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疾控中心檔案信息化建設(shè)路徑研究

2022-11-22 18:50李欣蔓
黃河黃土黃種人 2022年8期
關(guān)鍵詞:疾控中心檔案管理信息化

□李欣蔓

疾控中心檔案,是各地疾控中心在多年的疾病控制與預(yù)防過程中積累的,以文字、影音等不同載體儲存的,與公共衛(wèi)生相關(guān)的資料總和,是疾控中心的重要資源之一。在當(dāng)前信息化建設(shè)深度融合發(fā)展的時(shí)代背景下,傳統(tǒng)的管理手段和方式已經(jīng)不能有效地滿足疾控中心檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求,需要將信息化技術(shù)更加深入、更加全面地融入疾控中心檔案的全過程管理,以此提升疾控中心檔案管理工作的水平。

文章在闡述疾控中心檔案管理信息化建設(shè)的概念與內(nèi)容的基礎(chǔ)上,系統(tǒng)地分析當(dāng)前疾控中心檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題,并據(jù)此提出檔案信息化的建設(shè)路徑。

一、疾控中心檔案信息化建設(shè)的概念與內(nèi)容

疾控中心檔案信息化建設(shè),是指在疾控檔案管理過程中通過信息化手段的融合,推動檔案由實(shí)物狀態(tài)轉(zhuǎn)化為數(shù)字狀態(tài)的過程,通過檔案的信息化建設(shè),能夠有效地提升檔案的收集整理、歸納分析、查詢應(yīng)用的效率和效能。換言之,疾控中心檔案信息化建設(shè),就是為人們提供了產(chǎn)出和使用檔案資源更加便捷、更加高效的方式,其本質(zhì)要義和核心目標(biāo),是要通過信息化手段的融合,發(fā)揮出疾控中心檔案的實(shí)踐作用、產(chǎn)生現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

在組成要素上,以功能作用發(fā)揮方式來區(qū)分,疾控中心檔案信息化建設(shè)主要分為5個(gè)部分。一是疾控中心檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)。主要指為支撐檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的升級,在終端數(shù)字設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等方面的投入和建設(shè),這是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)條件,只有在與現(xiàn)實(shí)要求相匹配的基礎(chǔ)設(shè)備的支撐下,檔案信息化管理才能夠發(fā)揮出預(yù)想的作用。二是疾控中心檔案管理信息化資源建設(shè)。這里所指的“資源”,是檔案管理中的主體是由多種載體所保留的人們在各項(xiàng)活動中形成的原始記錄。而所謂的資源建設(shè),就是指對原始記錄進(jìn)行數(shù)字化管理的過程,這一過程具有長期性、系統(tǒng)性和復(fù)雜性的特征,其過程結(jié)果也與檔案信息化管理工作水平的高低直接相關(guān),完備的數(shù)字化資料庫、數(shù)據(jù)庫是開展檔案信息化管理的重要基石。三是疾控中心檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)。所謂系統(tǒng)建設(shè),是對檔案管理的應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行信息化升級、數(shù)字化改造的過程,是檔案管理方式和手段的更新?lián)Q代,貫穿于檔案信息化管理的全生命周期,系統(tǒng)建設(shè)的水平高低決定了檔案管理的投入產(chǎn)出比例,影響著信息化條件下檔案管理的服務(wù)成果。四是疾控中心檔案信息化管理制度建設(shè)。制度是提高管理效能效率的基礎(chǔ)框架,隨著檔案信息化管理過程中基礎(chǔ)設(shè)備、信息資源的不斷完善、應(yīng)用系統(tǒng)的不斷升級,需要與之相匹配的制度體系來推動各方要素凝聚成高效運(yùn)轉(zhuǎn)的系統(tǒng)整體。因此,就需要在檔案信息化管理的過程中通過動態(tài)調(diào)整,以確保制度規(guī)范與技術(shù)手段相匹配、相適應(yīng),確保檔案信息化管理發(fā)揮出真正的實(shí)用效能。五是疾控中心檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)。人才是新時(shí)代的第一資源,充分發(fā)揮人的主觀能動性是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理升級提檔的最根本要求。在檔案信息化管理的過程中,由于融合了檔案管理專業(yè)、信息化相關(guān)專業(yè)及檔案所服務(wù)的本專業(yè)知識等多重需要,因而對人才隊(duì)伍的建設(shè)就提出了更加全面、更加立體化的需求,對于復(fù)合型人才的要求也就會更高。

二、推進(jìn)疾控中心檔案信息化建設(shè)的重要意義

疾控中心檔案的信息化升級能夠提升檔案管理的工作效率,為扎實(shí)做好疾病的預(yù)防與控制、推進(jìn)公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展提供有力的支撐。具體來看,推進(jìn)疾控中心檔案信息化建設(shè)的重要意義體現(xiàn)在如下三個(gè)方面。

(一)推進(jìn)疾控中心檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代要求的必然選擇

從服務(wù)于全國各行各業(yè)的檔案管理工作來看,縱深推進(jìn)信息化建設(shè)已成為普遍共識,并已取得了豐碩的成果,為提高檔案應(yīng)用效能提供了強(qiáng)大的助力。對于疾控中心而言,既要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流,也要滿足檔案管理工作的需要,不斷在信息化建設(shè)上梳理改革思想、落實(shí)創(chuàng)新手段,持續(xù)提升檔案信息化建設(shè)的水平,從深層次上改良傳統(tǒng)管理模式中與現(xiàn)實(shí)需求不相適應(yīng)的短板和弊端。

(二)推進(jìn)疾控中心檔案信息化建設(shè)是提高工作效率的必由之路

在信息化思維和信息化技術(shù)的加持下,疾控中心檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠?qū)崿F(xiàn)更加順暢、有序、高效的銜接,不僅能提高檔案收集歸檔的效率,也能提高分析應(yīng)用的效果。在傳統(tǒng)管理模式下,疾控中心檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要借助手工方式,不僅存在效率低下的問題,同時(shí)也存在信息收集不夠全面、傳輸過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)。而在信息化時(shí)代下,借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等數(shù)字技術(shù)的深度融合,不僅能夠減少在檔案管理全過程中的時(shí)間成本損耗,同時(shí),也能夠提升檔案管理的質(zhì)量,為開展各項(xiàng)研究提供更加翔實(shí)、準(zhǔn)確的分析資料。

(三)推進(jìn)疾控中心檔案信息化建設(shè)是保障本質(zhì)安全的內(nèi)在要求

檔案管理的本質(zhì)在于通過載體的儲存對原始記錄加以記載,從各地疾控中心檔案管理的實(shí)踐中能夠看出,傳統(tǒng)管理模式下的檔案大多通過紙質(zhì)媒介儲存,受紙質(zhì)媒介易老化的問題所影響,疾控中心檔案出現(xiàn)缺失的情況時(shí)有發(fā)生,造成寶貴檔案資源的流失。因而,本著對歷史負(fù)責(zé)、對疾控事業(yè)負(fù)責(zé)、對全民健康負(fù)責(zé)的態(tài)度,加快推進(jìn)疾控中心檔案信息化的建設(shè)勢在必行,需要通過數(shù)字化的檔案儲存提升疾控中心檔案的安全水平,為后續(xù)工作的開展留下寶貴的數(shù)據(jù)財(cái)富。

三、疾控中心檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題

雖然,中國各地疾控中心順應(yīng)時(shí)代需要、緊貼實(shí)際需求,在檔案信息化建設(shè)方面不斷加大投入力度,采取了一系列創(chuàng)新舉措和務(wù)實(shí)措施,取得了不少階段性的成果,各地疾控中心對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識也在不斷提升,相關(guān)的制度體制持續(xù)完善,信息化手段的融合日趨深入,檔案管理的數(shù)字化、規(guī)范化、科學(xué)化水平不斷提高,應(yīng)用效能和實(shí)際價(jià)值更加凸顯,加速了中國疾控工作現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程。

但結(jié)合實(shí)際情況和疾控中心各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的需求,對標(biāo)其他行業(yè)在信息化技術(shù)應(yīng)用中的成果來看,疾控中心檔案信息化建設(shè)依然任重道遠(yuǎn),仍存在諸多亟待解決的問題。

(一)支撐信息化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位

高質(zhì)量地推進(jìn)疾控中心檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)型的一個(gè)必要條件是,必須要以完善的基礎(chǔ)設(shè)備作為支撐。但是,結(jié)合各地疾控中心檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況來看,不少地區(qū)特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的疾控中心的基礎(chǔ)性設(shè)施并不完善,其性能與縱深推進(jìn)疾控中心檔案信息化建設(shè)的要求不相匹配。造成這一問題的原因,主要在于對檔案管理工作的重要性認(rèn)識還不夠,認(rèn)為檔案管理僅僅是輔助性工作,因而在資金投入的力度上沒有達(dá)到信息化建設(shè)所需要的標(biāo)準(zhǔn),過于陳舊的設(shè)備、老化的設(shè)施,使疾控中心檔案信息化建設(shè)在啟動初期就受到了一定程度的阻礙。

(二)制度體系建設(shè)與信息化轉(zhuǎn)型進(jìn)程存在間隙

完善的制度體系是提高疾控中心檔案信息化建設(shè)水平的又一個(gè)必要條件,在缺乏完備制度約束下的檔案信息化建設(shè)工作往往會產(chǎn)生行為不規(guī)范、流于形式、應(yīng)用深入不夠等問題,最為突出地表現(xiàn)在如下兩個(gè)方面:一方面,管理制度是保障行為合規(guī)的基礎(chǔ),缺失了制度的指導(dǎo)和限制,就使得部分檔案管理工作者在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐過程中,主觀隨意性較大,為提高信息化建設(shè)的質(zhì)量水平帶來了一定程度的負(fù)面影響。另一方面,對技術(shù)應(yīng)用方式缺乏相應(yīng)的指導(dǎo),使得信息化建設(shè)過程中的系統(tǒng)應(yīng)用不夠深入,導(dǎo)致部分系統(tǒng)功能沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。長此以往,不僅在短期難以提升檔案信息化建設(shè)的水平,從長期來看,還有可能形成“檔案信息化建設(shè)意義不大、作用不明顯”的觀念,進(jìn)一步降低檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識,形成惡性循環(huán)。

(三)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用能力不足

大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理之間存在著天然聯(lián)系,兩者的有機(jī)融合是提升疾控中心檔案信息化建設(shè)水平的必然選擇和重要助力。然而,由于大數(shù)據(jù)技術(shù)的專業(yè)性和疾控中心工作的特殊性,部分地區(qū)疾控中心在大數(shù)據(jù)的應(yīng)用上還停留在“為應(yīng)用而應(yīng)用的階段”,數(shù)據(jù)背后有關(guān)疾病控制預(yù)防、突發(fā)公共衛(wèi)生事件等方面工作的深層次內(nèi)容并沒有被挖掘出來,而缺少關(guān)鍵技術(shù)加持的檔案信息化建設(shè),必然會在成果成效上大打折扣。

(四)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)難以適應(yīng)信息化時(shí)代要求

人是推進(jìn)疾控中心檔案信息化建設(shè)的最根本要素,檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的高低、能否適應(yīng)信息化時(shí)代的需求、是否掌握信息化的工作技能,對于提升檔案信息化的建設(shè)水平具有至關(guān)重要的作用。部分檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平比較落后,未能充分掌握信息化技術(shù),在檔案信息化管理中未能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)進(jìn)行科學(xué)合理的應(yīng)用,影響了檔案信息化管理水平的提升。同時(shí),部分檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)比較低,在檔案管理工作中缺乏責(zé)任心,對檔案信息化管理缺乏深入的研究,導(dǎo)致檔案信息化管理的知識缺乏人才支持與理論支持,也就很難真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,影響了檔案管理的質(zhì)量。

四、疾控中心檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑及策略

(一)切實(shí)提高對檔案管理工作的重要性認(rèn)識,把推動檔案信息化建設(shè)放在更加突出的位置上

深入學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作的重要指示精神,深刻領(lǐng)會其精神實(shí)質(zhì),準(zhǔn)確把握其目標(biāo)要求,統(tǒng)一思想,提振精神,以提高公共衛(wèi)生事業(yè)工作水平為中心、以提高疾控中心工作效率效能為根本,堅(jiān)持正確的政治方向,認(rèn)真地履行“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé),堅(jiān)定不移地以更高的站位、更寬的視野抓好疾控中心檔案管理工作。同時(shí),要緊跟時(shí)代的步伐,深刻領(lǐng)會信息化建設(shè)在檔案管理工作中的重要推動作用,進(jìn)一步加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),加大對檔案信息化建設(shè)在人力、物力、財(cái)力等方面的投入力度,營造檔案信息化建設(shè)的良好發(fā)展環(huán)境。

(二)健全完善疾控中心檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

工欲善其事必先利其器。在更加充裕的物質(zhì)投入的支撐下,要加快與檔案信息化建設(shè)相關(guān)的數(shù)字設(shè)備的更新?lián)Q代速度,確保硬件設(shè)施能夠與當(dāng)前時(shí)代環(huán)境下的信息化發(fā)展要求相適應(yīng),為疾控中心檔案管理工作者或信息化建設(shè)專業(yè)的從業(yè)人員提供更加便利高效的工作環(huán)境。同時(shí),也要配套地引進(jìn)與硬件設(shè)備匹配的軟件系統(tǒng),借助于外部專業(yè)機(jī)構(gòu)或團(tuán)隊(duì)的力量對信息化建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行升級,發(fā)揮好資金投入的作用,為提高疾控中心檔案信息化建設(shè)水平提供強(qiáng)大的助力。

(三)配套完善疾控中心檔案信息化建設(shè)制度

完善建設(shè)制度,是提升疾控中心檔案信息化水平的基礎(chǔ)前提和必要保障,要將實(shí)用、高效的原則貫穿于建設(shè)過程的始終,持續(xù)健全完善與時(shí)代需要、自身需求相適應(yīng)的檔案信息化建設(shè)制度體系。一要堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,在《中華人民共和國檔案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等法律法規(guī)、決策制度的框架下,結(jié)合自身實(shí)際完善與疾控中心的發(fā)展相銜接,具有較強(qiáng)可操作性的檔案信息化建設(shè)管理制度,充分發(fā)揮管理制度的重要作用。二要通過“請進(jìn)來、走出去”的培訓(xùn)方式,不斷提升疾控中心檔案管理人員對檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識,進(jìn)一步明確檔案信息化建設(shè)的流程、要求及在建設(shè)過程中所承擔(dān)的責(zé)任與義務(wù),增強(qiáng)與信息化建設(shè)相適應(yīng)的主動服務(wù)意識,積極發(fā)揮檔案管理人員的主動性,完善管理制度,增強(qiáng)管理意識。

(四)進(jìn)一步提高大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用水平

鑒于疾控中心的特殊工作性質(zhì),在加強(qiáng)大數(shù)據(jù)應(yīng)用的同時(shí),要著重注意以下兩個(gè)方面的問題:第一,在大數(shù)據(jù)技術(shù)加持下的疾控中心檔案管理方式與傳統(tǒng)時(shí)期的檔案管理方式將會產(chǎn)生較大的變化,這就需要疾控中心檔案管理打破限制,與具有專業(yè)優(yōu)勢的組織、團(tuán)體進(jìn)行合作,把疾控中心各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的需求、當(dāng)?shù)毓残l(wèi)生事業(yè)的特征同大數(shù)據(jù)技術(shù)融合起來,建立起與實(shí)際情況緊密相關(guān)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺。第二,大數(shù)據(jù)技術(shù)在為檔案信息化建設(shè)提供便利的同時(shí),也增大了疾控中心檔案管理的安全風(fēng)險(xiǎn),因此要配套地建立起相應(yīng)的安全保障體系,采取保障性高、穩(wěn)定性強(qiáng)的安全技術(shù)手段,確保疾控中心檔案資料的絕對安全。

(五)提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

發(fā)揮人的主觀能動性和創(chuàng)造性,是提高疾控中心檔案信息化建設(shè)水平的關(guān)鍵,因而在完善硬件、軟件條件的同時(shí),要同步開展疾控中心檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn),提高與檔案信息化建設(shè)的人才適配度。一方面,疾控中心內(nèi)部的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)注意加強(qiáng)對檔案管理工作人員的教育培訓(xùn),培訓(xùn)內(nèi)容主要就是各種疾病知識,還有信息技術(shù)的培訓(xùn),以促使管理人員的信息技術(shù)水平能夠?qū)崿F(xiàn)有效提升,保證其能夠合理地利用信息技術(shù)開展檔案管理工作,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化水平的提升。另一方面,要全面加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用的培訓(xùn)力度,不斷提升疾控中心檔案管理人員應(yīng)用數(shù)字化理念分析檔案管理各項(xiàng)工作的意識,增強(qiáng)以智能化方式解決檔案管理全生命周期中問題的能力。

五、結(jié)語

綜上所述,疾控中心檔案資源是提高疾控中心各項(xiàng)事業(yè)水平的重要戰(zhàn)略性資源之一,在信息化技術(shù)不斷融入檔案管理的大環(huán)境、大背景下,推進(jìn)疾控中心檔案的信息化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代要求的必然選擇,是提高工作效率的必由之路,是保障本質(zhì)安全的內(nèi)在要求。我們應(yīng)當(dāng)明確疾控中心檔案信息化的“基礎(chǔ)建設(shè)、資源建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)、制度建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)”5個(gè)方面的基本內(nèi)涵,認(rèn)識到當(dāng)前存在的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位、制度體系建設(shè)不科學(xué)、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用能力不足、檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)難以適應(yīng)信息化時(shí)代的要求等諸多問題,從切實(shí)提高對檔案管理工作的重要性認(rèn)識、健全完善疾控中心檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施、配套完善疾控中心檔案信息化建設(shè)制度、進(jìn)一步提高大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用水平、提升檔案管理人員綜合素質(zhì)5個(gè)方面入手,不斷提高疾控中心檔案信息化建設(shè)的水平,進(jìn)而提升疾控中心檔案管理的質(zhì)量,為各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供有力的支撐。

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