■杜召偉

為了確保檔案接收進館質量，實現(xiàn)館藏增量檔案的規(guī)范化、標準化，更好地為社會提供優(yōu)質服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，結合實際工作，河北省檔案館制定了各類檔案接收標準，上一期《檔案天地》介紹了文書和會計檔案的整理方法和進館標準，這一期繼續(xù)介紹傳統(tǒng)載體中的科技檔案、聲像檔案和實物檔案的整理方法和進館標準。

一、科技檔案

2008年以前的科技檔案可參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2000）整理，2008年以后的科技檔案應參照修訂后的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 11822—2008）整理，如下：

（一）組卷原則和要求

科技檔案是以“卷”為單位進行整理。組卷時，應遵循文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)性，便于檔案的保管和利用。卷內(nèi)文件應齊全、完整、簽章手續(xù)完備，書寫印制材料符合檔案保護要求。

（二）案卷組成

卷內(nèi)文件頁號編寫：整卷裝訂的，案卷內(nèi)所有文件從1開始編寫頁碼直至最后一頁；分件裝訂的，案卷內(nèi)文件以件為單位從1開始編寫頁號。頁碼編寫以有效內(nèi)容的頁面為一頁。已有頁號的文件可不再重新編寫頁號。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

案卷封面編制：案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式。內(nèi)容包括案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級。其中案卷題名，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設項目、設備儀器名稱或代字（號）+結構、階段名稱+文件類型名稱等。檔號，由全宗號-分類號（或項目代號或目錄號）-案卷號組成。

案卷脊背編制：案卷脊背印制在卷盒側面，內(nèi)容包括保管期限、檔號、案卷題名。

卷內(nèi)目錄編制：卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前，內(nèi)容包括檔號、序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁數(shù)、備注。

卷內(nèi)備考表編制：備考表排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面，內(nèi)容包括檔號、互見號、卷內(nèi)文件說明、立卷人、立卷日期、檢查人、檢查日期。其中互見號應填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明載體類型。

案卷目錄編制：案卷目錄單獨裝訂成冊，每個案卷為一個著錄單位，內(nèi)容包括序號、檔號、案卷題名、保管期限、總頁數(shù)、備注。

（三）案卷裝訂

案卷內(nèi)文件采用“三孔一線”方式整卷裝訂或以件為單位裝訂；以件為單位裝訂的應在每件文件首頁空白處加蓋檔號章；超出卷盒幅面的文件應疊裝；破損的文件要修復。

二、紙質照片檔案

紙質照片的歸檔整理依據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），需要重點注意以下幾點：

（一）照片的編號

照片號是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、目錄號、冊號、張?zhí)柦M成。順序為：全宗號-目錄號-冊號-張?zhí)枴?/p>

（二）照片的入冊

照片檔案冊一般由297mm×210mm大小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以30頁左右為宜，有活頁式和定頁式兩種。應按照排列順序即照片號順序將照片固定在芯頁上，組成照片檔案冊。

（三）照片檔案具體樣式

照片檔案內(nèi)封面，參考樣式如下：

（全宗名稱）（案卷標題）（本冊照片內(nèi)容說明）保管期限 本冊照片共 張自 年 月起至 年 月止全宗號 目錄號 冊 號

單張照片說明，參考樣式如下：其中參見號是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號，文字說明應概括照片所反映的全部信息，或對題名做出補充。

題 名：（照片位置）照片號：底片號：參見號：時 間：攝影者：文字說明：

冊內(nèi)備考表：位于照片檔案冊最后一頁。

（四）照片檔案目錄的編制

案卷目錄的編制：如下圖，可根據(jù)需要增加項目。

序號 檔號 案卷題名 起止時間 立卷單位 備注

卷內(nèi)目錄編制：位于卷內(nèi)最前面，以照片的自然張或若干張(一組)為單位著錄成為照片檔案目錄，目錄條目按照片號排序，卷內(nèi)照片目錄項目如下圖：

照片號 題名 時間 頁號 攝影者 備注

三、錄音錄像磁帶檔案

錄音錄像磁帶檔案的整理依據(jù)《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T 15-1995）。主要要求如下：

（一）排序編號

將收集到的磁帶一般按照錄音、錄像分成兩類，每類按照事由集中排列，然后按照時間進行排序，每盤編寫一個流水號，即磁帶編號。

（二）粘貼標簽

將每盤磁帶裝盒，并粘貼標簽。盒上參考樣式如下圖，其中題名應寫明該盤磁帶記錄的活動名稱、主要參加人、主要內(nèi)容等。

全 宗 號 目 錄 號 磁帶編號全宗名稱題 名時 長攝制單位攝制日期參 見 號備 注

（三）編制目錄

目錄的必備項目是：序號、檔號、題名、攝制單位、攝制日期，可根據(jù)需要增加項目，其中檔號的結構為：全宗號-目錄號-磁帶編號。參考樣式如下：

序號 檔號 題 名 攝制單位 攝制日期 備注

四、實物檔案

實物檔案主要包括證書、獎牌、禮品、紀念品、字畫及廢舊印章等，整理過程要注意以下三個方面。

（一）排列編號

將每類實物檔案設定一個類別號，同一類中再按時間或重要程度排列，按順序設定件號。實物總量不多的也可不分類，按時間或重要程度排列設定件號。

（二）粘貼標簽

每件實物檔案均需粘貼標簽。主要內(nèi)容如圖，廢舊印章使用專門裝具進行保存，不再粘貼標簽。

（三）編制目錄

按件編制，每件編寫一條目錄，內(nèi)容應包括：類別、件號、題名、時間、保管期限、備注等。

全 宗 名 稱 全 宗 號類 別 號 件 號題 名獲 贈 時 間授予或捐贈者保 管 期 限參 見 號備 注 說 明