宋 茜

（河北省秦皇島市財信資產(chǎn)事務(wù)中心，河北 秦皇島 066000）

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和運用推動形成了行業(yè)發(fā)展新模式、新業(yè)態(tài)，這也是時代發(fā)展和社會進步的必然結(jié)果?；鶎訖n案管理信息化建設(shè)形勢下，機關(guān)單位傳統(tǒng)檔案管理工作理念和方式受到挑戰(zhàn)，已經(jīng)難以在單位發(fā)展中起到強有力的推動作用，甚至會形成阻礙。同時，機關(guān)業(yè)務(wù)開展中產(chǎn)生大量數(shù)字化檔案資料，檔案資料介質(zhì)的變化也要求盡快建成信息化管理體系。當前，各大機關(guān)單位正在致力于構(gòu)建信息化工作機制，在檔案信息化管理方面也進行了諸多領(lǐng)域的探索，但是建設(shè)工作成效不高，檔案管理模式滯后、管理意識薄弱、資源利用率低等問題依然存在，這種形勢下要求各大機關(guān)單位必須把握發(fā)展機遇，讓現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案資源管理工作中發(fā)揮更大效用。

1 新時期基層檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 利于檔案信息互聯(lián)

我國在檔案管理信息化、數(shù)字化建設(shè)進程中已經(jīng)經(jīng)歷了一段時間的探索，深入推進《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《全國檔案管理信息化建設(shè)的實施綱要》等立法工作，旨在為基層檔案管理信息化建設(shè)提方向?qū)б头杀Ｕ蟍1]。信息化管理體系下檔案信息互聯(lián)互通，解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中空間、地域割裂的而造成的檔案信息碎片化的現(xiàn)實問題，檔案完成了從“資料”到“資源”的“身份轉(zhuǎn)變”，檔案資源利用率實現(xiàn)跨越式提升。同時，“互聯(lián)網(wǎng)+”支持終端設(shè)備介入檔案管理工作，協(xié)助檔案管理人員開展借閱、維護、分析等管理工作，讓檔案管理行為突破時空限制。

同樣地，檔案資源的使用者也可以利用移動終端獲取檔案資源，享受更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.2 利于檔案管理安全水平提升

傳統(tǒng)檔案管理工作架構(gòu)中信息安全問題極容易被忽視，依靠人工完成檔案資料收集、儲存、整理、應用等多個環(huán)節(jié)的工作，檔案管理工作強度較大，且無法形成管理閉環(huán)，導致基層檔案管理工作中存在諸多疏漏，整體管理效率低下。此外，以紙質(zhì)檔案為主要管理對象的后期管理工作中檔案泄密風險高、存儲時限短、對存儲環(huán)境要求高?，F(xiàn)代機關(guān)單位檔案資源保密管理水平逐漸提高，但是整體安全管理水平還有很大提升空間，而數(shù)字檔案資源庫的建設(shè)和應用可以幫助我們擺脫檔案資源安全管理困境。

2 當前機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)中的制約因素

2.1 信息化管理意識薄弱

傳統(tǒng)檔案管理辦法對機關(guān)檔案管理工作產(chǎn)生的影響是深刻的、持久的，檔案管理信息化機制尚不完善，缺乏信息化建設(shè)的長期工作計劃。當前形勢下部分機關(guān)單位已經(jīng)引入了檔案管理軟件，但是機關(guān)領(lǐng)導人員和檔案管理部缺乏良好的信息化管理意識，拖緩了信息化建設(shè)進程，檔案管理工作中信息化水平依然偏低。部分機關(guān)單位的信息化檔案管理還停留在硬盤儲存、數(shù)據(jù)錄入、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化等基礎(chǔ)工作中，信息化管理意識薄弱，在缺乏長期性規(guī)劃支持的前提下檔案信息化建設(shè)進度滯后。

2.2 信息化管理制度不完善

制度建設(shè)和落實是開展工作的基礎(chǔ)，機關(guān)單位通過建立完善的檔案信息化管理制度能夠為檔案管理部門和崗位工作者指明工作要求，提高檔案管理工作執(zhí)行力，推動檔案管理規(guī)范化，加速形成檔案管理新標準?？v觀當前機關(guān)單位檔案管理的實際情況，相關(guān)制度建設(shè)主要集中于歸檔、保管、鑒定、銷毀等方面，沒能形成全覆蓋且現(xiàn)有制度內(nèi)容也有待完善。如檔案歸檔制度沒有對應信息化管理要求做出調(diào)整，“雙軌歸檔”工作受阻。再如檔案利用制度對資源檢索、借閱方式的規(guī)定有局限性，沒有充分利用信息化管理體系做支撐，對用戶權(quán)限和借閱流程規(guī)定不明確；檔案保密制度制定不徹底，沒有建立完善的追責制度和獎懲制度。

2.3 檔案資源利用效率不高

機關(guān)單位檔案管理的本質(zhì)目的就是滿足內(nèi)部和外部用戶對檔案資源的使用需求，目標用戶對檔案資源的需求程度直接影響著檔案資源利用率，同時服務(wù)方所提供的檢索平臺以及服務(wù)方式、服務(wù)質(zhì)量等因素也對檔案資源利用率有一定影響。當前部分機關(guān)單位檔案管理中紙質(zhì)資源占比還是過高，管理方式過于簡單，不利于形成資源共享共用的環(huán)境，檔案資源利用率無法在短時內(nèi)得到提升。

2.4 崗位工作者能力素質(zhì)欠提升

相當一部分機關(guān)單位檔案管理工作不受重視，因此崗位工作人員的選聘和培訓要求較低，甚至部分崗位工作人員沒有專業(yè)背景，在專業(yè)素養(yǎng)欠缺的情況下無法勝任崗位工作，面對信息化管理的全新工作要求，這部分崗位工作者工作思維守舊、工作方式落后，在檔案管理信息化建設(shè)中不能起到助推作用。

3 新時期機關(guān)檔案信息化管理策略分析

3.1 增強信息化管理意識

《機關(guān)檔案管理規(guī)定》明確提出檔案信息化工作要求，并將這部分工作納入機關(guān)電子政務(wù)和信息化總體規(guī)劃。機關(guān)單位開展業(yè)務(wù)離不開檔案資源的支持，因此當前形勢下應該及早建設(shè)“互聯(lián)互通，共享共用”的信息化檔案管理體系，為各部門搭建可以互通有無的信息交流平臺，也便于檔案資源的整合與統(tǒng)一管理[2]?，F(xiàn)代科技發(fā)展勢必會對各行各業(yè)產(chǎn)生影響，傳統(tǒng)的檔案管理理念與信息化時代環(huán)境不相符，對此機關(guān)單位領(lǐng)導者及檔案管理部門、崗位工作者都應該及時轉(zhuǎn)變檔案管理理念，廣泛接受新思想和新事物，客觀認識機關(guān)單位檔案管理信息化改革的必然性和必要性，在這方面增加建設(shè)投入，盡快建立和辦公自動化系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)相協(xié)調(diào)的檔案管理體系。重視頂層設(shè)計，整體規(guī)劃建設(shè)布局，加速形成統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和要求，推動各部門協(xié)同合作，整合人力物力共建檔案信息化管理工作體系，全面提高檔案信息更新時效。同時，機關(guān)單位內(nèi)部重視檔案信息化管理理念宣傳，引領(lǐng)全員形成信息化管理意識，使全體職工都能夠自覺投入信息技術(shù)的學習和應用實踐中去，形成全員參與配合管理的檔案信息化管理環(huán)境。

3.2 完善信息化管理制度

一是歸檔制度建設(shè)，執(zhí)行“雙軌歸檔”制度要求。基于信息技術(shù)支持機關(guān)單位檔案在業(yè)務(wù)處理中形成大量電子檔案，對此必須建立起不同于紙質(zhì)檔案管理要求的信息化檔案管理模式，讓電子檔案及時、精準歸檔，盡可能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案“雙軌歸檔”，為檔案信息安全提供更可靠的保障[3]。

二是檔案利用制度，讓檔案資源的價值最大化。機關(guān)單位增加檔案管理信息化建設(shè)拖入的目的就是最大化利用檔案資源為個人、單位、社會提供信息服務(wù)，最終實現(xiàn)促進發(fā)展的目標。對此，機關(guān)單位需要建立完善的檔案利用制度，在不威脅檔案信息安全的前提下為用戶提供便捷。

三是檔案信息保密制度，規(guī)避惡意泄露風險。機關(guān)單位檔案資源設(shè)計單位與個人的重要信息，而傳統(tǒng)檔案管理模式的信息化程度低，伴隨信息傳播速度慢、傳播途徑單一的特點，因此信息安全系數(shù)相對較高，而信息化管理模式下檔案信息能夠迅速、廣泛地傳播，因此需要機關(guān)單位面向檔案信息化管理的現(xiàn)實工作環(huán)境完善和落實保密制度，如涉及機關(guān)內(nèi)部資料和涉密檔案的調(diào)取、查閱必須經(jīng)由部門負責人批準，必要情況下實施分管領(lǐng)導審核制，任何人禁止在未經(jīng)批準的情況下復制和隨意傳播涉密的檔案信息，有復制和摘錄需求也需要經(jīng)過審批、等級，用后及時歸還，一旦發(fā)生泄密情況執(zhí)行追責制度[4]。

3.3 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式

檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作是對檔案資源的數(shù)字化處理，不同存儲載體的檔案資源均轉(zhuǎn)化成數(shù)字化形式存儲并建立網(wǎng)絡(luò)連接形式，計算機系統(tǒng)支持檔案資源管理，最終形成結(jié)構(gòu)化檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案資源共享共用提供客觀條件[5]。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中需要設(shè)計統(tǒng)一管理標準，規(guī)范檔案資源的共享、傳輸和交換等行為，避免檔案資源損壞和泄漏。當前機關(guān)單位開展業(yè)務(wù)活動主要使用電子文書，減少了資源損耗，且能夠及時歸檔。新形勢下機關(guān)單位檔案管理工作者應該掌握新進信息技術(shù)，在工作中引入中的管理軟件，加速檔案數(shù)據(jù)庫建成。在具體的管理工作中做到科學分類，使用加密技術(shù)，設(shè)定明確的權(quán)限等級，重視提升目錄檢索效率，保證檢索范圍全覆蓋。

3.4 加強數(shù)字化檔案安全防護

機關(guān)單位服務(wù)社會經(jīng)濟建設(shè)的進程中機關(guān)檔案是有價值的信息資源，涉及很多工作機密，因此檔案管理信息化建設(shè)中加強對數(shù)字化檔案的安全防護是關(guān)鍵一環(huán)，具體工作可按照如下思路展開：第一，數(shù)字化檔案安全防護工作要結(jié)合本單位情況，具體以《檔案法》和上級檔案管理部門要求為基準，完善和執(zhí)行保密制度，建立良好的安全保障體系。第二，實施分級保護制度，有序強化數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全管理，重視安全監(jiān)管。第三，加強存儲安全管理，依托現(xiàn)代信息技術(shù)建構(gòu)集安全控制、安全預警、安全防護于一體的存儲安全體系。第四，制定“雙備份”制度，利用云存儲技術(shù)實現(xiàn)“云備份”，預防檔案數(shù)據(jù)遭到篡改或丟失。計算機安全防護中增強物理隔離，全面提升系統(tǒng)的病毒防護能力。

3.5 通過培訓提升崗位人員工作能力

信息化檔案管理工作環(huán)境下檔案管理工作人員會不斷接觸新的管理技術(shù)和管理設(shè)備，檔案業(yè)務(wù)知識結(jié)構(gòu)也呈現(xiàn)動態(tài)變化的狀態(tài)，對此機關(guān)檔案管理人員需要具備良好的學習能力，自覺學習新的業(yè)務(wù)知識、把握新的管理技術(shù)方法，提高自身對全新工作環(huán)境的適應能力[6]。具體來說，信息化工作環(huán)境下機關(guān)檔案管理人員的能力素質(zhì)提升可以從以下幾方面著手：首先，熟練掌握崗位工作相關(guān)的基本技能，如計算機軟硬件操作以及基本的數(shù)據(jù)庫管理操作，面對新設(shè)備能夠迅速熟悉并投入使用；其次，深度了解本單位的檔案管理制度內(nèi)容和實踐方法，有扎實的專業(yè)知識儲備；最后，具備較高的思想覺悟，有強烈的崗位責任感和職業(yè)道德感，堅守底線，保持先進性。對此，機關(guān)單位應該重視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，形成多元培訓方式，兼顧檔案業(yè)務(wù)理論知識和業(yè)務(wù)實踐技能的培訓。機關(guān)單位要定期開展培訓活動，制定科學的業(yè)務(wù)培訓計劃，為機關(guān)檔案人員提供理論學習與實踐練兵的平臺，加速建成高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理團隊。此外，多組織檔案管理人員到先進單位去學習，重視實地考察，并積極融入研討會、討論班這類集體培訓學習形式，引導參與培訓的人員交流經(jīng)驗、總結(jié)體會，結(jié)合崗位工作實際提出更科學的工作思路和實踐方法。

3.6 提升信息化服務(wù)能力

機關(guān)單位加速檔案管理信息化建設(shè)步伐的根本目的就是更好地為權(quán)限范圍內(nèi)的檔案資源使用者提供信息服務(wù)，由此可見，提升信息化服務(wù)能力應該作為當前機關(guān)檔案信息化管理工作的落腳點。一方面，針對檔案管理系統(tǒng)、管理場地和服務(wù)設(shè)施等方面的建設(shè)工作積極融入現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)文檔存儲自動化和文檔利用智能化；另一方面，提升電子文檔利用率，適應機關(guān)單位無紙化辦公標準，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)建立全新的電子文檔管理模式，讓各部門之間的業(yè)務(wù)資料以及其他重要檔案資料都進入檔案信息共享體系，并通過嚴格電子文檔的分類管理、設(shè)置角色職責、保密審核等管理程序提升資源檢索和利用效率[7]?？偟膩碚f，就是以需求為導向建立和完善機關(guān)單位檔案信息化管理系統(tǒng)，讓檔案管理部門更好地履行其服務(wù)職能。

4 結(jié)語

新時期，基層檔案管理工作環(huán)境發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，信息化建設(shè)是主流趨勢，同時也是推動檔案管理機制變革的重要支點，是提升基層檔案管理系統(tǒng)信息化服務(wù)能力的關(guān)鍵。信息時代背景下，機關(guān)單位已經(jīng)不能繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，加速信息化建設(shè)進程是必然選擇，但是在建設(shè)工作中需要機關(guān)單位增強建設(shè)資源支持力，并從頂層設(shè)計、制度建設(shè)的角度統(tǒng)籌規(guī)劃，保證檔案管理信息化建設(shè)工作有序開展。機關(guān)檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工作，需要機關(guān)單位形成長期的工作規(guī)劃，著眼于個人、單位、社會的發(fā)展需求建立更高水平的檔案信息服務(wù)體現(xiàn)，為新時期的社會經(jīng)濟建設(shè)和國家發(fā)展的各項事業(yè)提供支點和保障。反思當前形勢下機關(guān)單位檔案管理信息化建設(shè)實踐中存在的一系列問題，我們必須認識到該項開展工作的重要性和緊迫性，提出切實可行的建設(shè)工作思路并積極落實。