左天普

（山東省德州市中醫(yī)院，山東 德州 253000）

引言

中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會報告提出，要把我國建設(shè)成為網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字融合的新興大國，建設(shè)智能社會，推動網(wǎng)絡(luò)與大數(shù)據(jù)的融合。這個目標(biāo)是未來基于因特網(wǎng)的一個嶄新的發(fā)展方向。“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，使醫(yī)院的檔案管理工作發(fā)生了翻天覆地的變化，最大的突破就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件歸檔、人工查詢等手段全部淘汰，代之以電子文件和網(wǎng)上檢索，從而使醫(yī)院的檔案管理與信息化技術(shù)相互融合，既能減少醫(yī)療費用，又能極大地提高工作效率。本文從“互聯(lián)網(wǎng)”的角度出發(fā)，分析了醫(yī)院檔案工作的主要特點，指出了目前存在的問題，并在此基礎(chǔ)上，提出了進一步改進和完善的措施。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代醫(yī)院檔案管理的特點

醫(yī)院檔案管理包括醫(yī)院的歷史、醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)文件、圖片、視頻、音頻等。它所涉及的范圍很廣，保存時間也比較長，采用紙質(zhì)檔案和手工查閱的方法，對提高工作效率有很大的影響。在信息技術(shù)的飛速發(fā)展下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐步融入醫(yī)院的各個領(lǐng)域，為醫(yī)院的檔案管理工作提供了更為有效的歸檔和方便的檢索手段，同時也使得檔案的存檔更加方便[1]。

1.檔案信息查詢更加便捷

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代，計算機技術(shù)可以將以前收集到的海量信息，以各種文件的形式儲存起來，讓各部門和科室都可以共享，同時，也可以在醫(yī)院里設(shè)置一個查詢窗口，方便各部門查詢所需的資料。比如，醫(yī)院可以通過系統(tǒng)快速地查看病人的病歷，了解病人的病情，減少病人看病的繁瑣流程，節(jié)約病人的時間，提高病人的就醫(yī)質(zhì)量。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大環(huán)境下，醫(yī)院的經(jīng)營模式變得更為有效。這樣既能提高醫(yī)務(wù)工作者的工作效率，又能提高醫(yī)院的整體水平。

2.檔案資料搜尋更加全面

在醫(yī)院的檔案管理工作中，首先，要做的就是查找。為了更好地利用檔案的使用價值，節(jié)約儲存空間，醫(yī)療工作者要識別出自己所搜尋的資料是否完整、全面，這是非常關(guān)鍵的一步。對于不完全的文件，應(yīng)立即予以刪除，或予以補充。隨著我國科技的飛速發(fā)展，利用電腦技術(shù)提高工作效率的工業(yè)日益增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件也逐漸從人們的視野中消失。未來的發(fā)展趨勢必然是電子文件，因為電子文件的完整性、保密性和流動性都比傳統(tǒng)的文件要好，能夠更快速、安全地記錄和更新信息，讓檔案的信息更完整、更完整[2]。在保證信息的完整性和安全性的同時，提高醫(yī)務(wù)工作者的工作效率。

3.提升綜合服務(wù)水平

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用使得檔案工作更加全面、快捷，同時也使得檔案工作的綜合性提高。隨著信息化進程的加快，一些傳統(tǒng)的檔案工作人員也在逐步減少，而要使檔案服務(wù)的覆蓋面更廣，就必須采用網(wǎng)絡(luò)化的方式。檔案是醫(yī)院的重要資料來源，是醫(yī)院發(fā)展的基礎(chǔ)[3]。

二、德州市中醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

德州市醫(yī)院多，但高端醫(yī)院卻不多，本文所述的德州市中醫(yī)院是一家集醫(yī)療、科研、教學(xué)、保健為一體的三級醫(yī)院。醫(yī)院檔案分為病歷檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、科研檔案等。德州市中醫(yī)院始建于1981年，是集醫(yī)療急救、康復(fù)保健、科研教學(xué)為一體的國家三級甲等中醫(yī)醫(yī)院，分東、西兩個院區(qū)，占地面積115.58畝，建筑面積7.9萬平方米，編制床位180張，開放床位495張，新建病房大樓2021年5月7日完成搬遷啟用。醫(yī)院現(xiàn)有職工851人，有高級專業(yè)技術(shù)人員165人，碩士以上學(xué)位研究生56人，有執(zhí)業(yè)醫(yī)師241人。設(shè)內(nèi)設(shè)科室80個，其中綜合管理和后勤科室21個，臨床科室40個，醫(yī)技藥科室19個。門診病人每日產(chǎn)生的醫(yī)療、人事、財務(wù)信息等數(shù)據(jù)量比較大，需要存檔和管理。醫(yī)院是省級檔案管理部門，擁有全面的檔案管理和病案檔案。此外，各職能部門還配備了全職的檔案管理員，并定期向綜合檔案室、病案室提交檔案。醫(yī)院高度重視檔案管理，實行無紙化辦公，建立綜合門戶，病人可以通過遠(yuǎn)程掛號、咨詢等方式進行遠(yuǎn)程會診。綜合檔案室利用科怡的專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，可以將各個部門的檔案歸類，并進行統(tǒng)一的管理。本系統(tǒng)具有權(quán)限管理、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)錄入、檢索、統(tǒng)計、轉(zhuǎn)移等功能。在文件號的編制方面，檔案室還對各類文件進行了科學(xué)的編號。所有歸檔的文件都有卷宗編號，部門類別號，年份日期，保管期限，流水件號和箱號。確保文件的歸類、歸檔和與電子文件的正確匹配。隨著檔案的數(shù)字化、科學(xué)化，醫(yī)院的數(shù)據(jù)資料存儲、流通變得更加規(guī)范化、高效，不但使醫(yī)院擁有豐富的信息資源，而且還能通過檔案管理來規(guī)范醫(yī)院的工作[4]。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代三甲醫(yī)院檔案管理思路

隨著醫(yī)院檔案資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案資源的利用率不斷提升，越來越多的團體對其進行了研究和使用。但是，由于各方面的原因，我國各大醫(yī)院的檔案管理工作還沒有形成一個統(tǒng)一的規(guī)范。很多醫(yī)院的檔案室、病案室都不能進行統(tǒng)一的管理，很多職能部門應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)移的文件沒有被調(diào)離，不能調(diào)離的就登記。此外，由于檔案的歸檔、編號、銷毀等環(huán)節(jié)的操作過程不熟練，造成檔案的混亂、冗余或遺漏。如何科學(xué)地進行檔案管理，使檔案資源在方便醫(yī)院日常工作的同時，更好地滿足不同人群的需要，是目前三甲醫(yī)院檔案工作者所關(guān)心的問題。檔案管理不是簡單的文字資料的保護與保存，而現(xiàn)代的檔案管理則包含了檔案的控制與使用。醫(yī)院的檔案，包含了各種重要的文書、病例等，而檔案的產(chǎn)生與傳遞，其實就是各種特定的工作與事務(wù)的證明與手段。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院的檔案管理工作必須通過計算機系統(tǒng)框架化、系統(tǒng)化、交聯(lián)化等手段，建立起一套科學(xué)、系統(tǒng)的在企業(yè)的質(zhì)量管理系統(tǒng)中，文檔的控制是確保產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵，例如ISO9001等[5]。三甲醫(yī)院實行病歷檔案管理，能有效地減少醫(yī)療工作的偏差，并使各種工作機制得到優(yōu)化。利用因特網(wǎng)技術(shù)，可以進一步提高檔案管理功能，保證交易不中斷、記錄不中斷、特定交易與檔案記錄互相驗證，構(gòu)成一個網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)。人、事、記錄三者，互為補充。此外，利用電腦軟件強大的檢索和統(tǒng)計功能，能夠更好地發(fā)揮檔案的價值。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，可以有效地解決當(dāng)前三甲醫(yī)院檔案工作中的一些問題。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代三甲醫(yī)院檔案管理方法

1.建立和完善移動式檔案管理方案

三甲醫(yī)院在辦公自動化改革后，大部分的檔案電子化、互聯(lián)網(wǎng)化都已完成。許多醫(yī)院的辦公系統(tǒng)都是以B/S結(jié)構(gòu)為主，即以瀏覽器為前端，以服務(wù)器為后臺。在這種模式下，一般用戶可以通過瀏覽器進入服務(wù)器進行預(yù)約、咨詢，而后臺管理員則可以不斷地進行服務(wù)信息的輸入和更新。B/S結(jié)構(gòu)和PHPWeb程序能夠部分地完成文件的移動瀏覽和數(shù)據(jù)輸入，但是不能真正地進行移動文件的管理。就檔案管理的原理而言，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理，有利于工作的順利進行。所以，只有全面的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，才能充分發(fā)揮移動文件管理的優(yōu)勢。首先，建立以B/S為基礎(chǔ)的多功能多模塊的綜合文件管理系統(tǒng)。集成軟件應(yīng)該在模塊內(nèi)嵌入各個功能部門的文件，并配備具有處理能力的后臺服務(wù)器和內(nèi)存，方便對海量的數(shù)據(jù)進行存儲、交換和處理。在軟件方面，建立檔案管理程序，指導(dǎo)各個部門的檔案錄入、編號、核查、上傳，包括人事、醫(yī)療、科研、黨政、后勤等部門。其次，要建立便于檢索、具備文字、圖像、圖表等多種形式的SQL數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。只有方便了用戶，系統(tǒng)的功能才能真正的發(fā)揮出來。最后，移動辦公應(yīng)該更加方便。目前三甲醫(yī)院手機辦公主要限于電腦終端、自助終端等，辦公人員可以使用手提電腦和手機進行辦公，但是，作為現(xiàn)代人上網(wǎng)的重要手段，應(yīng)該多設(shè)計一些應(yīng)用MVVM+等的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，以模塊化的方式進行管理，可以顯示、傳輸、上傳各種數(shù)據(jù)，從而達到移動辦公的目的。從技術(shù)上來說，移動辦公不再是阻礙，在三甲醫(yī)院，通過專業(yè)的電腦軟件設(shè)計隊伍，可以實現(xiàn)移動式文件管理[6]。

2.構(gòu)建軟硬件基礎(chǔ)

三甲醫(yī)院對檔案的管理有一定的投入，比如要建立一個專門的檔案室，要有專門的文件存放場所，還要配備防熱、防紫外線、視頻監(jiān)控等設(shè)備。這些儀器的投入能夠確保文件的統(tǒng)一管理，確保文件的安全。三甲醫(yī)院也要投入電腦終端、存儲與交互服務(wù)器、攝影、錄音等硬件設(shè)施；通過各種軟件和軟件的建設(shè)，可以使檔案的生成、編號、轉(zhuǎn)移、注銷等過程化、有序化，并能在任何時間、任何地點對檔案進行管理。同時，還要為非辦公人員提供便利，為更多的人群提供檔案資源。目前，病人獲取病歷、藥價、醫(yī)補、主治醫(yī)師等資料仍需耗費大量時間，在移動檔案管理模式下，醫(yī)院要從病人的角度出發(fā)，透過軟硬件設(shè)施，讓病人可以通過現(xiàn)場查閱、電話查詢、網(wǎng)絡(luò)訪問、手機APP終端訪問等方式獲取資料，以提高三甲醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。

3.科學(xué)合理地開展檔案管理工作

檔案管理是為了使人們能夠更好地使用文件，從而改進工作的過程。實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，必須做到領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一、機構(gòu)統(tǒng)一、制度統(tǒng)一、管理統(tǒng)一。三甲醫(yī)院要建立一個全面的、獨立的檔案管理機構(gòu)，將醫(yī)療、科研、衛(wèi)生行政管理、防疫、教學(xué)、藥品管理、生物產(chǎn)品制造等方面的有價值的記錄納入檔案，并將病歷和綜合文書等檔案進行統(tǒng)一管理。檔案管理工作要求有一支專門的人才隊伍，檔案綜合辦公室和各職能單位都要有相應(yīng)的專職和兼職檔案工作人員。在系統(tǒng)建設(shè)方面，要把有用信息的搜集與整理制度化，以病人的有關(guān)信息為例，對病人進行健康體檢、電子病歷、婦保、計劃免疫、藥物管理等信息的采集與整理。醫(yī)護人員的電子檔案也要做到立體化、規(guī)范化。同時，要根據(jù)實際工作流程，對綜合檔案管理軟件進行功能優(yōu)化，便于檔案管理員對各種檔案進行錄入、審核、設(shè)置、注銷等有效的管理。電腦技術(shù)對幫助檔案主管更好地工作有很大的作用。檔案管理系統(tǒng)從根本上說是由人來制訂，但是把管理系統(tǒng)的邏輯運用到文件管理軟件中，就能有效地制約檔案管理員，防止工作過程中的錯誤。電腦技術(shù)最大的優(yōu)點就是能夠?qū)崿F(xiàn)對病人、醫(yī)生等信息的自動查詢，從而有效地抽取出對象信息，減少了工作人員的工作壓力。三甲醫(yī)院應(yīng)按照醫(yī)院的檔案管理體制，自行研制并將檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于各種檔案管理軟件。借助可靠的軟件，醫(yī)務(wù)人員和檔案管理員可以利用手機、移動筆記本、PAD等工具，迅速地為病人制訂電子病歷、查找信息、生成檔案文件等，大大提高了工作的效率。

4.安全管理

醫(yī)院的文件既包括合同文件、人事文件、科研資料、經(jīng)營計劃等，特別是醫(yī)療記錄，都要有一個時限和一定的保密性。檔案的透明性和保密等級都要根據(jù)《檔案法》和其他相關(guān)的法規(guī)來確定，而在醫(yī)院里，則可以將文件分為“絕密”“機密”“秘密”。不同層次的檔案披露的時間和團體的公開對象是不同的，從而避免了醫(yī)療機構(gòu)和病人的利益受損[7]。三甲醫(yī)院綜合檔案室可以采取安全防范措施，以阻止外來人員非法取得紙質(zhì)檔案。在電子時代，最嚴(yán)重的是網(wǎng)絡(luò)的威脅是醫(yī)療檔案的安全。首先，物理安全性問題。移動辦公的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)的順暢，要求各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電器設(shè)備24小時不間斷的工作，而醫(yī)院可以把這些設(shè)備交給專門的公司來操作。其次，要防止網(wǎng)絡(luò)攻擊軟件系統(tǒng)。醫(yī)院的局域網(wǎng)需要設(shè)置防火墻，在服務(wù)器和終端上安裝專門的殺毒軟件，對路由器和數(shù)據(jù)庫進行加密，從而避免受到網(wǎng)絡(luò)的攻擊。最后，系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)威脅是最大的，為了避免醫(yī)院內(nèi)部人員的信息泄漏，必須對所有的文件設(shè)置保密級別。預(yù)先設(shè)定了不同的檔案資源管理及服務(wù)團體的使用權(quán)限，并設(shè)定各軟體系統(tǒng)的登錄界面。不同群體需要相應(yīng)等級的賬號和密碼才能獲得相應(yīng)的權(quán)限。

五、結(jié)語

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下醫(yī)院檔案管理工作需要引起足夠重視，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠提高醫(yī)院的檔案管理水平，使檔案工作的效果和醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量同步提高。要切實實施移動檔案管理，就需要不斷地完善檔案管理制度，設(shè)計綜合檔案管理軟件，開發(fā)手機APP軟件。智能化已經(jīng)成為未來的時代代名詞，移動檔案管理是今后的發(fā)展方向，三甲醫(yī)院要加強對這方面的研究與投資，不斷完善醫(yī)療工作程序，提高醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量，為醫(yī)療服務(wù)效果的全面優(yōu)化提供保障，維護醫(yī)療民生管理工作的水平，為醫(yī)療事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。