孫明焱

摘要：對于事業(yè)單位來說，檔案管理是一項非常重要的基礎(chǔ)性工作，可以為事業(yè)單位的經(jīng)營和實施提供重要的指導(dǎo)和參考依據(jù)。新形勢下，將先進的信息化技術(shù)運用到具體的檔案管理工作中，構(gòu)建數(shù)字化檔案館，有利于提高檔案管理工作的整體效率，為事業(yè)單位的各項工作實施提供參考。然而，目前我國事業(yè)單位檔案管理發(fā)展速度較慢，整體水平還沒有達到成熟，亟須加以進一步的創(chuàng)新和優(yōu)化。因此，本文基于疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作的改革和創(chuàng)新展開探討，旨在充分發(fā)揮檔案的實際價值，使事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化、規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)模式

檔案管理是指對檔案信息的收集、分析、整合、存儲、調(diào)用等工作，在互聯(lián)網(wǎng)信息化的時代背景下，檔案管理工作被賦予新的管理方式和手段。許多事業(yè)單位已經(jīng)采用大數(shù)據(jù)手段，運用數(shù)字化信息管理系統(tǒng)對檔案進行管理，使檔案管理更加便捷、高效，極大地節(jié)省了工作人員的精力和時間。大數(shù)據(jù)為檔案管理優(yōu)化提升提供了全新的路徑，有效避免了傳統(tǒng)檔案管理中信息滯后、流程復(fù)雜、管理困難等問題的產(chǎn)生。例如，疾病預(yù)防控制中心隸屬公益事業(yè)單位，內(nèi)部電子檔案資源已逐漸成為現(xiàn)代醫(yī)學(xué)重要的研究參考依據(jù)，數(shù)據(jù)庫中諸多疾病信息與病例資料，對現(xiàn)代流行病及傳染病的研究有至關(guān)重要的作用。現(xiàn)階段通過對各地疾病預(yù)防控制中心的檔案管理模式進行研究，可以發(fā)現(xiàn)不同地區(qū)的檔案管理方式有非常明顯的差異，導(dǎo)致檔案管理與利用水平存在高低之分，部分疾病預(yù)防控制中心的檔案沒有得到有效應(yīng)用，使相應(yīng)機構(gòu)衛(wèi)生防疫工作的開展需求難以得到充分滿足。

一、檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的意義

社會在不斷發(fā)展，事業(yè)單位也在不斷進步。如今，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)已然在當前社會實現(xiàn)了普及，計算機辦公從概念真正走入現(xiàn)實，信息化技術(shù)的快速發(fā)展及普及化的應(yīng)用，在檔案管理工作方面的表現(xiàn)較為明顯。仍以疾病預(yù)防控制中心為例，其檔案管理工作的開展流程具體包括：將疾病預(yù)防控制中心的業(yè)務(wù)類檔案納入中心檔案管理體系，由相關(guān)人員安排領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作，使相關(guān)檔案的管理與利用工作都可以得到規(guī)范落實；為進一步提高疾病預(yù)防控制中心檔案的利用效率，相關(guān)人員在對其進行管理的過程中可以將檔案分為中心及科兩級，分級開展業(yè)務(wù)管理工作，進而保證檔案內(nèi)容得到更合理的應(yīng)用；在開展檔案收集整理工作的過程中，各科檔案人員應(yīng)當全面負責檔案的收集、整理及歸檔工作，在完成相關(guān)工作任務(wù)以后將檔案內(nèi)容交由中心檔案室統(tǒng)一保管，全面提高檔案管理水平。

過去的檔案管理思想及方式已經(jīng)不符合現(xiàn)階段事業(yè)單位的發(fā)展需求，對檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式進行改革是必然趨勢。比如，疾病預(yù)防控制中心履行疾病預(yù)防控制、保障公共衛(wèi)生安全等職能，檔案管理工作已經(jīng)不再是簡單地進行檔案資料的登記、存儲，更需要充分利用檔案的特性，優(yōu)化檔案管理的工作內(nèi)容，并以信息化技術(shù)為輔助，多方面促進檔案管理工作效率提高，方便后續(xù)開展相關(guān)疾病研究工作室對電子信息進行檢索、查閱及調(diào)用，將疾病預(yù)防控制中心檔案管理工作最大限度地進行優(yōu)化，同時提高其對社會的實際效用。

二、當前事業(yè)單位檔案管理工作存在問題

（一）對檔案管理工作的認識不足

不少事業(yè)單位的工作內(nèi)容非常復(fù)雜，業(yè)務(wù)工作相對繁重，加之部分工作人員對業(yè)務(wù)工作重視程度相對不高，工作人員的檔案管理利用意識存在一定不足，沒有真正認識到信息收集與資源積累的重要價值及對事業(yè)單位長遠發(fā)展的重要意義，認為檔案管理工作無法為單位帶來任何效益。這種錯誤的思想認知，不僅使檔案管理部門在開展相應(yīng)工作時，工作人員毫無熱情、敷衍了事，還會影響相應(yīng)檔案管理工作的質(zhì)量。當其他部門的工作人員有調(diào)取檔案的需求時，工作人員會由于缺乏工作熱情出現(xiàn)一拖再拖的情況，使得檔案調(diào)取工作無法得到快速辦理，影響相應(yīng)事務(wù)性工作的推進。除此之外，部分領(lǐng)導(dǎo)崗位的工作人員并未認識到單位檔案管理工作的重要性，在日常管理中缺乏有效的制約手段，進一步助長了這種錯誤的認識和工作風氣。

（二）檔案管理制度缺乏科學(xué)性和建設(shè)性

檔案管理工作的開展有賴于各種制度的完善和支持，就現(xiàn)階段檔案管理工作的整體推廣程度來看，檔案管理工作的數(shù)字化管理完成度明顯不夠，同時對已完成的數(shù)字化的電子檔案的管理和應(yīng)用制度缺乏科學(xué)性和建設(shè)性，只是單純地按照上級部門的要求進行檔案信息的收集和整理。在發(fā)生問題后，容易出現(xiàn)權(quán)責劃分不明確的情況。除此之外，部分單位還存在考核機制不完善的情況，檔案管理的工作情況就難以去衡量，在評價時會存在較大的主觀性，久而久之會導(dǎo)致評價的公平性缺失，影響檔案管理人員的工作積極性。

（三）檔案管理工作信息化建設(shè)程度不足

信息時代的大背景下，應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作對提高工作效率及工作質(zhì)量有非常重要的現(xiàn)實意義。就當下實際情況而言，有些事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)工作相對較為落后，未能實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化、智能化。例如，疾控檔案資料的收集、整理、存儲等，仍以Excel操作為主，缺乏大數(shù)據(jù)技術(shù)、掃描技術(shù)等應(yīng)用，消耗大量人力資源。檔案的歸檔、查詢、調(diào)出等服務(wù)，均采用紙質(zhì)版登記方式，缺乏數(shù)字信息化的實時跟蹤與動態(tài)管理，導(dǎo)致檔案管理服務(wù)水平較低。

（四）檔案管理人員的綜合素質(zhì)相對一般

事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)是影響檔案管理與應(yīng)用水平的重要因素。但是在檔案管理工作開展的過程中，部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力存在明顯缺失。因為疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作需要對疾病防控知識有一定認識，這樣才能實現(xiàn)對相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)報告的深入閱讀與分析，進而實現(xiàn)對相關(guān)資料內(nèi)容的收集與整理。當前部分檔案管理人員并未接受過檔案專業(yè)正規(guī)培養(yǎng)教育，絕大多數(shù)都是兼職檔案管理員。雖然部分管理人員經(jīng)過長時間開展檔案管理及利用工作，有相對豐富的工作經(jīng)驗，但由于其本身學(xué)科素質(zhì)相對一般，學(xué)習(xí)新知識、新技能的速度相對較慢，無法實現(xiàn)對先進工作理念的快速掌握，從而導(dǎo)致檔案管理理念出現(xiàn)明顯的滯后性，進而影響檔案管理工作的有效開展，無法滿足疾病預(yù)防控制中心檔案管理與應(yīng)用的實際需求。

三、基于新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新及服務(wù)模式改革路徑

（一）提高對檔案管理與利用工作的重視程度

檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要基礎(chǔ)，為了增強事業(yè)單位檔案管理工作的成效，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是基層工作者，都需要樹立良好的檔案管理與利用意識，認真落實檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作實際價值有清晰的認識后，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當加強對檔案管理的重視，整合單位內(nèi)部資源，為檔案管理工作提供充足的資金及人力資源，確保檔案管理的基本工作需求得到充分滿足，為檔案資源得到更高水平的利用創(chuàng)造有利條件。針對檔案管理人員本身，對其管理工作的理念及管理模式進行革新，對其中存在的問題進行分析解決，突破以往的管理困境。在此過程中要引導(dǎo)檔案管理工作人員具備良好的工作責任心，促進檔案管理工作整體水平提高。另外，加強對檔案管理工作重要性的宣傳。宣傳渠道較為豐富，可利用講座、培訓(xùn)、短視頻等方式，改進檔案管理工作方法，使全員形成較強的檔案管理意識，也能促使干部職工積極加入到檔案管理工作中來。

（二）建立健全標準化及多邊化的檔案管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓。為促進檔案管理工作的進一步發(fā)展，疾病預(yù)防控制中心管理層應(yīng)當嘗試建立標準化及多邊化的檔案管理制度，進一步提高制度內(nèi)容的規(guī)范化程度。只有對檔案管理制度進行多角度和規(guī)范化的管理，才能夠?qū)n案的應(yīng)用價值發(fā)揮到最大。一方面，要結(jié)合單位的實際情況，制定專門的管理制度。明確檔案管理中各個環(huán)節(jié)和流程，從檔案信息的建立、保存，到檔案的使用需要有明確的制度，確保事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化。另一方面，要融入監(jiān)督制度和懲罰制度。借用信息技術(shù)對于檔案的管理進行科學(xué)監(jiān)督，確保每個環(huán)節(jié)都能夠按照規(guī)定進行，尤其是對重要檔案信息進行利用，對失誤人員要相應(yīng)追究責任，從而有效約束檔案管理人員的行為，實現(xiàn)檔案對醫(yī)療和社會的最大價值。事業(yè)單位在構(gòu)建科學(xué)的檔案管理制度的過程中，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)局限性的管理思路，突破固有管理制度中存在的諸多不合理因素，根據(jù)新時期的檔案管理工作需求確定動態(tài)的管理模式。

（三）運用先進信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化管理平臺

疾病預(yù)防控制中心的檔案資源具有社會性質(zhì)和服務(wù)性質(zhì)，運用先進信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化管理平臺在一定程度上可以延長資料的使用壽命，對提高檔案管理質(zhì)量及效率有非常重要的現(xiàn)實意義。具體可采取以下措施：一是構(gòu)建數(shù)據(jù)管理平臺。在進行檔案管理工作時，要運用大數(shù)據(jù)的技術(shù)手段，構(gòu)建智能化、數(shù)字化檔案管理平臺，促進檔案管理工作簡便高效。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用不應(yīng)停留在簡單排列檔案信息，而應(yīng)發(fā)揮其不同于普通信息管理工具的優(yōu)勢特點，收集、儲存海量數(shù)據(jù)信息，并對收集的數(shù)據(jù)信息進行全面、精準的分析，經(jīng)過深層的數(shù)據(jù)信息處理后再多角度整合，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，最后以直觀化、具象化的形式展現(xiàn)給檔案管理人員。二是優(yōu)化數(shù)據(jù)管理平臺。加強數(shù)據(jù)檔案管理平臺的頂層設(shè)計，對每個環(huán)節(jié)都設(shè)計到位，在進行系統(tǒng)平臺設(shè)計時要有全局意識，將檔案數(shù)據(jù)信息的收集、分析、處理、整合、儲存、傳遞等多種功能集成于一體，使檔案管理平臺的功能更全面、更系統(tǒng)。在實踐中得到評價反饋，不斷優(yōu)化完善數(shù)字化、智能化的檔案管理平臺的使用功能。三是與需求側(cè)對接。檔案管理平臺的建設(shè)不應(yīng)是盲目的，用戶的需求是檔案管理平臺建設(shè)的行動指南，事業(yè)單位應(yīng)全面掌握用戶檔案信息整體情況，立足用戶需求，結(jié)合用戶的實際情況和需求情況進行專門化的檔案管理平臺構(gòu)建，這樣能夠具體化、有針對性地進行檔案信息數(shù)據(jù)管理。

（四）著力提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

為加快檔案數(shù)字化的優(yōu)化管理進程，疾病預(yù)防控制中心應(yīng)重視對新時期檔案管理人才的引進和培養(yǎng)。相關(guān)管理人員要有良好的政治素養(yǎng)、責任意識及強烈的事業(yè)心，在開展檔案管理工作的過程中能夠結(jié)合時代特征及單位發(fā)展趨勢創(chuàng)新檔案管理工作開展模式，提升檔案管理成效。另外，因為檔案內(nèi)容有一定的機密屬性，所以相關(guān)管理人員應(yīng)具有優(yōu)秀的保密意識，為疾病預(yù)防控制中心檔案的安全性提供充足保障。相關(guān)檔案管理人員還需要掌握一定的業(yè)務(wù)知識，尤其是疾病防控專業(yè)知識及檔案理論知識，在相關(guān)知識內(nèi)容的加持下，更高效地進行實踐操作，使疾病預(yù)防控制中心檔案管理與利用需求得到有效滿足。因此，在疾病預(yù)防控制中心日常運營的過程中，管理層應(yīng)針對檔案管理人員定期開展教育培訓(xùn)活動，幫助相關(guān)人員提高自身能力和素養(yǎng)，使其綜合素質(zhì)滿足檔案管理工作的實際需求。為確保教育培訓(xùn)工作取得良好成效，在完成培訓(xùn)任務(wù)之后，還應(yīng)針對檔案管理人員積極開展考核工作，將日?？己伺c考試相結(jié)合，使相關(guān)人員在開展檔案管理工作的過程中既有壓力，又有動力，更積極主動地落實各項工作內(nèi)容。

四、結(jié)語

綜上所述，創(chuàng)新檔案管理與服務(wù)信息模式能夠較好地促進事業(yè)單位健康發(fā)展，單位有關(guān)部門應(yīng)全面認識到其重要性及未來發(fā)展的意義。通過對短期任務(wù)和長期目標的規(guī)劃，實行有針對性和建設(shè)性價值的優(yōu)化策略，以戰(zhàn)略發(fā)展的眼光解決檔案管理工作中的實際問題。檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，不但包括大量的信息資源，而且具有很強的系統(tǒng)性特征，這對檔案工作人員提出了更高的要求，要求其具有較強的責任感，并且靈活運用新型技術(shù)與理念，利用科學(xué)的方法，完成檔案管理工作任務(wù)，提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

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