文/李俊連 姚川予

知識管理與檔案管理工作緊密相關(guān)，對于建校時間相對較短的民辦高校而言，如何將知識管理工作的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用于檔案管理，快速提升檔案工作質(zhì)量，發(fā)揮檔案資源的價值，將檔案管理部門的內(nèi)部資源擴(kuò)展到外部社會，使檔案管理工作具備更強(qiáng)的前瞻性，成為提升和創(chuàng)新檔案管理水平、做好檔案管理工作的重要手段

一、引言

知識管理目前存在很多定義，中國國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會發(fā)布的知識管理定義是：知識管理（Knowledge Management）是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動。高等學(xué)校檔案是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。兩者在管理內(nèi)容和形式上存在緊密聯(lián)系。

近年來，一些民辦高校在踐行知識管理方面進(jìn)行了有益的嘗試，收到了較好的效果。如，西安歐亞學(xué)院在2016年提出開展學(xué)校知識管理，同年到香港理工大學(xué)進(jìn)行專門學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。至今已梳理完成學(xué)校知識管理目錄、組建學(xué)校知識管理團(tuán)隊(duì)，制訂《西安歐亞學(xué)院知識管理辦法》、搭建包含規(guī)章制度、辦事指南、案例庫、知識庫和榮譽(yù)庫等5個方面的知識管理平臺、參與完成陜西省教育信息化發(fā)展研究項(xiàng)目課題《高校知識管理的信息化應(yīng)用與實(shí)踐——以西安歐亞學(xué)院為例》。從知識平臺上線至今3年多時間，平臺用戶已覆蓋全校1000余名教職工，上傳文檔5000余篇，文檔累計(jì)被閱讀、下載和收藏23萬余人次，充分調(diào)動教職工文檔分享積極性和文檔利用率。

2021年新修訂的《檔案法》對全面提高檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平提供堅(jiān)強(qiáng)的法治保障。民辦高校建校時間短，館藏檔案數(shù)量少，貫徹和落實(shí)更快更易操作。將學(xué)校知識管理模式的探索和經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用于檔案管理中，解決檔案管理工作中存在的人員專業(yè)性不強(qiáng)、材料收集不完整、檔案利用率不高和信息化進(jìn)展緩慢等方面的困難和問題。

二、民辦高校檔案管理工作存在的困難與問題

1.檔案人員專業(yè)性有待提高。諸如：

一是民辦高校大多沒有建立與學(xué)校工作相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，沒有配備足夠的專職檔案人員，崗位設(shè)置和人員工作職責(zé)通常存在一人多崗的情況；

二是民辦高校缺乏檔案專業(yè)人才，檔案人員大多不是檔案專業(yè)出身，往往都是邊干邊學(xué)，“傳幫帶”的形式開展工作；同時民辦學(xué)校沒有檔案序列職稱認(rèn)定和評審權(quán)，檔案人員職稱晉升通道相對比較復(fù)雜，影響檔案人員職稱晉升的積極性；

三是民辦高校教職工均為聘任制或合同制，人員流動性較大，學(xué)校專兼職檔案隊(duì)伍不穩(wěn)定。

2.檔案材料的完整性不足。檔案管理過程中，檔案收集是非常重要和相對較難的一個環(huán)節(jié)，造成民辦高校檔案收集困難的原因主要包括：

一是檔案分類過程較為繁瑣。高校依據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》把高校檔案門類分為十一大類，每一大類下面又設(shè)置二級甚至三級目錄，對檔案管理人員專業(yè)能力提出較高要求。為確保學(xué)校檔案工作質(zhì)量和檔案分類的延續(xù)性，檔案人員既要懂得檔案管理專業(yè)知識，又要熟知學(xué)校內(nèi)部機(jī)構(gòu)責(zé)任，還要了解學(xué)校歷年檔案歸檔情況，對檔案工作者是極大的考驗(yàn)。

二是檔案預(yù)立卷工作沒有落實(shí)到位。檔案的收集歸檔是在文件制發(fā)或辦結(jié)后的第二年或者工作項(xiàng)目結(jié)題后3-6個月為收集歸檔時間，在此期間文件均屬于個人管理狀態(tài)或檔案形成單位管理，存在丟失或破壞的風(fēng)險，造成歸檔文件的不完整。

3.檔案資源的利用率不高。一是民辦高校檔案受制于學(xué)校檔案開放程度限制，利用者不了解檔案館藏資源信息，檔案利率狀態(tài)主要是“你查我調(diào)”的傳統(tǒng)方式。二是傳統(tǒng)檔案普遍“重藏輕用”，長期以來導(dǎo)致公眾對檔案缺乏認(rèn)知，使得檔案利用率較低。三是檔案資源相對獨(dú)立，沒有與其他資源關(guān)聯(lián)或者共享，不能完全滿足利用者的需求，導(dǎo)致利用者另辟蹊徑，放棄對檔案資源的依賴。

4.檔案數(shù)字化進(jìn)展緩慢。一是目前大部分檔案館由于資金、技術(shù)、人才等方面的原因，無法建設(shè)現(xiàn)代化的數(shù)字化檔案館，也不具備接收電子檔案的物質(zhì)基礎(chǔ)，導(dǎo)致檔案館缺乏電子檔案資源。二是大多數(shù)高校搭建了服務(wù)于教學(xué)、科研、管理和生活服務(wù)的校園信息化平臺，但“信息孤島”的現(xiàn)象仍然普遍存在，尤其這些系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間沒有實(shí)現(xiàn)有效對接，無法實(shí)現(xiàn)資源的共享利用和價值最大化。

三、基于知識管理的民辦高校檔案管理工作探索

1.基于知識管理專員管理模式完善檔案人員的選育用留機(jī)制。知識管理專員從頂層設(shè)計(jì)和工作業(yè)務(wù)開展方面考慮，要求知識管理專員不僅具備知識管理專業(yè)背景或企事業(yè)單位知識管理相關(guān)項(xiàng)目研究和實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，還要求具有一定的計(jì)算機(jī)和寫作功底。知識管理從業(yè)者的職級晉升一般由用人單位依據(jù)知識管理評價標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評估，形式多樣，方法靈活，從業(yè)者具有較強(qiáng)的驅(qū)動力和行業(yè)競爭力。高校檔案人員聘任時應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)檔案人員的聘任，并提供充分的經(jīng)費(fèi)保障，支持檔案人員參加各級各類專業(yè)性培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提升檔案管理綜合素質(zhì)。民辦高校因?yàn)闆]有職稱認(rèn)定和評審權(quán)，學(xué)校應(yīng)積極主動與省檔案局和省人才交流中心溝通協(xié)調(diào)，為檔案人員職稱晉升暢通認(rèn)定或評審?fù)ǖ?。同時學(xué)校應(yīng)采用多種形式的激勵機(jī)制，評選表彰優(yōu)秀檔案工作者，激發(fā)檔案工作者的積極性。

2.基于知識管理的文檔分類方法優(yōu)化高校檔案分類方案。知識文檔的分類原則是多維度的，不局限某一原則，分類主要是為了便于查找和利用，幫助學(xué)校清晰的管理知識和制作知識地圖，幫助對某個知識領(lǐng)域感興趣或不夠熟悉的員工，了解學(xué)校知識的整體脈絡(luò)，找到自己需要的知識，并發(fā)現(xiàn)知識之間的關(guān)聯(lián)，快速地判斷出哪些是核心知識。基于此，高校應(yīng)結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》和學(xué)校實(shí)際，建立更加適合學(xué)校檔案管理的分類方案，既能體現(xiàn)學(xué)校特色，又利于檔案管理和利用。在檔案管理前期，文件材料辦結(jié)后，應(yīng)及時通過檔案管理系統(tǒng)完成文件材料的整理、分類、錄入等預(yù)立卷工作，并通過鑒定后及時開放文件供全員查閱共享，既可以避免文件的丟失，也可以提高文件利用的時效性。

3.基于知識文檔的應(yīng)用機(jī)制提升檔案利用服務(wù)智能化。在知識管理工作中，通過有效的宣講、培訓(xùn)、實(shí)踐以及激勵機(jī)制，逐步形成全員“知識共享”的文化共識，再通過搭建人性化的知識管理系統(tǒng)，支持全員隨時隨地把知識分享到知識管理系統(tǒng)中，人人都可以成為知識文檔的擁有者和受益者，激發(fā)了知識文檔創(chuàng)作者的熱情并樂于其中。同時知識管理系統(tǒng)還利用強(qiáng)大的搜索引擎，為文檔查閱者提供更加智能和便捷的服務(wù)，提高使用者的體驗(yàn)度和知識管理系統(tǒng)的利用率。知識管理還可以進(jìn)行訂閱式推送知識文檔，用戶可接收關(guān)注的或崗位需要的知識?；诖?，在檔案管理過程，應(yīng)充分開發(fā)檔案信息價值和檔案文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，同時搭建高效能的全文檢索引擎，協(xié)助用戶快速找到所需的檔案文件，為用戶提供更多的檔案信息和資源；提供指定字段與分類檢索，讓用戶精確搜尋到需要的檔案，為借閱者提供更好服務(wù)。

4.基于知識管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念搭建人性化的檔案管理系統(tǒng)。知識管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)前，對組織知識進(jìn)行盤點(diǎn)，針對知識來源和特性，依據(jù)組織現(xiàn)狀和未來進(jìn)行整體考慮；系統(tǒng)搭建過程中，還要考慮知識管理系統(tǒng)和組織內(nèi)其他系統(tǒng)對接和整合問題。同樣，檔案管理系統(tǒng)在搭建之前，就要考慮該系統(tǒng)與原有檔案系統(tǒng)以及學(xué)校其他應(yīng)用系統(tǒng)的對接和檔案材料整合的問題，同時還要考慮應(yīng)對移動互聯(lián)網(wǎng)時代，微博、移動辦公等帶來的變化，預(yù)留系統(tǒng)未來發(fā)展計(jì)劃。

不言而喻，在網(wǎng)絡(luò)信息大環(huán)境下，知識管理在檔案管理中的應(yīng)用能夠讓檔案管理工作更加細(xì)化，檔案的收集和利用更加人性化，檔案的信息中心地位與作用更加突顯，檔案的價值方能得到最大化的發(fā)揮。