張蓮花

近年來，數(shù)字經(jīng)濟(jì)規(guī)模擴(kuò)大、發(fā)展速度加快，電子發(fā)票作為數(shù)字經(jīng)濟(jì)的支撐，能夠推動(dòng)電子商務(wù)、電子供應(yīng)鏈行業(yè)的發(fā)展，有利于節(jié)約人力物力、降低企業(yè)成本，助力國(guó)家數(shù)字經(jīng)濟(jì)發(fā)展。自2013年首張電子發(fā)票開出以來，電子發(fā)票的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，被廣泛應(yīng)用在收費(fèi)公路、海關(guān)等領(lǐng)域。國(guó)家檔案局、財(cái)政部、商務(wù)部、國(guó)家稅務(wù)總局緊密合作，大力推進(jìn)電子會(huì)計(jì)檔案管理，積極開展示范試點(diǎn)工作，并出臺(tái)了一系列相關(guān)規(guī)劃、規(guī)范及指南，不斷研究電子發(fā)票電子化管理，解決電子發(fā)票全流程問題，政策供給充分。

從2016年1月1日，財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（第79號(hào)令）開始，2019-2021年，國(guó)家檔案局、財(cái)政部、商務(wù)部、國(guó)家稅務(wù)總局等機(jī)構(gòu)，陸續(xù)出臺(tái)各項(xiàng)文件和政策，明確提出對(duì)電子檔案建設(shè)的要求，尤其是2020年6月20日，中華人民共和國(guó)第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議通過了《中華人民共和國(guó)檔案法》修訂，其中第三十七條對(duì)電子檔案的法律地位進(jìn)行了明確。另外，2021年3月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步深化稅收征管改革的意見》，明確提出，要大力推進(jìn)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理信息化，通過電子發(fā)票與財(cái)政支付、金融支付和各類單位財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)的銜接，加快推進(jìn)電子發(fā)票無紙化報(bào)銷、入賬、歸檔、存儲(chǔ)。

電子會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展機(jī)遇

企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展需要 第一，傳統(tǒng)手工操作方式不可持續(xù)發(fā)展，管理程序有增無減。公司日常報(bào)銷工作中不斷增長(zhǎng)的電子發(fā)票給財(cái)務(wù)管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。為了避免重復(fù)入賬，財(cái)務(wù)人員還需要通過登記輔助臺(tái)賬的方式查重，整個(gè)過程耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，人員成本有增無減。

第二，違背電子發(fā)票管理的初衷。公司電子發(fā)票入賬流程比紙質(zhì)發(fā)票流程更長(zhǎng)，程序更加煩瑣，沒有達(dá)到簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)工作流程的效果，也失去電子發(fā)票節(jié)能環(huán)保的意義，違背了國(guó)家推行電子發(fā)票管理工作的初衷，不利于長(zhǎng)久可持續(xù)發(fā)展。

第三，電子發(fā)票“驗(yàn)證”困難，存在虛假發(fā)票和重復(fù)入賬的風(fēng)險(xiǎn)。在報(bào)銷時(shí)，需要對(duì)電子發(fā)票進(jìn)行驗(yàn)真、驗(yàn)重工作。不僅需要人為到國(guó)稅網(wǎng)站進(jìn)行查詢驗(yàn)真，還需要匯總統(tǒng)一臺(tái)賬手工排重。

第四，電子發(fā)票存儲(chǔ)分散，存在電子發(fā)票遺失和信息泄露的安全隱患。公司目前電子發(fā)票原件保存主要在報(bào)銷系統(tǒng)的附件管理模塊中，存儲(chǔ)方式與其他附件使用同一存儲(chǔ)介質(zhì)和空間，沒有獨(dú)立的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。

第五，現(xiàn)有系統(tǒng)查閱效率低，不能滿足日常高效利用需要。隨著審計(jì)、巡視、巡查工作的深入開展，相關(guān)會(huì)計(jì)電子資料的查詢頻率不斷提高，由于電子發(fā)票保存未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化存儲(chǔ)，電子發(fā)票查閱需要到報(bào)銷系統(tǒng)中的報(bào)銷單據(jù)附件中進(jìn)行查找，查詢效率低。

檔案工作本身的發(fā)展需要 試點(diǎn)單位于2010年之前就開始檔案信息化建設(shè)，單位檔案部門的硬件設(shè)施及基礎(chǔ)工作做得非常扎實(shí)，在集團(tuán)及同行業(yè)都有較高的知名度，公司實(shí)施部署了綜合檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了試點(diǎn)單位的檔案信息化管理，隨著公司信息化的不斷推進(jìn)及電子會(huì)計(jì)檔案入賬歸檔管理的要求，原有的檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)有單位的實(shí)際需求，以及國(guó)家檔案局對(duì)企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的要求。

試點(diǎn)目標(biāo)

開展增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷入賬試點(diǎn)工作，過程符合《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》（財(cái)會(huì)

〔2013〕20號(hào)）有關(guān)要求。

開展增值稅電子發(fā)票電子化歸檔試點(diǎn)，檔案部門或檔案人員從會(huì)計(jì)核算部門或會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)接收電子發(fā)票，過程符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部、國(guó)家檔案局令第79號(hào)）、《財(cái)政部國(guó)家檔案局關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會(huì)〔2020〕6號(hào)），歸檔存儲(chǔ)格式符合要求，歸檔過程中電子發(fā)票真實(shí)性、完整性、可用性、安全性有保障。優(yōu)化現(xiàn)有ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)、全面預(yù)算系統(tǒng)（結(jié)算模塊），開發(fā)建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，制定相關(guān)管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票采集、報(bào)銷、入賬和歸檔全生命周期的閉環(huán)管理。

關(guān)鍵解決方案

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方案 第一，服務(wù)器配置。核心業(yè)務(wù)服務(wù)器作為基本的處理單元，同時(shí)部署業(yè)務(wù)層、服務(wù)層。分布式部署多個(gè)服務(wù)，如發(fā)票驗(yàn)真服務(wù)、OCR識(shí)別服務(wù)、檔案管理服務(wù)、后臺(tái)管理服務(wù)、網(wǎng)關(guān)服務(wù)、認(rèn)證授權(quán)服務(wù)。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器用來提供數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)，以及數(shù)據(jù)緩存服務(wù)。部署第三方智能檢索引擎，為檔案系統(tǒng)提供智能檢索服務(wù)。用于電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的電子文件存儲(chǔ)服務(wù)。程序發(fā)布前UAT測(cè)試服務(wù)器，接口聯(lián)調(diào)測(cè)試服務(wù)器、功能演示培訓(xùn)服務(wù)器。

第二，檔案電子化設(shè)備。檔案電子化的設(shè)備包括終端設(shè)備、掃描儀等，必須對(duì)其進(jìn)行全面的安全監(jiān)控和輸出管理，能夠有效防止電子會(huì)計(jì)檔案泄密，實(shí)現(xiàn)檔案電子化設(shè)備有效控制，合理調(diào)度、安全管控、事后審計(jì)等。本次在中心檔案室增配5臺(tái)掃描儀。

系統(tǒng)建設(shè)方案 首先，總體設(shè)計(jì)架構(gòu)。一是通過功能優(yōu)化，完善操作流程。開發(fā)票夾功能，通過票夾管理電子發(fā)票相關(guān)附件和單據(jù)，規(guī)范電子發(fā)票的存儲(chǔ)，同時(shí)進(jìn)行電子發(fā)票的驗(yàn)真、驗(yàn)重、版式驗(yàn)真，確保電子發(fā)票的采集管理更符合實(shí)際操作流程。二是減少手工工序，提升工作效率。通過調(diào)用國(guó)家稅務(wù)總局相關(guān)接口，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票影像的線上自動(dòng)驗(yàn)真；通過票夾管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)驗(yàn)重，避免電子發(fā)票重復(fù)入賬的風(fēng)險(xiǎn)；通過智能識(shí)別，將發(fā)票信息自動(dòng)帶入報(bào)銷單，極大地提高填單及審核工作效率。三是全過程封閉管理，確保歸檔電子發(fā)票的真實(shí)性。通過使用集團(tuán)ERP財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、全面預(yù)算系統(tǒng)和電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，可以對(duì)會(huì)計(jì)資料從采集、整理、管理到利用進(jìn)行全過程信息化管控，實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票報(bào)銷、入賬和歸檔工作的全過程封閉管理，規(guī)避了人為因素導(dǎo)致歸檔的電子發(fā)票失真、修改和刪除的風(fēng)險(xiǎn)。

其次，技術(shù)架構(gòu)設(shè)計(jì)。系統(tǒng)采用成熟的技術(shù)架構(gòu)，提供純?yōu)g覽器模式，使用VUE作為展現(xiàn)層，后端使用Java做基礎(chǔ)服務(wù)層，提供數(shù)據(jù)庫(kù)、資源、權(quán)限等基礎(chǔ)能力，業(yè)務(wù)層和服務(wù)層通過HTTP接口作為交互方式。這樣的體系結(jié)構(gòu)參考了大型互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)優(yōu)點(diǎn)，底層薄而通用。前端用輕量級(jí)的VUE開發(fā)便于調(diào)整，后端可補(bǔ)充如連接池、事務(wù)管理、分布式等高端特性。第三方產(chǎn)品如對(duì)于OCR、文件轉(zhuǎn)換服務(wù)、報(bào)表等服務(wù)，可以通過基礎(chǔ)服務(wù)層進(jìn)行整合，作為服務(wù)提供給業(yè)務(wù)層使用。

最后，業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)。以報(bào)銷單舉例整體的公司電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔的業(yè)務(wù)流程，先在票夾進(jìn)行發(fā)票采集、存儲(chǔ)、驗(yàn)證、生效的工作。在全面預(yù)算系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷時(shí)關(guān)聯(lián)電子發(fā)票，審批通過生成財(cái)務(wù)憑證，財(cái)務(wù)憑證自動(dòng)完成過賬后進(jìn)入歸檔管理，在歸檔管理中完成最終的檢查整備，傳送到檔案中間庫(kù)中，通過定時(shí)請(qǐng)求進(jìn)行四性檢測(cè)，再通過定時(shí)請(qǐng)求生成資料采集，之后在檔案系統(tǒng)進(jìn)行檔案整理（立卷、移交），檔案人員進(jìn)行檔案接收后，可以對(duì)檔案進(jìn)行入庫(kù)、利用的功能。

詳細(xì)建設(shè)方案 一是電子發(fā)票歸集方案。為達(dá)到電子發(fā)票歸集的目標(biāo)，增加票夾管理，將票夾管理與全面預(yù)算結(jié)算模塊、集團(tuán)ERP財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行集成，通過票夾實(shí)現(xiàn)發(fā)票的上傳、識(shí)別、驗(yàn)真和版式驗(yàn)真功能，通過驗(yàn)證后發(fā)票進(jìn)入發(fā)票池進(jìn)行驗(yàn)重，驗(yàn)證通過的發(fā)票才能進(jìn)行報(bào)銷。二是電子發(fā)票報(bào)銷方案。在電子發(fā)票歸集的基礎(chǔ)上，通過全面預(yù)算結(jié)算模塊與票夾模塊對(duì)接，選擇需要報(bào)銷的發(fā)票，依據(jù)報(bào)銷規(guī)則自動(dòng)填寫報(bào)銷單的金額、費(fèi)用項(xiàng)等字段，并為審批人提供影像及發(fā)票數(shù)據(jù)展示支持，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票報(bào)銷管理全流程可視化。三是電子發(fā)票入賬方案。全面預(yù)算系統(tǒng)與集團(tuán)ERP財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)通過接口實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，審批后的報(bào)銷單自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，完成入賬操作，并建立憑證號(hào)與電子發(fā)票版式文件及相關(guān)附件的對(duì)應(yīng)關(guān)系，為電子發(fā)票歸檔建立數(shù)據(jù)連接。四是電子發(fā)票歸檔方案。電子發(fā)票的報(bào)銷、入賬均由財(cái)務(wù)部相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成。入賬完畢后，相關(guān)人員將報(bào)銷單、電子發(fā)票、其他影像資料、會(huì)計(jì)憑證等封裝打包傳送至電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，進(jìn)入整編庫(kù)，經(jīng)與紙質(zhì)檔案核對(duì)后，通過電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行整理、組卷、移交和歸檔。

安全保密方案 一是安全管理方案。服務(wù)器部署之前，安裝殺毒軟件，并對(duì)操作系統(tǒng)進(jìn)行掃描，開啟防病毒功能，針對(duì)有必要的業(yè)務(wù)系統(tǒng)開啟防火墻功能，隔離相同邏輯區(qū)域或者相同子網(wǎng)無交互信息的服務(wù)器。系統(tǒng)上線前對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描，如發(fā)現(xiàn)威脅和風(fēng)險(xiǎn)，則要在整改結(jié)束后，方可上線。針對(duì)不同邏輯區(qū)域或者不同子網(wǎng)的服務(wù)器通過虛擬化防火墻對(duì)IP和服務(wù)端口進(jìn)行限制，確保只能訪問到檔案系統(tǒng)對(duì)外開放的服務(wù)。每年對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行等保檢查，并且根據(jù)檢查的結(jié)果，全方位的對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)。二是網(wǎng)絡(luò)管理方案。網(wǎng)絡(luò)主干路全部采用的冗余鏈路（主主和主備相結(jié)合的方式），重要的數(shù)據(jù)交換區(qū)域和安全防護(hù)區(qū)域采用熱備的方式進(jìn)行連接。網(wǎng)絡(luò)出口采用聯(lián)通和電信雙鏈路接入，確保網(wǎng)絡(luò)的可用性。所有連接通過VPN進(jìn)行訪問，確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩行浴?/p>

實(shí)踐價(jià)值

完成了系統(tǒng)優(yōu)化和電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)開發(fā)建設(shè) ERP財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)完成了總賬、應(yīng)付、應(yīng)收子模塊新增上傳附件功能，并與票夾管理模塊進(jìn)行無縫集成。全面預(yù)算系統(tǒng)完成了結(jié)算模塊優(yōu)化附件管理功能，與票夾管理模塊進(jìn)行無縫集成。票夾管理模塊完成了對(duì)票夾管理模塊的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子發(fā)票的采集、驗(yàn)證、存儲(chǔ)進(jìn)行統(tǒng)一管理。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)：完成了電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票和電子文件在線整理、采集、組卷、移交、歸檔、利用。

實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔全過程管理 系統(tǒng)建設(shè)完成后，在公司總部、運(yùn)銷公司和供應(yīng)公司三家單位上線試運(yùn)行，形成2022年1-3月共計(jì)三個(gè)月的電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，共歸檔會(huì)計(jì)憑證4874份、會(huì)計(jì)憑證附件13739張、電子發(fā)票47張。系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)，安全有效。

建立并完善了會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)規(guī)范和制度 根據(jù)國(guó)家檔案局、財(cái)政部有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理制度、規(guī)范，結(jié)合公司內(nèi)部管理要求，編制了《會(huì)計(jì)檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范》《會(huì)計(jì)檔案接口規(guī)范》《四性檢測(cè)方案》《電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)與安全管理制度》《檔案管理系統(tǒng)應(yīng)急管理辦法》等，進(jìn)一步加強(qiáng)了公司檔案管理工作，使公司電子會(huì)計(jì)檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、信息化的軌道。

推動(dòng)試點(diǎn)公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐 本次電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔全過程試點(diǎn)工作是數(shù)字技術(shù)賦能傳統(tǒng)業(yè)務(wù)管理的典型應(yīng)用。通過開發(fā)票夾管理模塊，實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票O(jiān)CR智能識(shí)別采集、國(guó)家稅務(wù)總局接口驗(yàn)真、電子發(fā)票PDF和OFD原件智能版式驗(yàn)真、發(fā)票池驗(yàn)重及存儲(chǔ)功能；通過優(yōu)化全面預(yù)算結(jié)算模塊、集團(tuán)ERP會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)功能，完成了電子發(fā)票的報(bào)銷、入賬、生成記賬憑證；建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票采集、報(bào)銷、入賬和歸檔全生命周期的閉環(huán)管理。同時(shí)推進(jìn)了ERP系統(tǒng)相關(guān)模塊的優(yōu)化完善，充分發(fā)揮了信息部門支撐服務(wù)作用。