吳城，唐煥英，于全美

1. 天津醫(yī)科大學總醫(yī)院神經(jīng)病學研究所，天津 300052；2. 天津中醫(yī)藥大學第一附屬醫(yī)院醫(yī)務處，天津 300000

隨著世界的快速發(fā)展，醫(yī)學研究也日益增多，促使在不同時期中，出現(xiàn)大量醫(yī)學科學數(shù)據(jù)，這些科學數(shù)據(jù)的水平成為衡量科學研究的真正標準，具有較高的保存價值，故設(shè)立專門的資料檔案管理部門。而加強科學檔案管理可以使研究者更便捷地獲取數(shù)據(jù)，通過對傳統(tǒng)研究方式開展論證與借鑒，切實提升現(xiàn)代醫(yī)療水平[1]。然而，目前醫(yī)學研究院的科研文件管理存在一些問題，許多醫(yī)療數(shù)據(jù)分散且缺乏集中管理，并且檔案管理工作缺少信息技術(shù)的支持，給研究者尋找和使用有價值數(shù)據(jù)帶來了困難。因此，現(xiàn)代醫(yī)學研究院必須高度重視科技檔案管理，并不斷進行改革，制定創(chuàng)新機制，建立專門的檔案管理機構(gòu)，確保檔案管理的有效性、安全性和完整性，進而保證檔案資料的保存價值得以發(fā)揮。

1 醫(yī)學研究所中科研檔案存在的特征

醫(yī)學研究院的職責包括開發(fā)醫(yī)療技術(shù)、驗證臨床技術(shù)以及進行試驗等。隨著醫(yī)療科技的不斷革新，這必然會產(chǎn)生大量的科學數(shù)據(jù)。在這個過程中，醫(yī)學研究的文件管理也有著獨特的特點，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 科研檔案時間久遠和數(shù)量多、專業(yè)性鮮明

醫(yī)學研究所進行的科學研究是一項復雜的工作，通常需要數(shù)個月甚至數(shù)年的時間。研究涉及領(lǐng)域較多，涉及面也廣泛，且內(nèi)容研究深入。因此，醫(yī)學研究司的檔案呈現(xiàn)時間久遠和數(shù)量較多的特點。此外，醫(yī)療科學研究文件具有高度專業(yè)化的特點。研究團隊在進行文件管理時，需要進行分類和編號，以防止文件的丟失[2-3]。并且在對醫(yī)療科技文件進行分類時，需要確保各個專業(yè)的獨立性和主題的完整性，以此為后續(xù)查找和應用檔案提供便利，提高檔案管理工作的整體效果和效率。

1.2 涉及較多學科與項目主體

醫(yī)學研究所的工作特點決定了需要涵蓋廣泛的領(lǐng)域，并與其他部門協(xié)作的項目，其檔案會更加復雜。目前，醫(yī)療研究進行時開始不斷使用各種創(chuàng)新科技，但是在檔案管理方面，不能為了使用新技術(shù)而放棄過去的科研數(shù)據(jù)和結(jié)果等方面的方案，故此從醫(yī)療科學研究檔案的特點來看，文件中包含了許多復雜的內(nèi)容，還涉及許多科技應用。因此，現(xiàn)代醫(yī)學研究院的科學研究檔案管理工作呈現(xiàn)涉及較多學科與項目主體的特點，且該工作是非常必要的，并需要不斷進行革新[4]。

2 醫(yī)學研究所中管理科研檔案工作出現(xiàn)的問題

在現(xiàn)代醫(yī)學研究院的發(fā)展和建設(shè)過程中，存在一系列問題。其中，管理部門的管理者普遍存在只注重研發(fā)而忽視管理的現(xiàn)象，對科研檔案數(shù)據(jù)的管理工作缺乏足夠的關(guān)注，并且在人力和財力方面的投入不足[5-6]。此外，在科學研究過程中，最常見的問題之一是文件的分類和歸檔混亂、資料不全等問題，導致后續(xù)科研檔案管理與使用比較困難。

2.1 醫(yī)學科研檔案開發(fā)利用率不足

目前，我國的醫(yī)療科技檔案管理人員普遍存在重視但不重視使用的問題。因此，有關(guān)科研檔案數(shù)據(jù)的整理和搜集還不夠充分。此外，工作人員的服務手段也無法很好地滿足相關(guān)人員的需求，導致經(jīng)濟和社會效益無法得到充分利用。目前的醫(yī)療機構(gòu)大部分項目數(shù)據(jù)都是原始數(shù)據(jù)，在實驗結(jié)束后保存就不會再起用。就算是可以查詢，也是只有部分工作者能查閱和使用，缺少有效開發(fā)利用，不能有效服務于科研以及臨床和教學中。

2.2 真實性、客觀性和可靠性不足

當前，我國科學院科技文獻資料工作存在一些問題，如真實性、客觀性和資料可信度較低等方面。首先，原始數(shù)據(jù)的保護標準和嚴格程度不夠，研究的背景數(shù)據(jù)缺乏詳細描述；研究數(shù)據(jù)的不完備性會影響數(shù)據(jù)的可靠性，同時需要更多技術(shù)細節(jié)解釋，更好地強調(diào)關(guān)鍵內(nèi)容。在一些醫(yī)學技術(shù)指南中，存在研究人員主觀看法和數(shù)據(jù)信息被更改的問題，同時對各種載體上的試驗結(jié)果的保存也存在不足[7]。其次，學術(shù)文檔的劃分不明確，主要表現(xiàn)為材料內(nèi)容沒有進行完整劃分，立卷方法缺乏統(tǒng)一格式，整個檔案缺乏科學性和合理性，存在不規(guī)范的現(xiàn)象較多，導致這些數(shù)據(jù)文獻在研究人員中缺乏可借鑒的價值[8]。

2.3 科研檔案管理缺少信息化技術(shù)的支持

隨著網(wǎng)絡科技的迅猛發(fā)展，電子信息科技已廣泛應用于各個領(lǐng)域。然而，醫(yī)療機構(gòu)在科研文件管理方面的信息化建設(shè)仍不夠完善。一些科研文件的處理仍依賴于人工和計算機輸入相結(jié)合的方式，無法滿足完全數(shù)字化的需求，從而限制了信息科技的發(fā)揮[9]。另外醫(yī)學研究所在科研檔案管理工作者培訓方面也沒有做到位，整體工作效率不高。

2.4 醫(yī)學科研檔案較為分散，缺乏集中性

醫(yī)療科學研究是一個逐步進行的過程，從最初的研究到最終的成果，需要耗費相當長的時間。在這個過程中，會積累大量的數(shù)據(jù)，這些原始資料中包含許多核心基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。但這些資源一般分散在各個部門中，例如，大部分實驗數(shù)據(jù)都存放在研究人員的計算機中。由于許多醫(yī)療機構(gòu)缺乏對這些數(shù)據(jù)的有效管理，這些數(shù)據(jù)沒有及時被收集起來，導致研究數(shù)據(jù)分散在不同的部門體系中，一旦發(fā)生意外，會造成損失。

2.5 醫(yī)學科研中的檔案資料保留時間較長

在醫(yī)療研究中，醫(yī)療數(shù)據(jù)的保存時間較長，保存過程中還會產(chǎn)生其他種類的數(shù)據(jù)，導致數(shù)據(jù)的保管和管理存在重復存儲的問題。一些沒有太大價值的數(shù)據(jù)長期也被存儲在檔案中，占據(jù)檔案管理的空間和數(shù)量。當以后檢索和使用數(shù)據(jù)時，研究人員難以在龐大的數(shù)據(jù)信息中識別，提取有效數(shù)據(jù)，降低檔案資料的使用效果。同時，檔案管理問題也影響了醫(yī)學研究者的研究工作進行程度。

3 創(chuàng)新醫(yī)學研究所中科研檔案管理的措施

3.1 重視完善檔案管理制度的建立

為了確保醫(yī)療機構(gòu)的科檔案管理工作的重要性，需要設(shè)立專門的科檔案室，同時安排相應人員進行管理。之后對該部門制定相應的管理制度，保證其對檔案進行有效的管理。同時，醫(yī)療研究院的其他部門也應該協(xié)助科研檔案管理員，共同做好檔案的管理工作。在這個過程中，要確保相關(guān)的法律法規(guī)得到執(zhí)行，制定適合自身科學研究檔案的管理辦法。對檔案進行搜集、整理和歸類[10-12]。做好有價值的醫(yī)療研究數(shù)據(jù)保存工作，減少數(shù)據(jù)丟失等完整性與安全性問題的出現(xiàn)，防止文件信息的泄漏，發(fā)揮檔案管理的作用。

3.2 加強科研項目檔案管理的監(jiān)督力度

在現(xiàn)代醫(yī)學研究院發(fā)展的過程中，監(jiān)督部門要在醫(yī)療計劃的評估、審核和報告等方面扮演著重要的角色。也要重視監(jiān)督部門對于檔案管理的影響，保證各類文件的審查結(jié)果。同時監(jiān)督檔案管理各項步驟的落實情況。如在對檔案整理歸檔之后，要在鑒定結(jié)束后簽字并加蓋研究院印章。如果項目材料不完整或客觀數(shù)據(jù)信息失真，將無法進行驗收和歸檔。同時，為了保證檔案管理的效果，將員工的工作表現(xiàn)與年終評獎評優(yōu)聯(lián)系，提升檔案管理人員的忠實程度，進而減少工作疏失致使檔案丟失等問題出現(xiàn)。比如，在年終總結(jié)的過程中，對于因工作疏忽導致文件遺失的情況剝奪年度終評優(yōu)資格。在嚴重情況下，將評定為不合格。通過這樣的方式，激發(fā)員工的重視程度，進而保證檔案管理的效果。

3.3 重視科研檔案立卷歸檔要求的落實

對于醫(yī)學研究所而言，在對各種載體數(shù)據(jù)進行立卷存檔的過程中，需要確保文檔的形成規(guī)則與數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，以保證文檔數(shù)據(jù)的保護價值，可以真實地反映研究者的研究進程，還要重視檢索和使用等便利性的體現(xiàn)[13]。而且為了保證檔案歸檔范圍的合理性，要成立相應的課題管理小組，制定相應的立卷歸檔要求，按照要求，完成管理工作，確保歸檔的及時性。與此同時，檔案室的工作人員要積極開展歸檔指導工作，推動立卷歸檔的制度化形成，為后續(xù)檔案管理工作的開展起到示范作用。同時，檔案管理人員要對醫(yī)學研究之中的數(shù)據(jù)文檔進行劃分，分為永久保存、長期保存和短期保存等。其中國家級的研究項目涉及的數(shù)據(jù)為永久管理；省級項目數(shù)目為長期管理，規(guī)定管理時間在16 年以上。而對于一些有價值的文件，如果在較短時期內(nèi)或者是市級醫(yī)療研究計劃中，需要進行短期管理，保存期限不能超過15 年。

3.4 加強檔案資料的保管利用程度

醫(yī)學研究文件具有極高的使用價值，因此需要設(shè)立專門的倉庫來進行有效管理。該倉庫必須配備防濕、防盜竊和耐高溫的設(shè)備，以確保文件的安全性和完整性。同時，檔案管理者需要對文件進行科學合理的分類，并按照序號進行排序，以方便查詢。對于保存時間已過期的文件，要上交其他部門和專家進行評估，結(jié)合評估就夠，確定文檔是銷毀還是繼續(xù)保留。當銷毀價值較低或者保存時間已過的文檔時，至少要有兩名及以上的人員負責和監(jiān)督，并由銷毀人和核準人在承諾書上簽名確認[14-15]。與此同時，為了提高電子科技檔案的保存水平，需要將其信息化，并使其成為電子數(shù)據(jù)的檔案?？梢岳秒娔X光盤等設(shè)備，對文件掃描件進行高效管理，確保與文件數(shù)據(jù)一致。隨著時代發(fā)展，大部分電子文件采用存儲模式，可以存儲在硬盤、CD-ROM 等介質(zhì)上，也可以存儲在云的互聯(lián)網(wǎng)上，方便研究人員進行高效檢索和使用[16]。

3.5 充分管理制度的作用

高質(zhì)量的醫(yī)療科學研究檔案對于醫(yī)療科學研究人員的科學研究至關(guān)重要。因此，在科研檔案管理過程中，必須與科學的管理方法相結(jié)合，將檔案數(shù)據(jù)管理與課題管理、項目計劃管理和成果管理等有機地融合，以實現(xiàn)統(tǒng)一的管理，確保檔案數(shù)據(jù)的完整和有效，并對各種類型的文件進行分類管理。同時，醫(yī)學研究機構(gòu)中的檔案管理者需要詳細了解每個人關(guān)于檔案管理的工作崗位，并且掌握研究項目中涉及人員的崗位與制度，基于此，對各個研究項目或團隊的相關(guān)科學文件進行審核和分類，以確保及時進行分類管理[17]。

3.6 重視檔案信息化的建設(shè)

醫(yī)療科技文件管理改革與創(chuàng)新的核心目標是實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、科學化和自動化，促使檔案管理質(zhì)量明顯提升[18]。然而，在醫(yī)院研究所中的研究項目數(shù)據(jù)管理工作中，普遍存在著“重視管理而忽視使用”的問題，導致文檔資料在應用的過程中，出現(xiàn)資料丟失的問題。社會信息網(wǎng)絡的迅猛發(fā)展，醫(yī)療科技文件的應用與檔案管理等工作必須與時俱進。就要重視檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，應充分發(fā)揮網(wǎng)絡信息技術(shù)的作用。為此，需要加大資金投入，確保硬件設(shè)施的建設(shè)和設(shè)備的配備，如計算機、掃描儀、光盤刻錄機和因特網(wǎng)設(shè)備等先進辦公設(shè)施。只有這樣，才能實現(xiàn)對電子醫(yī)療科研文件的高效采集和整理，并進行數(shù)字化和科學化的處理與存儲，逐步建立一個完善的科研檔案網(wǎng)絡管理體系。

3.7 加強服務意識，豐富服務形式

在醫(yī)療科技檔案管理中，服務意識是至關(guān)重要的?？萍紮n案管理的核心任務是為研究者提供服務，因此，服務水平直接影響著研究者的課題研究的進度與質(zhì)量，還有結(jié)果等內(nèi)容。因此，醫(yī)療機構(gòu)的科學檔案管理者需要樹立良好的服務觀念。這時工作人員應從新時代發(fā)展的角度去剖析醫(yī)療科技檔案管理的原則、特征和需求，充分利用科技檔案管理所擁有的資源和信息優(yōu)勢，為醫(yī)療研究提供更好的服務。同時，檔案管理者需要不斷更新自己的服務觀念，增強服務熱情和積極性，將原來的簡單、消極的服務模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦钴S、多元的檔案服務。另外，醫(yī)學研究院的科技檔案管理人員應拓展檔案管理工作的范圍、深度，以適應當今時代的發(fā)展，更好地滿足醫(yī)療科技的需求。

4 結(jié)語

在醫(yī)學研究所科研檔案管理中，加強科研檔案管理工作創(chuàng)新是為了滿足現(xiàn)代科研信息檔案管理的專業(yè)化需求，從而實現(xiàn)醫(yī)學科研檔案的充分開發(fā)與綜合利用，為醫(yī)學研究所開展各種科研活動提供有力支持。而這也就需要在實際科研檔案管理工作中，從科研人員到檔案管理人員都樹立良好創(chuàng)新意識，根據(jù)醫(yī)學科研檔案管理真實情況，提升醫(yī)學研究所科研檔案管理工作效率，保證科研檔案資料能夠得到有效保存，充分滿足醫(yī)學研究所技術(shù)創(chuàng)新需求。