程曉俠

摘 要：新時期，干部人事檔案工作的管理與利用呈現出新的特點和要求，如何著力提高干部人事檔案管理效率，推動檔案事業(yè)和組織工作的互融互促發(fā)展，成為檔案管理部門和人事部門共同面臨的問題。本文以新時期提高事業(yè)單位人事檔案管理效率的基本遵循為切入點，提出強化干部人事檔案管理意識，加強干部誠信教育；建立健全監(jiān)督和問責機制，提升審核水平；提高信息化管理水平，推動干部人事檔案共建共享；拓展利用渠道，創(chuàng)新服務方式的對策，為干部人事檔案高水平發(fā)展提供重要參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；干部人事檔案；管理效率

干部人事檔案是按照黨的干部政策，在個人學歷、工作、培訓中形成的記載干部個人經歷、政治思想、工作表現等內容的文件材料，簡稱“三齡二歷一身份”[1]。隨著檔案管理理念、方法和工具地進步，干部人事檔案在新時期也迎來了新的挑戰(zhàn)和機遇。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），總結吸收了黨的十八大以來從嚴管理干部人事檔案工作的新經驗新成果，對未來一段時期內干部人事檔案工作的方向、任務和要點提供了政策指引[2]。而如何回應新時代下干部人事檔案管理的新需求，著力提高干部人事檔案管理效率，推動檔案事業(yè)和組織工作的互融互促發(fā)展，成為檔案管理部門和人事部門共同面臨的問題。

1 新時期提高事業(yè)單位人事檔案管理效率的基本遵循

1.1 提高政治站位

中央政治局常委，全國人大常委會委員長栗戰(zhàn)書曾指出，檔案工作具有鮮明的政治性。檔案工作無論發(fā)展到什么階段，仍要堅定不移強化檔案工作政治屬性，切實履行“黨管檔案工作”責任?！稐l例》也指出要“提高政治站位，切實把干部人事檔案作為新時代黨的重要執(zhí)政資源”。干部選拔任用要考察政治素養(yǎng)、綜合素質、經驗豐富等要素。目前，在干部的選任中，組織部門對于新晉升的干部都要求“有過多崗位鍛煉經驗”“具有一定年限的管理經歷”“經過多個領導崗位鍛煉”“具有復雜問題處理能力和統(tǒng)籌全局能力”，這些都表明了“經驗”和“能力”是干部選拔任用的重要標準，而檔案就直觀、真實反映了干部的“經驗”和“能力”[3]。除此之外，在依法治國的整體框架下，干部人事檔案所發(fā)揮的監(jiān)督價值、司法價值也起到了不可替代的資政作用，這些都提升了干部人事檔案管理的重要性和地位，也要求了檔案管理人員應始終保持著較高的政治站位，提高政治認識。

1.2 全面從嚴管理

干部人事檔案的政治屬性的資政作用決定了其必須進行全面從嚴管理，2014年10月開始的全國干部人事檔案專項審核工作歷經兩年，集中解決了干部人事檔案中存在的材料不齊全、不標準、不一致的問題，嚴厲整治了檔案造假問題。新時期，《條例》中也增加了關于的檔案審核的內容，要求在管理過程中應遵循“凡提必審”“凡進必審”“凡轉必審”的原則。同時，《條例》中也增設了“紀律和監(jiān)督”這一新內容，對開展干部人事檔案管理的紀律、監(jiān)督檢查主體等問題進行進一步細化，也標志著干部人事檔案全面從嚴管理邁上了新臺階。在檔案信息化建設的大背景下，干部人事檔案管理工具、技術、理念上的革新一定程度上提高了管理效率，在與此同時也帶來很多管理漏洞，這就要求檔案管理部門要以高度的責任感和使命感，貫徹和落實好干部人事檔案的分類、分級監(jiān)管檢查。

1.3 科學化、制度化、規(guī)范化

傳統(tǒng)干部人事檔案收集與利用通常依托于機關或單位內部的組織部門或行政主管部門，具有顯著的中心化特征，人事檔案利用與服務地發(fā)起也通常由分管部門辦公室發(fā)起。但在信息化背景下，隨著檔案管理理念、制度和模式的革新，越來越多的干部人事檔案保管與利用開始由個人發(fā)起，如通過OA辦公系統(tǒng)發(fā)起，通過審核后便可自助辦理，大大簡化了業(yè)務流程，很多細分業(yè)務領域的文書檔案保管利用都落實到了個人層面?？梢灶A見到的是，未來干部人事檔案的利用領域會進一步增多，而在這一過程中，就要把握好“利用”與“管理”間的平衡。同時，還應做好細分領域的制度建設和規(guī)范建設，著力提高干部人事檔案管理的標準化水平。

1.4 維護檔案真實性

真實性是檔案的生命性，而干部人事檔案作為黨選拔干部的重要參考依據，真實性的重要不言而喻。近年來，中央層面加大了對干部人事檔案專項審核的力度，要求嚴把“質量關”“準確關”“認定關”。對干部人事檔案的專項審核，不僅能夠發(fā)現并解決檔案管理中存在的問題，去偽存真，查缺補漏，同時也能進一步營造風清氣正的檔案管理分為，消除檔案造假的土壤和條件，是推動落實全面從嚴治黨的重要舉措。

1.5 提高檔案管理效能

干部人事檔案涉及干部任職、成長和獎懲的方方面面，是各項工作的真實記錄，具有參考、憑證、教育和文化傳承等多元價值。很長一段時間內，機關事業(yè)單位干部人事檔案管理都較為封閉，“重管理輕利用”的現象普遍存在，這也使得干部人事檔案的效能沒有被完全發(fā)揮。新時期，干部人事檔案作為一種重要的信息資源，其數據價值進一步凸顯，很多在過去沒有收到重視的過程性信息很多都成為單位行政管理、業(yè)務改革等工作中需要參考的有價值信息，《條例》也對干部人事檔案服務與利用方面的內容進行了細化，在利用理念、利用程序、利用方式和利用效能方面提供了方向指引。與此同時，檔案信息化建設引進的新技術和新工具也使得對干部人事檔案內容的深度分析成為現實，通過多過去文書檔案的整理、歸案和總結，能夠幫助單位在未來的組織工作中“揚長避短”，更為科學地做好干部隊伍建設。

2 干部人事檔案管理存在的問題

2.1 干部人事檔案存在失真現象

主要體現在幾個方面：一是干部的出生日期和工齡被篡改；二是干部檔案中的學歷資料與真實情況不符合，缺少學歷認證材料甚至造假；三是干部在工作經歷中所獲得的獎懲不符；四是由于移交前的單位管理不善導致的檔案材料缺少，特別是已經撤銷或者不存在的單位，真實情況無從考證；五是工作經歷和學習經歷銜接不上，存在空擋。這些問題都影響著干部人事檔案管理效率，導致很多員工無法認定干部身份，不僅影響員工個人發(fā)展，也影響著事業(yè)單位的人才隊伍建設工作。在中組部2016年的通報中，420人因檔案造假受到組織處理或紀律處分，186人因檔案問題被記錄在案，表明干部隊伍中政治信仰薄弱、責任缺失等情況，對于從事干部人事檔案管理工作者是一個警醒[4]。

2.2 干部人事檔案管理信息化水平滯后

新時期，事業(yè)單位管理逐漸朝著現代化、智能化和智慧化的方向轉變，信息技術的應用已無處不在，這也給干部人事檔案管理帶來新的要求。由于電子干部人事檔案的效力尚未得到明確認可，許多事業(yè)單位目前仍是以手工方式管理干部人事檔案，目前在查詢和利用上已經實現了部分數字化，但整體干部人事檔案數字化進程較為緩慢，紙質檔案與數字化檔案存在較大的代際落差，在閱讀、查詢、利用上難以統(tǒng)一，不僅損壞了檔案的完整性和真實性，也為后續(xù)的管理和利用埋下隱患。與此同時，在電子政務水平不斷提高的趨勢下，市面上關于政務管理的管理信息系統(tǒng)產品更加多樣，但在干部人事檔案管理系統(tǒng)方面還較為滯后。特別是在事業(yè)單位干部人事檔案工作領域，部分信息不能實現完全線上管理，電子人事檔案的效力也缺乏統(tǒng)一的定論，這也就使得很多單位的干部人事檔案管理信息化水平不平衡，受管理人員主觀因素影響較大[5]。

2.3 干部人事檔案監(jiān)督和審核機制有待完善

《條例》出臺后，對事業(yè)單位干部人事檔案管理進行了具體和實踐層面的規(guī)范，但人事檔案是一項長期的工作，在過去部分單位對干部人事檔案管理工作不夠重視，管理簡單化、粗放式，對于人事檔案的收集、歸檔、管理、借閱等基礎操作的標準不明確，這也導致很多人事檔案的內容無從查證。監(jiān)督和審核機制的缺少使得干部人事檔案管理長期處于“沒問題”的狀態(tài)，只有等到中央層面的專項審核時才加以重視，帶來了很大的管理風險。

3 事業(yè)單位干部人事檔案管理效率的提升對策

3.1 強化干部人事檔案管理意識，加強干部誠信教育

3.1.1要提升認識高度。檔案工作應由事業(yè)單位黨委領導，把好方向，在組織培訓會、干部培訓會和黨委會中開展專題學習，黨委常委、中層干部和檔案管理人員應定期集中各項黨建會議的精神，在常態(tài)化學習中提升干部政治素養(yǎng)，讓干部人事檔案工作的重要性入腦入心，從根源上提升對檔案工作的認識。與此同時，業(yè)務層面應加強對《條例》等干部人事檔案管理政策的解讀和學習，依托事業(yè)單位的微信公眾號、內部OA網等渠道對政策法規(guī)、典型案例、違規(guī)情況進行通報，營造良好的檔案管理氛圍。對于干部隊伍，應把管思想、管工作、管作風、管紀律相結合，嚴格落實政治體檢，及時運用個人有關事項報告、提醒函詢誡勉等制度，整合運用紀檢監(jiān)察、巡視巡察、審計、信訪舉報等信息資源，構筑安全堤壩，確保干部檔案真實可靠。深化日常談心談話，堅持思想波動、苗頭傾向、職務變動、群眾反映“四個必談”，引導年輕干部厚植教育情懷、提升修養(yǎng)境界。全程跟蹤教育背景、專業(yè)特長、經歷能力、德才表現等情況，建立健全組織干部成長檔案。

3.1.2要提升使命感。在檔案管理人員的選拔上要“德才兼?zhèn)?，以德為先”。同時，讓檔案管理人員參與到干部任免、人才引進和干部監(jiān)督工作中，在履職中提升檔案管理人員的使命感和責任感；對于領導干部，要將誠信教育和廉政教育結合起來，建立干部廉政自律檔案和干部誠信檔案，通過多種方式引導干部形成健康的政績觀。

3.2 建立健全監(jiān)督和問責機制，提升審核水平

3.2.1建立健全監(jiān)督和問責機制。第一，完善日常研判，加強指導督查。把加強干部人事檔案監(jiān)督工作納入領導班子建設整體規(guī)劃，分層分級加強日常分析研判，增強干部人事檔案監(jiān)督工作的前瞻性、計劃性、科學性。單位黨委應每年至少專題研究2次干部人事檔案工作，并向上級相關部門報送干部人事檔案專項審核情況。組織部門每年對干部檔案進行2次專項研判，干部調整動議人數較多時開展及時研判，有針對性地發(fā)現和解決重點難點問題，促使干部人事檔案監(jiān)督機制常態(tài)長效；第二，問責方面，進一步加強干部人事檔案資料不齊全和造假的問責力度，以《檔案法》《公務員法》和其他黨內法規(guī)為基礎，建立健全問責機制，特別是對檔案造假行為的判定、查處、糾錯應細化、量化。同時，明確不同管理主體在干部人事檔案工作中發(fā)生失職行為的后果和責任。

3.2.2提升審核水平。一要及時審核新轉入的檔案，對于“三齡二歷一身份”嚴格審核，發(fā)現問題時及時調查取證，按照監(jiān)督和問責機制進行核實和登記。二是完善審核保障。專項審核過程中應設有專項資金，在業(yè)務部門和職能部門設立兼職檔案館員，采取分級分類的審核模式，由干部個人、兼職檔案館員、人事部門、組織部門共同參與審核，確保干部人事檔案信息真實、可靠、無遺漏。三是要提高干部人事檔案的標準化水平。干部人事檔案審核時，要確保所有的檔案數據都通過平臺數據庫完成，以實現對每一份人事檔案完整的記錄和查閱采集。在這一階段，檔案管理部門應參考檔案管理與利用需求多元化的趨勢，充分整合原生電子檔案和傳統(tǒng)檔案的數字化產品。檔案管理部門應事先編制好檔案的收集范圍與標準，考慮到干部人事檔案的載體特征，在針對不同崗位、不同事項時提供同一模板和標準，強調數據的標準化、規(guī)范化。

3.3 提高信息化管理水平，推動干部人事檔案共建共享

3.3.1構建數字干部人事檔案資源庫。提升干部人事檔案管理效率的目的最終是要“服務于人”，這就有賴于特色化和專題化的館藏資源。為進一步發(fā)揮干部人事檔案管理效能，應將除文本外的影音資料、珍貴照片進行數字化保存。對于缺少電子簽名、內容不完整的檔案及時整改方可歸檔存儲。利用率較高的圖片和文檔應遵循“輕量化”存儲的原則，便于后期的調用和流轉。

3.3.2要優(yōu)化干部人事檔案管理平臺，推動檔案公建共享。對檔案共享編輯工作應采用全面的數據標記，確保數據在可控范圍內。與此同時，檔案管理部門還應進一步完善權限機制，根據人事檔案價值的大小、利用需求和使用場所將訪問用戶分為系統(tǒng)管理員、檔案管理員、一般用戶和禁止訪問等幾類，并根據用戶的調用、查閱、流轉等操作進行權限匹配。除此之外，檔案數據的流轉還應推動各類數據與管理平臺的共享共建，進一步完善檔案資源易地備份模式，共同構建檔案共享的長效機制。還要加強信息安全管理工作。在軟件系統(tǒng)開發(fā)或外包時，應選擇具有國家秘密載體印制資質的單位。與此同時，在查閱權限的管理上應采用多種方式，線下查閱嚴格遵循《條例》中的規(guī)定，線上查閱則應采用身份授權、人臉識別等方式確認查詢人身份[6]。

3.4 拓展利用渠道，創(chuàng)新服務方式

3.4.1在干部人事檔案信息化建設的基礎上，建立專題數據庫。在確保授權合規(guī)的基礎上，實現內容實時查詢功能，建立集收集、加工、管理、流轉、查閱為一體的服務體系，應用數字簽名對使用過程進行記錄，以建立安全快捷的干部人事檔案利用方式。在利用渠道方面，要遵循《條例》中對干部人事檔案查閱的規(guī)定，嚴格檔案調閱流程，與此同時，內部要打通職能部門的交流渠道，外部要暢通黨政機關和事業(yè)單位優(yōu)秀人才的流通與交流，為干部的教育管理、優(yōu)秀人才的引進工作、紀檢監(jiān)察案件辦理與監(jiān)察工作、編志修史等工作提供相應的信息，發(fā)揮好干部人事檔案對于黨和國家組織人事工作的基礎支撐作用。

3.4.2創(chuàng)新檔案服務方式。根據本單位發(fā)展重點和干部需求，在資政、參考、憑證、文化、教育等重點領域創(chuàng)新干部人事檔案服務方式。改變傳統(tǒng)干部人事檔案的中心服務模式，縮短人和檔案之間的距離，化解傳統(tǒng)模式下的信息孤島難題，構建出多主體參與的協(xié)同服務模式。

參考文獻

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[2]肖理婷，鄭斯予.數字化背景下干部人事檔案管理思考與探析[J].辦公室業(yè)務，2020（22）：160-161.

[3]王大鵬.事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理構想[J].黑龍江科學，2019，10（23）：142-143.

[4]方文蓉.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2018（04）：11-12.

[5]劉淑妮，雷勵.干部人事檔案審核工作探析—以西安交通大學干部人事檔案審核為視角[J].黑龍江檔案，2016（04）：50-51.

[6]理文.我國干部人事檔案管理研究[D].安徽大學，2013.

作者簡介：程曉俠，陜西省韓城市人力資源和社會保障局檔案管理中心助理館員，研究方向：事業(yè)單位個人人事檔案管理。