魏婕

（淮安市高級職業(yè)技術學校，江蘇淮安 223005）

為了迎接大數(shù)據(jù)時代到來，國家提出了構建一體化大數(shù)據(jù)中心新格局。在這樣的時代背景下，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，將其轉化為數(shù)字化檔案勢在必行。在大數(shù)據(jù)技術的支持下，檔案管理工作將迎來巨大的變化，檔案信息和資源將被存儲在透明的空間內(nèi)，管理人員可以通過網(wǎng)絡系統(tǒng)和工具關注檔案信息的變化。學校檔案的管理、應用能夠為高職院校科研服務、師生活動提供資料、檔案管理，不僅是學術管理的重要部分，更對學校學術水平、持續(xù)發(fā)展具有重要影響。在以往的檔案管理方式下，檔案信息存檔、查閱面臨一定困難，而大數(shù)據(jù)的運用恰好能夠解決這一問題，為各類檔案查閱、整理、擴充和存儲提供便利[1]。然而，目前高校檔案數(shù)字化管理仍面臨著管理模式陳舊、管理技術單一和管理人員意識淡薄等挑戰(zhàn)。為推動大數(shù)據(jù)下高校檔案管理工作轉型升級的順利進行，需堅定信心，有針對性地解決困難，積極探索數(shù)字化管理的有效途徑。

一、大數(shù)據(jù)下高職檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理模式面臨挑戰(zhàn)

在原有的檔案管理工作中，高職管理人員更多圍繞紙質(zhì)檔案展開工作，這樣的情況下，部分人員已經(jīng)形成了專門管理紙質(zhì)檔案的模式和方法。然而在大數(shù)據(jù)時代下，以往的檔案管理模式、方法難以適應時代需求。若學校仍沿用原有的檔案管理方式，則會限制檔案管理工作效率的提高，甚至會影響檔案資料的準確性、完整性、時效性。所以，學校應根據(jù)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展特征，結合學校實際進行探索，構建更加高效、完善的檔案管理模式，保證檔案管理工作向科學化、現(xiàn)代化發(fā)展[2]。

（二）管理技術面臨挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來了新的變化。其一，具備數(shù)字特征的信息內(nèi)容都可以歸入檔案范疇。在將數(shù)據(jù)信息收集到計算機系統(tǒng)后，成為電子檔案。其二，檔案服務向多元化發(fā)展。要求管理人員根據(jù)用戶需求，針對性地提供多樣化、先進的檔案服務，這就對檔案管理技術提出了更高的要求，諸多高職學校仍以紙質(zhì)檔案管理方式為主，對網(wǎng)絡和計算機的使用率不高。部分學校已經(jīng)通過計算機和網(wǎng)絡手段進行檔案管理，但在管理上局限于檔案電子化，僅支持用戶進行信息查詢，未能滿足大數(shù)據(jù)時代下用戶的多元化需求，導致學校檔案管理工作受到影響。

（三）管理人員面臨挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)技術給檔案管理人員的工作理念、方式和方法帶來了沖擊，要求管理人員向智能化、自動化角色轉變。在這樣的要求下，高職檔案管理人員需要結合時代要求定位自身工作角色，轉變固有的檔案保管理念，樹立現(xiàn)代化的服務意識，滿足用戶多元化的服務需求[3]。同時，大數(shù)據(jù)時代對管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、技能提出了更高要求，管理人員需要掌握多種信息技術的運用方式，具備較高的信息素養(yǎng)，能夠利用大數(shù)據(jù)平臺關注用戶需求，為全校師生提供個性化服務，提高檔案信息資源的潛在價值。

二、大數(shù)據(jù)下高職檔案數(shù)字化管理的問題分析

（一）檔案管理意識薄弱

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，將紙質(zhì)檔案轉為電子檔案進行管理的模式為大勢所趨，數(shù)字化管理是高校檔案管理的發(fā)展方向。然而，在學校的檔案管理工作中，仍然保留了以往的管理風格和模式，影響了新型管理模式的實施。部分檔案管理人員停留在對紙質(zhì)檔案的信息記錄、裝訂等進行歸檔，即使改為數(shù)字化管理仍難以改變工作重心，沒有意識到管理才是重點建設內(nèi)容，從而導致工作進展緩慢。

（二）缺乏數(shù)字資源的支持

作為負責檔案管理的人員，需要認清數(shù)字檔案資源欠缺的情況。即便大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，但是管理人員未能及時更新數(shù)字檔案資源，未能體現(xiàn)學校檔案管理工作的創(chuàng)新性。同時，受限于檔案管理內(nèi)容，管理人員對數(shù)字資源的開發(fā)、整合力度不足，導致數(shù)字資源缺乏。

（三）宣傳力度有待提高

從高職檔案管理方式和歷史發(fā)展的角度來看，在進行檔案管理工作時，高職學校較少圍繞檔案管理的重要性展開宣傳，導致學校諸多群體對檔案管理缺乏重視。此外，在高職管理體系中，未能專門構建師生宣傳系統(tǒng)[4]，影響了全校師生對檔案資源的搜集、獲取和使用，這樣的情況下，高職檔案管理工作質(zhì)量難以得到有效提高。

（四）管理方式有待優(yōu)化

諸多高職學校在開展檔案管理工作時，容易出現(xiàn)忽視教育環(huán)境、社會因素等問題。從更深層角度看，這恰恰反映了學校檔案管理方式與大數(shù)據(jù)時代發(fā)展要求的不匹配。在網(wǎng)絡互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)的支持下，未能構建起基于大數(shù)據(jù)技術的資源平臺和信息庫，也就難以保證檔案數(shù)字化管理的效果，導致檔案的潛在價值得不到發(fā)揮。

（五）管理隊伍素質(zhì)有待加強

檔案管理隊伍的素質(zhì)和能力決定了管理工作的效率和服務水平。在高職檔案管理人員構成中，傳統(tǒng)的檔案管理人員具有較高的檔案管理能力，但信息技術工作能力不夠，難以達到科技發(fā)展和大數(shù)據(jù)技能的要求，而具備先進信息技術知識的工作人員，其檔案管理能力卻又不足。同時具備檔案管理能力和信息技術知識的人才較少，工作能力的欠缺導致高職檔案管理工作的質(zhì)量無法得到有力保障。因此，急需具有大數(shù)據(jù)操作技能、較強檔案管理能力的人才。這就限制了檔案管理服務形式的優(yōu)化和發(fā)展。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因是，檔案管理智能化、信息化水平不高，缺乏智能系統(tǒng)、設備的支持。

三、大數(shù)據(jù)下高職檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新策略

（一）注重數(shù)據(jù)容量擴充，提高管理成效

大數(shù)據(jù)時代的核心要素是數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)也可以被視為資源。學校檔案資源的數(shù)字化需要管理人員具備先進的資源觀念，將數(shù)據(jù)積累、應用放在重要地位。為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)容量的擴充，檔案管理人員應積極加入數(shù)字資源建設中，不斷增加數(shù)字檔案資源的存量。在這方面，我國諸多學校仍處于摸索階段，在缺乏規(guī)范管理文件的情況下，管理工作存在一定隨意性，數(shù)字資源的開發(fā)力度不足，也就導致最終成效不佳。因此，管理人員應對數(shù)字資源引起思想層面的重視，通過拓寬數(shù)據(jù)搜集、信息獲取的渠道，加大數(shù)據(jù)容量的擴充力度，從多種社交平臺、媒體頻道中篩選和搜集資源，擴大數(shù)字檔案資源的容量。在加強數(shù)字檔案資源擴充時，檔案管理人員應從以下兩方面著手：其一，對電子檔案進行征集?；谖锫?lián)網(wǎng)、現(xiàn)代信息技術的支持，高職管理工作要向辦公自動化的方向發(fā)展，這就會出現(xiàn)大批電子文檔、文件，管理人員要對這些文件資源進行電子歸檔處理。所以，檔案管理人員應正確認知這一形勢，注重各個部門的工作協(xié)調(diào)，對產(chǎn)生于工作環(huán)節(jié)的電子文件要按規(guī)范流程進行移交，匯集到建立的電子檔案庫中。其二，搭建不同類型的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。在檔案資源數(shù)據(jù)化建設中，需要管理人員配合建設人員進行數(shù)據(jù)庫建設，圍繞光盤數(shù)據(jù)、媒體數(shù)據(jù)、檔案全文和目錄等展開。

（二）加大檔案管理宣傳力度，提高師生參與度

要想確保高職檔案管理工作效率得到提高，學校和管理人員應立足大數(shù)據(jù)視角，對多方面資源、信息進行系統(tǒng)化、深層次加工，通過大數(shù)據(jù)技術宣傳檔案管理工作的重要性，使得更多師生認識到大數(shù)據(jù)技術的價值，這樣才能真正發(fā)揮檔案資源的價值。首先，宣傳工作要從管理、決策層入手，使他們對檔案管理工作的作用、大數(shù)據(jù)對檔案數(shù)字化管理的價值有一個全面的認知，以確保后期的宣傳工作順利實施。其次，宣傳工作要覆蓋全體師生，根據(jù)學生學習活動、實習實訓和教師教學，構建全方位、多角度的宣傳教育體系，使得師生自覺成為檔案管理工作的一員[5]。最后，及時對宣傳效果進行收集和分析，發(fā)現(xiàn)宣傳工作中的不足，及時進行信息更新。持續(xù)性、有質(zhì)量地進行宣傳，保證師生的參與度。

（三）優(yōu)化管理服務模式，強化服務能力

基于大數(shù)據(jù)時代背景，在推進檔案向數(shù)字化管理方向發(fā)展時，管理人員要重點關注管理和服務模式的轉變。在進行歸檔工作時，要保證檔案的數(shù)據(jù)化，對于未能數(shù)據(jù)化的紙質(zhì)檔案，管理人員要推進數(shù)據(jù)化工作。在全面實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化后，除了涉密檔案資源外，其他檔案不再需要專門建立索引。在證據(jù)服務提供方面，可以通過發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢對業(yè)務流程進行優(yōu)化和精簡，為用戶提供簡化的查詢流程，促使檔案查詢效率得到提高。此外，大數(shù)據(jù)技術可以支持人員進行檔案服務方式的轉變。在大數(shù)據(jù)背景下，尤為重要的一點是檔案附加機制，這就需要管理人員從海量數(shù)據(jù)信息中分析其價值，確保檔案服務能力得到提升。

（四）建設智能管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平

在大數(shù)據(jù)時代下，以往的數(shù)據(jù)處理技術已經(jīng)難以適應時代要求，這就需要學校推進檔案智能化、信息化的建設，將智能系統(tǒng)、現(xiàn)代信息技術平臺引入管理工作中，以更好地發(fā)掘檔案數(shù)據(jù)的潛在價值，提高數(shù)字資源的開發(fā)、利用率。首先，學校應加強基礎設備建設和加大檔案信息化設施的投入，如購置齊全采集信息所需的照相機、掃描儀、條碼機、大容量硬盤等，還要引入智能化管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡化管理設備，為檔案資源的快速搜集、傳輸、整理和利用提供保障。其次，管理人員要將大數(shù)據(jù)技術融入到檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，形成大數(shù)據(jù)支持的檔案信息中心數(shù)據(jù)庫、專門數(shù)據(jù)庫，確保檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化管理的安全性、規(guī)范性和完整性。在智能管理系統(tǒng)中，管理人員可以根據(jù)權限登錄系統(tǒng)，完成添加、修改等工作，檔案的分類可以在大數(shù)據(jù)引擎的支持下自動完成。對于難以形成電子版的檔案，管理人員可以通過運用智能管理系統(tǒng)，對紙質(zhì)檔案的存放位置進行檢索[6]。最后，學校還能運用大數(shù)據(jù)建立學術搜索、用戶搜索引擎，讓用戶享受到便捷化、開放化的查詢服務，促進檔案管理水平進一步提高。

（五）完善檔案安全管理制度，保障檔案工作有序進行

數(shù)字化管理檔案需要計算機等設備，注重全流程中的物理環(huán)境、網(wǎng)絡運行和信息安全是保障檔案數(shù)字化管理的關鍵。其一，注重計算機設備和其所處物理環(huán)境的安全。在日常管理中，管理人員需要按時對檔案數(shù)字化設備所處環(huán)境進行通風和清理，重點排查所處環(huán)境的電路、防火系統(tǒng)等，對設備進行及時維護和換新處理，確保檔案數(shù)字化管理能按計劃有序進行。其二，注重維護數(shù)字化管理網(wǎng)絡的運行安全。計算機的介入使檔案管理工作更加便捷的同時，信息安全指數(shù)也有所下降，所以應該定期對電腦進行病毒查殺，防止不法分子利用網(wǎng)絡漏洞盜取信息，導致檔案信息泄露。此外，應根據(jù)檔案的重要程度進行分級管理和授權，進一步保證檔案信息安全。其三，設置訪問和操作日志。管理人員要定期、及時地記錄檔案管理操作，防止誤操作導致信息丟失。通過以上方法，可以有效避免一些外界和人為因素導致的信息泄露、丟失等問題，確保檔案數(shù)字化管理工作正常進行。

（六）注重人員培訓，提高大數(shù)據(jù)運用能力

加強數(shù)字化管理重在提高人員的大數(shù)據(jù)運用能力。為此，學?？梢约訌妼I(yè)化數(shù)字檔案管理人員的選拔、培訓，對現(xiàn)有的檔案管理人員結構進行優(yōu)化，促使整體管理人員的大數(shù)據(jù)應用技能得到提高。例如，在引入和招聘環(huán)節(jié)，可以優(yōu)先選擇計算機、大數(shù)據(jù)相關專業(yè)的人才，要求其具備一定的操作技能。同時，要關注檔案管理人員的繼續(xù)發(fā)展，定期開展大數(shù)據(jù)專題的培訓活動，圍繞大數(shù)據(jù)功能、計算機操作、網(wǎng)絡化技術等方面進行培訓，建立對應的人員培訓、獎懲和考核機制，讓管理人員主動樹立大數(shù)據(jù)意識[7]。為促進檔案管理向現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展，管理人員必須具備大數(shù)據(jù)相關技術，學校也可以為人員提供集中培訓的機會，讓管理人員掌握更多大數(shù)據(jù)知識，促使其大數(shù)據(jù)運用和工作能力得到提高。

四、結束語

綜上所述，高職院校檔案向數(shù)字化管理方向發(fā)展是大數(shù)據(jù)、人工智能時代的要求，更是促進檔案管理和服務向現(xiàn)代化、專業(yè)化發(fā)展的必經(jīng)之路。因此，學校和管理人員要重視大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，結合本校檔案管理工作實際進行優(yōu)化和創(chuàng)新。具體而言，要通過擴充數(shù)據(jù)容量、加大宣傳力度、改進服務管理模式、引入智能管理系統(tǒng)、完善檔案安全管理制度和加強人員培訓等措施切實推動檔案向數(shù)字化管理發(fā)展，發(fā)揮檔案在高職建設中的作用。