黃路漫

新時(shí)期提高高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作服務(wù)效能的新思考

黃路漫

[武漢大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)]

本文首先闡釋了新時(shí)期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作的新特點(diǎn)、新要求，接著分析了新時(shí)期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作面臨的新挑戰(zhàn)、新問題，最后提出了提高新時(shí)期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作服務(wù)效能的新思考、新思路。

高校后勤；辦公室工作；秘書工作；服務(wù)效能

關(guān)于辦公室工作，習(xí)近平總書記曾這樣描述過它的重要地位——“運(yùn)籌于帷幄之中，決勝于千里之外”“辦公室，是一個(gè)單位、一個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵部門”[1]。

對(duì)于高校來說，“雙一流”大學(xué)建設(shè)需要一流的教學(xué)、科研隊(duì)伍，也需要一流的后勤服務(wù)保障體系做支撐。隨著高校后勤社會(huì)化改革和“三服務(wù)，兩育人”宗旨貫徹的不斷深入，師生對(duì)美好校園生活的需求與發(fā)展不平衡不充分的后勤之間的矛盾不斷凸顯，一流高校的建設(shè)對(duì)后勤改革發(fā)展的依賴也逐步加深。

在這種新背景和新格局下，高校后勤機(jī)關(guān)辦公室作為后勤部門運(yùn)行的綜合事務(wù)部門，在后勤各項(xiàng)工作中所起的承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁與樞紐作用將會(huì)不斷強(qiáng)化，對(duì)后勤機(jī)關(guān)辦公室工作人員的綜合素質(zhì)和綜合能力也會(huì)提出更高更新的要求。

一、新時(shí)期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作的新特點(diǎn)、新要求

辦公室工作的三個(gè)主要任務(wù)同樣適用于高校后勤機(jī)關(guān)，概況起來就是：一是決策的參謀、智囊作用；一個(gè)是對(duì)上對(duì)下的服務(wù)；一個(gè)是機(jī)要、保密工作。新時(shí)期的高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作的以下幾個(gè)新特點(diǎn)越來越凸顯。

一是政治性越來越強(qiáng)。政治性本身也是中國(guó)高校后勤的顯著特征，中國(guó)高校的后勤服務(wù)首先要注重政治、顧全大局。許多高校的后勤機(jī)關(guān)辦公室是黨委辦和行政辦合二為一，在協(xié)助貫徹和執(zhí)行黨和國(guó)家路線、方針、政策方面承擔(dān)重要責(zé)任，體現(xiàn)了鮮明的政治性。當(dāng)前，高校全面從嚴(yán)治黨正向縱深推進(jìn)，中央和校內(nèi)巡視也從不同角度將后勤納入重要觀測(cè)點(diǎn)，從這個(gè)角度來看，后勤的政治性會(huì)不斷強(qiáng)化，后勤機(jī)關(guān)辦公室的政治屬性只會(huì)越來越強(qiáng)化。

二是服務(wù)性越來越明顯。高校后勤機(jī)關(guān)辦公室作為后勤系統(tǒng)的“中樞神經(jīng)”，其存在的根本價(jià)值便是服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)好基層單位、服務(wù)好廣大師生，可以說機(jī)關(guān)辦公室是后勤的“后勤”。當(dāng)前，以師生為本的服務(wù)理念正在后勤不斷強(qiáng)化，辦師生滿意后勤”的服務(wù)宗旨也在不斷落實(shí)，從服務(wù)師生的合理訴求，為師生不斷提供更加優(yōu)質(zhì)后勤服務(wù)保障的角度出發(fā)，后勤機(jī)關(guān)辦公室的服務(wù)性會(huì)越來越鮮明。

三是綜合性越來越突出。高校后勤機(jī)關(guān)辦公室的綜合性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。一是工作定位多頭交叉。高校后勤機(jī)關(guān)辦公室作為后勤正常運(yùn)轉(zhuǎn)的“大腦”，為上、中、下各級(jí)機(jī)構(gòu)服務(wù)是后勤機(jī)關(guān)辦公室的核心要義，因此，辦公室是做服務(wù)工作和協(xié)助工作[2]；與此同時(shí)，后勤機(jī)關(guān)辦公室還作為后勤系統(tǒng)上傳下達(dá)的中轉(zhuǎn)樞紐，肩負(fù)著對(duì)下傳達(dá)上級(jí)和集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)指示的使命和職責(zé)，并需要及時(shí)向上級(jí)報(bào)告執(zhí)行落實(shí)情況和工作成績(jī)，因此，辦公室也是做管理工作和指導(dǎo)工作。二是工作職能錯(cuò)綜繁雜。從職能內(nèi)容來看，辦公室既有服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)總攬大局、綜合協(xié)調(diào)并決策執(zhí)行的內(nèi)容，也有服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)做好參謀和助手的職能，既要做好領(lǐng)導(dǎo)的文秘工作，還要做好督辦落實(shí)工作。三是工作內(nèi)容點(diǎn)多面廣。從對(duì)口的上級(jí)職能部室來說，有校黨政辦公室、巡視辦公室、紀(jì)委監(jiān)察室、維穩(wěn)辦公室、保密辦公室、組織部、宣傳部、保衛(wèi)部、工會(huì)、團(tuán)委等多個(gè)職能部室；從具體工作內(nèi)容來說，有諸多職責(zé)和任務(wù)，如公文流轉(zhuǎn)、文稿撰寫、信息宣傳、會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)、督辦檢查、公務(wù)接待、檔案管理、機(jī)要保密等。

后勤機(jī)關(guān)辦公室的這些新特點(diǎn)，對(duì)后勤辦公室工作和文秘人員提出了新要求。

首先，不斷制度化。辦公室工作的制度化是辦公室大部分工作有章可循、有法可依、有條不紊進(jìn)行的前提和依據(jù)。辦公室各項(xiàng)事務(wù)性工作紛繁復(fù)雜，大事小事急事難事重復(fù)疊加，建立并不斷健全各項(xiàng)規(guī)章制度不僅有利于辦公室工作的有序平穩(wěn)開展，也能有效提高工作效率。[3]

其次，不斷精細(xì)化。辦公室工作的精細(xì)化體現(xiàn)在落實(shí)各項(xiàng)工作中，辦公室要追求以“匠人精神”作為根本原則和遵循，梳理整理并優(yōu)化工作流程，最大限度發(fā)揮出辦公室的工作合力，不斷提升辦公室工作的服務(wù)和管理水平。精細(xì)化也對(duì)辦公室工作人員的工作素養(yǎng)、工作標(biāo)準(zhǔn)以及工作能力提出了更高的要求。

再次，不斷高效化。辦公室工作的高效化主要是指高效化的標(biāo)準(zhǔn)、高效化的流程以及高效化的人員。高效化必須以制度的完善性和服務(wù)的精細(xì)化作為前提條件，這樣才能達(dá)成目標(biāo)的高效化，才能不斷滿足高校后勤工作的實(shí)際需要，并充分發(fā)揮出辦公室決策、參謀、服務(wù)和輔助等功能。

二、新時(shí)期做好高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作面臨的新挑戰(zhàn)、新問題

新時(shí)期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作的新特點(diǎn)對(duì)辦公室工作提出了新要求，但當(dāng)前后勤機(jī)關(guān)辦公室工作還表現(xiàn)出一些不能適應(yīng)這些新要求的制約因素，主要表現(xiàn)為五個(gè)方面。

一是參謀功能發(fā)揮不夠。決策的參謀、智囊作用是辦公室三大工作任務(wù)之首，也是辦公室區(qū)別于其他職能部室的核心職能。但目前高校后勤機(jī)關(guān)辦公室本質(zhì)上是服務(wù)部門，而辦公室服務(wù)的綜合性越來越強(qiáng)，工作性質(zhì)復(fù)雜多元，工作職能交叉繁雜……辦公室工作點(diǎn)多面廣，“上面千條線，下面一根針”。辦公室的事務(wù)性、日常性和應(yīng)急性工作任務(wù)占據(jù)了辦公室工作的大部分內(nèi)容，耗費(fèi)了辦公室工作人員的大部分精力，辦公室工作往往處于較為被動(dòng)的應(yīng)付狀態(tài)，缺乏先見性和預(yù)見性，不能積極思考和統(tǒng)籌規(guī)劃，這就導(dǎo)致了辦公室在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌謀劃時(shí)不能提供太多的決策參考，參謀功能無法有效發(fā)揮。

二是“蹲點(diǎn)式”調(diào)研不夠。深入基層調(diào)研是高校機(jī)關(guān)后勤辦公室一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，只有通過調(diào)查研究，才能更好地理解下情，更好地傳達(dá)上情并貫徹落實(shí)，也才能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更精準(zhǔn)的參考支撐。后勤機(jī)關(guān)辦公室人員由于工作繁雜，走出辦公室，深入基層調(diào)研比較少，頻次不夠，加之對(duì)調(diào)研工作的重視程度不夠，在實(shí)際工作中，辦公室了解各基層單位的手段有限、方式單一，更多的是依靠各單位的各類口頭匯報(bào)或者書面材料，理解的內(nèi)容較為膚淺，對(duì)實(shí)際情況缺乏深入有效的了解和掌握。

三是專業(yè)化程度不高。一方面辦公室工作本身的主要內(nèi)容就是辦文辦會(huì)辦事三大塊，對(duì)適應(yīng)工作專業(yè)屬性適配性的要求并不高，另一方面由于后勤機(jī)關(guān)辦公室工作任務(wù)比較繁雜繁重，但辦公室人員配備普遍較少，每個(gè)員工都承擔(dān)著較多工作，有應(yīng)急任務(wù)或者緊急工作時(shí)，還需要一起承擔(dān)，相互分擔(dān)，因此，不可能所有工作都按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、專業(yè)化的要求完美完成，但這也就導(dǎo)致辦公室工作的專業(yè)性程度不高，不如后勤機(jī)關(guān)其他相關(guān)業(yè)務(wù)科室如人事、財(cái)務(wù)、工程等部門往往具備更加專業(yè)明確的衡量標(biāo)準(zhǔn)與考核體系。

四是創(chuàng)新性意識(shí)不強(qiáng)。年復(fù)一年，日復(fù)一日，辦公室工作內(nèi)容本身也具備較強(qiáng)的重復(fù)性和延續(xù)性，辦公室的日常工作往往按部就班，按既定的程序性和規(guī)范性完成即可，辦公室的相關(guān)材料文字工作往往在既往過去的模板上進(jìn)行修改，缺乏新意，做不到與時(shí)俱進(jìn)，這就導(dǎo)致辦公室工作破舊立新的開拓性不強(qiáng)，因時(shí)而進(jìn)、因事而化、因勢(shì)而新的創(chuàng)新性不夠。

五是信息化手段不多。面對(duì)當(dāng)前信息和網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的飛躍發(fā)展，高校后勤機(jī)關(guān)辦公室目前的信息化建設(shè)還比較滯后，還比較依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)和信息傳遞等工作，電子化信息平臺(tái)還僅局限在如校內(nèi)OA事務(wù)系統(tǒng)以及微信、QQ等大眾化移動(dòng)信息平臺(tái)，即時(shí)服務(wù)和信息的傳遞效能不高，也不符合未來綠色后勤的發(fā)展方向。

三、提高新時(shí)期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作服務(wù)效能的新思考、新思路

針對(duì)制約新時(shí)期高校后勤機(jī)關(guān)辦公室工作效能的新挑戰(zhàn)和新問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)著重從以下五個(gè)方面入手，著力改善和提高辦公室工作效能。

第一，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升辦公室人員的綜合能力。辦公室的各項(xiàng)管理服務(wù)工作無一不需要依靠辦公室工作人員來落實(shí)，辦公室工作人員的水平如何，直接決定了辦公室的各項(xiàng)管理服務(wù)水平的高低以及服務(wù)效能的高低，因此，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提升辦公室人員的綜合能力是新時(shí)期做好辦公室工作的根本前提。辦公室工作人員首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的最新理論、路線、方針和政策，自覺以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想武裝頭腦，努力提高政治素養(yǎng)；要深入學(xué)習(xí)了解“雙一流”后勤服務(wù)保障體系下后勤社會(huì)化改革的方向和途徑，努力提升行業(yè)素養(yǎng)；還要加強(qiáng)辦文辦會(huì)辦事等各種辦公室業(yè)務(wù)和各類人事政策、工程財(cái)務(wù)以及壓力管理等專業(yè)培訓(xùn)，努力提升專業(yè)和綜合素養(yǎng)。[4]

第二，加強(qiáng)調(diào)研，積極發(fā)揮辦公室決策參謀的作用。調(diào)查研究是辦公室上下連接，左右協(xié)調(diào)并掌握情況的重要方法，后勤機(jī)關(guān)辦公室要加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，將基層調(diào)研常態(tài)化和固定化，定期、分級(jí)、分類地開展各種基層調(diào)研，主動(dòng)走下去，上下齊心通力合作解決矛盾，努力為基層提供更好的服務(wù)。要掌握科學(xué)規(guī)律的調(diào)研方式和方法，更好地結(jié)合上級(jí)政策和基層下情，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更多一手的、詳細(xì)的調(diào)研材料，更好地發(fā)揮辦公室決策參謀的作用。

第三，知行合一，打造一專多能的辦公室人才隊(duì)伍。首先要合理配置辦公室工作人員，辦公室工作人員的配置，要綜合考慮工作量、工作任務(wù)以及各職工的專業(yè)背景、個(gè)人特質(zhì)、年齡和性別結(jié)構(gòu)，要有效利用不同年齡層、不同性別個(gè)性員工特點(diǎn)，最大化發(fā)揮團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)。另一方面，要加強(qiáng)辦公室人才隊(duì)伍建設(shè)，在加強(qiáng)學(xué)習(xí)的同時(shí)，要鼓勵(lì)辦公室工作人員結(jié)合日常工作，不斷累積經(jīng)驗(yàn)，提高組織協(xié)調(diào)、綜合分析能力，條件允許下還應(yīng)合理安排辦公室人員內(nèi)部輪崗，打造一支一專多能的辦公室人才隊(duì)伍。

第三，勇于創(chuàng)新，依靠信息化手段提升辦公室效率。高校后勤辦公室要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，創(chuàng)新服務(wù)方式，秉持“互聯(lián)網(wǎng)+后勤”理念，不斷改進(jìn)完善OA辦公系統(tǒng)，引進(jìn)釘釘?shù)染€上軟件，推進(jìn)辦公室業(yè)務(wù)無紙化。要不斷提升后勤信息化服務(wù)水平，在做好學(xué)校師生服務(wù)需求調(diào)研的基礎(chǔ)之上，不斷完善和拓展后勤“一網(wǎng)通”服務(wù)效能，以更好地滿足師生對(duì)后勤服務(wù)的新期待，服務(wù)學(xué)?！半p一流”建設(shè)。[5]

第五，協(xié)同聯(lián)動(dòng)，以“大后勤”工作理念推動(dòng)工作落實(shí)。高校后勤機(jī)關(guān)辦公室要明確“大后勤”的工作理念，要加強(qiáng)與本校保衛(wèi)部、校醫(yī)院、信息中心等其他大后勤部門，團(tuán)委、學(xué)生工作部等其他相關(guān)學(xué)工部門以及各個(gè)服務(wù)對(duì)象院系的聯(lián)系與合作。[6]后勤辦公室還要加強(qiáng)單位內(nèi)部門間的協(xié)同聯(lián)動(dòng)，必要時(shí)應(yīng)打破部門壁壘，急難險(xiǎn)重工作可以以項(xiàng)目組的方式開展工作，以有效提升后勤服務(wù)工作的效能，推動(dòng)后勤相關(guān)工作落實(shí)。

[1]習(xí)近平.擺脫貧困[M].福州：海峽出版發(fā)行集團(tuán),1992.

[2]余海濱、張暢.提高高校后勤辦公室工作效能的新思考[J].高校后勤研究，2013（03）:32-33.

[3]張巖.淺談高校后勤辦公室工作[J].中國(guó)管理信息化，2013（01）:104-105.

[4]安婧、董洪艷.高校后勤辦公室提高服務(wù)效能的幾點(diǎn)思考[J].經(jīng)濟(jì)師，2017（08）:213-214.

[5]陳麗.提升高校后勤辦公室業(yè)務(wù)水平的路徑和思考——以浙江農(nóng)林大學(xué)后勤集團(tuán)辦公室為例[J].高校后勤研究，2019（11）:18-19.

[6]趙莉清.淺談高校后勤集團(tuán)辦公室工作——以南京工業(yè)大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)為例[J].工作指導(dǎo)，2017（269）:9-25.

（責(zé)任編輯：盧彩晨）