趙佳蓉

湖南省退役軍人事務(wù)廳服務(wù)中心 湖南 長沙 410000

引言

隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，隨著現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)文化的興起，數(shù)字化的浪潮席卷全球，全世界范圍內(nèi)掀起的數(shù)字文化革命改變了固有的生活。數(shù)字化檔案信息也逐步取代了固有的老式檔案管理系統(tǒng)，在各行業(yè)隨著數(shù)字化檔案系統(tǒng)的出現(xiàn)，給廣大受眾帶來了切實(shí)的便利[1]。它取代了過去文件檔案都要依托紙質(zhì)文件的限制，解放了多余的生產(chǎn)力，通過高效便捷的查閱方式，從海量的信息儲存庫中，簡單準(zhǔn)確的查詢到用戶所想要查詢的目標(biāo)文件，還能準(zhǔn)確的分門別類，條理清晰的對五花八門的海量信息予以歸納整理收存建檔。如何在當(dāng)今信息爆炸的市場環(huán)境下，面對客戶們進(jìn)一步提升的要求，如何更好更高效的應(yīng)用有效的方式來滿足用戶的需求，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源共享和信息的收集整理采集工作，一直是新時期檔案管理者們的主要問題。

1 數(shù)字化檔案信息的概述

檔案數(shù)字化是指通過各類不同的信息收集設(shè)備和方式，把不同的載體的檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字內(nèi)容存儲的一個過程。在當(dāng)今社會高速發(fā)展的形勢下，對于檔案利用和開發(fā)的需求增加，使用者希望能簡單便利的在任何時間地點(diǎn)都能獲得對自己有需要的信息資源，特別是互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展更加大了用戶在個性化方面的需求，而數(shù)字化檔案信息資源能夠滿足個性化服務(wù)的要求，通過整合和篩選優(yōu)化后，能為受眾提供更高效便捷的查詢等服務(wù)。

1.1 概念

檔案信息數(shù)字化是隨著信息技術(shù)的發(fā)展和檔案工作的應(yīng)用而出現(xiàn)的，它是把以往舊的紙質(zhì)文件，聲像資料等通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)，數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，高速掃描技術(shù)的組成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。通過系統(tǒng)便捷的檢索目錄，方便查詢和管理海量的信息檔案。將過去的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，儲存于檔案信息庫，達(dá)到傳輸網(wǎng)絡(luò)化，資源共享方便且滿足了用戶的需要。

1.2 特征

作為新興的檔案管理手段，數(shù)字化信息檔案是檔案管理的一種未來發(fā)展趨勢，它不僅比過去的紙質(zhì)檔案儲存節(jié)省空間，更在查詢資料的時候?yàn)槿嗣裉峁┝撕艽蟮谋憷?，?jié)省很多的時間，還為加大檔案傳信息傳輸和檔案的安全共享提供了安全性和可靠性的支持。所以在當(dāng)今檔案管理工作中越來越備受重視，其應(yīng)用也越來越廣泛。

2 數(shù)字化檔案信息資源的發(fā)展的重要性

基于目前檔案工作的現(xiàn)狀，更充分的履行自身自責(zé)，提升對社會信息資源的有效利用是在推進(jìn)檔案資源發(fā)展數(shù)字化的過程中的主要需求[2]。要不斷滿足社會各個群體對檔案管理的需求，更好充分整合各個層次，各個方面，各方資源，通過整合人力，財力，物力等多個方面，異域聯(lián)盟跨界合作，進(jìn)一步完成信息數(shù)字化建設(shè)，規(guī)范電子檔案章程，完善升級管理服務(wù)。

2.1 加快檔案信息資源共享

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的組合和載體具有多樣化，多元和無序是檔案信息呈現(xiàn)的特點(diǎn)，檔案信息質(zhì)量的參差不齊何所呈現(xiàn)的無序分散狀態(tài)，對檔案信息資源的產(chǎn)生了很大的阻礙，所以通過數(shù)字化檔案庫信息的整合，能有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

2.2 對采集渠道的拓展

當(dāng)前信檔案資源信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)速度不斷加快，有的打破了傳統(tǒng)檔案管理模式。進(jìn)一步拓寬了檔案信息采集的途徑，保證了信息獲取途徑的多樣化。并且數(shù)據(jù)庫的建立為檔案共享提供了基礎(chǔ)，保證了進(jìn)一步增加信息的存儲量和加快檔案信息于其他信息資源的一體化進(jìn)程，為檔案信息資源的利用與開發(fā)奠定了堅(jiān)實(shí)根基。

3 數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)利用原則

3.1 對信息的優(yōu)化整合

數(shù)字化檔案信息的處理要本著優(yōu)化整合的原則，對各類文件分門別類的進(jìn)行相應(yīng)的歸檔處理，對涉密文件進(jìn)行標(biāo)注，單獨(dú)管理防止泄密或失密的問題產(chǎn)生。在具體的整合里，要根據(jù)相關(guān)的規(guī)定對可開放的范圍加以區(qū)分劃定。保證文檔能切實(shí)的被使用者查詢使用到。

3.2 效益原則

在檔案使用過程中，要做到圍繞社會需求出發(fā)，在效益原則的指導(dǎo)下，以低投入換取高回報，讓使用者達(dá)到利用目標(biāo)文檔的目的。

3.3 安全原則

所有的檔案文件都有其一定的原始信息，要在開發(fā)和使用中保證其安全性，其安全性不僅包含在信息層面，也要注意信息資源載體達(dá)到安全標(biāo)準(zhǔn)，以防止泄密和失密等情況。

4 數(shù)字化檔案信息資源的發(fā)展的方向

4.1 數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)途徑

在高質(zhì)量社會的背景下，數(shù)字化檔案管理應(yīng)不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，積極學(xué)習(xí)。數(shù)字化技術(shù)是指以數(shù)字技術(shù)為根本，將固有的檔案信息，紙質(zhì)文件，影音資料通過一定的技術(shù)手段有序的數(shù)據(jù)化。其需要的不光是簡單的數(shù)字技術(shù)，還需要多方面人力物力的支持和協(xié)助。

4.1.1 人才開發(fā)。針對現(xiàn)有檔案管理人員來講，不熟悉現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)是目前最大的一個障礙，人員綜合素質(zhì)的提升是對工作質(zhì)量的增強(qiáng)。所以企業(yè)須定期組織培訓(xùn)，促進(jìn)其工作技能的提升。對專業(yè)性人才進(jìn)行培養(yǎng)的過程中要同時加深其對數(shù)字化檔案信息資源管理的重要性的認(rèn)知，加強(qiáng)意識轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，增強(qiáng)優(yōu)化數(shù)字化檔案管理的工作理念。在新時期檔案資源的管理與開發(fā)過程里，樹立正確的檔案資源開發(fā)與管理的理念，有效提升檔案資源利用率。通過對工作的總結(jié)，找出不足點(diǎn)以便更好地在檔案資源開發(fā)與管理的工作中提供更準(zhǔn)確的資源依據(jù)。不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)數(shù)字化檔案信息資源的管理及經(jīng)驗(yàn)，促使檔案資源開發(fā)與管理的工作有效的有序地開展進(jìn)行。數(shù)字化建設(shè)離不開人才隊(duì)伍的建設(shè)，建立一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)信息化檔案數(shù)據(jù)整合的關(guān)鍵步驟，除了需要具備檔案管理知識，還要熟悉和掌握信息管理知識，有這樣的人才加入對建立數(shù)據(jù)化檔案信息系統(tǒng)工程有著積極的作用。聯(lián)系實(shí)際的工作，展開多種多樣的培訓(xùn)，更新管理人員的知識結(jié)構(gòu)，大力培養(yǎng)由懂計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，滿足檔案工作網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化的需求。

4.1.2 基礎(chǔ)完善。在社會信息資源建設(shè)的首要工作就是要建立好電子檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫是檔案網(wǎng)絡(luò)的信息資源，是檔案信息資源共享體系的建設(shè)核心。具備一定的現(xiàn)代化辦公設(shè)備是推動企事業(yè)單位向著數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)化的一個基礎(chǔ)[3]。采用現(xiàn)代化的檔案資源管理模式，通過建立檔案資源管理中心充分發(fā)揮出信息檔案處理載體的作用。數(shù)字化檔案信息資源的整合需要多部門及工作人員的共同努力完成，基礎(chǔ)建設(shè)在其中的基本保障也占據(jù)核心位置。首先要對網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)，檔案信息資源管理有很強(qiáng)的特殊性，保證數(shù)字化檔案信息資源的安全的前提就是有一套安全的健全的檔案室數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，還要保證這部分網(wǎng)絡(luò)的相對獨(dú)立性。從基本上保證檔案室信息安全保障，并對數(shù)據(jù)信息交換過程保證安全措施。

4.1.3 技術(shù)支持。數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，現(xiàn)代化辦公設(shè)備和連通網(wǎng)絡(luò)是硬件基礎(chǔ)，而相應(yīng)的服務(wù)窗口和業(yè)務(wù)系統(tǒng)是不可或缺的軟件支援。將數(shù)據(jù)化檔案數(shù)據(jù)的建設(shè)作為立足點(diǎn)，加強(qiáng)各方面的業(yè)務(wù)員系統(tǒng)與檔案管理的鏈接與互通，可以更好地優(yōu)化數(shù)字化檔案信息的使用便利，確保檔案保管系統(tǒng)在科學(xué)，穩(wěn)定的狀態(tài)下維持正常的運(yùn)營。嚴(yán)格執(zhí)行文檔一體 ，文件保密，網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理效率的提升。再有就是對相應(yīng)數(shù)字化軟件的合理利用，優(yōu)化數(shù)字技術(shù)手段，完善采集錄入步驟和效率，為數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的保障。

4.2 加強(qiáng)數(shù)字化的措施

如何有效的加強(qiáng)對信息檔案數(shù)字化的發(fā)展，這是一個系統(tǒng)的大工程，很多事情不是簡單的一個舉措就能達(dá)到目的，要多部門多學(xué)科聯(lián)手進(jìn)行，科學(xué)地、有效地達(dá)成目的。

4.2.1 檔案信息的數(shù)據(jù)化。想要完善數(shù)據(jù)化檔案信息，首先要做到的就是檔案文件的數(shù)字化數(shù)據(jù)化，這也是信息時代對檔案管理工作的一項(xiàng)新要求，以往在舊有的檔案管理系統(tǒng)中，大多使用紙質(zhì)文件，既占空間又不利于保存，給調(diào)查工作造成很大的不便，還有一些寶貴的影音文件，因是用器材的和存儲介質(zhì)的長時間存放，消磁損毀 ，造成了很大的，不可補(bǔ)救的損失[4]。所以檔案管理人要積極與計(jì)算機(jī)技術(shù)部門開展聯(lián)動，盡快進(jìn)行紙質(zhì)文件的掃描錄入，音頻和視頻文件的微縮轉(zhuǎn)化錄取，在根據(jù)當(dāng)前人力物力的基礎(chǔ)上，要加緊分期分批的對已有的文件進(jìn)行保護(hù)性的錄入處理，并建立相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案，對電子檔案的格式進(jìn)行規(guī)范處理。

4.2.2 加強(qiáng)對現(xiàn)有電子文件的歸檔?，F(xiàn)有的電子文件文檔的歸檔工作，也是數(shù)字化檔案信息工程的一個主要的工作內(nèi)容，當(dāng)前各個系統(tǒng)所采用的電子文檔所采用的軟硬件的不同，也造成了電子文檔的不盡相同，不同軟件下生成文件不能兼容，數(shù)據(jù)不能共享的后果。要通過科學(xué)的手段，將各種不同類型的文件信息系統(tǒng)的，分門別類的，有序有效的編纂成庫。并通過合理的步驟完善出一套嚴(yán)格的電子文件歸檔程序。進(jìn)而構(gòu)建一個統(tǒng)一的，高效的，系統(tǒng)的電子文件收集轉(zhuǎn)換平臺，更好地滿足大眾的需求。

4.2.3 構(gòu)建資源豐富的信息數(shù)據(jù)庫。國家檔案局所頒發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)綱要》中就明確指出了：“加強(qiáng)檔案信息的建庫入網(wǎng)工作，尤其應(yīng)當(dāng)將各地的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)納入到當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)及信息港當(dāng)中去?！边@是為今后的數(shù)字化檔案信息的工作指明了道路，建立一個完善的數(shù)字化的檔案信息庫是工作的重點(diǎn)，要將電子檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)放在首要位置加以重點(diǎn)展開[5]。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是檔案部門采集和收納信息的核心部分，要根據(jù)當(dāng)?shù)氐奶攸c(diǎn)建立一個資源豐富，功能齊全的檔案綜合數(shù)據(jù)信息庫，為檔案信息數(shù)據(jù)化工程提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)。

4.2.4 建立布局合理的檔案館。數(shù)字檔案館是在數(shù)字信息化檔案資源和信息傳遞與利用的重要場所，它依托電子信息數(shù)據(jù)庫，為傳遞和采集，收納和整理，電子數(shù)據(jù)化檔案提供了高效的平臺。為實(shí)現(xiàn)檔案館網(wǎng)絡(luò)化和信息化的共建共享，各地政府要在同統(tǒng)籌規(guī)劃時，考慮到相應(yīng)的檔案館的建設(shè)，并建立下一層次的分布關(guān)系體質(zhì)，保障數(shù)字檔案館的順利運(yùn)營。

5 結(jié)束語

數(shù)字化檔案信息資源的開發(fā)及數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的，知識密集型的工作，它需要檔案工作者為之付出艱辛的努力。信息檔案資源數(shù)據(jù)化，是今后的趨勢也是必然的發(fā)展方向，也是全面提升國家力量的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)和完善這項(xiàng)工程是每位從業(yè)者的工作職責(zé)，完善信息庫，完善檔案數(shù)字化信息建設(shè)，任重道遠(yuǎn)。