文｜日照市住房保障管理服務中心 李國強

【關鍵字】互聯(lián)網(wǎng)+政務服務；房地產(chǎn)檔案；數(shù)字化管理

隨著科技革命與產(chǎn)業(yè)變革的加速演變，新一代信息技術實現(xiàn)了迅速發(fā)展和快速普及，我國的現(xiàn)代化進程不斷加快，為社會發(fā)展和各行業(yè)進步帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。以信息技術為依托構建的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理迎來新的變革，檔案管理范圍進一步擴大，檔案管理方式也在一定程度上得到優(yōu)化。國家長期以來致力于推進政務信息化工作的開展，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理工作的完善，在一定程度上可以反映出房地產(chǎn)行政主管部門的管理和服務水平，進一步改善營商環(huán)境，極大的提升人民群眾辦事效率。

1.房地產(chǎn)檔案概念與特點

1.1 房地產(chǎn)檔案的概念

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。主要包括房地產(chǎn)開發(fā)管理檔案、房地產(chǎn)經(jīng)營管理檔案、房地產(chǎn)交易檔案、物業(yè)管理檔案、房屋安全管理檔案等。

房地產(chǎn)檔案是除房地產(chǎn)權屬證書外法律認可的、確認房地產(chǎn)權利歸屬、鑒證房地產(chǎn)權屬處置的唯一有效證明[1]。它既是城市檔案庫中的重要門類，同時也是國家檔案的重要組成部分，在房地產(chǎn)市場監(jiān)管中占據(jù)重要地位，對城市經(jīng)濟和房地產(chǎn)市場健康穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮著重要作用。

1.2 房地產(chǎn)檔案的特點

1.2.1 法定性

房地產(chǎn)檔案所包含的各類文件均嚴格按照國家法律法規(guī)標準和地方檔案管理具體細則進行保存，電子檔案與紙質(zhì)檔案同樣具有法定效力，是司法鑒定的有力依據(jù)。當房屋在拆除、買賣、繼承、抵押、歷史遺留問題處理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)糾紛時，為了更好地明確房屋權屬關系和法律責任，房地產(chǎn)行政主管部門、司法機關、律師事務所可依法對房地產(chǎn)檔案進行調(diào)查取證，掌握重要依據(jù)以便更好地完成房地產(chǎn)糾紛和物業(yè)糾紛處理等工作。

1.2.2 動態(tài)性

房地產(chǎn)檔案并不是固定不變的，其具有極強的動態(tài)性，檔案經(jīng)常處于一種不斷更新的狀態(tài)。如當房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)上傳建設工程進度時需要修改房地產(chǎn)開發(fā)管理檔案；當物業(yè)企業(yè)更改公司資質(zhì)、上報維修資金使用情況時需要修改物業(yè)管理檔案；當房地產(chǎn)出現(xiàn)轉(zhuǎn)讓、租賃、抵押等行為時需要更新房產(chǎn)交易檔案；當居民業(yè)主在購買商品房繳納定金、首付款、全款和住宅專項維修資金時需要根據(jù)房產(chǎn)交易的發(fā)展變化對購房協(xié)議、房屋交易合同、繳存憑證等檔案進行不斷補充。房地產(chǎn)檔案應實時全面地反應房屋的各項變化，這樣才具備使用價值。

1.2.3 憑證性

房地產(chǎn)檔案中包含了很多具有使用價值的原始、有效憑證，例如定金收據(jù)、購房發(fā)票、契稅發(fā)票、住宅專項維修資金發(fā)票、物業(yè)管理收費憑證、維修項目表決結果等，這些文件均可作為單位主體或個人在辦理房地產(chǎn)和物業(yè)相關業(yè)務時的有效證明材料。除此之外，房地產(chǎn)檔案在城市建設和管理中發(fā)揮著重要的參考和憑證作用，為政府和有關部門進行規(guī)劃建設、老城改造、社區(qū)治理等工作的開展和決策提供幫助。

1.2.4 私密性

在房地產(chǎn)檔案的使用過程中，對于涉及到的權利人身份信息、房屋檔案信息等根據(jù)國家相關法律進行私密化處理；對于涉及到國家機密的房地產(chǎn)檔案設置調(diào)取權限并對做加密處理；對于涉及到房地產(chǎn)開發(fā)項目的檔案，不可完全向社會進行公開。因此為了保障房地產(chǎn)檔案的安全和相關權利人的隱私，房地產(chǎn)檔案具有一定的私密性，這一特性直接體現(xiàn)在房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的底層設計當中。

1.2.5 開放性

房地產(chǎn)檔案作為一種關鍵的檔案類型，在單位和個人的財產(chǎn)檔案構成中占有重要地位，直接關系到權利人的經(jīng)濟利益，隨著房地產(chǎn)檔案的不斷更新和完善，社會公眾對其透明度和利用率需求越來越高。在保證房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)防攻擊、防篡改的同時，對政務公開范圍內(nèi)的房地產(chǎn)檔案以及部分保密期滿的檔案向社會進行公開并提供檔案查詢服務，以保障公民對檔案的所有權和知情權。因此房地產(chǎn)檔案具有一定的開放性。

2.問題分析

近年來各地房地產(chǎn)項目數(shù)量呈現(xiàn)井噴式增長，項目建設、房屋交易、房產(chǎn)糾紛、住宅維修等事項的逐漸增多使得相關材料和證明文件的數(shù)量越來越多，給房地產(chǎn)檔案的管理工作帶來了巨大壓力，房地產(chǎn)行政主管部門、司法部門、開發(fā)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)、居民業(yè)主在檔案管理和使用過程中逐漸發(fā)現(xiàn)了傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理的局限性問題。

一是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不易保管。在實際的房地產(chǎn)檔案管理工作中，特別是查閱和整理環(huán)節(jié)，由于人工操作的不確定性和其他環(huán)境因素的影響有時會造成檔案文件沾染污漬、破損丟失，直接影響了檔案的完整度和清晰度，嚴重時可能導致檔案無法繼續(xù)使用。此外，紙質(zhì)檔案中書寫和印刷的字跡材料容易受到自身材質(zhì)和存儲環(huán)境等因素的影響，出現(xiàn)氧化褪色、字跡模糊的現(xiàn)象，直接影響了檔案的長期保存和調(diào)取使用。

二是房地產(chǎn)檔案管理存在較大安全風險。隨著房地產(chǎn)業(yè)務量的不斷增多，檔案的調(diào)取率和使用率不斷提高，房地產(chǎn)檔案抵御風險能力有限的問題逐漸被放大。部分地區(qū)出現(xiàn)了在紙質(zhì)版房產(chǎn)交易合同、預售資金繳存憑證、維修資金票據(jù)在歸檔及使用過程中發(fā)生人為篡改和故意銷毀的情況。給房地產(chǎn)司法訴訟和仲裁工作帶來了很大的難度，嚴重時將產(chǎn)生巨大經(jīng)濟損失，造成不可挽回的結果，危害人民群眾的合法群益和根本利益。

三是信息化管理落后制約服務水平提升。當前我國信息化建設正處于飛速發(fā)展階段，為房地產(chǎn)檔案管理工作帶來了許多便利。但部分地區(qū)房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)版本老舊、更新升級不及時，現(xiàn)有新業(yè)務無法在舊系統(tǒng)中進行辦理，系統(tǒng)也缺乏管理新業(yè)務檔案及資料的功能，與此同時網(wǎng)絡上的惡意病毒不斷更新，系統(tǒng)中的已有檔案受到很大的威脅。造成了業(yè)主辦理房產(chǎn)業(yè)務困難、新檔案存儲不及時、老檔案面臨被攻擊等諸多問題，直接制約了主管部門服務水平的提升。

3.應用實踐

近年來，日照市住建局深刻貫徹落實國家關于“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”的改革要求，高度重視房產(chǎn)服務工作。目前，日照市智慧房產(chǎn)涵蓋了房產(chǎn)交易、物業(yè)管理和住宅專項維修資金管理三大核心業(yè)務，應用成效顯著。截至目前，系統(tǒng)合計管理的各類檔案總數(shù)達到260 多萬份，房地產(chǎn)檔案進入信息化、數(shù)字化時代，在業(yè)務工作中得到了廣泛應用。

3.1 完善規(guī)范制度，狠抓檔案管理

日照市住建局長期以來狠抓檔案管理，從檔案管理制度和人才培養(yǎng)制度兩個維度出發(fā)，不斷吸取各地優(yōu)秀房地產(chǎn)檔案管理經(jīng)驗，建設符合日照實際的檔案管理制度和人才培養(yǎng)策略。一是嚴格落實國家頒布執(zhí)行的《檔案法》和《房地產(chǎn)管理辦法》等法律法規(guī)，以群眾的利益為核心，持續(xù)探索房地產(chǎn)檔案管理制度的創(chuàng)新，明確了檔案管理工作的責任、流程、方法和意義，使日照市房地產(chǎn)檔案管理得以動態(tài)、平穩(wěn)、高效運行，提高了企業(yè)和居民使用檔案的效率，得到了社會各界人士的肯定。二是不斷加強檔案管理專業(yè)人才隊伍建設，制定了人才培養(yǎng)制度，利用房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展過程中的實際案例進行情景化培訓，建立正向的人才激勵機制激發(fā)工作人員的工作熱情和積極性，定期與其他地市房地產(chǎn)檔案管理中心開展經(jīng)驗交流活動，營造出了一個有利于優(yōu)秀人才脫穎而出、專心工作、健康成長的發(fā)展環(huán)境和工作氛圍。通過不斷完善檔案管理制度和人才培養(yǎng)制度的建設，日照市住建局實現(xiàn)了管理工作的標準化建設，優(yōu)秀人才潛力的充分挖掘，為充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的資源作用提供了雙重制度保障。

3.2 夯實數(shù)據(jù)質(zhì)量，牢筑檔案價值

近年來，日照市房地產(chǎn)行業(yè)快速發(fā)展，交易數(shù)量與事項不斷增多，各種手續(xù)日漸完善，交易管理更加規(guī)范，隨著政務服務事項網(wǎng)辦深度的不斷增強，檔案的共享、協(xié)同與開放越來越重要。房地產(chǎn)檔案主要包含檔案原件與檔案數(shù)據(jù)兩個部分，檔案的電子化管理，主要是在計算機中錄入檔案信息，并利用相應的系統(tǒng)實現(xiàn)信息的整理、收集、分類等，讓傳統(tǒng)紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成電子信息，方便檔案的查閱、修改及保存。而在這個過程中，會涉及從業(yè)主體信息(開發(fā)企業(yè)、物業(yè)企業(yè)、銀行等)、住宅小區(qū)信息、房屋信息、業(yè)主信息等大量重要的基礎數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的來源可能包括手工錄入、高拍儀掃描、數(shù)據(jù)共享集成、歷史數(shù)據(jù)遷移等，大量多源異構數(shù)據(jù)嚴重影響了數(shù)據(jù)質(zhì)量，給后期管理和應用帶來極大困難。為了解決這一問題，日照市住建局從源頭入手，采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準建立全市統(tǒng)一的樓盤表作為重要的“數(shù)字基建”基礎數(shù)據(jù)，同時在數(shù)據(jù)采集、入庫檢查、數(shù)據(jù)維護等各個環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的技術規(guī)范，落實“一數(shù)一源”的信息交互與共享機制，保障檔案中的關鍵核心信息與開發(fā)項目管理、行政審批、房產(chǎn)交易、物業(yè)管理、維修資金管理、不動產(chǎn)登記等數(shù)據(jù)交換的規(guī)范性，提高檔案基礎數(shù)據(jù)的質(zhì)量與使用價值。

3.3 豐富應用場景，提升服務效能

房地產(chǎn)行業(yè)具有極強的服務屬性，對房地產(chǎn)服務的需求越來越大，這不僅僅表現(xiàn)在真實、準確、全面的信息服務，也體現(xiàn)在高效、安全、便捷的業(yè)務服務，這就需要充分發(fā)揮檔案的支撐作用，解決房地產(chǎn)業(yè)務過程中材料繁瑣、流程復雜的問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”的大背景下，日照市住建局深化放管服改革，通過行之有效的信息化手段，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，打造了無縫銜接的全鏈條房產(chǎn)服務體系。

在房地產(chǎn)項目開發(fā)建設階段，開發(fā)企業(yè)通過系統(tǒng)在線填報電子版《房地產(chǎn)開發(fā)項目手冊》，同時通過數(shù)據(jù)共享拉取預測繪、實測繪信息，生成新的樓盤表，并在系統(tǒng)中歸檔留存，市住建局基于此開展項目管理和資金監(jiān)管工作。

在房產(chǎn)交易階段，涉及新建商品房預售（銷售）的，開發(fā)企業(yè)需將《國有土地使用證》《建設用地規(guī)劃許可證》《建設工程規(guī)劃許可證》《建筑工程施工許可證》《商品房銷售（預售）許可證》《住宅質(zhì)量保證書》（五證一書）等材料通過系統(tǒng)進行數(shù)字化處理，直接上傳主管部門備案，部分材料可以通過數(shù)據(jù)共享獲取，不再要求企業(yè)提供。簽訂合同時，為保證房源的真實性與合法性，維護購房人合法權益，系統(tǒng)首先通過對接產(chǎn)權檔案對房源進行核驗，核驗通過后生成結果報告，方可進行簽約。系統(tǒng)內(nèi)置合同模板和電子簽章，買賣雙方可直接在線簽訂合同，涉及資金監(jiān)管業(yè)務的，系統(tǒng)會根據(jù)資金交易狀態(tài)生成交存通知書、撥款/退款通知單等材料。整合房產(chǎn)交易階段中采集、上傳、生成的各類材料，經(jīng)審核后均實時歸檔留存，全程留痕可查詢追溯，降低交易風險。

在物業(yè)管理方面，主管部門首先對全市住宅小區(qū)的物業(yè)服務合同進行數(shù)字化備案，作為管理的基礎依據(jù)。系統(tǒng)同時提供了物業(yè)費線上自助交存、報事報修等多樣化便民服務，其生成的交費憑證、電子發(fā)票、服務工單及現(xiàn)場照片等材料均作為物業(yè)服務檔案進行歸檔留存，方便物業(yè)服務企業(yè)和業(yè)主查詢。

在維修資金管理方面，維修資金交存前，系統(tǒng)首先通過對接網(wǎng)簽數(shù)據(jù)獲取房屋檔案、業(yè)主檔案和合同檔案，自動計算金額并生成待交費信息，群眾通過“日照市維修資金”微信小程序即可實現(xiàn)維修資金“零資料”線上交存，方便快捷。交存完成后系統(tǒng)自動生成電子票據(jù)推送業(yè)主移動應用并歸檔留存。辦理維修資金使用業(yè)務時，申請主體可通過山東政務服務平臺進入系統(tǒng)，將項目申請材料、維修和更新改造方案、實景圖片、工程招投標證明、施工合同、分攤清冊等檔案進行數(shù)字化處理，統(tǒng)一上報業(yè)務主管部門，同步發(fā)送至“日照市維修資金”業(yè)主小程序進行線上公示和表決，最終將所有涉及使用業(yè)務的檔案進行歸檔。在檔案開放利用方面，辦事企業(yè)和群眾可以通過統(tǒng)一的政務服務平臺和“日照市維修資金”小程序入口，自助查詢和使用維修資金檔案，安全高效。通過信息化建設，日照市維修資金核心業(yè)務均實現(xiàn)了線上即時辦結，群眾滿意度大幅提升。

3.4 創(chuàng)新技術應用，安全規(guī)范管理

日照市智慧房產(chǎn)推動了檔案存儲管理工作的改革與創(chuàng)新。首先，系統(tǒng)根據(jù)市住建局要求對檔案數(shù)據(jù)共享接口、檔案類型、檔案管理人員、檔案格式、歸檔方式等基礎規(guī)范進行定義，業(yè)務人員可通過電子填報、OCR 識別、數(shù)字化掃描、影像上傳、Excel上傳、數(shù)據(jù)共享等多種方式進行檔案信息采集。針對數(shù)字化檔案和影像檔案，實行“機控+人控”雙重驗證方式，對格式規(guī)范和檔案質(zhì)量進行審核。在業(yè)務處理過程中，系統(tǒng)通過預設規(guī)則自動判斷當前節(jié)點檔案是否需要歸檔，歸檔時通過支撐網(wǎng)絡化系統(tǒng)運行的數(shù)據(jù)庫進行存儲，并根據(jù)檔案類型和業(yè)務劃分進行分類編目，以實現(xiàn)更高效的網(wǎng)絡化利用。歸檔后的電子檔案可以對分類目錄、保管期限、保密級別和開放范圍進行配置，當對檔案進行申請、查詢、下載、打印、共享等操作時，系統(tǒng)自動記錄操作人員、當前時間和檔案信息生成使用記錄，方便查詢與追溯，實現(xiàn)了檔案全生命周期動態(tài)管理。

針對“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”下社會廣泛關注的信息安全問題，日照市住建局多措并舉，打造了完善的檔案安全防護體系。日照市智慧房產(chǎn)依靠先進的技術手段支持和嚴謹?shù)臉I(yè)務流程約束，多維度有力保障房產(chǎn)業(yè)務的規(guī)范性和信息的安全性。首先在硬件和網(wǎng)絡基礎環(huán)境層面，日照市智慧房產(chǎn)依托政務云資源建設，能夠在網(wǎng)絡安全、應用安全、數(shù)據(jù)安全等方面提供充足的基礎保障。其次在業(yè)務應用層面，所有從業(yè)企業(yè)與人員都必須通過系統(tǒng)備案才能開展業(yè)務，居民則需要完成實名注冊和實人認證，系統(tǒng)采用了人臉識別技術驗證居民身份，以確保業(yè)主本人在進行房源核驗、費用交存、電子表決等操作時的真實性與合法性。最后，在房產(chǎn)交易過程中，所有涉及法律風險或企業(yè)個人身份隱私信息的檔案，如合同類檔案、業(yè)主表決結果等，均通過權限管理和加密算法合理控制開放利用范圍，在提供便捷、公開、透明的房地產(chǎn)服務的同時，保護企業(yè)和居民的隱私安全。

4.結語

當今社會已全面進入信息化時代，房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化升級是大勢所趨，是充分發(fā)揮房地產(chǎn)檔案管理作用的必然途徑。實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，一方面可以極大地延長檔案的保存時間，并且解決紙質(zhì)檔案占據(jù)空間大的問題；另一方面，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的分類管理將使檔案的儲存、傳遞、使用等操作更具有規(guī)范性和便捷性，有效提高檔案管理效率和政務服務水平。從促進國家政策實施的角度來講，對房地產(chǎn)檔案進行信息化管理，有利于有關部門調(diào)動資料并對我國房地產(chǎn)行業(yè)進行深入分析，從而制定符合我國房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展情況的政策[2]。