陳 巍

（上海市科技創(chuàng)新服務(wù)中心（上海科技成果檔案資料館））

科研項(xiàng)目檔案檔號是科學(xué)項(xiàng)目歸檔文件在文檔整理過程中所賦予的一組字符代碼，其作用是用來固化歸檔文件整理順序和類別排列，因?yàn)榭蒲许?xiàng)目文件數(shù)量龐大，類型繁多，文件產(chǎn)生單位跨度大，所以，這項(xiàng)工作是檔案整理過程中專業(yè)性比較強(qiáng)、涉及層面較多的一個(gè)環(huán)節(jié)，需要進(jìn)行檔案檔號編制，幫助檔案人員更好地對檔案進(jìn)行歸類整理，便于檔案查找和使用。同時(shí)，相關(guān)人員還需要對當(dāng)前科研項(xiàng)目檔案檔號編制普遍存在的問題，積極研究其解決對策，優(yōu)化整理方式，科學(xué)規(guī)劃檔案，控制好檔案檔號編制過程，不斷自我完善，提高科研項(xiàng)目檔案管理水平。

一、檔案檔號編制的功能優(yōu)勢及編制的細(xì)化

（一）功能優(yōu)勢

檔號對于檔案管理人員并不陌生。進(jìn)行檔案檔號編制的目的和作用也十分簡單鮮明，就是確保館藏每份檔案都有確定的唯一的字符代碼。這就如同每個(gè)人有唯一確定的身份證號是一樣的。檔案有了檔號，不僅可以方便檢索，而且還可以對檔案類別、數(shù)量進(jìn)行科學(xué)統(tǒng)計(jì)。但是編制檔號的方案以及基于什么樣的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，主要源于一些原則性規(guī)定。最早標(biāo)準(zhǔn)制定于1994年，但隨著檔案的豐富，檔號編制結(jié)構(gòu)與當(dāng)下的檔案檔號編制理念存在較大的差異。例如：在《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）中記錄了文書檔案檔號構(gòu)成，是按照全宗號+分類號+分類方案（年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等）+件號構(gòu)成。但是如今的標(biāo)準(zhǔn)中，編制方法并非如此，有些檔案檔號并不是以全宗號開頭，而是以類別號開頭[1]。相比而言，目前的檔案檔號編制方式更適用，以全宗號開頭，一直編到件號或者頁號，可以全面反映出館藏檔案的組件、分類、數(shù)量統(tǒng)計(jì)等各個(gè)情況。

（二）細(xì)化檔案編制

以往檔號編制是依靠人工檢索方式，對工作效率、處理方式的便利性等方面并沒有過多考慮，而是只要找到目標(biāo)檔案，并從這份檔案中選擇有利的部分提取出來內(nèi)容即可。所以，在時(shí)代更迭下，編制理念相比過去出現(xiàn)很大的差異，尤其是當(dāng)下計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，依靠計(jì)算機(jī)智能檢索已經(jīng)成為每個(gè)工作者學(xué)習(xí)與生活不可或缺的部分。對于檔案檔號編制來說，其作用和優(yōu)勢也十分重要，如今，信息化工作方式讓工作者認(rèn)識到對檔號的編制理念和編制方法不僅限于找到目標(biāo)檔案，并依靠人工選擇向利用者提供目標(biāo)檔案中的關(guān)鍵內(nèi)容，而是利用計(jì)算機(jī)自動(dòng)化檢索機(jī)制快速識別，通過授權(quán)向利用者在線提供檔案資料，大大提高了檢索和利用效率[2]。但是計(jì)算機(jī)檢索功能只是起到輔助作用，關(guān)鍵還需要細(xì)化檔號的編制。例如，在件號的基礎(chǔ)上增加子件號，以往文書檔案的請示與批復(fù)是作為一件，賦予一個(gè)件號，現(xiàn)在為方便查閱請示或批復(fù)，可以在件號的基礎(chǔ)上給請示和批復(fù)分別賦予子件號。另外，還需要明確檔案編制原則，一是唯一性，是指一個(gè)檔案賦予一個(gè)檔號，不能出現(xiàn)重號的情況。二是合理性，需要確保檔案編制與分類體系相一致。三是穩(wěn)定性，檔號結(jié)構(gòu)確定之后不可以隨意改動(dòng)。四是擴(kuò)充性，檔案數(shù)量是不斷增加的，基于這種情況，對于新增的類別檔案的檔號要保持其唯一性，不能與其他類別檔號存在沖突。五是簡單性，檔號的作用是為了便于管理，所以，應(yīng)該盡可能簡潔明了，不可設(shè)置得過于復(fù)雜，違背初衷。

二、科研項(xiàng)目檔案檔號編制存在的主要問題

（一）科研項(xiàng)目檔案編碼要素不完全

很多項(xiàng)目管理部門科研項(xiàng)目歸檔文件編碼結(jié)構(gòu)層次多元但分明，檔號標(biāo)識性和指引性比較強(qiáng)，但是缺少關(guān)鍵要素，編碼結(jié)構(gòu)缺少“全宗號”，而且從檔號中無法看出立卷單位。另外，就目前編號結(jié)構(gòu)，按照檔號編制“五原則”，并不具備后期擴(kuò)充條件。比如：編號結(jié)構(gòu)中的文種聚類，比較適用于項(xiàng)目承擔(dān)單位比較少，文件類別相對簡單的項(xiàng)目的檔號編制，但對于項(xiàng)目承擔(dān)較多、數(shù)量多元、種類豐富的單位來說，很容易在項(xiàng)目整體研發(fā)和檔號編制過程中出現(xiàn)排列順序混亂的問題，如果站在科研項(xiàng)目整體檔號編制綜合考量，其要素存在意義顯得無關(guān)緊要[3]。

（二）科研項(xiàng)目檔案編碼結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一

科研院所科研項(xiàng)目歸檔文件具備一定的擴(kuò)充性，但是編碼結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一，其原因是因?yàn)槎鄶?shù)科研項(xiàng)目的執(zhí)行是同時(shí)由多個(gè)所級單位承擔(dān)，各研究所項(xiàng)目歸檔文件的編碼結(jié)構(gòu)存在差異性，而且各所編碼結(jié)構(gòu)都有項(xiàng)目代碼字段，但是代碼確定缺少標(biāo)準(zhǔn)和集中管理，確定比較隨意，往往同一個(gè)科研項(xiàng)目會(huì)出現(xiàn)多個(gè)項(xiàng)目代碼的情況，無法實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目與代碼相對應(yīng)。而且為了統(tǒng)一編號，保持項(xiàng)目與代碼的規(guī)范性和一致性，會(huì)在項(xiàng)目驗(yàn)收階段再另外編制檔號，這樣會(huì)增加工作量，降低檔案檔號編制的工作效率。而且各所歸檔文件檔號編制規(guī)則不統(tǒng)一，各自獨(dú)立，一份檔案會(huì)出現(xiàn)至少兩種以上不同的編碼，難以高效統(tǒng)籌內(nèi)部檔案資源信息使用，資源共享受阻[4]。

（三）科研項(xiàng)目檔案分類不科學(xué)

科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目活動(dòng)內(nèi)容涉及廣泛，所構(gòu)成的科研檔案資料也比較復(fù)雜，其中包含基本建設(shè)和設(shè)備儀器購置內(nèi)容，所以，檔案類別劃分、標(biāo)準(zhǔn)細(xì)化、統(tǒng)籌管理就顯得至關(guān)重要。但是檔案分類在日常中常常出現(xiàn)問題，存在界定不清、內(nèi)容交叉重合的問題，而且部分項(xiàng)目分類方式過于繁瑣，編排順序混亂，打破了科研項(xiàng)目檔案內(nèi)在的系統(tǒng)性和相互關(guān)聯(lián)，在檔案整理過程中各個(gè)階段所產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案歸檔文件資料也因其包含要素含混不清而不符合歸檔要求，最終造成項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)出現(xiàn)調(diào)卷困難，也無法為后續(xù)檔案的開發(fā)和利用提供支持[5]。

（四）文件材料組卷不合理

科研項(xiàng)目的文件材料是由形成部門和單位進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案部門對科研業(yè)務(wù)和文件材料的實(shí)際情況掌握不全面，不清楚歸檔的文件材料并不需要組卷或者嚴(yán)格根據(jù)規(guī)范要求組卷，并且隨著計(jì)算機(jī)的普及，很多課題組人員都集中力量專注在科研任務(wù)上，錄入目錄等相關(guān)工作都統(tǒng)一交由計(jì)算機(jī)處理，無需組卷和排列，所以，最終形成的科研檔案并沒有達(dá)到固定檔案分類排列的要求，組卷文件歸類、排列也含混不清，無法體現(xiàn)出檔案的內(nèi)容特征和形式特征，不利于高效利用，滿足不了實(shí)際需求。

三、優(yōu)化科研項(xiàng)目檔案檔號編制的對策

檔號不管是檔案管理、文件檢索還是開發(fā)利用階段都是重要的指引性標(biāo)識，所以，進(jìn)行檔號編制，做好檔案管理工作，需要根據(jù)院所現(xiàn)階段的工作需求以及未來發(fā)展方向，確定檔號編制規(guī)則，并探討規(guī)則落實(shí)中的可行性途徑，結(jié)合當(dāng)前存在編制混亂、結(jié)構(gòu)要素界定不清晰等問題，綜合思考，科學(xué)規(guī)劃。同時(shí)，要積極學(xué)習(xí)并總結(jié)國家以及行業(yè)內(nèi)檔號編制標(biāo)準(zhǔn)，了解單位、院所相關(guān)編碼的規(guī)定和編制原則，在了解差異性的基礎(chǔ)上，確定統(tǒng)一編制規(guī)則，并根據(jù)自身檔案工作實(shí)際情況，從多維度確立改進(jìn)措施。

（一）建立健全檔號編制規(guī)范，制定通用的檔號編制規(guī)則

各單位的檔案應(yīng)由檔案部門按照統(tǒng)一集中管理原則進(jìn)行管理，統(tǒng)籌規(guī)劃全單位檔案資源，這樣可以實(shí)現(xiàn)各單位檔案資源的共享和信息交互，但前提是應(yīng)制訂通用的檔號編制規(guī)則，一是各單位科研項(xiàng)目實(shí)行雙套制歸檔并存，檔號編制規(guī)則需要結(jié)合實(shí)體檔案在檔案管理庫中的保管位置、排架順序、分類標(biāo)準(zhǔn)全面考量。因此，需要定期歸納總結(jié)各個(gè)單位的科研項(xiàng)目檔案編號的工作經(jīng)驗(yàn)和工作實(shí)際情況，制訂通用型項(xiàng)目檔案檔號結(jié)構(gòu)和編制規(guī)則，采用四節(jié)編碼，按照全宗號—機(jī)構(gòu)代碼—類別號—項(xiàng)目代碼—項(xiàng)目階段—專業(yè)代碼—件號等環(huán)節(jié)構(gòu)成，其中項(xiàng)目代碼可以利用阿拉伯?dāng)?shù)字，按照順序進(jìn)行編制，這樣不容易出現(xiàn)項(xiàng)目檔案和數(shù)字代碼編號對應(yīng)不上的情況，也解決了代碼重復(fù)的問題。二是部分單位現(xiàn)行的“檔案編碼規(guī)則”已經(jīng)初步形成了檔號編制規(guī)則雛形，雖然在實(shí)施上還不夠完善，存在一定的限制性因素，想要全面推廣和應(yīng)用還存在一定難度，但是從編制理念和編制管理上還是具有一定的創(chuàng)新性。所以，接來下的工作需要單位檔案部門在科研項(xiàng)目檔案檔號編制上進(jìn)一步完善和研發(fā)檔號編制規(guī)則，圍繞檔號編制的擴(kuò)展性和內(nèi)部關(guān)聯(lián)性方面細(xì)化規(guī)則要求，以通用為基礎(chǔ)促使科研項(xiàng)目檔案檔號編制工作落實(shí)，讓科研項(xiàng)目檔案資料按照規(guī)范化、系統(tǒng)化編制規(guī)則開發(fā)和利用。

（二）實(shí)行項(xiàng)目代碼規(guī)范管理，加強(qiáng)制度宣傳和落實(shí)

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目代碼規(guī)范化管理，需要在制度層面貫徹宣傳作用，將制訂通用項(xiàng)目檔案檔號編制規(guī)則落實(shí)到位，并創(chuàng)建執(zhí)行環(huán)境，讓環(huán)境與編制規(guī)則相互作用，相輔相成。一方面，項(xiàng)目代碼是檔案檔號編制的核心，實(shí)行統(tǒng)一化、規(guī)范化管理，有助于改善立項(xiàng)實(shí)施科研項(xiàng)目檔案檔號編制過程匯總項(xiàng)目代碼混亂、出現(xiàn)重復(fù)等問題，可以保證檔號編制與項(xiàng)目檔案的唯一對應(yīng)性。項(xiàng)目管理部門應(yīng)發(fā)揮組織和管理作用，建立統(tǒng)一的項(xiàng)目代碼管理體系，重新梳理當(dāng)下已有項(xiàng)目以及新增項(xiàng)目代碼編制情況，并加強(qiáng)溝通和全過程的追蹤，回溯項(xiàng)目原始信息，理清信息編制順序，收集整合項(xiàng)目資料并賦予項(xiàng)目數(shù)字代碼，要確保代碼與項(xiàng)目名稱相對應(yīng)。為此，可以建立基于科研項(xiàng)目的信息庫，以信息化管理篩查科研項(xiàng)目代碼名稱，防止出現(xiàn)編制代碼名稱重復(fù)、擴(kuò)展性不全、順序混亂等問題，為后續(xù)項(xiàng)目的檔案檔號編制作好鋪墊。另一方面，建立通用式項(xiàng)目檔案檔號編制規(guī)則，需要在全院范圍內(nèi)貫徹實(shí)施，做好宣貫引導(dǎo)，但按照常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，通常會(huì)擬發(fā)文件，采用公文形式進(jìn)行宣傳，但是也增加了閱文的疲倦感，容易造成傳閱效率不高、效果不明顯、推廣不及時(shí)等問題。所以，需要加強(qiáng)改善這一問題，確定檔案管理的規(guī)章制度，集中處理，編制檔案制度內(nèi)容，以通用檔案檔號編制規(guī)則為基礎(chǔ)，設(shè)立檔案專區(qū)，將相關(guān)檔案檔號編制規(guī)則以及檔案管理方法統(tǒng)一上傳到專區(qū)，連同制度同步升級優(yōu)化，這樣便于及時(shí)查閱、檢索，也提高了檔案工作人員的處理效率，指引利用者高效使用檔案。

（三）建立科學(xué)分類體系，細(xì)化檔案分類內(nèi)容

建立科研項(xiàng)目分類體系的目的，是將科研項(xiàng)目的檔案從分散化、不系統(tǒng)的管理狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)榧谢⒕C合性的過程，便于檔案人員的科學(xué)管理。分類是對完成組卷的檔案按照分類方案科學(xué)劃分，按照標(biāo)準(zhǔn)歸入相應(yīng)的層次和類別，能夠基于分類揭示檔案內(nèi)在關(guān)聯(lián)，讓檔案形成完整的分類體系。對于文書檔案一般按照年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類。比如：年度—機(jī)構(gòu)—保管期限；年度—保管期限—機(jī)構(gòu)；年度—保管期限。對于規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)分類的立檔單位，通常采用年度—機(jī)構(gòu)—保管期限或者年度—保管期限—機(jī)構(gòu)這樣三級分類方式。同時(shí)，建立分類體系需要細(xì)化多方面內(nèi)容，具體來說，其一，需要先確定一個(gè)具備穩(wěn)定性、層次性、多元性的科研項(xiàng)目檔案分類方案，確定好科研項(xiàng)目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、類別劃分、排列順序等內(nèi)容，先定好項(xiàng)目第一層類別和順序，按照分類標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)則要求，再逐一細(xì)化和完善，確定接下來的各個(gè)層次以及體系中各類目之間的關(guān)系。比如，作者工作單位科研檔案屬于科技檔案的第一層類別，緊跟著下一層類比為具體專業(yè)，第三層類別是時(shí)間順序、排列項(xiàng)目等，按照這樣的分類標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)建完整、科學(xué)的科研項(xiàng)目的檔案分類體系，一目了然地了解檔案相關(guān)信息，便于管理和查找。其二，每個(gè)項(xiàng)目所形成的檔案資料內(nèi)容以及檔案性質(zhì)都存在差異，并且形成檔案的時(shí)間也不同，需要結(jié)合實(shí)際情況，按照文件材料相關(guān)聯(lián)系進(jìn)行分類。對于在科研項(xiàng)目檔案工作中的檔案管理人員來說，需要對科研項(xiàng)目的研究內(nèi)容、項(xiàng)目類別、性質(zhì)、文件材料形成的時(shí)間等多方面要充分了解，這樣才能更準(zhǔn)確地將承研單位的文件材料按照檔案分類方案以及規(guī)則要求進(jìn)行分類，把握好材料的內(nèi)在聯(lián)系以及檔案形成的規(guī)律。

（四）抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)合理組卷，揭示材料的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性

組卷是檔案整理的第一步，是確定檔案的基本整理單位，明確卷的構(gòu)成和卷內(nèi)之間的相關(guān)聯(lián)系以及排列順序。在卷的組成中，不論是照片、錄音還是錄像，一件實(shí)物即一卷。對于文書檔案卷的構(gòu)成上相對比較復(fù)雜，一般包含收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，不同稿本還會(huì)包括正文、附件。進(jìn)行卷內(nèi)排序時(shí)，需要體現(xiàn)在正文之前以及附件之后。對于科研項(xiàng)目檔案來說，一般按照其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)（套）等分別組卷，按照階段或分年度進(jìn)行組卷。通?？蒲许?xiàng)目檔案卷內(nèi)文件材料會(huì)采用文字材料在前、圖樣材料放在其后的形式排列。進(jìn)行合理組卷的目的在于檔案人員可以對所保管的科研項(xiàng)目檔案更熟悉和了解，能夠系統(tǒng)保管科研項(xiàng)目檔案，提高檔案的利用效率，而且這也是每個(gè)檔案人員必須貫徹落實(shí)的一個(gè)環(huán)節(jié)，因?yàn)檫@對展示文件材料的系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性、科學(xué)分類與管理，有著很大的指導(dǎo)作用。為此，檔案人員需要先將文件材料按照項(xiàng)目各執(zhí)行階段進(jìn)行劃分，如項(xiàng)目研究準(zhǔn)備階段、研究實(shí)驗(yàn)階段、總結(jié)驗(yàn)收階段、成果展示和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段以及推廣與應(yīng)用階段，然后結(jié)合每個(gè)研究階段研究內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系以及價(jià)值取向，將相關(guān)的文件材料按照一定的先后順序排列起來，組成一個(gè)或若干個(gè)保管單位。這一環(huán)節(jié)將重心放在科研文件材料的劃分、有機(jī)聯(lián)系和卷內(nèi)文件的排列這幾個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上。檔案人員必須全面了解科研項(xiàng)目的研究內(nèi)容，了解科研項(xiàng)目檔案形成過程以及各研究階段的實(shí)際情況，并根據(jù)科研項(xiàng)目檔案立卷的目的和要求，按照立卷方法的規(guī)律、項(xiàng)目檔案的完整性、檔案卷內(nèi)文件材料之間的系統(tǒng)性進(jìn)行全面考量。

四、結(jié)語

綜合上述分析，科研項(xiàng)目檔案是科學(xué)技術(shù)整個(gè)研究過程的最直接記錄，從方方面面記載了科研活動(dòng)的過程以及研究成果。進(jìn)行檔案檔號編制工作就是要開發(fā)利用科研項(xiàng)目檔案信息資源，發(fā)揮出科研項(xiàng)目檔案的最大化功能價(jià)值。而且這也決定了科研項(xiàng)目檔案資料的收集和整理是否到位，關(guān)系著科研項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量。在科研項(xiàng)目檔案整理過程中，是檔案能夠高效利用的基礎(chǔ)，需要檔案人員嚴(yán)格細(xì)化檔案內(nèi)容，管控好科研檔案管理流程，按照檔案規(guī)則、文件材料內(nèi)在聯(lián)系、檔案形成時(shí)間等加強(qiáng)管理，規(guī)范科研項(xiàng)目檔案的整理。