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金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化研究

2022-11-21 14:20劉帥鐵嶺縣財(cái)政金融事務(wù)服務(wù)中心
現(xiàn)代企業(yè)文化 2022年24期
關(guān)鍵詞:檔案資料管理系統(tǒng)數(shù)字化

劉帥 鐵嶺縣財(cái)政金融事務(wù)服務(wù)中心

在快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景之下,原有的紙質(zhì)檔案管理方式,已經(jīng)不符合金融企業(yè)發(fā)展所需,還會(huì)使得金融企業(yè)檔案管理的過(guò)程之中出現(xiàn)浪費(fèi)大量人力、物力與精力的問(wèn)題,十分不利于金融企業(yè)的健康發(fā)展。檔案管理工作是金融企業(yè)工作中的重中之重,一旦檔案管理出現(xiàn)了問(wèn)題,就會(huì)使得企業(yè)中的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)決策信息失去檔案數(shù)據(jù)的支持,這樣企業(yè)就無(wú)法有效地開展檔案管理工作,會(huì)嚴(yán)重影響到金融企業(yè)金融工作的順利開展。但是通過(guò)開展數(shù)字化的檔案管理工作,即可運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)取代人工管理,有效地保障檔案管理的實(shí)效性和有效性,使得企業(yè)能夠運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)開展對(duì)檔案的高效管理,促使金融企業(yè)業(yè)務(wù)服務(wù)水平的不斷提升,為金融企業(yè)的金融服務(wù)工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),加快金融企業(yè)現(xiàn)代化與數(shù)字化發(fā)展的步伐,使其能始終屹立于激烈的世界經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)之中。

一、檔案管理數(shù)字化具有重要的意義

(一)檔案管理數(shù)字化對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理具有里程碑式的意義

企業(yè)根據(jù)需要,數(shù)字化檔案管理可以從根源上解決傳統(tǒng)檔案所需大量的存儲(chǔ)空間、所需大量的存儲(chǔ)時(shí)間、良好的存儲(chǔ)環(huán)境等問(wèn)題,這些檔案管理的優(yōu)勢(shì),十分符合當(dāng)前快生活節(jié)奏的企業(yè)和檔案管理工作人員。這樣檔案管理工作人員,就可以運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng),進(jìn)行對(duì)金融企業(yè)發(fā)展與工作中所產(chǎn)生的大量檔案的高效存儲(chǔ),只需進(jìn)行對(duì)數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)安全管理即可,可有效地降低企業(yè)開展檔案管理過(guò)程之中,所需運(yùn)用大量的管理成本的不良問(wèn)題,而是可以以數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng),不斷地提高企業(yè)檔案管理的工作效率、檢索效率和檔案利用率。而且相關(guān)的金融企業(yè)還可以運(yùn)用這一系統(tǒng),進(jìn)行對(duì)檔案的備份管理,當(dāng)企業(yè)檔案出現(xiàn)被不良損壞問(wèn)題的時(shí)候,可運(yùn)用備份中的檔案資料開展工作,可有效加強(qiáng)對(duì)金融企業(yè)檔案管理效果的保證[1]。

(二)檔案管理數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的大勢(shì)所趨

從當(dāng)前我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況可見(jiàn),檔案管理數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的大勢(shì)所趨,符合金融企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的需求。因?yàn)樵谝酝_展檔案管理的過(guò)程之中,企業(yè)所運(yùn)用都是紙質(zhì)及磁性檔案進(jìn)行檔案管理,這些檔案較為容易受存儲(chǔ)環(huán)境濕度和溫度的影響,產(chǎn)生各種被不良損壞的問(wèn)題,而且加上金融企業(yè)在不斷發(fā)展的過(guò)程中所產(chǎn)生大量的檔案,檔案管理人員的檔案管理工作負(fù)擔(dān)和壓力也會(huì)十分大,這就會(huì)使得傳統(tǒng)的檔案管理無(wú)法滿足金融企業(yè)對(duì)檔案管理的要求。但運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理工作方式,即可通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行人工掃描檔案資料,運(yùn)用系統(tǒng)將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料,其檔案存儲(chǔ)的工作效率會(huì)更高,也會(huì)使得檔案保護(hù)管理的效果更佳,所以,檔案管理數(shù)字化對(duì)于金融企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展至關(guān)重要。

(三)檔案管理數(shù)字化對(duì)于檔案的傳輸有一定的優(yōu)勢(shì)

金融企業(yè)在以往將開展檔案管理工作的過(guò)程之中,都需要將檔案存放到圖書館和政府要求的可以存放檔案的地點(diǎn),這就使得企業(yè)在查找檔案資料的過(guò)程之中,需到檔案存放室才能進(jìn)行對(duì)檔案資料的查詢,這就使得檔案查詢工作耗時(shí)高,會(huì)嚴(yán)重影響到金融企業(yè)各項(xiàng)工作的開展,也十分不符合金融企業(yè)快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求。但是檔案管理數(shù)字化對(duì)于檔案的傳輸有一定的應(yīng)用優(yōu)勢(shì),這種新型的數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng),可以運(yùn)用各種技術(shù)手段將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)傳遞和查詢,自然就可有效地降低企業(yè)開展檔案管理工作中所需運(yùn)用的成本,也能有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo),這樣金融企業(yè)本即可在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的支持下得到更好的經(jīng)濟(jì)發(fā)展[2]。

二、檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐方式

(一)普及檔案管理數(shù)字化

在全社會(huì)普及檔案管理數(shù)字化的情況下推動(dòng)數(shù)字化檔案管理發(fā)展,相關(guān)的政府部門應(yīng)在全社會(huì)普及檔案管理數(shù)字化信息,形成整體性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng),以保障各種檔案信息都能有效地共享、傳輸和利用,這既可有效地降低紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案資料所需的時(shí)間精力,而是使金融企業(yè)和其他企業(yè),都能通過(guò)對(duì)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的合理運(yùn)用,有效地開展自身企業(yè)的工作,使得檔案管理工作的效率和效果都能得到有效提升。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對(duì)相關(guān)企業(yè)設(shè)計(jì)運(yùn)用過(guò)程之中,將根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況,以及企業(yè)對(duì)于檔案管理的要求,進(jìn)行對(duì)系統(tǒng)管理工作的合理設(shè)計(jì),將其細(xì)化為三個(gè)系統(tǒng)分支,分別為數(shù)字化的檔案采集、數(shù)字化的檔案查閱和檔案管理三個(gè)綜合管理系統(tǒng)。通過(guò)對(duì)數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)的設(shè)計(jì),使得檔案管理人員可以通過(guò)信息技術(shù),掃描原有的紙質(zhì)檔案,將其有效地轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案,并使其能合理地運(yùn)用系統(tǒng)錄入功能,進(jìn)行對(duì)檔案的輸入,這樣整個(gè)企業(yè)的檔案資料都能得到高效地?cái)?shù)字化管理,也能更好地服務(wù)于企業(yè)。

通過(guò)檔案管理數(shù)字化與自己企業(yè)各個(gè)金融部門的管理工作系統(tǒng)整合到一起,使得檔案管理人員能夠運(yùn)用數(shù)字化的檔案查詢系統(tǒng),為各個(gè)部門提供所需的檔案資料,有效避免檔案管理工作人員需到實(shí)地進(jìn)行檔案資料查詢的不良工作現(xiàn)象,也使得企業(yè)各個(gè)部門都能夠從企業(yè)的數(shù)字化管理系統(tǒng)之中,及時(shí)得到自己工作所需的檔案資料,促使整個(gè)企業(yè)工作更加高效地開展。通過(guò)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的合理,設(shè)計(jì)出層層遞進(jìn)的管理系統(tǒng),使得上級(jí)檔案管理人員能夠通過(guò)數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng),有效地監(jiān)督與管理基層檔案。同時(shí),使得金融企業(yè)的高層管理者能進(jìn)行對(duì)整個(gè)檔案管理工作人員和檔案全面監(jiān)督管理,因?yàn)樵跈n案管理數(shù)字化系統(tǒng)之中,每個(gè)檔案管理工作人員的操作都能被系統(tǒng)記錄,這十分有利于企業(yè)開展檔案管理工作,其數(shù)字化的檔案管理工作效果也會(huì)得到有效發(fā)揮[3]。

(二)制定具有科學(xué)性及合理性檔案制度

保障好檔案管理數(shù)字化在企業(yè)中的應(yīng)用效果,相關(guān)的政府部門應(yīng)制定出檔案數(shù)字化的查閱標(biāo)準(zhǔn)、安全制度標(biāo)準(zhǔn)、檔案更新和銷毀標(biāo)準(zhǔn)等等,使得相關(guān)的金融企業(yè)能嚴(yán)格地遵守規(guī)定開展相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理工作。以具有科學(xué)性及合理性的檔案數(shù)字化建設(shè)制度,有效地規(guī)范各個(gè)企業(yè)的數(shù)字化檔案管理行為,使其能嚴(yán)格地遵守國(guó)家所下發(fā)的各種檔案管理工作效果,真正將數(shù)字化檔案管理工作方式合理地運(yùn)用到企業(yè)之中,以數(shù)字化的檔案管理方式促進(jìn)金融企業(yè)的健康、穩(wěn)定與現(xiàn)代化發(fā)展。而且相關(guān)的政府部門還需進(jìn)行對(duì)企業(yè)檔案管理人員的嚴(yán)格管理,以相關(guān)的規(guī)范制度規(guī)范其檔案管理工作行為,使其能真正肩負(fù)起做好這項(xiàng)工作的責(zé)任,便于進(jìn)行檔案管理數(shù)字化,使得檔案管理工作的效率效果能得到高效地提升,隨之游戲幣地促進(jìn)金融企業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)步和發(fā)展。

(三)著重注重檔案安全的管理、落實(shí)好檔案管理數(shù)字化

為保障企業(yè)檔案管理工作的有效實(shí)現(xiàn),相關(guān)的政府部門還需格外注重對(duì)檔案安全的管理,根據(jù)數(shù)字化檔案管理過(guò)程之中,可能會(huì)因電腦網(wǎng)絡(luò)的病毒、黑客的攻擊和網(wǎng)絡(luò)漏洞等等,產(chǎn)生的影響檔案管理安全的問(wèn)題,制定出相應(yīng)有效的解決對(duì)策,通過(guò)在數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)之中,制定出訪問(wèn)控制程序、系統(tǒng)漏洞定期掃描程序、病毒防護(hù)和檔案信息加密程序等等,全面地保障整個(gè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全性,使得系統(tǒng)中各個(gè)檔案也都能得到更加安全的管理。由此,從根源上消除因政府與企業(yè)對(duì)于檔案安全的不重視,所產(chǎn)生的各種使得我國(guó)和企業(yè)機(jī)密檔案被盜的不良現(xiàn)象,而使得數(shù)字化檔案管理工作能真正得到安全開展和實(shí)施[4]。

三、檔案管理數(shù)字化對(duì)于金融企業(yè)業(yè)務(wù)創(chuàng)新的啟示

(一)用檔案管理數(shù)字化的創(chuàng)新理念武裝企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

作為金融企業(yè)的高層管理者,應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到在新時(shí)代背景之下,創(chuàng)新數(shù)字化的檔案管理方式對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性,應(yīng)及時(shí)改變自己陳舊的管理理念、單一的管理方法,而是以樹立正確的創(chuàng)新發(fā)展的理念,創(chuàng)新數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng),有效地滿足金融企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展所需,以數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的有力支持,促使金融企業(yè)各項(xiàng)金融服務(wù)業(yè)務(wù)的高效開展,也使得企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者能夠通過(guò)數(shù)字化檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展進(jìn)行分析,總結(jié)企業(yè)發(fā)展的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),制定出切實(shí)可行的正確的發(fā)展目標(biāo),促使金融企業(yè)的健康和穩(wěn)定發(fā)展。

同時(shí),金融企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者還需制定出關(guān)于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),其中收集、歸檔、檢索和整理分類要求,保證人員能夠正確認(rèn)識(shí)開展各項(xiàng)檔案管理工作,并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)檔案,使數(shù)字化檔案能夠經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)傳遞給有檔案查閱所需的部門,通過(guò)加強(qiáng)安全建設(shè),做到能夠?qū)崟r(shí)檢測(cè),及時(shí)發(fā)出警報(bào)以警示出現(xiàn)的問(wèn)題,不斷提高安全性的保證,避免企業(yè)中重要檔案信息被竊取的情況發(fā)生,并使得檔案管理工作的效果能不斷提升,隨之有效地促進(jìn)金融企業(yè)工作高效開展。

(二)金融企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新需要進(jìn)行檔案管理方式的創(chuàng)新

有效推動(dòng)金融企業(yè)發(fā)展創(chuàng)新,其中檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展,是企業(yè)應(yīng)改變傳統(tǒng)的人工單一管理的管理方式,而是應(yīng)建設(shè)符合企業(yè)內(nèi)部工作結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),根據(jù)企業(yè)中不同人員的不同職位,進(jìn)行對(duì)其數(shù)字化檔案信息查閱功能的有效設(shè)定,使得基層員工不可查閱機(jī)密檔案信息。并創(chuàng)新數(shù)字化的檔案管理方式,以系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)基層檔案管理工作人員工作的檢查和管理,使其能夠根據(jù)系統(tǒng)的提示錯(cuò)誤,以及系統(tǒng)對(duì)于檔案管理人員工作行為的分析,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作人員存在的工作問(wèn)題,使得數(shù)字化檔案管理工作能得到更加高效地開展[5]。

同時(shí),金融企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者還需認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性,如檔案管理工作無(wú)法得到有效開展,將會(huì)造成企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)工作的阻礙,更使得企業(yè)無(wú)法根據(jù)檔案數(shù)據(jù)分析企業(yè)發(fā)展情況,這會(huì)使得金融企業(yè)產(chǎn)生嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)此,相關(guān)的金融企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)高度重視檔案管理數(shù)字化建設(shè),進(jìn)一步提高金融企業(yè)的業(yè)務(wù)開展效果和經(jīng)濟(jì)效益。

(三)確保金融企業(yè)管理人員素質(zhì)的創(chuàng)新與檔案管理創(chuàng)新步伐一致

金融企業(yè)中檔案管理人員工作素質(zhì)的高低,也直接影響著金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化開展的工作效果。所以,金融企業(yè)的高層管理者應(yīng)進(jìn)行對(duì)金融企業(yè)檔案管理人員的高效培訓(xùn),以確保檔案管理工作人員素質(zhì)的創(chuàng)新與檔案管理創(chuàng)新的步伐一致,使得檔案管理人員能有效地執(zhí)行各項(xiàng)數(shù)字化的檔案管理工作,不斷加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案管理工作效果的保證。由此,從根源上消除因檔案管理工作人員素質(zhì)或是能力的不足,所產(chǎn)生的無(wú)法摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理理念,使得檔案管理工作效率十分低下的不良工作現(xiàn)象。

使金融企業(yè)中的檔案管理工作人員,能得到企業(yè)有效的培訓(xùn)、考核和管理,使其能夠不斷地提高自己的數(shù)字化檔案管理工作素質(zhì)和能力,使其能夠積極地學(xué)習(xí)政治、經(jīng)濟(jì)和文化知識(shí),使其能積極地學(xué)習(xí)現(xiàn)代管理和科學(xué)技術(shù),真正成為企業(yè)所需的復(fù)合型人才,掌握數(shù)字化檔案工作的方式方法,加強(qiáng)考核和管理,及時(shí)制止其錯(cuò)誤的檔案管理行為,并使其能夠在考核之中,正確地認(rèn)識(shí)到自己檔案管理工作的不足和優(yōu)秀之處,使其能夠在不斷考核中不斷提高自己的檔案管理能力,以充足的檔案管理人才保障金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化工作的高效開展,加快金融企業(yè)發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化檔案管理是金融企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展與時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。作為金融企業(yè)的高層管理者應(yīng)真正認(rèn)識(shí)到開展數(shù)字化檔案管理工作的重要性,應(yīng)根據(jù)政府部門對(duì)于此項(xiàng)工作的要求,加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理工作的展開,進(jìn)行對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中各項(xiàng)管理、保密與查閱功能的合理設(shè)計(jì),并進(jìn)行對(duì)檔案管理人才的有效培養(yǎng),以全面確保金融企業(yè)檔案管理數(shù)字化的工作效果,從而促使金融企業(yè)朝著更高層次的方向健康發(fā)展。

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