和行政類檔案，還包括學(xué)生類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會類等檔案。高校檔案部門向利用者提供云服務(wù)，前提是整合館藏檔案資源，建立館藏檔案數(shù)據(jù)庫，使數(shù)字資源可以在云端存儲和利用。新冠肺炎疫情的常態(tài)化，不僅使高校檔案部門加快對存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化的步伐，而且通過館藏檔案信息化促進(jìn)檔案服務(wù)的提檔升級，推進(jìn)高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

2.優(yōu)化利用模式，深化以人為本的服務(wù)理念

云服務(wù)的最大優(yōu)勢是借助互聯(lián)網(wǎng)，可根據(jù)不同的需求進(jìn)行配置和擴(kuò)展，大大減少了人力成本，服務(wù)方式更加靈活、便捷。疫情常態(tài)化下，高校采取措施減少校外人員流動，但師生校友的查檔需求并不會因此減少。高校檔案部門構(gòu)建云服務(wù)模式，師生校友通過互聯(lián)網(wǎng)提交查檔用檔需求，獲得信息服務(wù)，能夠打破時(shí)空限制，讓信息多跑路、師生少跑腿，最大限度地滿足師生校友的個(gè)性化查檔需求，從而使互聯(lián)網(wǎng)查檔逐漸代替現(xiàn)場查檔，成為主流的檔案查詢利用方式。

3.創(chuàng)新編研理念，拓寬校史文化傳播渠道

云服務(wù)模式使檔案編研和校史文化傳播獲得新的生命。新冠肺炎疫情發(fā)生以來，圖書和文博領(lǐng)域利用新媒體平臺開展了眾多文化和內(nèi)容傳播的新形式、新實(shí)踐，如故宮博物院抖音直播系列、國家典籍博物館云展覽、中國人民大學(xué)博物館云展覽等。運(yùn)用新媒體技術(shù)，基于本校檔案資源開展云直播、云展覽，創(chuàng)作富有正能量、傳播力的短視頻，推動檔案資源在移動端的傳播，能夠增強(qiáng)檔案資源的育人效果，提高校史文化傳播效率。

三、高校檔案云服務(wù)模式的構(gòu)建

云服務(wù)是依托互聯(lián)網(wǎng)提供計(jì)算、存儲和按需提供服務(wù)的形式。云服務(wù)可以將軟硬件、資料等放到網(wǎng)絡(luò)上，在任何時(shí)間、地點(diǎn)，使用不同的IT設(shè)備互相連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存取、運(yùn)算等目的。當(dāng)前，常見的云服務(wù)有公共云（Public Cloud）與私有云（Private Cloud）。兩種云的運(yùn)作方式一樣，區(qū)別在于公共云的建設(shè)成本較低但信息安全性對云服務(wù)商的依賴性較強(qiáng)，而私有云信息安全性和保密性更強(qiáng)但建設(shè)成本高。對此，有業(yè)內(nèi)人士提出建設(shè)混合云模式，即高校可以按照檔案管理的安全性要求將涉密敏感的檔案信息保存在本地的私有云平臺上，用于校園范圍內(nèi)共享和管理。而對于可公開信息則存儲在公有云平臺，實(shí)現(xiàn)對外界的信息共享，如此進(jìn)行更為高效的業(yè)務(wù)處理，從而能夠有效降低綜合部署成本。云服務(wù)模式通常分為三層，即基礎(chǔ)設(shè)施層、平臺層和軟件層，每層都有自己專屬的信息類型，提供特定的信息功能。

1.基礎(chǔ)設(shè)施層

基礎(chǔ)設(shè)施層主要提供基礎(chǔ)設(shè)施，包括物理設(shè)施設(shè)備、計(jì)算機(jī)節(jié)點(diǎn)、可擴(kuò)展的虛擬化服務(wù)。具體來說，一般應(yīng)具有符合標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)房，政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、政務(wù)外網(wǎng)、單位內(nèi)部局域網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)信息點(diǎn)，以及專業(yè)服務(wù)器、存儲和備份設(shè)備、終端計(jì)算機(jī)及其他輔助設(shè)備等。基礎(chǔ)設(shè)施層是平臺層和軟件層的基礎(chǔ)，主要為高校檔案云服務(wù)的實(shí)現(xiàn)提供所需的物理設(shè)施支持。基礎(chǔ)設(shè)施層的功能主要包括將高校檔案管理服務(wù)中的網(wǎng)絡(luò)資源、存儲資源和服務(wù)器資源等基礎(chǔ)設(shè)施作為一種服務(wù)資源向外發(fā)布，對存儲在服務(wù)器中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等運(yùn)作情況及故障信息進(jìn)行實(shí)時(shí)采集、記錄和修復(fù)。

2.平臺層

平臺層主要提供軟件平臺資源，如操作系統(tǒng)、軟件開發(fā)環(huán)境，各類數(shù)據(jù)存儲環(huán)境等。平臺層是連接基礎(chǔ)設(shè)施層和軟件層的中間層，主要實(shí)現(xiàn)高校數(shù)字檔案資源的集中統(tǒng)一存儲。平臺層的功能主要包括將高校內(nèi)部所有的數(shù)字檔案資源匯集在云端，統(tǒng)一存儲、集成服務(wù)，平臺層存儲的數(shù)字檔案資源，除數(shù)字化的紙質(zhì)檔案及電子文件外，還應(yīng)包括對數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)化處理信息以及元數(shù)據(jù)信息。建設(shè)高校數(shù)字檔案資源庫和元數(shù)據(jù)倉儲庫，基于平臺服務(wù)所提供的服務(wù)接口，直接在該平臺上進(jìn)行開發(fā)或部署應(yīng)用。為實(shí)現(xiàn)平臺層的功能，高校檔案部門應(yīng)從利用者需求出發(fā)，梳理、整合館藏?cái)?shù)字檔案資源，分眾細(xì)化設(shè)置相應(yīng)的模塊，提供不同的接入口。疫情常態(tài)化下，高校檔案云服務(wù)面向的利用需求主要包括教學(xué)檔案查詢利用、學(xué)生人事檔案查詢利用、了解校史文化等需求，因此，高校檔案部門應(yīng)重點(diǎn)建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫、學(xué)生人事檔案數(shù)據(jù)庫及校史編研成果資源庫。

（1）教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫。畢業(yè)生是查詢利用教學(xué)檔案最大的群體，主要因求職、升學(xué)、晉升、出國、落戶等原因需查詢本人的錄取、畢業(yè)、學(xué)位、就業(yè)派遣、成績等信息，以及申請學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證等。此外，還有少部分在校生因考試、就業(yè)等原因查詢教學(xué)檔案的錄取信息。高校檔案部門應(yīng)重點(diǎn)對新生錄取名冊、畢業(yè)名冊、授學(xué)位名冊、派遣名冊、成績單等教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化及數(shù)據(jù)化，建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)通過檢索關(guān)鍵字段調(diào)取畢業(yè)生相關(guān)教學(xué)檔案。還可根據(jù)畢業(yè)生的個(gè)性化需求，建設(shè)英文成績單及學(xué)歷學(xué)位信息數(shù)據(jù)庫。

（2）學(xué)生人事檔案數(shù)據(jù)庫。在校生和畢業(yè)生是查詢利用學(xué)生人事檔案的兩大群體，主要因就業(yè)政審、升學(xué)、考試等原因查詢?nèi)耸聶n案信息或進(jìn)行人事檔案轉(zhuǎn)遞。高校檔案部門應(yīng)對學(xué)生人事檔案的狀態(tài)進(jìn)行記錄和跟蹤，如檔案是否在庫、檔案轉(zhuǎn)遞時(shí)間、檔案轉(zhuǎn)遞進(jìn)度等，方便學(xué)生進(jìn)行自助查詢，了解本人檔案轉(zhuǎn)遞狀況等。

（3）校史編研成果資源庫。高校可將數(shù)字與人文相結(jié)合，積極推進(jìn)數(shù)字人文技術(shù)，檔案經(jīng)過數(shù)字化、數(shù)據(jù)化，采用數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，建構(gòu)不同主題的應(yīng)用模型，對模型中的數(shù)據(jù)做進(jìn)一步整合及敘事化、故事化處理，最終開發(fā)出主題新穎、師生感興趣的校史編研成果，并建立起文字、圖表、聲像、實(shí)物等資源豐富的校史編研成果資源庫，為開展校史文化傳播工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.軟件層

軟件層是指通過對館藏檔案數(shù)字資源進(jìn)行整合，以服務(wù)的形式向用戶發(fā)布各種應(yīng)用，終端用戶可以通過計(jì)算機(jī)、智能手機(jī)、平板電腦等進(jìn)入服務(wù)網(wǎng)站或應(yīng)用。軟件層是提供服務(wù)的核心層，直接面向利用者，主要實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)功能和文化服務(wù)功能。

（1）檔案服務(wù)功能，主要向利用者提供各類檔案的個(gè)性化查詢利用服務(wù)，包括自助查詢和人工查詢兩種服務(wù)方式。使用自助查詢利用服務(wù)，利用者通過終端身份認(rèn)證，提交查檔需求，能夠自助直接獲得帶有電子簽章的檔案復(fù)制件、檔案證明，或者所需查詢的其他信息。例如，教學(xué)檔案中的中英文成績單、學(xué)歷學(xué)位證明、高考成績、派遣證明等，以及學(xué)生人事檔案的存檔證明、檔案轉(zhuǎn)遞情況等，均可以通過軟件后臺的數(shù)據(jù)庫直接獲得。人工查詢利用服務(wù)，主要針對的是無法直接查詢或者辦理的事項(xiàng)，利用者提交查檔申請后，檔案部門通過數(shù)據(jù)庫查找相關(guān)檔案，為利用者開具帶有電子簽章的檔案復(fù)制件或者檔案證明。例如，畢業(yè)證書和學(xué)位證書、出生日期、姓名等信息與身份證信息不一致情況的處理，由檔案部門查閱相關(guān)教學(xué)檔案，并與申請人的信息核對，從而提供相關(guān)教學(xué)檔案的復(fù)制件。因政審等原因查詢?nèi)耸聶n案信息，可提供查詢學(xué)生人事檔案信息的入口，由學(xué)生提交查詢申請，預(yù)約查詢時(shí)間，避免線下查檔人員聚集。無論是自助查詢還是人工查詢，利用者均可提交郵寄信息，獲得相應(yīng)紙質(zhì)檔案復(fù)制件的郵寄服務(wù)，實(shí)現(xiàn)全程無接觸辦理。

（2）文化服務(wù)功能，主要是指高校檔案資源經(jīng)過創(chuàng)新編研，借由移動端及其他平臺開展云展覽、云直播傳遞給師生校友及社會公眾，實(shí)現(xiàn)新型檔案文化服務(wù)?；ヂ?lián)網(wǎng)是盤活檔案資源的主要陣地，同時(shí)也是激活和傳播檔案文化的重要窗口。高校要以“互聯(lián)網(wǎng)+”思維開展檔案編研和校史文化傳播工作，使用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)輕松獲得高校檔案編研成果，滿足師生、校友及其他社會機(jī)構(gòu)和公民了解學(xué)校歷史、文化、辦學(xué)成果、大師名家等方面的需求?？蛇\(yùn)用新媒體、新技術(shù)打造校園融媒體，基于本校檔案資源開展云展覽、云直播，創(chuàng)作富有正能量、傳播力的短視頻。可采用H5技術(shù)推動檔案資源在移動端的傳播，通過音樂、圖片、視頻等，提高檔案資源的文化育人效果及傳播效率。采用慕課、翻轉(zhuǎn)課堂等形式，用學(xué)生喜聞樂見、潤物無聲的方式在思政課和專業(yè)課中融入檔案資源開發(fā)成果，增強(qiáng)檔案文化育人實(shí)效。

四、高校檔案云服務(wù)模式的實(shí)現(xiàn)策略

1.加強(qiáng)高校檔案云服務(wù)模式的頂層設(shè)計(jì)

高校應(yīng)加強(qiáng)對檔案云服務(wù)模式的頂層設(shè)計(jì)，將檔案云服務(wù)模式納入智慧校園建設(shè)總體規(guī)劃，加大經(jīng)費(fèi)投入力度。檔案部門應(yīng)與信息化部門形成聯(lián)合工作機(jī)制，提高對疫情常態(tài)化下檔案服務(wù)轉(zhuǎn)型升級重要性的認(rèn)識，從資源體系、利用體系、安全體系、制度體系建設(shè)等方面的統(tǒng)籌規(guī)劃。無論建設(shè)公有云、私有云，還是“混合云”，都需要高校提供充足的經(jīng)費(fèi)，保障云服務(wù)設(shè)備購置、維護(hù)和升級，軟件開發(fā)與運(yùn)維以及檔案數(shù)字化等需要。

2.采取技術(shù)手段保障檔案和個(gè)人信息安全

開展檔案云服務(wù)，對于涉及學(xué)生個(gè)人信息的檔案，應(yīng)采取技術(shù)手段予以保護(hù)，確保利用者只能查詢到本人的相關(guān)檔案，也應(yīng)避免利用者個(gè)人信息在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中泄露。一是確保設(shè)備硬件可靠。高校檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)采取數(shù)據(jù)防泄漏、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份恢復(fù)等安全策略。二是確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境可靠?？刹扇⊥ㄐ藕蛡鬏敱Ｗo(hù)、邊界隔離（防火墻）、網(wǎng)絡(luò)攻擊防護(hù)等安全策略，杜絕數(shù)據(jù)或信息泄漏給非授權(quán)個(gè)人或?qū)嶓w。三是確保軟件功能可靠?？刹扇?yán)格的認(rèn)證授權(quán)機(jī)制，保證不同用戶能夠訪問不同的檔案信息。同時(shí)，為確保用戶身份認(rèn)證的準(zhǔn)確性，可以將生物特征識別技術(shù)應(yīng)用于高校檔案云服務(wù)平臺。此外，高校應(yīng)積極推進(jìn)區(qū)塊鏈技術(shù)和電子簽章技術(shù)的應(yīng)用，確保電子檔案復(fù)制件及檔案證明的安全性、完整性和可靠性。

3.建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化的高校檔案工作隊(duì)伍

（1）開展檔案云服務(wù)，需要高校建立起一支高素質(zhì)專業(yè)化的檔案工作隊(duì)伍，不僅業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，而且職業(yè)素養(yǎng)水平高。高校應(yīng)積極開展專業(yè)知識與業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)工作，提高工作隊(duì)伍的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化技術(shù)水平，能夠以前瞻性視角開展本單位的檔案信息化工作；（2）強(qiáng)化歷史文化知識修養(yǎng)，提高文字能力，主動適應(yīng)新媒體環(huán)境，推出新穎、有內(nèi)涵的檔案編研成果和宣傳產(chǎn)品。高校檔案部門的服務(wù)對象主要是師生校友，在疫情常態(tài)化下，師生校友的心理波動比以往更加明顯，更需要檔案工作者注重人文關(guān)懷，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記關(guān)于教育的重要論述，在開展檔案服務(wù)的過程中換位思考，積極關(guān)心、關(guān)愛師生校友，提供有溫度的檔案服務(wù)，服務(wù)立德樹人。

4.建立健全與新形勢要求一致的規(guī)章制度

疫情常態(tài)化下，由現(xiàn)場查檔改為線上查檔，檔案工作流程和方式都發(fā)生了較為顯著的變化，高校檔案工作制度面臨著緊迫的制定和修訂任務(wù)。高校檔案部門應(yīng)根據(jù)新形勢、新問題，結(jié)合上級部門規(guī)章制度，適時(shí)制定、修訂本校檔案工作制度。高校檔案部門應(yīng)梳理檔案云服務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和所有的檔案查詢利用事項(xiàng)，針對每一個(gè)查詢事項(xiàng)公開提供完整、詳細(xì)的操作流程及注意事項(xiàng)，為師生校友提供便捷、優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。

五、結(jié)語

高校檔案云服務(wù)模式是高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容和發(fā)展方向，疫情常態(tài)化帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)加速了高校檔案云服務(wù)的建設(shè)步伐。高校檔案云服務(wù)模式的構(gòu)建是一個(gè)系統(tǒng)工程，基礎(chǔ)設(shè)施層、平臺層、軟件層的建立需要與之相應(yīng)的硬件設(shè)施、數(shù)據(jù)平臺以及面向利用者的終端軟件，需要高校在資金保障、技術(shù)支持、人員配備、制度建設(shè)等方面加大投入力度，才能實(shí)現(xiàn)疫情常態(tài)化下高效、便捷、人性化的檔案服務(wù)。

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（作者單位：首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)檔案館校史館 ）

基金項(xiàng)目：首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)2022年校級高等教育研究一般項(xiàng)目“‘十四五時(shí)期高校智慧校園背景下的智慧檔案館建設(shè)研究”階段成果。

作者簡介：耿碩（1989—），女，漢族，河北保定人，碩士，館員，研究方向：高校檔案管理、檔案信息資源開發(fā)與利用。