文/張 偉

全宗卷是由說(shuō)明和記錄全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷，是管理全宗檔案的重要工具，是“檔中之檔”“檔之精華”，是考察一個(gè)全宗管理情況的唯一憑證。目前，很多企業(yè)由于對(duì)檔案工作的重視程度不足、缺少穩(wěn)定的專職檔案人員、缺乏檔案管理相關(guān)制度等因素，全宗卷質(zhì)量參差不齊，未能很好發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。本文就企業(yè)全宗卷管理現(xiàn)狀、全宗卷的規(guī)范管理做如下淺析，以供企業(yè)檔案人員參考借鑒

一、企業(yè)全宗卷管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1983年4月，國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案館工作通則》第十一條規(guī)定：“每個(gè)全宗都要建立全宗卷，記載立檔單位和全宗歷史演變情況”。2012年11月國(guó)家檔案局發(fā)布了中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《全宗卷規(guī)范》DA/T12-2012，自2013年1月1日起實(shí)施。雖然國(guó)家檔案局已先后發(fā)文對(duì)全宗卷管理進(jìn)行了規(guī)范指導(dǎo)，但在實(shí)際工作中，很多企業(yè)全宗卷建立還存在諸多問(wèn)題，存在無(wú)全宗卷、全宗卷斷代、整理不規(guī)范等現(xiàn)象，全宗卷管理工作參差不齊。

1.企業(yè)對(duì)檔案工作重視程度不足

企業(yè)對(duì)檔案工作重視程度不足是制約企業(yè)檔案發(fā)展的瓶頸?，F(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)對(duì)檔案工作還存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作無(wú)法創(chuàng)造價(jià)值，投入專人和大量資金去管理是一件得不償失的事情。常常匯報(bào)起來(lái)很重要，實(shí)際狀況卻是人員資金跟不上、遇到檢查搞突擊，沒(méi)有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去重視檔案工作，沒(méi)有樹立企業(yè)檔案是企業(yè)重要資產(chǎn)的理念，導(dǎo)致企業(yè)檔案館（室）沒(méi)有或不注重全宗卷的建立，特別是一些新立檔單位甚至不知道需建立全宗卷一說(shuō)。

2.企業(yè)缺少穩(wěn)定的專職檔案人員

缺少專職檔案人員和檔案人員頻繁調(diào)動(dòng)都是影響全宗卷管理的重要因素。部分企業(yè)檔案管理人員多為兼職，沒(méi)有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過(guò)檔案專業(yè)知識(shí)，不知何為全宗卷，不知其重要作用；有的雖然知道全宗卷，但不了解全宗卷包含什么內(nèi)容、全宗卷應(yīng)當(dāng)如何整理；檔案管理人員頻繁變動(dòng)，使其對(duì)檔案工作缺乏責(zé)任心，產(chǎn)生了消極、懈怠心理，也因缺少持續(xù)性的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，造成檔案管理力量薄弱，檔案工作前后脫節(jié)，嚴(yán)重影響全宗卷的編制質(zhì)量和管理成效。

3.企業(yè)缺乏全宗卷管理相關(guān)制度

部分企業(yè)因缺少全宗卷管理相關(guān)規(guī)范制度和考核指標(biāo)，對(duì)全宗卷的建立健全情況缺乏有效的監(jiān)督和考核。日常管理也缺乏連續(xù)性、規(guī)范性、科學(xué)性，檔案部門對(duì)全宗卷編制全憑經(jīng)驗(yàn)，暫時(shí)找不到依據(jù)的資料，也未進(jìn)行深入查考，沒(méi)有做到有機(jī)聯(lián)系、卷實(shí)相符、查漏補(bǔ)缺；更沒(méi)有做好全宗的開發(fā)利用，充分發(fā)揮全宗卷的價(jià)值。

二、企業(yè)全宗卷整理要點(diǎn)

2012版《全宗卷規(guī)范》對(duì)全宗卷的管理具有很強(qiáng)的指導(dǎo)意義，明確了全宗卷主要有全宗（館藏）介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計(jì)類、檔案利用類、新技術(shù)應(yīng)用類、綜合全宗卷9大類構(gòu)成，具有極高的參考借鑒作用，作為檔案人員應(yīng)該充分了解并熟練掌握全宗卷整理技巧。

1.全宗卷日常收集

建立全宗卷是做好檔案工作的重要一環(huán)，全宗卷的形成是隨著檔案的形成而形成的，需要不斷積累、不斷完善。各企業(yè)要對(duì)全宗卷進(jìn)行有效管理，不僅包括日常的收集整理，更重要的是要將沒(méi)有完善的內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步補(bǔ)充，真正使全宗卷發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.全宗卷質(zhì)量要求

全宗卷內(nèi)的文件材料，應(yīng)按照其固定特點(diǎn)保持內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，以便于保管和利用。全宗卷內(nèi)的文件材料應(yīng)力求全面性及實(shí)用性，來(lái)源要真實(shí)可靠、準(zhǔn)確無(wú)誤，并做到在內(nèi)容上與檔案館（室）藏同步。筆者所在單位1984年設(shè)置檔案室，檔案管理工作于1990年12月29日經(jīng)陜西省檔案局檢查驗(yàn)收，被命名為陜西省先進(jìn)單位，這些信息記載全部出自全宗介紹。

3.全宗卷整理排列

根據(jù)全宗卷的數(shù)量，全宗卷的整理可按照年度——全宗類別每年及時(shí)編寫，全宗類資料數(shù)量過(guò)少時(shí)也可每2-3年進(jìn)行一次編寫，但不可拖得時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，原則上不建議多年一次性編寫；全宗卷數(shù)量較多的檔案館（室）應(yīng)單獨(dú)存放全宗卷，并實(shí)施統(tǒng)一管理，不能與其他資料混放，更不能將其作為全宗內(nèi)的一個(gè)案卷對(duì)待。

三、企業(yè)全宗卷規(guī)范管理措施

1.加強(qiáng)檔案宣傳，培養(yǎng)檔案人才

全宗卷管理中存在的問(wèn)題，充分暴露了部分企業(yè)對(duì)檔案工作的重視程度不足，企業(yè)檔案人員頻繁調(diào)動(dòng)、無(wú)專職檔案人員、無(wú)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、業(yè)務(wù)工作不受支持等因素制約著檔案管理工作。這就要求檔案管理部門一定要加強(qiáng)檔案宣傳，切實(shí)增強(qiáng)全員的檔案意識(shí)，引起全員的重視，特別是高層的重視。既要讓領(lǐng)導(dǎo)在思想上高度重視，又要在行動(dòng)上積極支持，設(shè)立崗位、培養(yǎng)人才，讓檔案人員獲得歸屬感、責(zé)任感、榮譽(yù)感，愿意全身心投入檔案事業(yè)，這也是干好檔案工作的前提條件。

2.建立管理制度，加強(qiáng)考核監(jiān)督

各企業(yè)檔案館（室）應(yīng)依據(jù)《全宗卷規(guī)范》建立企業(yè)全宗卷制度，并將全宗卷的規(guī)范管理作為一項(xiàng)基本的常態(tài)化工作，日常要加強(qiáng)對(duì)全宗卷文件材料的形成、收集和積累，適時(shí)更新完善全宗卷內(nèi)容，確保全宗卷能真實(shí)反映檔案館（室）藏內(nèi)容及企業(yè)歷史全貌。全宗卷的很多問(wèn)題與監(jiān)管不到位也有很大關(guān)系，全宗卷的建立要列入年度檔案工作計(jì)劃，并作為檔案檢查的必查項(xiàng)目，作為檢查檔案完整程度的尺度，通過(guò)監(jiān)督和考核使之規(guī)范化。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)鉆研，提升綜合能力

全宗卷的規(guī)范管理，是一項(xiàng)實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，非?？简?yàn)檔案人員的綜合能力。檔案管理部門應(yīng)把建立全宗卷納入專業(yè)培訓(xùn)范疇，有步驟地開展專項(xiàng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)，改變檔案管理人員對(duì)全宗卷的模糊認(rèn)識(shí)，逐步養(yǎng)成積累和管理全宗卷的良好習(xí)慣。檔案管理人員在日常工作中不能只滿足于收集、整理、歸檔，必須加強(qiáng)綜合能力的提升和業(yè)務(wù)鉆研，不斷學(xué)習(xí)和探索檔案工作的新模式、新途徑，使檔案工作實(shí)現(xiàn)新的跨越。

不言而喻，在科技不斷發(fā)展的今天，當(dāng)我們追求檔案數(shù)字化信息化、服務(wù)高效快捷便利、資源開放共享的同時(shí)，全宗卷收集整理這項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，更需要檔案人員沉下心來(lái)，放慢節(jié)奏，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的工作宗旨，潛心鉆研挖掘。各企業(yè)可以根據(jù)檔案館（室）實(shí)際情況和檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，對(duì)《全宗卷規(guī)范》進(jìn)行合理取舍，并進(jìn)行繼承性的創(chuàng)新開拓。