文/太原市城市排水管理中心 馮亞峰

文書檔案是事業(yè)單位在行政管理活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化形成的檔案資料，主要包括上級的指示、命令，下級的請示、報告，以及決定、通知、簡報、會議記錄、計劃總結(jié)等內(nèi)容。文書檔案管理的效率高低，直接影響單位業(yè)務(wù)工作的開展。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中指出，要全面推進檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設(shè)，提高檔案管理效率，充分發(fā)揮出檔案的功能價值。以下結(jié)合實踐，探討事業(yè)單位文書檔案管理效率的提升路徑。

一、文書檔案管理的重要作用

文書檔案具有一定特殊性：一是綜合性強，涉及范圍廣。二是保密性高，屬于單位內(nèi)部的機密文件。三是階段性，一般以半年或一年為一個歸檔階段。對事業(yè)單位而言，文書檔案是檔案業(yè)務(wù)的核心，不僅具有參考價值，而且能提供檢索服務(wù)，因此管理工作具有重要作用。

（一）文書檔案是檔案業(yè)務(wù)的核心。事業(yè)單位在日常業(yè)務(wù)運行中，會形成大量的文書檔案，由檔案管理機構(gòu)進行統(tǒng)一管理。之所以說文書檔案是檔案業(yè)務(wù)的核心，原因包括兩點：第一，在檔案管理中，文書檔案管理占據(jù)了大部分時間，要求工作人員拿出足夠的精力，單位配置足夠的資源，才能對文書檔案進行收集、分類、歸檔、保管，并結(jié)合單位實際需求進行檔案的開發(fā)利用。第二，文書檔案管理中積累的經(jīng)驗，可用在其他檔案的管理中，有助于工作人員及時發(fā)現(xiàn)檔案管理問題，并采取有效的整改措施，從而提高檔案管理質(zhì)量。

（二）文書檔案具有參考價值。第一，單位處理業(yè)務(wù)時，通過查閱文書檔案，能準確、全面、客觀地了解單位的運行情況，避免業(yè)務(wù)上出現(xiàn)差錯。第二，單位業(yè)務(wù)活動執(zhí)行期間，涉及多個法令、規(guī)章或決議，通過查閱文書檔案，可作為法令的依據(jù)。第三，文書檔案是開展研究工作時最正確、最直接的原始資料，尤其在撰寫業(yè)務(wù)報告、學(xué)術(shù)報告時，文書檔案能提供最佳參考。第四，文書檔案記錄了部門和人員的工作成績，是進行績效考評的參考依據(jù)。

（三）文書檔案能提供檢索服務(wù)。事業(yè)單位在尋找依據(jù)、技術(shù)參考、實施管理、提供歷史資料時，均會對文書檔案進行檢索。如今，事業(yè)單位的公共服務(wù)職能更加多元化，單位必須對文書檔案進行集中管理，結(jié)合檔案使用需求提供檢索服務(wù)。而且，未來的檢索服務(wù)范圍不再局限于單位內(nèi)部，而是不斷擴大，滿足社會民眾對文書檔案的信息需求，突出單位的社會服務(wù)職能。

二、事業(yè)單位文書檔案管理效率的影響因素

（一）制度因素。第一，工作制度不完善。文書檔案的管理制度，主要包括檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、檢索、利用等內(nèi)容，涉及檔案管理的基本要求、工作流程和機構(gòu)設(shè)置等。工作制度不完善，會導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)盲目性和隨意性，影響正常的工作秩序，進而降低檔案管理效率。第二，機構(gòu)設(shè)置不合理。文書檔案管理中，管理機構(gòu)設(shè)置不合理、人員崗位職責(zé)不明確，也會影響檔案管理效率。例如：機構(gòu)設(shè)置關(guān)系到崗位職責(zé)與分工，職能部門的職權(quán)不清晰，容易造成多頭管理、重復(fù)管理的問題，且出現(xiàn)問題難以追究責(zé)任，降低檔案管理效率。第三，管理流程復(fù)雜。管理流程能引導(dǎo)管理工作有序開展，但管理流程過于復(fù)雜，不僅會延長工作時間，還可能造成檔案信息失真，影響檔案管理效率。

（二）人員因素。第一，管理理念落后。經(jīng)濟社會的變化、事業(yè)單位的改革、信息技術(shù)的進步，對文書檔案管理工作提出新的要求。事業(yè)單位只有及時更新管理理念，才能適應(yīng)外界環(huán)境的變化。第二，角色定位偏差。檔案管理人員的角色定位，也就是檔案管理崗位的職責(zé)、任務(wù)、目標等。事業(yè)單位在改革后，按照規(guī)范要求設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)，改善了缺乏專業(yè)人員、其他部門人員兼職的現(xiàn)狀。但是，部分管理人員的角色定位有偏差，工作積極性、主動性不足，也會影響檔案管理效率。第三，工作能力不足。文書檔案管理中，工作人員的自身能力不足，也是影響管理效率的重要因素。例如理論知識、專業(yè)技能、信息設(shè)備操作能力、語言溝通能力等。工作人員沒有樹立終身學(xué)習(xí)的理念，單位沒有實現(xiàn)人才培訓(xùn)的常態(tài)化，也會降低檔案管理效率。

（三）技術(shù)因素。第一，信息化建設(shè)滯后。伴隨著信息技術(shù)的普及，事業(yè)單位已經(jīng)認識到信息技術(shù)在文書檔案管理中的重要性，但檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)滯后，主要原因包括：個別領(lǐng)導(dǎo)思想陳舊，認為檔案管理對提高單位效益的作用不明顯，為信息化建設(shè)活動帶來阻力；單位在信息化建設(shè)上投入的資金不足，缺少先進的軟硬件設(shè)備支持，信息化檔案管理只是空談。第二，部門溝通不暢。文書檔案管理信息化，一方面減輕了工作人員的工作量，從大量重復(fù)性的工作任務(wù)中解脫出來；另一方面加快了信息傳輸速度，實現(xiàn)了檔案信息的共享。然而，部分單位由于部門機構(gòu)層級復(fù)雜，溝通互動少，甚至存在部門壁壘和“信息孤島”，削弱了信息技術(shù)的優(yōu)勢，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

三、事業(yè)單位文書檔案管理效率的提升路徑

（一）閉環(huán)管理。閉環(huán)管理就是從檔案的收集開始到檔案的利用為止，將其作為一個閉環(huán)系統(tǒng)，管理過程中根據(jù)信息反饋進行動態(tài)調(diào)整，及時解決存在的問題，從而實現(xiàn)質(zhì)量持續(xù)提升。1.設(shè)計閉環(huán)管理接口。閉環(huán)管理接口，就是上一個任務(wù)與下一個任務(wù)之間的節(jié)點。以歸檔接口為例，代表全部歸檔流程完成，可以進入保管環(huán)節(jié)；反之則是等待歸檔，不能進入保管環(huán)節(jié)。在OA系統(tǒng)的輔助下，文書檔案的歸檔接口時間，應(yīng)在財務(wù)部門履約付款之前，確認歸檔后才能進行收付款。2.完善閉環(huán)管理機制。文書檔案的歸檔可能涉及多個部門，需要各部門的協(xié)作配合，如辦公室、人事部門、財務(wù)部門等。完善閉環(huán)管理機制，首先，要完善歸檔機制，明確部門職責(zé)分工，各部門之間加強溝通互動，以確保管理工作順利進行。其次，要建立信息反饋機制，聽取各方的意見和建議，實現(xiàn)管理活動的優(yōu)化。最后，檔案的整理、鑒定、查詢等環(huán)節(jié)要滿足規(guī)范標準要求，才能進入下一環(huán)節(jié)。3.增強閉環(huán)管理能力。在文書檔案閉環(huán)管理中，工作人員應(yīng)不斷提升個人管理能力。樹立全局意識和前瞻性思維，保持高度敏感性，熟練掌握文書檔案的管理流程。了解最新的規(guī)章制度，工作中嚴格執(zhí)行相關(guān)標準要求，避免盲目操作、隨意操作。此外，在信息技術(shù)應(yīng)用過程中，要樹立安全防護意識，管理活動中避免文書檔案信息泄露、丟失。4.實現(xiàn)閉環(huán)管理效果。要想實現(xiàn)閉環(huán)管理效果，首先，要提高文書檔案的歸檔率?；陂]環(huán)控制理念，上一個任務(wù)完成才能進入下一個任務(wù)，這樣能提高上一個接口部門的工作主動性，嚴格按照管理標準和要求開展工作。其次，閉環(huán)管理不再以年度為單位，而是動態(tài)實時歸檔。以合同檔案為例，合同簽訂后應(yīng)及時移交，避免在外部進行流轉(zhuǎn)，為后續(xù)收付款環(huán)節(jié)打下基礎(chǔ)。最后，在閉環(huán)管理模式下，上一個環(huán)節(jié)的工作開展情況，會對下一個環(huán)節(jié)造成影響，文書檔案形成后應(yīng)從被動催繳轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃右平?，提高歸檔的主動性。

（二）規(guī)范化管理。規(guī)范化管理又稱為標準化管理，主要是發(fā)揮出制度的約束作用，實現(xiàn)目標計劃化、組織系統(tǒng)化、業(yè)務(wù)流程化和控制過程化。將其用在文書檔案管理中，有助于降低成本、提高效率。1.提高思想認識。規(guī)范化管理的第一步，是提高工作人員對文書檔案管理的思想認識，樹立正確的管理理念。為此，一方面，應(yīng)組織檔案管理部門及其工作人員，深入學(xué)習(xí)檔案管理的系統(tǒng)知識，尤其轉(zhuǎn)變單位領(lǐng)導(dǎo)的思想，使其看到檔案管理的長遠意義，大力支持管理工作開展；另一方面，應(yīng)在單位內(nèi)加大宣傳力度，利用宣傳欄、會議、官網(wǎng)、微信公眾號等多種媒介，宣傳文書檔案管理的意義、方法，營造出積極向上的工作氛圍，提高各部門、各人員的配合程度。2.完善制度建設(shè)。完善的管理制度，能為文書檔案工作提供依據(jù)和保障，有助于強化人員的責(zé)任意識，約束人員的工作行為，促進各項管理制度的落實。第一，工作開展中，應(yīng)推行人性化管理理念，激發(fā)工作人員的熱情；明確崗位職責(zé)和工作內(nèi)容，實現(xiàn)制度性約束；加強監(jiān)督審核，促使工作效率和質(zhì)量不斷提升。第二，注重績效考核，落實獎懲機制。根據(jù)工作人員的表現(xiàn)、業(yè)績，給予適當?shù)莫剟罨驊土P，用來激發(fā)工作人員的能動性。3.強化部門協(xié)作。文書檔案管理關(guān)系到事業(yè)單位的整體運行，與各部門之間關(guān)聯(lián)密切。要想提高文書檔案的管理效率，應(yīng)該強化部門協(xié)作，以獲得檔案管理上的支持與配合。對檔案工作人員而言，應(yīng)學(xué)習(xí)掌握人際溝通技巧，了解單位內(nèi)不同部門的業(yè)務(wù)開展情況，與其他部門的人員互動交流，打破部門壁壘，真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

（三）信息化管理。信息化就是將信息技術(shù)引入檔案管理中，通過轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)流程、管理方式和組織方式，重新整合內(nèi)外部資源，最終提高管理效率和效益。大量實踐證實，將文書檔案進行信息化管理，是提高管理效率的有效手段。1.打造管理信息系統(tǒng)。第一，合理設(shè)計文書檔案資源管理模塊，充分運用信息技術(shù)在數(shù)據(jù)采集、存儲、統(tǒng)計、處理上的優(yōu)勢，簡化文書檔案管理流程，提高檔案查詢效率，促進管理水平的不斷提升。第二，完善軟硬件設(shè)施。以文書檔案的查詢?yōu)槔?，可采用關(guān)鍵詞查詢、檔案編號查詢等多種方式，提高信息查詢的靈活性。另外，根據(jù)文書檔案的來源、內(nèi)容、歸檔時間等情況設(shè)置標簽，也有助于后續(xù)進行查詢。第三，打造文書檔案信息化管理平臺，增加可視化功能，提高管理系統(tǒng)的可操作性。除滿足日常業(yè)務(wù)需求以外，還要為文書檔案的開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。2.落實監(jiān)督工作。第一，對文書檔案管理信息化進行監(jiān)督，把控檔案資料管理的各個環(huán)節(jié)，確保管理上沒有空白和死角，從而保證管理水平的持續(xù)提升。第二，有條件的單位，應(yīng)設(shè)置文書檔案信息化監(jiān)督小組，定期對檔案的信息化管理工作進行監(jiān)督，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時上報，通過技術(shù)分析明確問題原因，給出科學(xué)可行的應(yīng)對措施，從源頭上消除管理隱患。第三，工作人員應(yīng)嚴格執(zhí)行電子檔案的管理制度，圍繞技術(shù)操作開展專項培訓(xùn)活動，通過提升自身綜合素質(zhì)，為文書檔案管理保駕護航。3.加強安全管理。文書檔案信息化管理，必須做好安全保密工作。第一，工作人員要把握好管理權(quán)限，采用分級管理機制，根據(jù)工作崗位要求，設(shè)置對應(yīng)的管理權(quán)限，避免工作人員越權(quán)操作。第二，針對文書檔案的使用者制訂合理的授權(quán)許可借閱制度，經(jīng)過授權(quán)許可后，才能在權(quán)限范圍內(nèi)查詢、閱讀、利用文書檔案，避免檔案信息泄露。第三，信息化管理平臺在應(yīng)用過程中，應(yīng)定期更新系統(tǒng)，使用安全防護技術(shù)，例如防火墻、數(shù)據(jù)加密、殺毒軟件等，有效防范黑客攻擊和病毒入侵。

四、文書檔案管理工作實踐

筆者在太原市城市排水管理中心檔案室就職，主要工作內(nèi)容包括：單位檔案的收集、整理、歸檔、借閱、處置；參與重大項目竣工驗收，并督促指導(dǎo)竣工資料及時歸檔；以及檔案資料的安全保密工作。在市政排水工程竣工資料歸檔及管理中，工作實踐總結(jié)如下：

（一）竣工檔案管理要求。第一，工程竣工驗收后，由施工單位會同建設(shè)單位、設(shè)計單位共同對工程進行全面檢查驗收，正式簽署竣工交驗文件，要求書寫規(guī)整、清晰、簽字齊全。第二，由質(zhì)量監(jiān)督部門進行工程質(zhì)量竣工等級核定，簽發(fā)《工程質(zhì)量竣工核驗證書》。第三，竣工檔案資料在收集、整理、歸檔、借閱、處置過程中，均要做好安全保密工作，嚴格執(zhí)行規(guī)范要求，按照權(quán)限對使用者開放；尤其要加強借閱管理，避免檔案資料丟失、泄露。

（二）竣工檔案報送要求。第一，竣工檔案要滿足完整性、準確性、系統(tǒng)性要求，各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰并且是原始件。第二，建設(shè)單位應(yīng)組織督促和協(xié)同施工單位檢查施工技術(shù)資料的質(zhì)量，不符合要求應(yīng)限期修改、補齊、甚至重做。第三，全部施工技術(shù)資料應(yīng)在竣工驗收后，按協(xié)議規(guī)定的時間，移交給建設(shè)單位。其中，應(yīng)移交給市城建檔案館的竣工檔案，從工程竣工驗收之日起6個月內(nèi)移交完畢；此類檔案要做到一式三套，原件交市城建檔案館，其他兩套分別移交建設(shè)單位和使用單位。

五、結(jié)語

綜上所述，文書檔案是事業(yè)單位檔案業(yè)務(wù)的核心，具有參考價值，能提供檢索服務(wù)。文章從閉環(huán)管理、規(guī)范化管理、信息化管理三個方面提出應(yīng)對措施，希望為實際工作開展提供借鑒，推動事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。