劉想想

(黑龍江省林業(yè)設(shè)計(jì)研究院，哈爾濱 150080)

檔案工作是在保存歷史文化記憶、傳承經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展成果過(guò)程中不可或缺的基礎(chǔ)性、支撐性工作，是一項(xiàng)記載歷史、傳承文明、造福社會(huì)、服務(wù)人民的偉大事業(yè)；同時(shí)也是一個(gè)時(shí)代政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平和社會(huì)文明程度的重要標(biāo)志。

從宏觀角度出發(fā)，要自覺堅(jiān)定文化自信，增強(qiáng)全社會(huì)的檔案意識(shí)、擴(kuò)大檔案工作的影響力，明確檔案工作對(duì)黨史、國(guó)史、民族史發(fā)展的重要意義。從檔案的具體工作角度出發(fā)，一方面，積極發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢(shì)和專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，更要清晰地認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀以及所面臨的種種問(wèn)題，努力提高檔案工作服務(wù)能力和水平，把服務(wù)黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展需要包括服務(wù)群眾生產(chǎn)生活作為檔案工作發(fā)揮作用的主渠道；另一方面還要看到新時(shí)代浪潮帶來(lái)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，帶來(lái)新的發(fā)展與創(chuàng)新；檔案工作作為維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌、服務(wù)和保障人民群眾根本利益的重要事業(yè)，同樣也處于重要的戰(zhàn)略機(jī)遇期。因此，要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，在充分釋放檔案資源巨大潛能的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步推進(jìn)和深化檔案管理信息化建設(shè)，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)出檔案工作者的智慧與力量。本文將結(jié)合具體工作實(shí)踐和體會(huì)，就檔案管理工作與檔案信息化建設(shè)談幾點(diǎn)看法。

1 檔案管理工作現(xiàn)狀及面臨的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

1.1 檔案管理工作尚缺乏相應(yīng)的科學(xué)性和專業(yè)性

一個(gè)單位能夠有序開展檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則，結(jié)合實(shí)際制定相對(duì)規(guī)范完善的規(guī)章制度和工作流程。但是目前國(guó)內(nèi)部分單位的檔案管理體系卻仍亟須加快完善與提高，一些檔案管理模式缺乏相應(yīng)的科學(xué)性和專業(yè)性，沒有積極有效地將信息化技術(shù)與檔案工作結(jié)合起來(lái)。其中不少檔案管理部門仍以易受損的紙質(zhì)信息資料作為檔案工作的主要載體，仍在繼續(xù)沿用著“信袋式”的管理模式；同時(shí)落后、單一的檢索使用方法，更難以快捷高效地發(fā)揮檔案的資源潛能；此外，目前還有部分單位調(diào)用其他崗位的員工兼職，或者聘用臨時(shí)工作人員承擔(dān)管理檔案工作，有些管理人員甚至身兼數(shù)職，致使大量細(xì)節(jié)繁雜的檔案工作極易出現(xiàn)疏忽和紕漏，其結(jié)果很容易導(dǎo)致檔案管理工作錯(cuò)誤頻出和混亂不堪；還有少數(shù)單位的檔案管理工作，將檔案資料分散在各個(gè)科室，沒有安排專業(yè)人員進(jìn)行統(tǒng)一地收集、保存和管理,進(jìn)而也無(wú)法行之有效地保護(hù)和利用檔案。這些缺乏科學(xué)和規(guī)范的檔案管理方式最終極易影響檔案信息材料的安全性與完整性，使信息提取難度增大，無(wú)法高效實(shí)現(xiàn)檔案使用價(jià)值的最大化。

1.2 信息化技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用程度仍然較低

新一代信息技術(shù)在日常生活工作中的廣泛應(yīng)用無(wú)疑加速了檔案工作環(huán)境、對(duì)象和內(nèi)容的變化，這就迫切要求檔案管理者加快轉(zhuǎn)變工作的理念、方法和模式。但比較遺憾的是傳統(tǒng)的檔案管理者對(duì)檔案信息化管理目前仍存在一定的認(rèn)知誤區(qū)，對(duì)檔案管理信息化技術(shù)的專業(yè)性和重要性缺乏足夠認(rèn)識(shí)，沒有在相應(yīng)崗位配備專業(yè)的技術(shù)管理人員，仍普遍地將收集、整理和保存紙質(zhì)資料作為工作重點(diǎn)，對(duì)信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用存在一定的畏難甚至抵觸情緒；而其落后的管理模式，由于缺乏對(duì)檔案資源共享的前瞻性，因而也對(duì)檔案的信息化建設(shè)造成一定的阻礙。這里必須指出的是相較于傳統(tǒng)的檔案管理模式，信息化檔案管理將更便于提高檔案管理者的工作效率，其經(jīng)濟(jì)環(huán)保性強(qiáng)、存儲(chǔ)范圍廣和節(jié)約占用空間等優(yōu)勢(shì)，也將能更高效地整理和分析信息資料，進(jìn)一步促進(jìn)檔案資源全流程的征集、提取、更新、傳輸和共享，最終成功實(shí)現(xiàn)檔案資源利用率的最大化。

1.3 檔案專業(yè)信息化復(fù)合型人才隊(duì)伍仍有較大發(fā)展空間

當(dāng)前檔案事業(yè)在國(guó)家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，全系統(tǒng)的人才隊(duì)伍建設(shè)在“十三五”期間取得了新的進(jìn)展，從事檔案工作的高學(xué)歷技術(shù)人才比例正逐年增高，全國(guó)檔案專職人員的隊(duì)伍規(guī)模也在不斷壯大，檔案工作已經(jīng)站到了新的歷史起點(diǎn)上。

新時(shí)代對(duì)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)必然提出新要求，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》(以下簡(jiǎn)稱《規(guī)劃》)，已對(duì)“十四五”時(shí)期檔案人才培養(yǎng)建設(shè)工作做出更全面的規(guī)劃和部署。為了使檔案管理進(jìn)一步走向規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和社會(huì)化，加速檔案工作全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，當(dāng)前檔案的管理模式正在從檔案實(shí)體保管和提供服務(wù)等重心逐步轉(zhuǎn)向檔案信息資源方面的數(shù)字化管理和利用。這就要求當(dāng)下的檔案信息化建設(shè)，不僅需要懂檔案業(yè)務(wù)的技術(shù)型人才，同時(shí)也需要熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。通過(guò)了解不難發(fā)現(xiàn)，目前在基層基礎(chǔ)檔案工作中仍不同程度地存在著觀念陳舊、制度缺陷、技術(shù)瓶頸、人才短板，以及地區(qū)及行業(yè)間發(fā)展不平衡等諸多問(wèn)題。而人才作為最寶貴的資源，上述這些問(wèn)題無(wú)疑都會(huì)成為阻礙檔案管理信息化建設(shè)的負(fù)面因素之一，因此當(dāng)前的檔案系統(tǒng)人才隊(duì)伍建設(shè)仍面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)和巨大發(fā)展空間。

2 積極推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，加快檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入轉(zhuǎn)型升級(jí)階段，為適應(yīng)國(guó)家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化要求，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對(duì)檔案管理現(xiàn)代化提出了進(jìn)一步明確要求，以信息化為核心已作為檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重點(diǎn)目標(biāo)。這就要求加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)，協(xié)助配合國(guó)家檔案數(shù)字資源規(guī)劃管理工作取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，將檔案信息化建設(shè)進(jìn)一步融入數(shù)字中國(guó)的建設(shè)中。

“以信息化為核心”至少包含兩層意思：一是相當(dāng)比例的管理對(duì)象以信息化的方式產(chǎn)生；二是檔案管理普遍地采用了信息化手段。已經(jīng)看到，近年來(lái)紙質(zhì)的檔案管理對(duì)象正越來(lái)越多地向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理內(nèi)容也越來(lái)越多地從實(shí)體管理向內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，同時(shí)管理方式也越來(lái)越多地從傳統(tǒng)的手工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變；特別是利用方式也從實(shí)地查閱向網(wǎng)絡(luò)共享模式轉(zhuǎn)變。這些都標(biāo)志著檔案工作正在逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)型升級(jí)。因此，廣大檔案工作者首先要及時(shí)適應(yīng)國(guó)家信息化發(fā)展需要，努力研究、適應(yīng)和參與上述轉(zhuǎn)變并深入研究和解決當(dāng)前檔案信息化所面臨的各種現(xiàn)實(shí)困難或問(wèn)題，積極推動(dòng)檔案管理向電子化和網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，爭(zhēng)取盡早實(shí)現(xiàn)檔案工作的全面轉(zhuǎn)型升級(jí)。

2.1 應(yīng)用信息化技術(shù)，提高檔案管理質(zhì)量和效率

傳統(tǒng)的檔案管理對(duì)象大都是紙質(zhì)信息材料，這就需要消耗大量時(shí)間和人力，導(dǎo)致工作流程十分繁瑣和低效。而當(dāng)科學(xué)靈活地將數(shù)字化、云共享等一系列信息化技術(shù)應(yīng)用到文本檔案的管理工作中，重新賦予“死資料”以生命力并成為“活信息”，就可以使檔案資源內(nèi)容更加豐富、形式更加多樣、覆蓋更加廣泛、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化；進(jìn)而從根本上有效落實(shí)檔案“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收”，并且還能系統(tǒng)便捷地提高檔案服務(wù)水平，協(xié)助服務(wù)單位的各項(xiàng)管理向更加規(guī)范和高效邁進(jìn)[1-3]。

2.2 加快推進(jìn)單位信息化建設(shè)整體進(jìn)程

結(jié)合當(dāng)前各單位的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，檔案管理作為日常管理工作的重要組成部分，只有不斷加強(qiáng)和提高電子文檔歸檔、數(shù)字化檔案管理、檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)等信息化核心技術(shù)水平才能更加有效支撐和促進(jìn)單位信息資源共享平臺(tái)的建設(shè)與協(xié)作，進(jìn)而幫助相關(guān)用戶更為便捷和準(zhǔn)確地獲取所需資料，從整體上將信息化與各項(xiàng)工作深度融合，不斷優(yōu)化各有關(guān)單位工作的管理效率、全面提升檔案信息化綜合實(shí)力[4-6]。

2.3 積極推進(jìn)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化是將檔案管理模式的重心從實(shí)體向信息化轉(zhuǎn)變的一個(gè)過(guò)程，在這個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程中要不斷地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。迫切地需要為推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供更為堅(jiān)實(shí)的智力支撐——專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。下面就檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)需求，結(jié)合筆者學(xué)習(xí)和工作實(shí)踐談幾點(diǎn)看法。

2.3.1 積極推進(jìn)檔案人才線上培訓(xùn)平臺(tái)建設(shè)

眾所周知，線上網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是課程資源共享的重要傳播手段之一?，F(xiàn)如今的檔案工作者可以借助各種線上教育網(wǎng)站或微信公眾號(hào)等渠道搜索全國(guó)檔案專業(yè)相關(guān)信息，及時(shí)獲取和解讀國(guó)家有關(guān)檔案領(lǐng)域的政策法規(guī)、規(guī)章制度和地方規(guī)范性文件；網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上還有講授檔案工作重點(diǎn)、分析業(yè)務(wù)技術(shù)難點(diǎn)以及演示實(shí)際操作技能等為主要內(nèi)容的數(shù)字課程和視頻資源，其內(nèi)容豐富、形式多樣，可供全國(guó)檔案工作者學(xué)習(xí)與參考。檔案系統(tǒng)工作者通過(guò)這些線上教學(xué)共享平臺(tái)能夠更快速和專業(yè)地熟知和掌握檔案數(shù)字化管理方面的信息技術(shù)，從根本上提高檔案現(xiàn)代化管理水平，從而使檔案管理更為規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化；與此同時(shí)，其還有助于檔案工作者盡快成為可以全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案專業(yè)復(fù)合型人才[7-9]。

2.3.2 積極推進(jìn)檔案人才線下定向培訓(xùn)活動(dòng)

基于此，為更好地貫徹落實(shí)國(guó)家檔案局所頒布的檔案法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，幫助從事檔案業(yè)務(wù)的工作人員能夠及時(shí)掌握檔案專業(yè)的新理論、新知識(shí)、新技術(shù)和新方法等，各省級(jí)地方檔案系統(tǒng)每年都會(huì)定期開展檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，即對(duì)其應(yīng)當(dāng)掌握的公需科目和專業(yè)科目進(jìn)行線上與線下相結(jié)合的培訓(xùn)方式。線下培訓(xùn)會(huì)特邀各級(jí)檔案系統(tǒng)的專家、高校教授以及其他社會(huì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，系統(tǒng)地開展學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)講座和學(xué)術(shù)訪問(wèn)等活動(dòng)。比如，由黑龍江省檔案技術(shù)服務(wù)中心舉辦的全省檔案崗位培訓(xùn)活動(dòng)，內(nèi)容是以檔案學(xué)研究的前沿技術(shù)成果和國(guó)內(nèi)外檔案事業(yè)發(fā)展的最新進(jìn)展為基礎(chǔ)，對(duì)目前實(shí)施的《歸檔文件整理規(guī)則實(shí)施細(xì)則》和《檔案法》進(jìn)行系統(tǒng)性解讀，利用更為直觀的電子影像技術(shù)，傳授檔案信息化理論與實(shí)踐、檔案信息化背景下的基建工程項(xiàng)目等檔案管理信息化課程[10-12]。為了滿足檔案培訓(xùn)教育工作的需要，舉辦方還為學(xué)員提供由專業(yè)師資團(tuán)隊(duì)編著的檔案崗位培訓(xùn)教程，內(nèi)容涵蓋檔案學(xué)的基本理論、基本概念和發(fā)展方向等，極大方便了廣大檔案工作者查閱、豐富、鞏固和提高檔案相關(guān)知識(shí)，極富成效地滿足了參訓(xùn)學(xué)員的實(shí)際工作需要。簡(jiǎn)言之，這種多方整合優(yōu)質(zhì)師資進(jìn)而以點(diǎn)帶面的培訓(xùn)方式能夠充分發(fā)揮檔案專家的引領(lǐng)示范作用，有助于學(xué)員們更加熟練和快速地掌握檔案工作的基礎(chǔ)理論、操作技能和未來(lái)努力方向，進(jìn)而從整體加速提升檔案專業(yè)中青年骨干的理論水平、專業(yè)能力和實(shí)踐本領(lǐng)，多方位推動(dòng)實(shí)施中表年骨干的培養(yǎng)計(jì)劃，為促進(jìn)檔案強(qiáng)國(guó)目標(biāo)提供一份堅(jiān)實(shí)的智力支撐。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)各方面對(duì)檔案信息、檔案文化日益突顯的服務(wù)需求，以及社會(huì)公眾檔案意識(shí)的不斷增強(qiáng)和廣泛普及，作為檔案工作者，首先就是本著為黨管檔、為國(guó)守史、為民服務(wù)的職責(zé)目標(biāo)，不忘初心，扎實(shí)工作，以踏踏實(shí)實(shí)的實(shí)際工作記錄歷史前進(jìn)步伐，以一絲不茍的工作成效傳承偉大的時(shí)代精神，為推動(dòng)祖國(guó)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。