□李 朝
檔案具有存史、資政、育人的重要作用。2021 年,習近平總書記對檔案工作作出重要批示,要求把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好,把新時代黨領(lǐng)導人民推進實現(xiàn)中華民族偉大復興的奮斗歷史記錄好、留存好,更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾。水利工程項目在實施過程中,自然會產(chǎn)生大量的文件資料,按照相關(guān)規(guī)定,對此進行整理留存,即可形成工程檔案。工程檔案涉及的信息對整個項目能否順利實施具有重要作用。高質(zhì)量、完整的工程檔案能夠為日后建設(shè)提供參考,同時也能回溯工程項目建設(shè)過程,為運行中的各類問題尋找根源??梢?,工程檔案整體情況直接影響著工程項目的順利建設(shè)和后續(xù)運行。分析當前各類工程項目檔案管理實際情況可知,收集、匯總、分類、儲存、運用等各個環(huán)節(jié)是個有機整體,不論哪個環(huán)節(jié)出問題,都將直接影響檔案資料的完整性。因此,必須從實際出發(fā),系統(tǒng)提升工程檔案質(zhì)量及管理水平,促使工程項目建設(shè)更加規(guī)范化、制度化。
工程檔案,主要指的是從工程項目提出、立項開始,直到審批、設(shè)計、施工,再到竣工的整個過程中形成的各類工程資料,其中包括聲像、電子、文字、圖表、實物等各類記錄形式。工程檔案主要有以下3 方面作用。
現(xiàn)如今,社會與經(jīng)濟發(fā)展勢頭強勁,促使我國高度重視基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。工程項目檔案作為工程項目建設(shè)過程的“記錄者”,通過“能收盡收、應收盡收”的方式,提供可靠數(shù)據(jù)供工程建設(shè)參考,保證工程項目在維修、擴建等環(huán)節(jié)順利實施。特別是影音檔案,能夠全天候、全方位地完整記錄工程項目建設(shè)過程。
工程檔案的質(zhì)量主要取決于資料的完整性、真實性、準確性。從工程開始直到竣工,都需要進行資料歸檔和管理,以提高科學化管理水平,更好地保證工程質(zhì)量,進而為整個工程施工提供較全面、真實的依據(jù)和憑證。
工程檔案記錄的工程項目建設(shè)各個環(huán)節(jié)的信息,可以輔助各項工作的開展,提升管控水平,進而提高各類資源利用率,這對工程項目單位效益提升具有重要作用。提升工程檔案科學化管理水平,能夠促使施工流程和各項管理工作規(guī)范化、有序化,對促進工程的長遠發(fā)展具有重要意義。
我國高度重視制度規(guī)范化建設(shè),各地區(qū)、各單位在保證工程檔案管理的制度化、規(guī)范化、標準化方面,相繼頒發(fā)了一些有關(guān)工程檔案的管理性文件。這些文件明確了各方主體的工作要求和職責,提出必須做好工程項目檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導與考核各個環(huán)節(jié)的工作,確保工程建設(shè)項目檔案資料及內(nèi)容的完整性、準確性、安全性。在此過程中應當科學合理利用有效控制手段,提高檔案部門執(zhí)法效能,逐步實現(xiàn)工程檔案管理的程序化、規(guī)范化、標準化。但在具體實踐過程中,還存在項目負責人對檔案不重視、檔案員“單打獨斗”、湊數(shù)造假、形式單一等問題,需要下力氣予以解決。
工程參建人員是工程檔案形成的主要參與者,只有保證人員思想認知到位,認識到工程檔案對推進工程項目順利建設(shè)的重要性,才能保證工程檔案管理工作落到實處。因此,檔案管理部門應當加大宣傳力度,促使工程項目各崗位人員正確認識,逐步提高其對檔案資料收集、整理等環(huán)節(jié)的重視程度,強化工作責任心。對此,在工程建設(shè)初期,需要進一步明確項目負責人的職責、權(quán)限,促使其充分了解并掌握檔案管理工作內(nèi)容,從工程材料的收集、整理、歸檔等細節(jié)入手,將其納入到人員崗位職責中,確保在建項目檔案工作能夠始終與項目建設(shè)進度同步,項目負責人必須重視對工程檔案資料重要性的宣傳,將檔案工作貫穿整個項目全過程,通過事前、事中、事后、驗收全生命周期的管理,切實保證檔案管理工作有效性、科學性。
為保證工程檔案管理工作落到實處,需要建立健全檔案管理制度機制,確保各項工作能夠有序開展。工程項目在提出立項階段就應當建立健全項目前、中、后期資料管理標準,這一過程要求相關(guān)人員必須遵守檔案法律法規(guī),同時還要明晰各參建單位的責任。在此基礎(chǔ)上,針對工程檔案的要求、程序、細則等環(huán)節(jié),必須加大力度嚴格管控備案、報送過程,主要目的就是確保工程檔案整體管理質(zhì)量。當然,為促使檔案管理制度機制能夠切實得到執(zhí)行,在項目實施過程中檔案主管部門應當進行有效、系統(tǒng)的監(jiān)督,借助有關(guān)規(guī)定,如檔案驗收辦法、管理規(guī)定等,構(gòu)建出完善全面的監(jiān)督機制,切實保證工程項目檔案的準確性、有效性、可靠性。
工程檔案管理人員必須全過程地參與到工程項目中,這就需要從工程建設(shè)項目的提出和籌劃開始,直到竣工,整個過程必須保證制度建設(shè)完善,注重對工程項目的全過程控制。相關(guān)工作人員應當積極學習檔案法律法規(guī),嚴格遵照檔案相關(guān)管理要求,開展各個環(huán)節(jié)檔案資料的收集、匯總、整理、分類等工作。與此同時,必須進行嚴格審查、審核,確保工程檔案資料完整、統(tǒng)一、規(guī)范。在工程竣工驗收階段,建設(shè)單位與檔案管理人員需要一同參與,保證項目竣工驗收與檔案資料驗收同步,促使工程立項開工、施工過程、完工驗收能夠與竣工資料的收集、形成、驗收環(huán)節(jié)相統(tǒng)一,從根本上保證工程檔案資料質(zhì)量。
全面提升工程檔案資料管理水平,需要積極利用計算機技術(shù)、信息技術(shù)等優(yōu)勢,構(gòu)建出信息化、數(shù)字化檔案管理模式。在具體實踐中,檔案管理人員只有樹立正確的信息化管理思想、掌握信息化管理方法,才能逐步構(gòu)建相應的管理模式,依托網(wǎng)絡(luò),借助計算機建立健全工程電子文件類的資料,進而逐步實現(xiàn)標準化、信息化。分析工程檔案形成整個過程,不難發(fā)現(xiàn),從立項到竣工驗收,當中涉及的檔案資料及內(nèi)容都是由不同單位產(chǎn)生,因此,為了保證各個單位、部門、人員能夠良好溝通,工程檔案管理部門應當有計劃地搭建數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺,為各方提供網(wǎng)絡(luò)共享空間。這種管理模式不僅可以提高管理效率,而且也能夠減少勞動成本持續(xù)輸出。檔案管理人員可以借助信息化平臺,發(fā)揮出檔案管理信息系統(tǒng)的作用,高效利用檔案資源管理數(shù)據(jù)庫,對工程檔案進行動態(tài)化管理,從而保證檔案信息服務(wù)的高效性。
檔案管理工作人員的整體素質(zhì)與能力會直接影響檔案管理工作的質(zhì)量,因此,檔案管理部門必須加強人員培訓,對專業(yè)檔案管理人員開展專題知識培訓,確保工作人員在掌握檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容的基礎(chǔ)上,也清楚工程技術(shù)方面的檔案管理知識。此外,為進一步提升檔案管理信息化水平,工程檔案管理人員應當具備一定的計算機信息管理能力,能夠及時掌握新型管理技術(shù),從而促使檔案管理工作科學化、規(guī)范化。
總之,通過對提高工程檔案質(zhì)量及管理水平的思路探析,我們不難發(fā)現(xiàn),為實現(xiàn)工程檔案科學化管理,保證檔案的作用與價值得以發(fā)揮,檔案管理人員必須高度重視“全程管理”理念的樹立,從工程項目建設(shè)各個環(huán)節(jié)入手,將管理視角延伸到檔案工作各個階段,逐步落實工程檔案管理目標,以高質(zhì)量檔案支撐高質(zhì)量工程,以檔案的持久價值促進工程的良性發(fā)展?!?/p>