石常戰(zhàn)

摘要：隨著信息技術(shù)及數(shù)字化的快速發(fā)展，電子文件已成為醫(yī)院檔案的主要形式，電子化管理正潛移默化地改變醫(yī)院文書檔案較傳統(tǒng)的工作方式，在一定程度上提升醫(yī)院的自動化辦公水平。對此，醫(yī)院辦公室文書檔案管理人員應(yīng)找尋合適的工作模式，加快文件的計算機(jī)化和網(wǎng)絡(luò)化，以此提高辦公效率。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；電子化

DOI：10.12433/zgkjtz.20231923

文書檔案電子化管理是近年來醫(yī)院建設(shè)中的重要工作，是提升醫(yī)院檔案利用效率和管理質(zhì)量的關(guān)鍵措施。目前，涉及內(nèi)容較復(fù)雜的是醫(yī)院文書檔案管理工作，以往的管理方式與工作模式已不能適應(yīng)時代發(fā)展趨勢。為提高醫(yī)院整體管理水平，辦公室應(yīng)加強(qiáng)文書檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和電子化。

一、醫(yī)院文書檔案電子化管理的實踐背景

單縣中心醫(yī)院創(chuàng)建于1944年，地處魯、蘇、豫、皖四省八縣結(jié)合處，承擔(dān)山東省及周邊地區(qū)近200萬群眾的醫(yī)療保障工作。醫(yī)院內(nèi)設(shè)職能部門包括黨委辦公室、院長辦公室、人才工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、醫(yī)務(wù)部、計財部等，醫(yī)院文書檔案工作人員現(xiàn)有4人，在人員結(jié)構(gòu)上1人為主任，3人為干事；在人員身份上，2人為正式在編人員，2人為非事業(yè)編制人員。截至2021年底，醫(yī)院擁有180余組五節(jié)柜檔案、6臺辦公用計算機(jī)、2臺復(fù)印機(jī)、1臺掃描儀、1臺除濕機(jī)、1臺光盤防磁柜，目前使用的檔案管理系統(tǒng)為澤信公司醫(yī)院數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。在經(jīng)費(fèi)保障方面，年度用于文書檔案工作的預(yù)算為2萬元，其中，檔案用品購置費(fèi)用5千元，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用5千元，工作人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)費(fèi)用1萬元，經(jīng)費(fèi)基本能滿足文書檔案工作的日常開支及正常運(yùn)營。

近年來，單縣中心醫(yī)院制定《單縣中心醫(yī)院檔案管理辦法》《單縣中心醫(yī)院人事檔案管理制度》《單縣中心醫(yī)院建設(shè)工程竣工檔案編制驗收報送相關(guān)規(guī)定》《單縣中心醫(yī)院會計檔案管理辦法》，并于2020年和2021年分別對《單縣中心醫(yī)院檔案管理辦法》進(jìn)行了修訂和完善。在工作體系方面，醫(yī)院文書檔案管理采用“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管”的工作體系，由 1 名院級領(lǐng)導(dǎo)分管辦公室文書檔案工作并接受上級檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)。目前，配備專職檔案工作人員，各職能部門均有1名負(fù)責(zé)人分管該部門的文書檔案工作，并設(shè)置兼職檔案員負(fù)責(zé)文書檔案的收集、整理、立卷以及移交等。2022年，在修改完善的《單縣中心醫(yī)院檔案管理辦法》中，將文書檔案工作納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃和管理制度，明確人員在文書檔案管理工作中的職責(zé)，并將文書檔案電子化管理納入議事日程與目標(biāo)責(zé)任制。

二、醫(yī)院文書檔案工作電子化管理的實踐價值

（一）減少檔案管理成本支出

文書檔案管理工作因電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用而發(fā)生了變化，如果文書檔案使用傳統(tǒng)管理模式，會使用大量的人力、物力，才能完整保存數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案，也容易在管理人員忙碌時出現(xiàn)一些差錯，導(dǎo)致檔案管理工作更加繁瑣，影響檔案管理的質(zhì)量和效率。

在電子信息技術(shù)支持下，醫(yī)院文書檔案由以往的紙質(zhì)、膠卷等材料，創(chuàng)新增加了移動硬盤、網(wǎng)絡(luò)硬盤等多種存儲方式，轉(zhuǎn)變?yōu)楦唵沃庇^的電子信息化檔案，能在以往存儲基礎(chǔ)上，為檔案管理工作增加多重保障 。通過電子化管理，能讓醫(yī)院辦公室繁雜繁瑣的數(shù)據(jù)信息資源簡單、快捷地完成分類和數(shù)據(jù)提取。同時，檔案電子化管理具有更佳的信息處理能力，工作效率和工作質(zhì)量也優(yōu)于傳統(tǒng)工作模式，確保文書檔案電子數(shù)據(jù)與實體數(shù)據(jù)的一致，提高文書檔案管理質(zhì)量，還能避免文書檔案缺項、漏項問題，提升檔案資源的實際利用價值，提高文書檔案管理的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性。

（二）提升文書檔案資源的完整性

現(xiàn)階段，機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)撤并、選舉結(jié)果、組織簡則、人員編制、衛(wèi)生局文件、活動總結(jié)、專題調(diào)研、目標(biāo)責(zé)任狀、會議記錄、交流材料、表彰材料、獎勵材料、處分材料、信訪材料、國土資產(chǎn)管理材料、物資材料、法規(guī)性文件、專項業(yè)務(wù)文件和匯報材料等是醫(yī)院文書檔案的主要內(nèi)容。傳統(tǒng)模式下的文書檔案通常為紙質(zhì)、膠卷等，在運(yùn)輸和整理過程中，容易受外界環(huán)境因素或其他情況影響，出現(xiàn)損壞甚至報廢。為了更好地實現(xiàn)文書檔案資源的有效管理，發(fā)揮文書檔案資源的實際價值，在電子化管理的大背景下，管理人員可以借助多樣化的電子信息技術(shù)手段，通過實時采集、歸納、整理、分類電子數(shù)據(jù)，將紙質(zhì)、膠片等文書檔案資源轉(zhuǎn)化為更加方便、快捷的電子檔案，確保醫(yī)院文書檔案的安全可靠。

借助信息數(shù)據(jù)手段的檔案管理電子化模式，檔案資源保管所占用的空間有效減少，節(jié)約了文書檔案的空間資源，也不用擔(dān)心紙質(zhì)、膠卷等文書檔案材料的老化、字跡模糊等問題，還不受時間限制，更好地實現(xiàn)了特殊文書檔案資源的長期保存。例如，本院大事記、歷史沿革、機(jī)構(gòu)設(shè)置及人員編制、衛(wèi)生局年度材料、重要職能活動的總結(jié)材料、重要專題的調(diào)研材料、與縣政府的簽狀、院長辦公會議記錄、受區(qū)級（含）以上表彰及獎勵的材料等均需要永久保存；衛(wèi)生局本年度文件材料、典型材料、代表發(fā)言材料、各類交流材料、各類簡報、受區(qū)級以下表彰及獎勵材料、內(nèi)部先進(jìn)集體及先進(jìn)個人獎勵材料、受到警告處分材料、本院物資采購相關(guān)材料、本院工作匯報材料等均需要保存30年。

三、醫(yī)院文書檔案電子化管理的實踐舉措

（一）完善文書檔案管理制度

目前，完善的管理制度是提高辦公室文書檔案管理水平的必要前提，可以規(guī)避文書檔案受主觀或客觀等一系列因素的影響，避免出現(xiàn)損失風(fēng)險?；诖耍t(yī)院文書檔案管理工作要結(jié)合自身的實際情況與文書檔案重要程度，分別設(shè)置不同等級的管理辦法。同時，也要規(guī)范文書檔案的收集整理工作，文本文件有多種格式，應(yīng)注意統(tǒng)一電子文件的格式，在錄入數(shù)據(jù)庫時進(jìn)行分類管理，不斷完善文書檔案管理體系建設(shè)工作。

現(xiàn)階段，醫(yī)院將先進(jìn)的信息技術(shù)手段融入文書檔案管理工作中，在加強(qiáng)數(shù)字化管理的同時，制定文書檔案管理目標(biāo)，促使檔案電子化管理手段與時俱進(jìn)。為醫(yī)院文書檔案資源的充分利用與有效管理提供更好的保障服務(wù)。同時，在醫(yī)保改革的不斷推進(jìn)下，文書檔案管理工作要向智慧化、信息化方向發(fā)展，必須做到“兩手抓”。為此，要進(jìn)一步完善平臺的相關(guān)功能，結(jié)合實際需求，在Admin平臺上針對賬戶開設(shè)相應(yīng)的權(quán)限，在填報、查閱電子文書時做到快捷、準(zhǔn)確。

（二）改變文書檔案管理方式

目前，負(fù)責(zé)文書檔案的工作人員應(yīng)順應(yīng)時代潮流，創(chuàng)新和改革過去的檔案管理方式。第一，積極引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和電子技術(shù)，進(jìn)一步完善文書檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、便捷化，提升信息數(shù)據(jù)管理的安全性和可靠性，并將更多的先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用到文書檔案數(shù)據(jù)資源和各個環(huán)節(jié)中。

第二，提升文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和電子技術(shù)操作水平，增加業(yè)務(wù)知識儲備，以此落實高效率、高質(zhì)量的文書檔案管理模式。

第三，在信息化和網(wǎng)絡(luò)化方面要加快步伐，不斷強(qiáng)化文書檔案安全防護(hù)等級，注重定期更新升級網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，提高信息化管理的個性化和針對性，進(jìn)一步提升文書檔案管理水平，滿足實際的工作需求。在醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)中利用Web實現(xiàn)部門資源的共享，通過利用豐富的檔案信息資源，加強(qiáng)院辦與院內(nèi)其他事業(yè)單位間的溝通，建立良好的合作關(guān)系，促使醫(yī)院辦公室文書檔案資源得到高效利用。

（三）提升管理人員的綜合素養(yǎng)

如今，醫(yī)院文書檔案管理工作難度不斷增加，管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作水平。為進(jìn)一步提升工作效率，第一，應(yīng)對人才選拔環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)和審核，做好人才建設(shè)工作，對在職管理人員進(jìn)行經(jīng)常性的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)水平。

第二，在培訓(xùn)過程中，切實把現(xiàn)代信息技術(shù)與院辦檔案管理工作相結(jié)合，增強(qiáng)檔案管理工作人員的信息化技術(shù)能力，確保適應(yīng)新時期下檔案電子化管理工作的需求，從而為檔案管理工作平穩(wěn)、長遠(yuǎn)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

第三，加強(qiáng)自學(xué)，在實踐中不斷探索檔案管理新方式、新技術(shù)、新模式和新體系，主動與其他科室溝通和互動，及時將文書電子檔案資料收集入庫，從而提升文書檔案存檔效率。

（四）改進(jìn)文書檔案安全系統(tǒng)

第一，自上到下全面宣傳電子檔案管理工作的重要性，提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。第二，存儲文書檔案的計算機(jī)軟、硬件要實施專人專管。第三，從長遠(yuǎn)目標(biāo)出發(fā)，設(shè)立專門的管理崗位，如果在安全等方面存在管理軟件的漏洞，需要自動升級防火墻，避免遭受網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客入侵。第四，定期對保存文書檔案的計算機(jī)進(jìn)行硬件設(shè)施升級，在信息數(shù)據(jù)各個方面設(shè)置訪問權(quán)限，做好信息數(shù)據(jù)資源的安全防范工作，合理保存文書檔案數(shù)據(jù)。第五，按照檔案管理工作的本質(zhì)特征，對管理人員開展網(wǎng)絡(luò)安全宣傳教育，促使全體職工充分認(rèn)識文書檔案安全的作用，讓管理人員養(yǎng)成隨時殺毒的習(xí)慣，確保數(shù)據(jù)傳輸和存儲過程的安全。

此外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要重視文書檔案管理體系的完善及其安全系統(tǒng)的建設(shè)，在硬件上不斷加大對檔案電子化管理的投入，有效銜接辦公自動化系統(tǒng)與文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把握每個細(xì)節(jié)，實現(xiàn)檔案管理信息資源的數(shù)字化建設(shè)，為后續(xù)檔案管理整體工作的有效開展奠定基礎(chǔ)。

需要注意的是，在文書檔案管理實踐中，備份檔案材料也是重要保障。合理備份文書檔案可以有效應(yīng)對大多數(shù)的信息安全問題，確保在計算機(jī)設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)意外情況后可以找回信息數(shù)據(jù)。

（五）加強(qiáng)文書檔案多元化管理

大數(shù)據(jù)背景下，醫(yī)院文書檔案信息來源較復(fù)雜。為此，管理人員要加強(qiáng)多元化管理，根據(jù)各類信息的不同特性優(yōu)化電子化管理方式，促使電子信息技術(shù)與文書檔案管理的深度結(jié)合。一方面，管理人員要采取不同渠道進(jìn)行多元化管理，利用電子化技術(shù)優(yōu)化收集歸檔方式，完成數(shù)據(jù)信息檢索工作，實現(xiàn)針對性管理目標(biāo)，發(fā)揮電子化技術(shù)的作用；另一方面，充分利用電子化技術(shù)輔助文書檔案收集與歸檔工作，將對應(yīng)的條形碼掃描后存入電腦，在做好原始資料存儲工作的前提條件下，全面讀取文書檔案資料信息，避免意外情況及其帶來的負(fù)面影響。

新時期下的醫(yī)院文書檔案電子化管理可以在互聯(lián)網(wǎng)平臺中針對不同模塊進(jìn)行有效管理，代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理模式中的各項環(huán)節(jié)，通過自主規(guī)劃模塊、分支等措施提高工作的便捷性。未來，醫(yī)院要將文書檔案工作建設(shè)重點放到電子化上，更新所需的數(shù)字化設(shè)備，合理選擇掃描儀、計算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，以此打造智能化安全管理系統(tǒng)，不斷推進(jìn)醫(yī)院文書檔案向著電子化方向發(fā)展。

四、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院文書檔案電子化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，本質(zhì)是為醫(yī)院管理工作提供決策性依據(jù)，對醫(yī)院整體效能的提升具有關(guān)鍵作用。為了推進(jìn)單縣中心醫(yī)院文書檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展，應(yīng)要求相關(guān)人員充分認(rèn)識文書檔案電子化管理工作的重要性，不斷健全管理制度，將管理職責(zé)和管理任務(wù)合理分工，積極尋找問題的科學(xué)解決辦法，為文書檔案工作的改革創(chuàng)新提供必要的幫助和支撐。

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