楊 陽

（山西大學(xué)檔案館）

一、研究背景

目前，新時代背景下，諸多學(xué)者對檔案工作的變化以及如何改進與提升都進行了相關(guān)研究，如聶云霞[1]分析了當(dāng)前我國檔案監(jiān)管中存在的問題，從主體權(quán)責(zé)、監(jiān)管客體、監(jiān)管技術(shù)、監(jiān)管模式等方面探索并構(gòu)建新時代背景下檔案監(jiān)管新格局；齊周懷[2]從精神實質(zhì)、政治定位、轉(zhuǎn)型發(fā)展、底線思維等角度對新的工作制度、法律法規(guī)進行了詮釋；王興廣[3]從強化組織領(lǐng)導(dǎo)、豐富制度供給、加強過程控制、注重教育培訓(xùn)、深化技術(shù)運用等方面提出了推進檔案工作責(zé)任制建設(shè)的具體路徑等等。

從各位學(xué)者的研究中可以看出：在新時期，信息時代給檔案工作帶來機遇的同時，也相應(yīng)帶來了更高的挑戰(zhàn)，因此檔案從業(yè)人員應(yīng)對檔案工作中的方式方法進行改進與提升，提出新建議、新辦法，實施新舉措，為檔案工作的健康持續(xù)優(yōu)質(zhì)發(fā)展保駕護航。

二、新時代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

現(xiàn)階段我國檔案法治建設(shè)邁上了更高的臺階，對于檔案事業(yè)的健康、規(guī)范、高質(zhì)量發(fā)展具有重大意義，從收集、整理、保護、利用、監(jiān)督等多個環(huán)節(jié)健全完善了檔案管理制度，強化機構(gòu)和組織的檔案管理責(zé)任，優(yōu)化檔案的開放和利用條件，為我國檔案事業(yè)的現(xiàn)代化提供了更加堅實的制度保障，這就要求檔案工作者牢記“為黨管檔，為國守史，為民服務(wù)”的宗旨，通過不間斷的學(xué)習(xí)和整改，推動檔案事業(yè)全面發(fā)展，本文將從以下幾方面談一下現(xiàn)在檔案工作面臨的挑戰(zhàn)。

（一）檔案開放期限縮短，檔案開放機構(gòu)增多，檔案開放范圍擴大

目前對檔案開放的要求為縣級及以上各級檔案館的檔案，應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿二十五年向社會開放。從這一條規(guī)定里可以看出有兩處發(fā)生了較大的變化，一是檔案開放期限與之前的三十年相比，縮短了五年；第二是除縣級以上各級檔案館之外，在不損害國家安全和利益，不侵犯他人合法權(quán)益的前提下，其他檔案館、尚未移交進館但可以開放的檔案形成單位或者保管單位以及非國有企業(yè)、社會服務(wù)機構(gòu)等單位和個人均可以向社會開放檔案[4]，這一開放力度是前所未有的。

這一新規(guī)將促使檔案開放主體范圍明顯擴大。但一份檔案能否公開，取決于多方面因素，需要多維度考量，包括是否影響國家安全、是否涉及商業(yè)機密、個人隱私等等[5]。這對鑒定人員提出了更高的要求，從業(yè)人員需具備許多方面的專業(yè)知識，如檔案業(yè)務(wù)、檔案相關(guān)的方針政策、國家保密法、知識產(chǎn)權(quán)法等相關(guān)法律法規(guī)。因此，檔案從業(yè)人員不僅將面對檔案鑒定工作量大、審核開放量激增的局面，還需要學(xué)習(xí)更多的相關(guān)規(guī)章制度，盡快對館內(nèi)存放檔案進行鑒定審核，根據(jù)檔案類別，將滿足開放條件的檔案向社會開放，秉持“為人民服務(wù)”的初心，滿足社會大眾對檔案的利用需求，推動檔案開放利用工作。

（二）館藏檔案開放審核權(quán)責(zé)變更

檔案開放審核工作在過去一般由檔案館承擔(dān)，現(xiàn)在該權(quán)責(zé)變更為由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負(fù)責(zé)，對于還未移交進館的檔案，其開放審核工作由檔案形成單位或保管單位負(fù)責(zé)，并在移交時附具意見。這項規(guī)定可以在一定程度上緩解檔案開放期限縮短帶來的巨大壓力，但同時也帶來了新的工作挑戰(zhàn)。在新時期檔案開放的辦法制定、處理檔案利用者投訴、授權(quán)檔案館或有關(guān)機關(guān)公布檔案等責(zé)任和義務(wù)由檔案主管部門承擔(dān)[6]。檔案形成或移交單位在完成原工作的基礎(chǔ)上，需要轉(zhuǎn)變舊觀念，規(guī)范檔案開放審核流程，完善工作細(xì)則，使該工作能順利開展。

（三）單位和個人利用檔案的權(quán)利得到保障，利用查詢工作增多

長期以來，人們除了在升學(xué)、畢業(yè)、工作、提升、調(diào)動、退休等特殊時間節(jié)點會想到查詢自己的人事檔案，大部分時候與檔案館都保持一定的距離，認(rèn)為檔案館有一種神秘感，造成這個現(xiàn)象既有社會大眾方面的原因，也有檔案館自身的原因。社會大眾不清楚自己除利用個人檔案外，享有合法利用開放檔案的權(quán)利，檔案館對外宣傳不到位，社會大眾不了解檔案的類別與價值。

在現(xiàn)階段只要單位和個人持有合法證明，就可以利用已經(jīng)開放的檔案。如果在查詢利用過程中，檔案館不按規(guī)定開放利用，單位和個人均可以向檔案主管部門進行投訴，接到投訴的檔案主管部門應(yīng)當(dāng)及時調(diào)查處理并將處理結(jié)果告知投訴人。公民有合法利用的權(quán)利，檔案館就有服務(wù)的義務(wù)，這就要求各級各類檔案館轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)意識和服務(wù)觀念，緊跟時代步伐，完善檔案利用服務(wù)細(xì)則及服務(wù)方式，探索適應(yīng)當(dāng)前檔案需求和未來趨勢的服務(wù)模式[6]，能夠通過多渠道，利用多平臺，為利用者提供高質(zhì)量的服務(wù)。

（四）加快檔案信息化建設(shè)，注意電子檔案安全問題

檔案信息化建設(shè)是檔案工作與時俱進的體現(xiàn)，也是信息化、大數(shù)據(jù)的時代背景對檔案工作提出的新要求、新考驗。推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、推進檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)[7]是所有檔案館都需要面對和積極解決的問題，各級人民政府需要充分認(rèn)識到檔案信息化的重要性和必要性，將其納入信息化發(fā)展規(guī)劃。

信息化并不是一個新概念，一些規(guī)模較大級別較高的檔案館信息化建設(shè)工作早已開展。但對于地方以及一些高校的檔案館來說，由于檔案信息化涉及到體制以及機制的完善、經(jīng)費的支持、法規(guī)政策的健全、人才的培養(yǎng)等許多方面[8]，檔案信息化建設(shè)工作一直未能很好的開展。我們必需充分認(rèn)識到檔案信息化不是一蹴而就的事情，需要多方配合支持以及協(xié)調(diào)，才能將檔案信息化工作持續(xù)推進。

檔案進入信息化管理后會面臨一些新的問題和挑戰(zhàn)，如：來源是否可靠，存儲是否安全，要素是否合規(guī)，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是否能夠及時出臺，工作人員是否掌握信息化技術(shù)等等，同時還要及時向社會大眾宣傳電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。這就要求從業(yè)人員不僅要學(xué)習(xí)該部分內(nèi)容，更要在實際工作中盡快貫徹實施，加快信息化進程，對于已完成信息化的檔案注意安全保管，提高其利用率。

（五）科學(xué)有效地對檔案進行監(jiān)督管理

科學(xué)有效的監(jiān)督管理制度能夠有效促進檔案工作的健康發(fā)展，可以更好地服務(wù)和推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。檔案監(jiān)督包括檔案主管部門監(jiān)督、檔案利用監(jiān)督、社會監(jiān)督和業(yè)務(wù)監(jiān)督四種方式，四者共同構(gòu)成了一個監(jiān)督體系，能夠有效增強檔案管理工作的監(jiān)督力度，確保檔案的完整與安全[9]。

目前，檔案主管部門的監(jiān)管事項有明確規(guī)定，監(jiān)督管理的內(nèi)容包括檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；工作人員管理情況；檔案收集、整理、保管、提供利用情況；信息化建設(shè)和信息安全保障情況以及對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況等等。此外，國家鼓勵社會組織及個人參與到檔案監(jiān)管的具體事務(wù)中，提高公眾對檔案事業(yè)的參與度，拉近公眾與檔案之間的距離。同時，檔案提供者和檔案利用者之間也存在相互監(jiān)督的關(guān)系，任何單位和個人都是有權(quán)監(jiān)督的主體，發(fā)現(xiàn)檔案違法行為時，有向檔案主管部門和有關(guān)機關(guān)舉報的權(quán)利。

（六）檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品開發(fā)不理想

檔案館屬于文化事業(yè)機構(gòu)，檔案具有非常重要的文化價值。為了使檔案的文化價值得到最大程度的推廣和利用，能夠被廣泛的接受和認(rèn)可，從國家到檔案館以及社會大眾都提出了許多方案和寶貴的建議，檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品在這種大背景下應(yīng)運而生。

國家鼓勵檔案館開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀。

由此可見，國家大力支持檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案從業(yè)人員應(yīng)積極響應(yīng)國家號召，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)文化服務(wù)思維，明確文化創(chuàng)意產(chǎn)品開發(fā)的意義和目的，將原本陳舊的、枯燥的文字或?qū)嵨锏葯n案元素轉(zhuǎn)化為喜聞樂見、易于接受的文化產(chǎn)品和服務(wù)，促進文化的傳播與傳承。

三、高校檔案館面臨的問題

作為一名高校檔案工作者，目前在工作中也面臨很多問題和挑戰(zhàn)，我們應(yīng)充分認(rèn)識到高校檔案館將從較單一的高校專屬服務(wù)向多元化社會化信息服務(wù)轉(zhuǎn)變，服務(wù)制度體系將面臨全面升級，因此如何健全完善工作制度，為廣大師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案文化走出校園是當(dāng)下亟待解決的問題。下面就目前高校檔案館面臨的若干問題談幾點看法。

目前一部分檔案館在工作時仍采用十幾年甚至幾十年前的規(guī)章制度，這顯然落后于新時代對檔案工作提出的要求，也滿足不了廣大利用者的需求，應(yīng)根據(jù)相關(guān)的國家方針政策，緊跟時代潮流，建立健全本單位檔案工作的規(guī)章制度，使檔案館呈現(xiàn)出全新的面貌。

（一）能夠長期穩(wěn)定工作的人員不足

檔案館的工作除涉及到教師、學(xué)生的人事檔案外，還包括教學(xué)、科研、基建、黨政、校史等許多方面。做好檔案工作，不僅僅是傳統(tǒng)認(rèn)知層面的對檔案進行收集、整理、歸類，更需要對檔案的社會、文化、教育等多方面的價值進行全方位、多維度、深層次的挖掘和升華，使更多的人認(rèn)識到檔案的重要性、檔案的價值、檔案在社會文明中的作用，并從檔案中獲取到需要的信息。

高校檔案館在學(xué)校中屬于教輔部門，而高校最重視的是教學(xué)和科研工作，因此檔案館屬于邊緣化部門，工作人員中有一部分是臨時聘用人員，有較大的流動性和不穩(wěn)定性，不利于檔案工作的長期開展，人手不足以及辦公環(huán)境不理想是長久以來一直存在的問題，這將從很大程度上限制檔案價值的發(fā)揮，使檔案一直處于淺利用的狀態(tài)，珍貴的資料被塵封在庫房中無法與大眾見面。

（二）檔案信息化進展緩慢

在高校檔案館中，學(xué)生檔案在館時間大約幾年，并且會隨著學(xué)生畢業(yè)工作轉(zhuǎn)遞至相關(guān)單位，因此這部分檔案一直未納入信息化范圍。但筆者在近幾年的工作中發(fā)現(xiàn)，隨著學(xué)生考取公務(wù)員比例增多，越來越多的單位需要對其檔案進行政治審查，但最近三年因為疫情的原因，又出現(xiàn)了用人單位無法到校審查材料的問題，這種情況對學(xué)生的就業(yè)會產(chǎn)生很大的影響，若學(xué)生檔案也進行了信息化工作，該問題就能很好地得到解決，同時可以進行“雙套制”保管，更加安全。

另外，高校檔案館綜合檔案科檔案數(shù)量龐大，包括歷年畢業(yè)生的學(xué)籍檔案，各個學(xué)院的教學(xué)科研檔案、黨政檔案、基建檔案、計財檔案等等。每次遇到利用者查閱檔案，都需要到庫房進行查找，這其中涉及到一些陳年檔案紙張已有破損，難以保證檔案安全以及再度利用；另一方面，面對龐大的庫存檔案，檔案查找速度緩慢，因此迫切需要通過信息化來解決這個問題，但由于前期檔案過多，每年又有新的檔案進庫，信息化進度一直很慢，這無形中就會使服務(wù)質(zhì)量下降。

對于高校檔案館來說，另一個信息化進度緩慢的原因是經(jīng)費問題。高校檔案館是非盈利機構(gòu)，沒有自己的收入來源，因此信息化工作需要學(xué)校從人力、物力、財力等多方面支持才能實現(xiàn)。

（三）缺乏專業(yè)檔案管理人才

高校檔案館工作人員多為校內(nèi)其他部門工作人員轉(zhuǎn)入，這不僅需要從頭開始熟悉業(yè)務(wù)知識，還需要轉(zhuǎn)變工作思路及工作態(tài)度。檔案工作是一項嚴(yán)肅的政治工作，要求檔案管理員必須有較高的政治思想素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，能夠在平凡的工作崗位上嚴(yán)謹(jǐn)求實。尤其進入信息化時代以后，檔案工作已經(jīng)不僅僅是面對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行工作，應(yīng)當(dāng)告別檔案工作就是整理檔案、復(fù)印資料的陳舊服務(wù)觀念，檔案館工作人員應(yīng)能夠熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的各種信息傳播渠道，為利用者提供多元化、多方位的服務(wù)。

（四）校園文創(chuàng)產(chǎn)品開發(fā)不足

文化創(chuàng)意產(chǎn)品簡稱文創(chuàng)產(chǎn)品。檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品的開發(fā)需要檔案從業(yè)人員以及歷史文化、創(chuàng)意設(shè)計、市場調(diào)研、產(chǎn)品營銷等不同行業(yè)的專業(yè)人才，缺一不可。這些產(chǎn)品除自身功能以外，還可以講述一段歷史故事，呈現(xiàn)人類文化果實。由于產(chǎn)品具有實用性，可以出現(xiàn)在大眾生活的各個角落，以潤物細(xì)無聲的方式提升檔案館的社會影響力，加深大眾對檔案文化價值的認(rèn)識。

高校檔案館主要服務(wù)對象為在校師生及畢業(yè)校友，這就導(dǎo)致與社會上其他行業(yè)的聯(lián)系較少，無論是文化創(chuàng)意產(chǎn)品的設(shè)計，還是創(chuàng)意、銷售都不成熟，目前的文創(chuàng)產(chǎn)品僅停留在文具、包袋、T恤衫等非常單一的形式上。這就需要高校檔案館打開思路，加強與其他行業(yè)的合作，對資源進行整合，提升開發(fā)的廣度及深度，提取承載優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的檔案元素，提煉創(chuàng)意主題，立足本校校史，挖掘有價值、有意義的檔案進行開發(fā)，將原本陳舊的、枯燥的文字或?qū)嵨锏葯n案元素轉(zhuǎn)化為喜聞樂見、易于接受的文化產(chǎn)品和服務(wù)，促進文化的傳播與傳承，使檔案以另一種形式與大眾見面，推動檔案文化創(chuàng)業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

新時代黨和國家對檔案工作非常重視，檔案工作具有創(chuàng)新性、信息化、國際化等特征[10]，各級檔案館及相關(guān)機構(gòu)應(yīng)及時開展宣講會，組織培訓(xùn)交流學(xué)習(xí)，使檔案從業(yè)人員能夠充分提升自己的專業(yè)素質(zhì)，在工作中貫徹執(zhí)行新的規(guī)章制度，立足本館實際情況，著眼未來發(fā)展，把握政治方向，深入挖掘館藏資源，拓寬利用服務(wù)渠道，打造一支高水平、高素質(zhì)的檔案管理隊伍，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。