姚文成，吳圣達(dá)，夏夢豪

（中交第二航務(wù)工程局有限公司第六工程分公司，湖北 武漢 430014）

0 引言

隨著時(shí)代進(jìn)步，人們的質(zhì)量理念和生活水平逐漸提高，建筑行業(yè)也被推到市場競爭的潮流中，建筑業(yè)也走上了科學(xué)化、規(guī)范化、數(shù)字化、精細(xì)化的管理道路。建筑行業(yè)企業(yè)在當(dāng)前激烈的市場競爭的潮流中，也面臨了轉(zhuǎn)型升級(jí)、提升核心競爭力和科學(xué)發(fā)展的新形勢，檔案管理也得到了高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，工程檔案管理的發(fā)掘和使用要站在更高的層階，為企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展，充分發(fā)揮科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化、數(shù)字化的管理水平，充分挖掘檔案管理的潛在價(jià)值。提高企業(yè)工程項(xiàng)目實(shí)施精細(xì)化、數(shù)字化管理水平以及工程項(xiàng)目的超前檔案管理能力，積極嘗試新型的管理方式。

檔案作為作為一個(gè)歷史文獻(xiàn)，記錄了一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目從無到有的真實(shí)寫照，體現(xiàn)了工程建設(shè)工期內(nèi)所有的人員變動(dòng)、材料情況、機(jī)械設(shè)備、施工方法、環(huán)境變化、驗(yàn)收活動(dòng)等內(nèi)容。而公路工程建設(shè)期間的檔案管理不管是從以前的紙質(zhì)還是到現(xiàn)在的電子化檔案管理，一直是個(gè)弱點(diǎn)，不能全面的展示企業(yè)在公路工程建設(shè)期間的風(fēng)采。在時(shí)代前進(jìn)的潮流中，也萌生出很多專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，但是由于地域的不同、管理模式不同、管理人員對(duì)檔案管理的理解不同以及管理人員的能力不同，檔案管理工作也是一直得不到統(tǒng)一，體現(xiàn)不出檔案的真實(shí)目的與真正意義。

1 檔案管理難點(diǎn)

1.1 同步收集和整理難

由于工期緊張，經(jīng)手人員多，檔案資料不但數(shù)量大而且還分散不集中，部分需要收集的原始資料，如材料的出廠證明、合格證、施工過程中的影像資料、試驗(yàn)檢驗(yàn)報(bào)告等很容易發(fā)生丟失和破損的情況。尤其對(duì)于那些投資規(guī)模大、建設(shè)周期長、社會(huì)影響大的重大工程項(xiàng)目，因?yàn)槠鋮⒔▎挝欢?、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)高、功能設(shè)施復(fù)雜、工期緊且施工周期長等，導(dǎo)致工程資料的收集和工程檔案的歸檔難度大，資料同步收集和整理難。

1.2 統(tǒng)一協(xié)調(diào)和監(jiān)督難

由于參建單位多，檔案管理意識(shí)淡薄，檔案管理人員流動(dòng)大，管理水平參差不齊，對(duì)工程檔案的全周期系統(tǒng)性管理、檔案歸檔的及時(shí)性、資料的完整性等造成很大的困難。在施工檢查過程中，每個(gè)檢查者對(duì)檔案管理的認(rèn)知不同、要求不同，導(dǎo)致資料來回重復(fù)修改，造成人力、物力浪費(fèi)，形成檔案資料的丟失和遺棄，很容易失去檔案管理的主動(dòng)性，統(tǒng)一協(xié)調(diào)和監(jiān)督難度大。

1.3 資料組卷和歸檔難

公路建設(shè)項(xiàng)目由于線路長、環(huán)境復(fù)雜，參建單位多，更有好多同一個(gè)項(xiàng)目有好幾家設(shè)計(jì)單位和建設(shè)單位，由于地域的不同、設(shè)計(jì)理念不同、管理模式不同、管理人員對(duì)檔案管理的理解不同以及管理人員的能力不同等。整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)沒有一個(gè)統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)和要求，在檔案整理移交過程中也因?yàn)橘Y料來回重復(fù)修改等情況，導(dǎo)致本來完整的資料最終缺失漏項(xiàng)，資料組卷和歸檔難度大。

2 檔案管理要點(diǎn)

2.1 提前籌劃 統(tǒng)一思想

工程檔案管理是建設(shè)項(xiàng)目的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，由于一些原因，一直被“安全、質(zhì)量和進(jìn)度”所遺忘，不能全面的體現(xiàn)檔案管理應(yīng)有的作用。想要系統(tǒng)的做好檔案管理，必先統(tǒng)一，在項(xiàng)目籌劃期間將資料檔案管理納入項(xiàng)目策劃，在項(xiàng)目沒有正式開工前就要確定好最終需要移交檔案的檔案館，根據(jù)檔案館接收檔案資料要求以及現(xiàn)行國家、行業(yè)、地方標(biāo)準(zhǔn)的要求，制定好與建設(shè)項(xiàng)目相應(yīng)的資料檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文件、檔案管理的相關(guān)表格及填寫說明，制訂檔案資料管理的具體實(shí)施方案，如隱蔽工程、施工日志的填寫樣表等，做到統(tǒng)一管理，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。主動(dòng)組織工程檔案管理人員和編制人員參加資料收集和歸檔的技術(shù)培訓(xùn)；加強(qiáng)作業(yè)過程中的檢查指導(dǎo)和考核力度；組織觀摩學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)交流，統(tǒng)一提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

2.2 應(yīng)用臺(tái)賬 善于統(tǒng)計(jì)

臺(tái)賬管理是檔案管理的根本，要善于使用臺(tái)賬管理檔案，一本記錄全面的臺(tái)賬，使之檔案查閱方便、統(tǒng)計(jì)簡單，可以說是有了清晰的臺(tái)賬對(duì)于檔案管理和檔案查閱是“一目了然”。充分發(fā)揮檔案管理的主動(dòng)性，根據(jù)現(xiàn)場施工進(jìn)度，加強(qiáng)施工臺(tái)賬及檢測驗(yàn)收臺(tái)賬的登錄管理，實(shí)時(shí)跟進(jìn)，形成有進(jìn)度度就要有臺(tái)賬、有變化就要有臺(tái)賬的的思想，應(yīng)用多手段和多方式、多通道進(jìn)行檔案管理。

2.3 改進(jìn)方法 敢于創(chuàng)新

隨著時(shí)代的腳步，檔案也從手寫記錄到紙質(zhì)打印再到電子化轉(zhuǎn)變，隨著信息時(shí)代的沖擊，現(xiàn)代檔案管理也要從紙量到質(zhì)量的轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理的信息需求也要從量到質(zhì)的跳躍。近年來，國家一直提倡工程設(shè)計(jì)單位和工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行管理信息化、數(shù)字化，也有好多單位也在使用信息化管理技術(shù)，如車輛人員 GPS 定位電子圍欄、建筑信息模型 BIM 技術(shù)、視頻監(jiān)控技術(shù)等，也對(duì)工程檔案的管理工作下了新的戰(zhàn)書。進(jìn)一步提升檔案管理水平和檔案管理系統(tǒng)，不斷改進(jìn)、不斷創(chuàng)新，是檔案管理工作的新出路。

3 檔案信息化管理

隨著信息化時(shí)代的沖刷洗理，越來越多的工程設(shè)計(jì)單位和工程建設(shè)項(xiàng)目逐步采用車輛人員 GPS 定位電子圍欄、建筑信息模型 BIM 技術(shù)、視頻監(jiān)控技術(shù)等信息化管理技術(shù)，建設(shè)項(xiàng)目也大量的使用了如物料智能管控設(shè)備、箱梁智能張拉設(shè)備、試驗(yàn)檢測數(shù)據(jù)智能采集系統(tǒng)、人臉自動(dòng)識(shí)別設(shè)備等先進(jìn)的智能機(jī)械設(shè)備，也逐步加入到信息化管理的隊(duì)伍，也參與了大數(shù)據(jù)處理、數(shù)字化建模、模型撞擊試驗(yàn)等高效率、高標(biāo)準(zhǔn)、高水準(zhǔn)的管理，也充分體現(xiàn)了企業(yè)科學(xué)化、規(guī)范化、精細(xì)化、數(shù)字化的管理水平和理念。

近些年，檔案管理被重新重視，檔案管理也由以往的“冷宮寒服”到現(xiàn)在“披紅掛帥”，這是一次從思想認(rèn)識(shí)上的質(zhì)的飛躍。檔案管理者也在利用這次機(jī)會(huì)，大力地推廣檔案信息化管理技術(shù)，雖然檔案管理也和施工技術(shù)管理一樣加入信息化技術(shù)管理行列，但是建設(shè)工程檔案的信息化管理還不成熟，沒有一個(gè)成套的而且適用性強(qiáng)的設(shè)備和技術(shù)，使之檔案管理在信息化潮流中有些迷茫。在信息化時(shí)代檔案管理也應(yīng)分成小塊或者小組管理，將檔案管理看成好多個(gè)小塊，形成檔案管理流程化、檔案管理集成化、檔案管理模塊化、檔案管理數(shù)字化、檔案管理統(tǒng)一化。

3.1 檔案管理流程化

形成一套統(tǒng)一的系統(tǒng)的檔案管理流程，是檔案管理的基礎(chǔ)，制定一套適應(yīng)工程項(xiàng)目建設(shè)的相關(guān)檔案歸檔制度和適用性強(qiáng)的程序性文件，是工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的根本。將檔案管理根據(jù)人員、內(nèi)容、時(shí)間等的需要分成不同類型的若干個(gè)小組或小塊，比如影像資料可以按類型分為施工進(jìn)度影像資料、隱蔽工程影像資料、質(zhì)量檢驗(yàn)影像資料等，而隱蔽工程影像資料又可以分為鋼筋隱蔽工程影像資料、路基隱蔽工程影像資料等等，將這些若干個(gè)小塊又用時(shí)間節(jié)點(diǎn)或工程進(jìn)度等串到一起，就形成了一個(gè)檔案管理流程。而且對(duì)每一個(gè)小塊環(huán)節(jié)進(jìn)行專人審核歸檔，確保歸檔檔案符合要求。

3.2 檔案管理集成化

檔案集成化管理是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將所有掃描后的紙質(zhì)檔案和電子檔案歸集在一起的一個(gè)平臺(tái)，應(yīng)用管理編號(hào)等手段實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)效果?？晒n案管理人員和檔案查閱人員進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確有效的進(jìn)行檔案的查閱和管理。對(duì)集成化的檔案設(shè)置電子圍擋和權(quán)限，只有有權(quán)限的管理人員可以修改收集檔案，其他人員只有查閱權(quán)限。

3.3 檔案管理模塊化

將檔案管理模塊化，是將整個(gè)檔案管理根據(jù)不同的類型和要求等分成由若干個(gè)模塊組成，而這些模塊又可以分成若干個(gè)小模塊，由專人單獨(dú)的將某一個(gè)模塊整理完善，然后由專人完成審核，最終歸集。

臺(tái)賬管理模塊，臺(tái)賬管理是檔案管理的根本，要善于使用臺(tái)賬管理檔案，在信息化時(shí)代，將臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)分成專一模塊，滲透到各個(gè)模塊中，進(jìn)行數(shù)據(jù)等信息的統(tǒng)計(jì)，有一個(gè)專業(yè)臺(tái)賬統(tǒng)計(jì)的模塊，可以實(shí)現(xiàn)各類想統(tǒng)計(jì)和查閱的檔案，也可以對(duì)不同數(shù)據(jù)集中進(jìn)行分類展示，及圖形展示。

試驗(yàn)管理模塊和數(shù)據(jù)采集模塊配套，將試驗(yàn)檢測管理作為一個(gè)大的模塊，針對(duì)壓力機(jī)、萬能機(jī)、折壓一體機(jī)等試驗(yàn)數(shù)據(jù)采集模塊，實(shí)時(shí)采集試驗(yàn)設(shè)備工作數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析，和資料檔案編制管理模塊對(duì)接，自動(dòng)生成資料。節(jié)約勞力，節(jié)省時(shí)間；現(xiàn)場檢測模塊和數(shù)據(jù)采集模塊配套，在現(xiàn)場使用手機(jī)等終端采集設(shè)備對(duì)現(xiàn)場檢測的數(shù)據(jù)進(jìn)行編制采集，對(duì)接到工序資料模塊，形成原始資料，技術(shù)人員在現(xiàn)場就可以完成隱蔽工程檔案、檢測資料等的編制歸集。

3.4 檔案管理數(shù)字化

作為公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案信息化管理，將紙制檔案掃描后變成數(shù)字化電子檔案，可加入檔案集成化管理，相對(duì)檔案的使用更安全，防止部分檔案的篡改和替換等情況。

可以利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)等供檔案查閱和管理，采用瀏覽器或服務(wù)器等模式的架構(gòu)，在單位或項(xiàng)目建設(shè)組織內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地查檔、遠(yuǎn)程查檔及檔案管理等功能。

3.5 檔案管理統(tǒng)一化

檔案管理整體形成樹狀結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)高效性的檔案管理。借助現(xiàn)代信息管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一化，利用臺(tái)帳管理模塊和檔案目錄實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的統(tǒng)一化。檔案管理可以有序進(jìn)行，信息技術(shù)能夠更加便捷高效的進(jìn)行檔案歸檔和查閱，檔案的重新編輯、整理也會(huì)降低重復(fù)性勞作，減少工作人員，節(jié)約成本。

統(tǒng)一管理，便于檔案信息共享。公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案管理的最終目的施工過程中使用查閱和竣工檔案移交，檔案管理的統(tǒng)一化，能讓檔案管理的各種環(huán)節(jié)都能夠統(tǒng)一進(jìn)行。在施工過程中，能夠簡便快捷的實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員能夠及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題和及時(shí)的整改問題，也可以利用檔案管理來管控現(xiàn)場作業(yè)施工，對(duì)現(xiàn)場問題能夠及時(shí)的分析和處理，增加了施工現(xiàn)場管控的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，能夠更好體現(xiàn)公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案管理的價(jià)值。

4 結(jié)語

總而言之，公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案信息化管理是現(xiàn)代化先進(jìn)的信息科學(xué)技術(shù)手段，也是現(xiàn)代信息化技術(shù)管理方式與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式的統(tǒng)一結(jié)合，也是在新的歷史環(huán)境下，公路工程檔案工作發(fā)展的主要方向和趨勢。在信息化時(shí)代的今天，做好公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中的檔案信息化管理，不但能夠降低資源浪費(fèi)，還能提高檔案資源的利用與開發(fā)的能力效率，還能減少檔案管理工作及資料編輯人員的勞動(dòng)力，降低檔案簽訂、移交、歸檔等各個(gè)渠道的支出費(fèi)用，節(jié)約成本，為公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中檔案管理的持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。Q