李姝婷 陜煤集團(tuán)神木紅柳林礦業(yè)有限公司

作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的核心支柱企業(yè)之一，煤炭產(chǎn)業(yè)一直與國(guó)家的發(fā)展保持協(xié)調(diào)的步伐，也直接影響著國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)形態(tài)的發(fā)展。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展市場(chǎng)的開放性與包容度不斷提升，新興產(chǎn)業(yè)的形成與崛起對(duì)傳統(tǒng)行業(yè)造成了一定的沖擊，但也為傳統(tǒng)行業(yè)的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新帶來了絕佳的契機(jī)。

一、落實(shí)檔案管理的重要性

檔案管理工作是企業(yè)管理與運(yùn)行工作中的核心組成部分，它對(duì)煤炭企業(yè)各階段的發(fā)展接進(jìn)行了詳細(xì)的記錄與整理，通過妥善的保管與類別劃分可以降低工作人員查閱與調(diào)取信息的難度，縮減信息查閱的時(shí)間，從而為企業(yè)的決策提供更重要的參考價(jià)值。當(dāng)煤炭企業(yè)需要制定戰(zhàn)略規(guī)劃或解決發(fā)展問題時(shí)，決策領(lǐng)導(dǎo)者皆會(huì)調(diào)取相關(guān)的檔案文件進(jìn)行參考與借鑒，在檔案資料中尋求科學(xué)的問題解決方法。由此可見，檔案的妥善安全保管與利用對(duì)于煤炭企業(yè)發(fā)展的重要意義。隨著我國(guó)社會(huì)與經(jīng)濟(jì)形態(tài)步入全新的階段，煤炭企業(yè)的檔案管理工作也需要根據(jù)新形式進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展，全面推進(jìn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)對(duì)檔案文件展開更高效安全的保存與整理，既有效規(guī)避檔案泄露與遺失問題的發(fā)生，又提高檔案查閱與調(diào)取的效率，從而為企業(yè)的決策與運(yùn)行提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。通過云端對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行整理與保存可以有效保障信息的完整性，但這需要檔案管理人員具備規(guī)范化管理意識(shí)與專業(yè)化管理能力。目前，煤炭企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)較低，檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)度也相對(duì)滯緩，仍有部分企業(yè)沿用傳統(tǒng)的手工整理與存儲(chǔ)方式，這導(dǎo)致資料的完整度與查閱的效率都會(huì)受到影響。由此可見，煤炭企業(yè)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念與模式是在必行，出于檔案管理重要性的考慮，煤炭企業(yè)更應(yīng)該采用誤差更低、更便捷的檔案管理模式，使檔案管理工作能夠滿足當(dāng)代煤炭企業(yè)發(fā)展的需求[1]。

二、新形勢(shì)下企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)

（一）進(jìn)室檔案涉及經(jīng)濟(jì)建設(shè)方面增長(zhǎng)迅速

面對(duì)當(dāng)下我國(guó)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域日新月異的變化形式，煤炭企業(yè)為提高生存與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力應(yīng)該以積極的態(tài)度良好適應(yīng)市場(chǎng)變化，強(qiáng)化各環(huán)節(jié)管理水平，更大力度的支持企業(yè)內(nèi)部的安全管理、科研投入及基礎(chǔ)建設(shè)。這也導(dǎo)致了在入室檔案中基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的檔案文件數(shù)量快速積增，其他方面的檔案文件數(shù)量減少或維持不變。尤其是對(duì)于經(jīng)濟(jì)效益良好的煤炭企業(yè)而言，相較于過去歸檔的技術(shù)圖紙數(shù)量會(huì)呈現(xiàn)數(shù)十倍的增長(zhǎng)，經(jīng)濟(jì)技術(shù)合同類檔案的數(shù)量也會(huì)實(shí)現(xiàn)極大的提升。在煤炭企業(yè)效益高峰期，不僅企業(yè)的對(duì)外合同數(shù)量會(huì)增多，企業(yè)內(nèi)部的購(gòu)置設(shè)備與技術(shù)改造合同數(shù)量也會(huì)提升。由此可見，煤炭企業(yè)的檔案結(jié)構(gòu)可以側(cè)面記錄企業(yè)的發(fā)展情況，體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的變化。

（二）歸檔的內(nèi)容在不斷增加

近些年來，面對(duì)世界經(jīng)濟(jì)格局的變化，我國(guó)不斷進(jìn)行宏觀經(jīng)濟(jì)政策的調(diào)整，從國(guó)家、地區(qū)與行業(yè)角度出發(fā)都必須適時(shí)地進(jìn)行經(jīng)濟(jì)變化與轉(zhuǎn)型，而這也必然會(huì)使各行業(yè)的工作量與工作規(guī)模發(fā)生變化，工作增多現(xiàn)象在不同行業(yè)與企業(yè)中都具有不同程度的體現(xiàn)。就煤炭行業(yè)而言，在新形勢(shì)下，企業(yè)的發(fā)展需要重點(diǎn)鉆研循環(huán)經(jīng)濟(jì)、自主創(chuàng)新、關(guān)閉礦井、節(jié)能減排與知識(shí)產(chǎn)權(quán)等全新的課題，而對(duì)這些活動(dòng)中所產(chǎn)生的檔案信息的收集、整理與存儲(chǔ)對(duì)檔案管理工作也是全新的課題，并沒有成熟的經(jīng)驗(yàn)可供借鑒，檔案管理工作不僅要適應(yīng)新的內(nèi)容還要面臨歸檔內(nèi)容不斷增加的現(xiàn)狀。以關(guān)閉礦井工作為例，我國(guó)自2015年始開始著手關(guān)閉煤質(zhì)差、開采難度高、復(fù)存度低的老區(qū)礦井，但此類礦井中所使用的井下設(shè)備與材料具有較高的回收價(jià)值，出于縮減成本的考慮企業(yè)會(huì)在關(guān)閉礦井的過程中對(duì)相關(guān)資源進(jìn)行合理回收。但由于關(guān)閉的礦井皆為歷史悠久的老礦，其中所使用的設(shè)備材料信息較為復(fù)雜，而為了有效二次利用回收的設(shè)備與材料則必須全面收集相關(guān)信息，這位檔案管理工作造成了極大的困難。如關(guān)閉白水礦井的過程中，企業(yè)共回收一臺(tái)整套的綜采集、一千多架液壓設(shè)備、一萬(wàn)三千多米各類線纜，檔案管理部門不僅要完成回收的設(shè)備材料型號(hào)的備案登記，還需要收集記錄相關(guān)的生產(chǎn)廠家、技術(shù)資料、使用年限與維修狀況等信息，建立完整的檔案資料庫(kù)，從而便于企業(yè)日后的再次使用與調(diào)劑，為企業(yè)的安全作業(yè)提供保障[2]。

（三）檔案利用的目的和形式有了新的變化

檔案利用目的根據(jù)傳統(tǒng)分類方法可被細(xì)分為編史修志、工作考察、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、宣傳教育及其他等五大類。而在新形勢(shì)下，就煤炭企業(yè)發(fā)展環(huán)境而言，對(duì)于檔案的主要利用目的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)，主要圍繞生產(chǎn)技術(shù)、科研、合同會(huì)計(jì)、設(shè)備儀器與個(gè)人等檔案的使用而展開。尤其是對(duì)于轉(zhuǎn)型過程中的煤炭企業(yè)而言檔案的使用更是主要作用于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，部分煤炭企業(yè)為了不斷實(shí)現(xiàn)去產(chǎn)能化而開始關(guān)閉礦井作業(yè)，分流了大批職工，在面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力時(shí)會(huì)存在流動(dòng)資金緊張的問題，隨之會(huì)衍生出合同履行問題等一系列狀況，當(dāng)企業(yè)面對(duì)此類問題時(shí)，會(huì)提高檔案的查閱量，出現(xiàn)檔案室接待查閱人員次數(shù)激增。

（四）檔案信息化建設(shè)有了新進(jìn)展

在新形勢(shì)下，煤炭企業(yè)全面開展信息化與智能化轉(zhuǎn)型，不斷推動(dòng)辦公的自動(dòng)化發(fā)展，計(jì)算機(jī)與內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)被普遍引入至內(nèi)部辦公工作中，而檔案管理部門的信息化建設(shè)也初見成效。部分煤炭企業(yè)近些年的產(chǎn)品與文書檔案已完全落實(shí)了紙質(zhì)與電子版同步存檔，檔案管理工作也開始借助網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化接收、存儲(chǔ)與整理，文件及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建工作也開始有序推進(jìn)。而進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)也被煤炭企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層納入重點(diǎn)議題[3]。

三、對(duì)我國(guó)煤炭企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)階段評(píng)價(jià)

近些年來，我國(guó)煤炭企業(yè)的檔案管理工作正處于高速發(fā)展與轉(zhuǎn)型階段，雖然已取得了相應(yīng)的成績(jī)與成果，但其發(fā)展幅度與煤炭企業(yè)業(yè)績(jī)經(jīng)營(yíng)增長(zhǎng)幅度仍存在一定差距。這一問題已成為煤炭企業(yè)檔案管理工作中最核心的問題，其他所表現(xiàn)出的問題皆是圍繞該核心問題而形成的。綜合分析，我國(guó)煤炭企業(yè)現(xiàn)階段檔案管理工作呈現(xiàn)出以下現(xiàn)象：

（一）制度體系建設(shè)亟待加強(qiáng)

很多企業(yè)的，但工作制度是在1990年以后開始建立的，伴隨著時(shí)間的不斷推移企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和部門職能開始發(fā)生了一系列的變化，越來越多的制度無法適應(yīng)現(xiàn)狀，而這些制度又沒有得到及時(shí)的完善，很多業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)都需要重新的規(guī)劃和制定，另外隨著領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的不斷更換一些制度，無法達(dá)到有效執(zhí)行，“三納入”“四參加”“四同步”的要求遲遲得不到落實(shí)。

（二）硬件投入不足，管理設(shè)施落后

很多企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)并沒有設(shè)置專項(xiàng)的經(jīng)費(fèi)來負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施的更新與添置對(duì)于檔案管理也沒有長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，由于缺少相應(yīng)的工作設(shè)施，大管理很難滿足硬性的要求，這適當(dāng)?shù)氖褂脡勖蟠罂s短。

（三）管理人員更換頻繁，專業(yè)水平不高

實(shí)際工作中一些領(lǐng)導(dǎo)人認(rèn)為檔案管理是非常簡(jiǎn)單的工作，這種保管工作不需要太專業(yè)的人員負(fù)責(zé)，因此檔案管理人員的流動(dòng)十分頻繁，特別是涉及企業(yè)的改組改制和兼并破產(chǎn)，往往會(huì)有一些缺乏專業(yè)知識(shí)的人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，甚至還有一些人員是兼職工作，這樣的工作態(tài)度難免會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，甚至還會(huì)增添更多的困難。實(shí)踐操作過程中，如果管理人員缺乏專業(yè)的知識(shí)，那么檔案管理工作很難得到及時(shí)落實(shí)，無法保證檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，這對(duì)于后續(xù)信息使用者而言，往往會(huì)帶來諸多不便[4]。

（四）檔案信息資源的開發(fā)利用工作力度不夠

目前很多企業(yè)在檔案管理工作上，只是進(jìn)行了檔案的歸檔整理與保管工作，能夠提供的檔案服務(wù)也只是停留在查閱這種相對(duì)較淺的層次上，在利用檔案過程中，大多數(shù)都是提供檔案原件對(duì)原件進(jìn)行復(fù)制，投入到生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，由此可見，對(duì)于大的信息資源缺乏開發(fā)力度，涉及檔案深層次的工作，幾乎沒有涉及，除了淺層次的服務(wù)以外，檔案還能夠信息開發(fā)，資源整合，這些都能夠在工作過程中轉(zhuǎn)化成企業(yè)的生產(chǎn)力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（五）企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢

在資金、觀念、人員設(shè)施等諸多因素的影響下，很多企業(yè)的檔案信息化工作目前仍處于起步階段，一些企業(yè)只是將文件的目錄輸入進(jìn)去，距離建立起文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的要求還有很遠(yuǎn)的距離，由于企業(yè)之間的區(qū)別，各有千秋，所以結(jié)合企業(yè)特征的檔案管理系統(tǒng)軟件，在配置上往往不能滿足企業(yè)的實(shí)際工作需求，檔案管理部門想要為企業(yè)各項(xiàng)工作提供檔案信息的網(wǎng)上服務(wù)，仍然要做出更多的努力。

四、新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理的工作思路

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)制度體系建設(shè)

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》總關(guān)于檔案的管理工作提出了最基本的要求：檔案工作制度體系的構(gòu)成是由工作制度，管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組成的，其發(fā)展過程中，伴隨國(guó)家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的不斷調(diào)整，行業(yè)形勢(shì)的不斷變化，以及管理標(biāo)準(zhǔn)的不斷改變，甚至其內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)以及部門職能的變化，這些情況隨時(shí)隨地都有可能發(fā)生，因此我們需要對(duì)現(xiàn)有制度及時(shí)完善，確保其能夠適應(yīng)新的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，真正地將“三納入”“四參加”“四同步”有效落實(shí)確保檔案工作能夠?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理以及可持續(xù)發(fā)展提供切實(shí)有效的服務(wù)，保證企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)能夠得到充分滿足。

（二）多渠道收集檔案，盡力豐富室（館）藏

首先要做的就是要將接受面進(jìn)行擴(kuò)張，過去只接受管理部門的檔案應(yīng)該擴(kuò)大到接受相關(guān)科室的所有檔案，企業(yè)在發(fā)展過程中涉及的某一時(shí)期、某一特定事件以及某一專題，只要具有保存價(jià)值，都可以作為接受的內(nèi)容。而這些內(nèi)容不要僅僅的保存于部門，很有可能留存于某些班組或個(gè)人。其次對(duì)于接受的門類也要進(jìn)行擴(kuò)大，在原本的基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展實(shí)際需求，接受新的內(nèi)容，使檔案的門類逐步增加，例如訴訟檔案，涉外檔案等都可以作為接收的內(nèi)容，在對(duì)檔案進(jìn)行收集過程中管理人員的職業(yè)敏感性一定要逐漸增強(qiáng)，對(duì)于檔案的征集工作要格外注重盡可能地將各級(jí)管理人員中的檔案資料進(jìn)行匯總，這樣才能使檔案在今后的企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

（三）加強(qiáng)在檔案信息化建設(shè)方面的工作力度

由于企業(yè)的檔案存儲(chǔ)量比較大，悉數(shù)工作比較薄弱，所以對(duì)于文件集的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)該優(yōu)先建立，等到條件成熟時(shí)再進(jìn)行檔案原文掃描和數(shù)據(jù)檢索等其他工作，這方面工作中需要注意的是建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要確保當(dāng)前所有的檔案案卷能夠做到準(zhǔn)確無誤的分類、著錄、整理、鑒定，也就是意味著做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的前提下，才可以進(jìn)行文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立，所建立的案卷目錄和文件目錄，檔案質(zhì)量有所保證，同時(shí)結(jié)合企業(yè)的大管理與利用需求，逐步地對(duì)非電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，另外還要保證檔案信息的完整性，所有案卷和專題檔案要進(jìn)行全部數(shù)字化處理，任何大概都不能因?yàn)樾畔⒌闹匾潭?，敏感程度做出刪減，出現(xiàn)人為的檔案信息不完整情況，讓今后的檔案管理工作陷入被動(dòng)。

（四）適時(shí)增加投入力度

目前企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行保存的目的，更多的是為了今后的生存和實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，所以適當(dāng)?shù)脑龃笸度肓Χ仁乾F(xiàn)階段的檔案管理得到有效落實(shí)，對(duì)于企業(yè)今后發(fā)展而言也有著重要作用，從人員方面上來看，一定要在穩(wěn)定現(xiàn)有人員的基礎(chǔ)上，在必要的條件下使大管理人員的專業(yè)性得到增強(qiáng)，可以定期地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行在職培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，使其能夠具備自學(xué)的能力，促進(jìn)管理效率的不斷提升，另外還要設(shè)置專項(xiàng)費(fèi)用，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃，在硬件設(shè)施等方面適當(dāng)進(jìn)行投入，軟件研發(fā)上更是要積極努力使大量管理工作能夠跟上信息化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息數(shù)字化，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)各信息系統(tǒng)銜接的檔案信息化總目標(biāo)。

（五）建立重要檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，保證重要數(shù)據(jù)的安全

當(dāng)然數(shù)字化管理的核心煤炭企業(yè)還應(yīng)該建立幾大數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，想要將所有的檔案轉(zhuǎn)換成信息資源，需要耗費(fèi)大量的資金和人力，另外還有一些大概屬于企業(yè)機(jī)密，企業(yè)的大額數(shù)字化要抓住幾方面重點(diǎn)：一是建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標(biāo)引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號(hào)、全宗號(hào)、檔號(hào)、題名、責(zé)任人、形成的時(shí)間、數(shù)量、主題側(cè)、提要及文件級(jí)的原文等基本情況錄入計(jì)算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣可以通過計(jì)算機(jī)檢索提供檔案原件的利用。二是建市基層報(bào)表數(shù)據(jù)庫(kù)。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)和基層報(bào)表，將各部門要報(bào)送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)中，再按要求進(jìn)行調(diào)整。并根據(jù)上級(jí)的要求和使用情況，及時(shí)、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報(bào)表的填報(bào)工作。

五、結(jié)語(yǔ)

伴隨社會(huì)的不斷發(fā)展以及科技的不斷進(jìn)步，煤炭企業(yè)在檔案信息的需求量上必將會(huì)成倍增長(zhǎng)，這些勢(shì)必會(huì)使檔案工作的任務(wù)、環(huán)境、服務(wù)對(duì)象和管理方式產(chǎn)生全新的改變檔案管理工作，一定要和企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際情況緊密結(jié)合，不斷促進(jìn)檔案管理水平的提升，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)服務(wù)功能進(jìn)行拓展，使檔案利用走向更廣更深的方向，確保檔案管理能夠在為企業(yè)提供服務(wù)的同時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。