張曉晨

數(shù)字化轉(zhuǎn)型為檔案管理工作打開了新的思路，使得檔案管理工作處于一種全新的環(huán)境中，檔案管理方式和檔案管理理念也隨之發(fā)生顯著變化。在當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展過程中，檔案管理涉及的工作內(nèi)容更加繁雜。因此傳統(tǒng)模式下的檔案管理理念以及檔案管理模式已經(jīng)無法滿足日益增長的檔案管理需求。積極開展檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，已經(jīng)成為各行各業(yè)健康發(fā)展的重要舉措。

一、檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義

（一）提高檔案管理工作效率

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，能夠在很大程度上促進(jìn)信息檢索、遠(yuǎn)程利用、異地傳輸、復(fù)制更改等工作的高效開展。在過去很長一段時(shí)間內(nèi)，企業(yè)都需要花費(fèi)大量的人力、物力開展繁雜的檔案管理工作。在數(shù)字化檔案模式下，檔案管理人員可以通過對(duì)計(jì)算機(jī)的合理運(yùn)用，完成各項(xiàng)檔案資料的收集、存放以及整理工作，并利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行隨時(shí)調(diào)閱。除此之外，檔案管理數(shù)字化也會(huì)讓資料整合工作變得更加輕松。在這種情況下，檔案不僅僅是一堆資料，同時(shí)也是公司決策的重要依據(jù)。同時(shí)，隨著云計(jì)算以及大數(shù)據(jù)等在檔案管理工作中的普遍應(yīng)用，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)能夠?qū)崟r(shí)掌握檔案資料的實(shí)際數(shù)量和實(shí)際利用情況，使得所有檔案資料都能夠在較短的時(shí)間被追蹤到，這在很大程度上提高了檔案管理工作的精準(zhǔn)性，對(duì)檔案管理工作的高效進(jìn)行大有裨益[1]。

（二）有利于原文件的保存?zhèn)浞?/p>

對(duì)于傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作而言，檔案備份具有較強(qiáng)的復(fù)雜性，并且檔案原件和檔案備份在保存方面均存在著較大的難度。近年來，檔案管理工作一直處于不斷完善之中，很多企事業(yè)單位也開始意識(shí)到檔案管理工作的重要性。以檔案備份為例，如果采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，那么檔案管理人員需要完成原文件查找和原文件復(fù)印等諸多工作，這在很大程度上增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度和工作壓力。此外，原文件在經(jīng)過反復(fù)復(fù)印之后，表面會(huì)出現(xiàn)不同程度的磨損，這對(duì)原文件的保管工作造成了非常不利的影響，并且原文件本身的安全性也無法得到保障。而檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型只需要在計(jì)算機(jī)的幫助下，對(duì)原文件進(jìn)行全面掃描，就能夠完成原文件的備份和保管工作，因此全面落實(shí)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是十分有必要的。

（三）促進(jìn)資源共建共享

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)在檔案管理工作中得到了非常廣泛的應(yīng)用，并取得了十分不錯(cuò)的應(yīng)用效果。在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式和信息檢索方式被淘汰，檔案管理的通用性和共享性得到了大幅度的提升。在計(jì)算機(jī)技術(shù)、云平臺(tái)、物聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的加持下，數(shù)字化檔案資料基本可以實(shí)現(xiàn)無墻界應(yīng)用，所有的檔案文件都能夠以電子信息的形式，在互聯(lián)網(wǎng)中進(jìn)行無障礙傳播[2]。在這種情況下，工作人員不需要專門跑到檔案室，僅僅依靠互聯(lián)網(wǎng)就可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的異地調(diào)閱，檔案利用率獲得明顯提升，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的資源共享。

（四）優(yōu)化內(nèi)部管理的科學(xué)性

檔案管理工作是企業(yè)開展內(nèi)部管理的基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著非常深遠(yuǎn)的影響，就當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來看，企業(yè)對(duì)廣大職工的日常管理以及領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展部署，都需要依托文件來開展[3]。檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是當(dāng)代企業(yè)健康發(fā)展的重要舉措，能夠?qū)⒏黜?xiàng)檔案資料進(jìn)行分門別類和精準(zhǔn)調(diào)取，切實(shí)提高檔案資料的實(shí)際利用率，全面優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理的科學(xué)性，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)。

（五）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求

近年來，大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)以及人工智能等新興技術(shù)均呈現(xiàn)出迅猛的發(fā)展趨勢，因此人類社會(huì)正在逐步進(jìn)入數(shù)字時(shí)代。在數(shù)字時(shí)代，數(shù)字化是一種不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢，這對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式造成了巨大的沖擊。如果檔案管理模式不能緊緊跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，那么很有可能就會(huì)被這個(gè)時(shí)代淘汰。針對(duì)這種情況，企業(yè)必須積極開展檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作，主動(dòng)引入數(shù)字化技術(shù)，使得檔案管理工作能夠真正做到與時(shí)俱進(jìn)。

二、檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

數(shù)字化檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式在工作模式和工作方法上存在著較為顯著的差距。對(duì)于數(shù)字化檔案管理模式而言，它需要將紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為電子檔案，同時(shí)這些電子檔案需要進(jìn)行多種形式的備份，并保存在不同的電子設(shè)備中。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式而言，它僅僅需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行記錄保存即可[4]。由此可見，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型對(duì)檔案管理人員的要求更高。在這種情況下，企業(yè)必須全面提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，從而為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先，企業(yè)應(yīng)為現(xiàn)有檔案管理人員提供良好的培訓(xùn)平臺(tái)和進(jìn)修機(jī)會(huì)，引導(dǎo)他們了解檔案管理工作的發(fā)展趨勢，學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)的工作理念和工作方式，切實(shí)提高現(xiàn)有檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平，有效豐富他們的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，使其快速成長為專業(yè)素質(zhì)過硬的綜合性人才。其次，企業(yè)應(yīng)積極引入數(shù)字化方面的專業(yè)人才，并根據(jù)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的內(nèi)在需求，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的招聘流程和招聘標(biāo)準(zhǔn)，在招聘環(huán)節(jié)全面考察應(yīng)聘者的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，從而為檔案管理工作灌注新的生機(jī)和活力。最后，企業(yè)應(yīng)建立完善的激勵(lì)體系，對(duì)進(jìn)步快、表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員進(jìn)行精神表揚(yáng)和物質(zhì)鼓勵(lì)，從而在檔案人員內(nèi)部形成一種積極向上的競爭氛圍，使得檔案管理人員能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能，積極參與到檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作中。

（二）制定完善的檔案數(shù)字化管理制度

為了有效促進(jìn)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的高效開展，企業(yè)必須明確數(shù)字化檔案管理模式和傳統(tǒng)檔案管理模式之間的區(qū)別，然后以此為基礎(chǔ)制定符合數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求的制度體系。該制度體系應(yīng)包含檔案信息管理規(guī)范制度、檔案信息安全保密制度、檔案查閱制度、機(jī)房管理制度等多方面內(nèi)容，使得檔案管理人員在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作中能夠做到有章可循，全面提高檔案資料收集、整理、歸檔以及應(yīng)用的規(guī)范性。除此之外，檔案資料安全是檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的一個(gè)嚴(yán)峻問題，在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，企業(yè)檔案資料都以數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存于數(shù)據(jù)庫中，一旦數(shù)據(jù)庫遭遇安全問題，那么就會(huì)導(dǎo)致大量檔案資料出現(xiàn)丟失或者損毀。因此企業(yè)必須樹立良好的安全防范意識(shí)，切實(shí)提高日常操作的規(guī)范性，不斷強(qiáng)化與專業(yè)互聯(lián)網(wǎng)安全企業(yè)之間的合作，通過防火墻、計(jì)算機(jī)安全軟件等多種手段，切實(shí)防止病毒、木馬以及黑客入侵對(duì)檔案資料安全性造成的不良影響。

（三）合理應(yīng)用信息技術(shù)和信息設(shè)備

在一個(gè)企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案涉及的內(nèi)容非常廣泛。在傳統(tǒng)的檔案管理工作模式中，僅僅是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效分類，就需要花費(fèi)檔案管理人員很多時(shí)間。與此同時(shí)，由于檔案管理人員理解能力的不同，檔案分類工作往往會(huì)出現(xiàn)一些分歧，導(dǎo)致檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率出現(xiàn)大幅度下降，顯著增加檔案信息檢索的難度。在當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展過程中，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作正在有序開展。企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，應(yīng)合理應(yīng)用當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，有效消除檔案管理人員在檔案分類方面存在的分歧，切實(shí)解決檔案檢索不明確的內(nèi)在問題。在此過程中，檔案管理部門應(yīng)對(duì)物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、人工智能等先進(jìn)技術(shù)有一個(gè)清晰明確的認(rèn)識(shí)，以此為基礎(chǔ)有效突破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展。以數(shù)字化檔案維護(hù)為例，檔案管理部門可以通過對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的合理運(yùn)用，為檔案信息的安全性提供強(qiáng)有力的保障，同時(shí)在人工智能技術(shù)的加持下，完成對(duì)檔案信息的智能化管理[5]。除此之外，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要完善的軟件設(shè)施和硬件設(shè)施作為支撐，因此企業(yè)應(yīng)不斷加大在軟件設(shè)施和硬件設(shè)施方面的資金投入，從而切實(shí)保障軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的先進(jìn)性，為檔案資料入庫后一系列工作的高效開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及的工作環(huán)節(jié)十分豐富，在各種因素的影響下，不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些疏漏。針對(duì)這種情況，企業(yè)在開展檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的具體實(shí)踐中，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和具體需求，聘請(qǐng)檔案管理方面的專家教師，與企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員共同組成專業(yè)團(tuán)隊(duì)，制定科學(xué)合理的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型計(jì)劃，詳細(xì)列出檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的工作原則、工作任務(wù)和工作內(nèi)容，有效防止對(duì)個(gè)別問題的疏漏。在建設(shè)信息管理軟件的過程中，企業(yè)應(yīng)對(duì)安全問題給予足夠的重視，針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的安全問題，提出行之有效的解決措施，嚴(yán)格遵守當(dāng)前行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，構(gòu)建完善的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)。

（五）有效推動(dòng)檔案資源共享

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的根本目的是為了企業(yè)的健康發(fā)展，但是如果檔案管理工作存在明顯的“孤島效應(yīng)”，那么檔案資料的實(shí)際利用率就會(huì)大大降低，從而違背檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的初衷。針對(duì)這種情況，企業(yè)必須對(duì)檔案目標(biāo)建設(shè)與數(shù)據(jù)庫建設(shè)中存在的問題進(jìn)行深入分析，全面落實(shí)特色數(shù)據(jù)庫的規(guī)劃建設(shè)工作，切實(shí)滿足檔案管理數(shù)字化對(duì)信息數(shù)據(jù)的內(nèi)在要求。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部而言，各個(gè)部門之間的工作具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，甚至存在各自為政的現(xiàn)象。如果企業(yè)不能對(duì)檔案資源進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，那么各個(gè)部門之間很容易出現(xiàn)矛盾沖突，從而嚴(yán)重阻礙檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。因此企業(yè)必須不斷完善檔案資源的綜合利用水平，構(gòu)建能夠覆蓋企業(yè)各個(gè)部門的檔案管理模式，有效推動(dòng)檔案資源的共建共享，切實(shí)打破檔案管理工作中的“孤島效應(yīng)”。

（六）創(chuàng)設(shè)穩(wěn)定的工作環(huán)境

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅要滿足企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求，同時(shí)還要?jiǎng)?chuàng)設(shè)穩(wěn)定的工作環(huán)境。在檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，檔案管理工作會(huì)向著更高效、更穩(wěn)定的方向不斷發(fā)展。但是整個(gè)過程必須保證工作環(huán)境的穩(wěn)定性，不然檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型就會(huì)面臨巨大的風(fēng)險(xiǎn)，甚至出現(xiàn)檔案資料泄漏的嚴(yán)峻問題，嚴(yán)重影響企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此企業(yè)必須創(chuàng)設(shè)穩(wěn)定的工作環(huán)境，積極開展安全網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建工作。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全管理工作而言，它其實(shí)主要涉及兩個(gè)層面的問題，分別是基本的網(wǎng)絡(luò)控制和管理系統(tǒng)安全。積極開展防火墻、路由器、網(wǎng)關(guān)、服務(wù)器等設(shè)備的管理工作，能夠?qū)W(wǎng)絡(luò)病毒起到良好的防范作用，因此企業(yè)根據(jù)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型安全問題現(xiàn)狀，制定科學(xué)的殺毒控制目標(biāo)，就能夠構(gòu)建一個(gè)相對(duì)安全的檔案管理環(huán)境[6]。如果在檔案管理的過程中出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)，那么企業(yè)應(yīng)對(duì)入侵檢測系統(tǒng)進(jìn)行立即啟動(dòng)，或者通過自動(dòng)化防御控制模式，對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效規(guī)避，切實(shí)降低安全風(fēng)險(xiǎn)對(duì)檔案管理工作造成的不良影響。除此之外，企業(yè)還應(yīng)關(guān)注服務(wù)器的運(yùn)行環(huán)境，營造適宜的基礎(chǔ)條件，構(gòu)建科學(xué)合理的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，保證系統(tǒng)中存在的漏洞能夠被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和快速處理，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展。

（七）構(gòu)建完善的數(shù)字檔案館

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確提出，推進(jìn)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織建設(shè)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接的電子檔案管理信息系統(tǒng)[7]。在開展檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，構(gòu)建功能完善的數(shù)字檔案館，能夠達(dá)到事半功倍的轉(zhuǎn)型效果。首先，企業(yè)應(yīng)通過對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的合理運(yùn)用，全面收集企業(yè)運(yùn)行過程中的各項(xiàng)檔案資料，并完成對(duì)檔案資料的整理保存工作，通過檔案信息服務(wù)和共享利用一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料的數(shù)字化建設(shè)。其次，企業(yè)應(yīng)對(duì)數(shù)字化檔案檢索、數(shù)字化檔案錄入、數(shù)字化檔案傳輸以及數(shù)字化檔案下載等行為進(jìn)行有效規(guī)范，全面落實(shí)數(shù)字化檔案信息安全保密和權(quán)限設(shè)定等工作。

（八）優(yōu)化檔案管理服務(wù)能力

在市場經(jīng)濟(jì)主導(dǎo)的社會(huì)環(huán)境下，企業(yè)必須形成良好的檔案管理服務(wù)意識(shí)，全面優(yōu)化檔案管理服務(wù)能力。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案部門是企業(yè)管理機(jī)構(gòu)的一部分，整體的服務(wù)意識(shí)相對(duì)較差。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理部門開始逐步意識(shí)到檔案服務(wù)的重要性。在開展檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作實(shí)踐中，企業(yè)必須以服務(wù)用戶為基本出發(fā)點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上確定檔案管理的工作方向。首先，企業(yè)應(yīng)完成被動(dòng)服務(wù)到主動(dòng)服務(wù)的重大轉(zhuǎn)變，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展需求對(duì)檔案資料進(jìn)行合理公布，然后通過對(duì)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等的合理運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案資料的精準(zhǔn)推送以及用戶的精確檢索。其次，企業(yè)可以構(gòu)建完善的檔案管理平臺(tái)，由用戶根據(jù)自己的需求自主登錄，在相關(guān)界面上進(jìn)行關(guān)于檔案資料的基本操作，使得用戶能夠在便捷的條件下完成自身檔案管理，有效降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度[8]。

三、結(jié)語

就目前的社會(huì)發(fā)展形勢來看，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作是不可避免的。在開展檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的工作實(shí)踐中，企業(yè)應(yīng)明確檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)際價(jià)值，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，制定完善的檔案數(shù)字化管理制度，合理應(yīng)用信息技術(shù)和信息設(shè)備，強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，有效推動(dòng)檔案資源共享，創(chuàng)設(shè)穩(wěn)定的工作環(huán)境，構(gòu)建完善的數(shù)字檔案館，優(yōu)化檔案管理服務(wù)能力，從而為檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作提供良好的推動(dòng)力。

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作者單位：中共洛陽市委黨校