鄂履鶴

丹東農(nóng)業(yè)科學(xué)院 遼寧 丹東 118109

引言

現(xiàn)如今，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，整個(gè)社會(huì)都步入了信息時(shí)代?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的高速發(fā)展，為整個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都帶來了前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。社會(huì)各行各業(yè)的數(shù)字化建設(shè)，以及事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展都已經(jīng)趨向數(shù)字化。在新的歷史時(shí)期發(fā)展下，怎么樣才能提升事業(yè)單位檔案數(shù)字化的管理水準(zhǔn)，更好地開發(fā)、利用檔案信息資料，不斷地推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，這也是事業(yè)單位檔案管理工作人員如今面臨的主要難題。

1 檔案管理數(shù)字化的主要含義以及具體優(yōu)勢(shì)、內(nèi)容

1.1 主要含義

檔案管理數(shù)字化，實(shí)際上就是指將數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)，全面地應(yīng)用起來，將以紙張為載體的傳統(tǒng)的資料檔案，直接轉(zhuǎn)變?yōu)槎M(jìn)制的數(shù)字編碼形式的檔案，形成一種結(jié)構(gòu)有序、合理的檔案信息資料庫(kù)，能夠使事業(yè)單位各個(gè)部門通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就可以選擇自己所需要的信息服務(wù)，也能夠最快速方便地將信息利用起來。

1.2 具體優(yōu)勢(shì)

首先，檔案管理數(shù)字化能夠進(jìn)一步節(jié)省檔案的儲(chǔ)存空間，使得事業(yè)單位檔案信息儲(chǔ)存更加完善、整齊。利用計(jì)算機(jī)信息內(nèi)部的儲(chǔ)存空間，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)的內(nèi)部。這樣一來，就能夠從一定程度上避免大量煩瑣的紙質(zhì)檔案資料的重復(fù)對(duì)接。由于紙質(zhì)檔案通過長(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存以及長(zhǎng)時(shí)期的翻閱，整個(gè)檔案材料非常容易破損，或者是出現(xiàn)殘缺，如果能夠?qū)⑵滢D(zhuǎn)化為數(shù)字化的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，那么就不會(huì)因?yàn)殚L(zhǎng)時(shí)間的儲(chǔ)存，以及長(zhǎng)時(shí)間的翻閱導(dǎo)致資料的損壞[1]。其次，檔案管理數(shù)字化可以進(jìn)一步縮短信息加工的時(shí)間周期，提升整個(gè)檔案信息資料的時(shí)效性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工檔案信息加工通過選題、選材、編劇、出版一整個(gè)流程來實(shí)現(xiàn)，從文件資料的形狀以及在二次檔案信息的出版整個(gè)時(shí)間過長(zhǎng)，這樣一來也會(huì)造成信息過時(shí)，致使檔案內(nèi)部的信息應(yīng)用價(jià)值受到非常嚴(yán)重的影響。如果說檔案信息數(shù)字化，那么就可以直接利用計(jì)算機(jī)閱讀的形式，利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)功能，來完成信息加工工作的各項(xiàng)程序，快速出版二次檔案的信息，這樣一來也能夠提升事業(yè)單位檔案信息的時(shí)效性。再次，檔案數(shù)字化能夠直接提升檔案信息的檢索時(shí)間。傳統(tǒng)意義上手工檔案信息的檢索，需要首先解鎖目錄，隨后在指定的檔案架上進(jìn)行查閱，如果說對(duì)查找的信息不是很準(zhǔn)確，那么就會(huì)從一定程度上直接增加查閱的難度，增加整個(gè)檔案資料的查找時(shí)間。檔案信息管理數(shù)字化之后，能夠迅速地通過相關(guān)的關(guān)鍵詞，查找所需要的檔案信息材料，這樣一來，便能夠大大地縮短檔案信息的查找時(shí)間。最后，檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化能夠從一定程度上提升事業(yè)單位檔案信息利用的效率。檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化能夠使得檔案信息順利有序地與全新的科學(xué)技術(shù)接軌。充分利用、發(fā)揮目前計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的各項(xiàng)功能，將事業(yè)單位的檔案信息成果，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的形式上報(bào)給各級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)與部門，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息的整體影響，拓展信息的服務(wù)范圍，不斷地提升事業(yè)單位檔案信息的利用效率。

1.3 主要內(nèi)容

在檔案管理數(shù)字化的建設(shè)中，需要同時(shí)進(jìn)行兩方面的工作。首先是將非數(shù)字的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案，其次是電子檔案的非數(shù)字化過程，實(shí)際上就是將已經(jīng)生成的電子檔案第一時(shí)間輸出打印為傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存檔。第二項(xiàng)工作，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理室而言，是非常重要的，因?yàn)榈诙?xiàng)工作直接涉及檔案是否長(zhǎng)期保存下去的問題。這也是事業(yè)單位檔案管理部門在數(shù)字化建設(shè)過程中的責(zé)任與使命。數(shù)字化檔案管理的工作并不是輕松、容易的。在諸多的問題中檔案如何接收就是一個(gè)全新的問題。也就是說通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與事業(yè)單位檔案管理部門來分享電子檔案的管理使用，建立一種虛擬的數(shù)字檔案館。但是這個(gè)過程涉及各方面的問題，還需要進(jìn)一步強(qiáng)化研究解決，這也是檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化工作的具體原則

從提升事業(yè)單位檔案利用的效率，進(jìn)一步保證檔案資料原件的安全的角度出發(fā)，檔案管理數(shù)字化是每一個(gè)事業(yè)單位檔案室都需要做的基礎(chǔ)性的工作。在新時(shí)期的發(fā)展下，在展開事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的過程中，需要把握以下幾個(gè)方面的主要原則。

2.1 克隆原則

需要全方位保證整個(gè)檔案信息的完整性。事業(yè)單位內(nèi)部每一個(gè)專題的檔案需要全部進(jìn)行數(shù)字化，不能夠只是以檔案信息內(nèi)容的重要程度、敏感程度等來刪減數(shù)字化的內(nèi)容，一定要全方面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，以此來進(jìn)一步避免由于人為因素所導(dǎo)致的檔案信息不完整的狀況出現(xiàn)，給檔案管理工作人員在工作中的各方面造成一定的障礙[2]。除此之外，需要注重維護(hù)事業(yè)單位檔案信息的原有樣貌，一定要盡可能減少對(duì)原件有可能造成的諸多傷害。需要對(duì)數(shù)字化、鑒定整理、仿真復(fù)制等的各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，科學(xué)合理的安排，盡量不去拆卷掃描，禁止多次拆裝綜卷以及重復(fù)掃描。

2.2 排序原則

需要首先建立文件及目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為展開全方位的檔案信息管理數(shù)字化工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。還要注重基礎(chǔ)工作的效率與質(zhì)量。檔案管理數(shù)字化是應(yīng)用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的相關(guān)技術(shù)，對(duì)事業(yè)單位的檔案信息數(shù)據(jù)展開高效化的管理，檔案信息數(shù)據(jù)的詳略、對(duì)錯(cuò)直接決定著數(shù)字化工作的成敗與否。所以從這個(gè)角度來說，事業(yè)單位需要對(duì)檔案安全進(jìn)行精準(zhǔn)無誤的分類、著錄、整理、編應(yīng)，以此來建立健全高質(zhì)量的案卷目錄，為事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)，從根源上避免計(jì)算機(jī)管理出現(xiàn)問題。

2.3 便捷原則

數(shù)字化建設(shè)主要的目的就是為了方便檔案信息的利用，與此同時(shí)，確保檔案信息的原件不被損壞。對(duì)已經(jīng)形成數(shù)字化的檔案，事業(yè)單位檔案管理工作人員一定要及時(shí)進(jìn)行鑒定，仔細(xì)劃分公開的范圍，以及控制使用的精準(zhǔn)范圍，并且將無限制開放的檔案第一時(shí)間向社會(huì)工作開放，從一定程度上，保證能夠公開的數(shù)字化檔案，可以為社會(huì)大眾提供相應(yīng)的利用與服務(wù)，使得檔案數(shù)字化建設(shè)能夠真正意義上成為事業(yè)單位檔案，信息資源開發(fā)、利用的主要途徑，而不僅僅只是作為一種檔案信息保存的形式。

3 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化水準(zhǔn)的主要途徑

3.1 建立、開發(fā)功能比較完善的檔案管理數(shù)字化服務(wù)系統(tǒng)

因?yàn)槭聵I(yè)單位電子檔案中傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，在技術(shù)方面有非常不同的特性，所以檔案管理數(shù)字化制度，無論是管理標(biāo)準(zhǔn)還是管理方法上的具體要求，都一定要利用數(shù)字化的軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)。從這個(gè)角度來說，事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)、合理，首先需要采取以軟件系統(tǒng)為核心的綜合化管理方法。為了進(jìn)一步保障事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的性能以及應(yīng)用質(zhì)量，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)的初始階段，一定要遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在這個(gè)前提下，充分綜合文件檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)部門的綜合性意見，統(tǒng)一進(jìn)行籌劃協(xié)調(diào)，將相關(guān)的管理措施全部納入其中，通過技術(shù)的方式來進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)。通過科學(xué)、合理的軟件系統(tǒng)來不斷滿足事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的實(shí)際功能需求，進(jìn)一步確保電子檔案的真實(shí)性、有效性。

3.2 強(qiáng)化電子檔案硬件系統(tǒng)的管理

一定要選擇各個(gè)功能都比較穩(wěn)定、齊全的硬件設(shè)備，只有這樣才能夠優(yōu)化、完善整個(gè)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，進(jìn)一步保證設(shè)備存放的濕度、溫度條件，強(qiáng)化防治設(shè)施的完善及維護(hù)，有條件的話，還可以第一時(shí)間升級(jí)硬件系統(tǒng)的服務(wù)器主機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，通過各種技術(shù)來保證應(yīng)用系統(tǒng)的正常、穩(wěn)定、順利進(jìn)行[3]。除此之外，事業(yè)單位軟件系統(tǒng)研發(fā)部門還需要合理配置相關(guān)的儲(chǔ)存設(shè)備，利用各種方式的介質(zhì)來保存信息數(shù)據(jù)的備份，定期地進(jìn)行光盤備份、磁帶備份、異地備份等，不斷滿足事業(yè)單位電子檔案長(zhǎng)期保管的實(shí)際需求。

3.3 保證整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全

建立健全制定相關(guān)的規(guī)章制度，強(qiáng)化系統(tǒng)的權(quán)限管理，一定要合理分配，進(jìn)行行之有效的監(jiān)督管理，采用物理隔離、防火墻保護(hù)、入侵檢測(cè)，病毒防范等科學(xué)技術(shù)來保證整個(gè)電子檔案網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性，并且在第一時(shí)間急速修補(bǔ)漏洞，對(duì)于防火墻以及防病毒軟件實(shí)現(xiàn)24小時(shí)自動(dòng)升級(jí)。并且可以采用安全認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密等信息技術(shù)，來更好地保證事業(yè)單位的電子檔案在傳輸過程中的安全可靠。

3.4 建立健全完善檔案管理數(shù)字化的法律法規(guī)體系制度

面對(duì)現(xiàn)如今電子檔案的發(fā)展?fàn)顩r，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作需要理論與實(shí)踐上的雙重指導(dǎo)，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作，一定要避免在這個(gè)過程中沒有法律規(guī)章制度可以遵循的實(shí)際狀況。事業(yè)單位電子檔案的管理，相對(duì)來說是一項(xiàng)比較復(fù)雜煩瑣的技術(shù)工作，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理是完全不同的，所以電子檔案的管理工作急迫地需要檔案管理數(shù)字化的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。健全完善的法律法規(guī)可避免在形成使用歸檔的過程中受到一定的損失。所以從這個(gè)角度來說，在特定的技術(shù)環(huán)境中，開展單位檔案管理數(shù)字化工作，無論是從理論方面還是實(shí)踐操作方面都一定要有相應(yīng)的政策法律法規(guī)的支持。與此同時(shí)，在優(yōu)化完善國(guó)內(nèi)事業(yè)單位電子檔案法律法規(guī)政策的同時(shí)，還需要兼顧到電子檔案工作的理論知識(shí)與實(shí)踐操作的具體需要。

3.5 提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

作為從事事業(yè)單位檔案管理的工作人員，其業(yè)務(wù)能力還是來源于自身的努力學(xué)習(xí)以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，專業(yè)的學(xué)習(xí)能夠使得工作人員的知識(shí)更加系統(tǒng)化，也是檔案管理工作人員未來不斷學(xué)習(xí)實(shí)踐的前提與基礎(chǔ)[4]。事業(yè)單位的檔案管理工作人員可以通過各種各樣的途徑來不斷地豐富自己的業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷地提高自己的綜合素質(zhì)。除了要掌握系統(tǒng)的基礎(chǔ)的專業(yè)理論知識(shí)、文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以外，還需要學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及綜合技能的素質(zhì)等。所以從這個(gè)角度來說，在當(dāng)下新時(shí)期的事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作，需要具備復(fù)合型知識(shí)結(jié)構(gòu)的優(yōu)秀人才，這些人才不僅需要具備最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)方面的專業(yè)知識(shí)，各學(xué)科知識(shí)以及計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，還需要熟練掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。從目前現(xiàn)實(shí)的狀況來看，國(guó)內(nèi)這部分的優(yōu)秀人才還是比較缺乏的。所以從這個(gè)角度來說，培養(yǎng)符合時(shí)代所需要的高素質(zhì)、高能力的復(fù)合型檔案管理人才，已經(jīng)是事業(yè)單位檔案管理部門需要解決的重點(diǎn)問題。

4 結(jié)束語

總的來說，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化是先進(jìn)的科學(xué)信息技術(shù)手段，以及科學(xué)的管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的統(tǒng)一結(jié)合，也是新的歷史環(huán)境下，事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的主要趨勢(shì)。在信息時(shí)代發(fā)展的今天，做好事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)，不僅能夠從一定程度上提高檔案資源的開發(fā)與利用能力效率，還能夠從一定程度上降低管理工作人員的勞動(dòng)力，降低各個(gè)渠道的費(fèi)用支出，為事業(yè)單位檔案管理的持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。