李文芬

（個舊市水務局，云南個舊 661000）

0.引言

以水務局的日常工作任務為例，工作行為會受到政府的管轄，主要任務是對區(qū)域范圍內的水利工程建設情況進行綜合管理，包括在建項目和已經(jīng)建設完成的建筑物。目標是進行防洪蓄水操作，在保護水資源的同時，發(fā)揮水資源的使用價值。各項工作信息都會編輯成檔案，由專業(yè)檔案員負責管理。方便在水利工程出現(xiàn)質量問題時，根據(jù)檔案資料來進行責任認定和維修管理。新時期，單一使用紙質檔案進行資料存儲的方式出現(xiàn)了許多弊端，如何讓檔案紙質化與電子化交融共存，就成為水務局檔案管理部門的基本工作任務。

1.簡述紙質化與電子化檔案的管理工作差異

要優(yōu)化檔案管理流程，實現(xiàn)多種檔案類型的交融共存。需要結合各種檔案類型的形成特點和管理要求，找出基礎工作任務中的差異性，抓住新時期工作的側重點。

1.1 紙質化檔案

要在水務局的檔案管理工作中專項完成對水利工程建設信息、維修養(yǎng)護信息的檔案管理工作，通常應將檔案整理成書面資料，根據(jù)工程建設先后順序和施工流程特點，完成資料裝訂任務。主要包括立卷、整編等工作環(huán)節(jié)。相關檔案員在實際進行紙質化檔案管理時，水務局應為員工專門建設檔案室，規(guī)定好每一份檔案的存儲位置。一般是按序號排列，或者按照檔案文件名稱的首字母來排列順序，當工作人員歸還借閱的檔案后，要由檔案員將資料擺放在原來的位置上，為資料的清點工作提供便利。與此同時，要根據(jù)紙張材質來進行室內溫濕度管理，并要建立規(guī)范的檔案借閱管理流程。這項管理工作具有任務量大、借閱申請審批時間長等方面的特征。

1.2 電子化檔案

電子化檔案依托信息技術完成對資料的集中存儲及分類管理，日常工作主要是進行資料格式的核對和內容的檢查。由于資料存儲在虛擬空間當中，每一步操作都必須要留下痕跡，以作為后續(xù)工作的憑證。包括資料上傳、下載、修改，都應當記錄操作人的身份信息和操作時間信息，還要關注網(wǎng)絡環(huán)境的安全風險問題。這就表示，檔案的電子化和紙質化管理工作存在較大差異，要融合2種方式進行管理工作，必須要保障檔案員具備專業(yè)的工作能力，并應當做好工作任務的合理劃分。

2.水利工程檔案紙質化與電子化融合管理的常見難題

2.1 工作意識及能力問題

參與檔案管理人員的工作素質及能力，決定著檔案管理工作的整體水平?；谒こ探ㄔO周期長，工作流程復雜，在安排工作人員實時記錄檔案信息時，應關注人才是否具備進行紙質化和電子化檔案融合管理工作的優(yōu)勢及能力。目前，仍然有一部分員工缺乏大數(shù)據(jù)意識，無法掌握大數(shù)據(jù)技術的靈活應用方法，工作思想有局限性，更習慣于采用紙質化檔案的管理方式，進行檔案的存儲和取用管理。另外，也有一部分員工過于依賴信息技術，一味地將人工智能技術應用于檔案管理工作中，自身缺乏積極進取的意識，導致業(yè)務水平下降，跟不上時代的發(fā)展潮流[1]。

2.2 基礎設施的建設問題

不論是存儲紙質化檔案還是電子化檔案，在工作中都需要進行基礎設施的建設工作。比如，要建設獨立的檔案室，要采購打印機進行檔案資料的打印及復印。還要完善計算機軟硬件設備，建立規(guī)范化的工作平臺，才能為新時期的水利工程檔案管理工作提供基礎支持。不過，目前很多地區(qū)的水務局都存在辦公經(jīng)費不能及時到位或經(jīng)費欠缺，只夠維持正常運轉，而且辦公條件大多比較擁擠，沒有大一點的辦公室和資金改造成可以用于完善達標的檔案室，這是推進檔案管理工作發(fā)展進程時，需要解決的一大難題。這表示領導人員對檔案管理工作的重視度有待提升，基礎資金的分配及利用方案也有待進一步優(yōu)化。

2.3 檔案資料的安全問題

首先，不同的檔案資料有不同的保密等級，如何在合理開發(fā)利用檔案的基礎上，做好保密管理工作，避免資料泄露，是工作中的重點及難點所在。其次，以紙質檔案為例，有很多不安全的因素需要引起重視。比如，紙張的材質可能會因為潮濕而出現(xiàn)字跡被暈染的情況，影響資料的使用價值。而電子化檔案會因為系統(tǒng)故障導致資料沒有及時保存，增加工作任務量。黑客和網(wǎng)絡病毒還會攻擊系統(tǒng)，造成數(shù)據(jù)丟失的風險[2]。因此，保障檔案資料的存儲和取用安全，就是檔案員在具體進行多種檔案管理方式融合發(fā)展的研究工作時，要關注的工作側重點。應著重分析出會引發(fā)安全風險問題的因素，找到防范風險的有效方法。

3.水利工程檔案紙質化與電子化交融共存的基本原則

在進行資料整合處理，豐富檔案存儲形式，提高資料使用價值的過程中，有一些基本原則需要遵守。具體包括與時俱進、依法管理以及愛崗敬業(yè)原則。

3.1 與時俱進

實際上，新時期可用于存儲檔案的方式有很多。其中最常見的方法就是將資料記錄在規(guī)格大小和材質符合要求的紙張上。很多工作人員都會嘗試采用拍攝現(xiàn)場照片、攝錄視頻的方式，來留存水利工程建設過程中的影像資料。這就屬于電子化檔案的一種，可以將視頻和照片刻錄在光碟中，當人們需要查看資料時，能用計算機設備播放。要將紙質化和電子化檔案融合在一起，有序展開新時期的檔案管理工作，需要遵循與時俱進的原則，打破傳統(tǒng)的工作思維和固有的工作模式，使檔案管理工作的價值得到充分的發(fā)揮。檔案員還要積極落實檔案管理工作的服務職能，借助各種檔案存儲方式的優(yōu)點，提供檔案存儲和查詢服務。

3.2 依法管理

水利工程檔案資料具有一定的保密等級，而且根據(jù)工程性質的不同，資料會有不同的有效期限。一旦超過有效期限后，應按照規(guī)定進行資料的銷毀處理。這要求檔案員在工作中遵循依法管理的原則，嚴格執(zhí)行管理規(guī)定。并要主動學習相關法律知識，做到知法守法。此外，在具體驗收檔案時，還應保留負責人的簽名。紙質化資料可以直接設置簽名欄，電子化資料則要使用信息技術保留電子簽名。以便于在后續(xù)檔案資料出現(xiàn)數(shù)據(jù)上的爭議時，可以明確責任關系。

3.3 愛崗敬業(yè)

紙質化和電子化資料的交融共存工作任務量比較大，有一定操作難度。在工作中必須要保證員工有敬業(yè)精神，能夠熱愛本職崗位，擺正工作心態(tài)。不能為了完成工作指標而應付式地處理工作任務，這是影響檔案管理工作質量及效率的關鍵因素。因此，檔案員要明確個人崗位職責，能自覺接受領導者和其他部門員工的監(jiān)督，為工作的創(chuàng)新發(fā)展貢獻個人力量。

4.實現(xiàn)水利工程檔案紙質化與電子化交融共存的具體方法

4.1 融入大數(shù)據(jù)意識，組建專業(yè)隊伍

不同檔案格式的交融共存前提是：要讓工作人員具備靈活轉換檔案格式的能力，保障工作人員具備先進的檔案管理意識，關鍵要在工作中充分融入大數(shù)據(jù)意識。新時期，針對水利工程檔案而言，檔案員不僅要進行存儲管理，還要落實好開發(fā)利用工作，發(fā)揮檔案的使用價值。針對這個要求，在水務局進行人力資源的專項培養(yǎng)工作時，應當從人才招聘工作角度出發(fā)選擇工作思想積極，具有創(chuàng)新意識及能力的人才。并要做好人員管理工作，及時發(fā)現(xiàn)員工在檔案管理方面的優(yōu)勢及不足，找到人才培養(yǎng)工作的側重點，并科學為人才分配基礎的管理任務。比如，具體應用大數(shù)據(jù)技術時，水務局應要求工作人員能夠從全局發(fā)展的角度思考問題，能夠有大數(shù)據(jù)意識。積極結合大數(shù)據(jù)技術的運用原理進行檔案資料的整合處理，有效減輕檔案處理工作負擔。另外，進行大數(shù)據(jù)分析后，可以找到紙質化檔案和電子化檔案的共性特征，找到2種管理模式交融共存的著力點[3]。

4.2 完善基礎設施，為工作奠定環(huán)境基礎

為了同步展開紙質化和電子化檔案管理工作，應先完善基礎設施，完成環(huán)境基礎的建設工作，保障基礎檔案信息的收集和整理工作都能順利開展。針對資金的投入問題，要結合現(xiàn)有資金數(shù)量來判斷可以采購的設備類型，分清工作的主次關系，確定哪些設備是新時期檔案管理工作的必備設備，分批展開設備采購工作，以緩解水務局的經(jīng)濟支出壓力。比如，應先采購計算機設備。嚴禁為了節(jié)省成本采購二手設備，二手設備中可能存在其他人的計算機使用痕跡，還有可能潛在系統(tǒng)病毒。而且，二手設備的使用壽命更短，設備出現(xiàn)故障的概率高。另外，在基礎設施建設環(huán)節(jié)當中，還要嘗試進行信息網(wǎng)的構建工作，為內部工作人員提供便捷的溝通渠道，為檔案信息的及時傳遞、實時更新等工作提供基礎保障。

4.3 落實安全管理任務，保障檔案安全

檔案管理工作的核心任務就是保障檔案的存儲和使用安全，結合不同檔案類型交融共存的特點來分析，安全管理工作難度有所增加，管理工作的范圍更廣。要達到安全管理目標，必須要建立一體化的安全管理體系。一方面，要對員工進行工作行為上的約束，明確檔案員的工作職責，建立責任監(jiān)督機制，要求檔案員對資料的存儲、借閱過程的安全性負責。另一方面，應使用專用工具和軟件技術，完成安全管理工作。比如，在檔案室的門上安裝指紋認證鎖，只有檔案員可以進出檔案室。與此同時，應在網(wǎng)絡系統(tǒng)當中安裝安全防御軟件，設定自動殺毒的程序。并在網(wǎng)絡平臺設置權限，根據(jù)登錄平臺的人員崗位信息，為其開放不同的操作權限，最大化保障資料安全，為不同檔案類型的交融共存提供基礎的安全保障[4]。

4.4 完善管理機制，提供制度保障

在水利工程檔案管理工作中，紙質化和電子化資料是不同時代背景下的檔案資料存儲形式。特點是：紙質化以紙張為信息載體，電子化以計算機為載體。要讓二者實現(xiàn)交融共存，需要建立健全的監(jiān)管機制。首先，應規(guī)范檔案管理工作流程，通常檔案員都是以紙質化檔案為基礎，在現(xiàn)有工作環(huán)節(jié)中增設電子化檔案的處理任務。應在工作中融入現(xiàn)代化思維，采用分模塊管理的方式為檔案員分配具體的工作任務，并要保證各項工作之間的有效銜接。比如，安排員工專項負責整理資料，制作檔案目錄，標注頁碼，并將檔案移交給同事進行存儲管理，這兩個崗位之間要依照管理制度進行實時溝通。其次，應從績效管理和獎勵激勵制度的推廣過程中，研究激發(fā)檔案員工作活力的方法，引導員工主動反思工作優(yōu)缺點，合理創(chuàng)新基礎工作方案。目前，很多檔案員會選擇主要發(fā)展電子化檔案，取代紙質化檔案管理方式。但是，由于技術水平的限制，電子化檔案的存儲和使用情況仍然會受到許多不確定因素的影響，需要配合紙質化檔案有序進行資料留檔、備份管理，這是落實制度管理任務時要補充說明的內容。

4.5 消除物理隔閡，完成融合處理

電子化資料是網(wǎng)絡上的虛擬數(shù)據(jù)，紙質化資料有實體文件，二者存在空間上的隔閡，這種隔閡屬于物理隔閡。要消除這個隔閡，讓資料之間可以實現(xiàn)靈活轉換，才能達到交融共存的目標?，F(xiàn)階段，檔案員在積極學習信息技術，著重從設計軟件的開發(fā)論證，到整個局域網(wǎng)內OA、PDM(PDS)等計設文件管理軟件的架設與管理入手，統(tǒng)一執(zhí)行標準和接口。保證每一份紙質化的資料都有唯一對應的電子化資料，資料中所有信息的更改都要保證線上和線下同步操作，避免信息傳遞出現(xiàn)滯后性的問題造成資料失真的情況，這將會影響水利工程建設工作的項目決策和工程運維管理工作效果，要求檔案員引起重視。

5.結語

檔案員的工作意識、能力，檔案室的基礎設施建設以及資料存儲環(huán)境和存儲方式的安全性，都是實際進行檔案紙質化與電子化融合管理工作時應關注的問題?？梢匀谌氪髷?shù)據(jù)意識，結合大數(shù)據(jù)技術做好信息分類管理，優(yōu)化基礎的檔案資料處理思路。需要提前組建一支專業(yè)的人才隊伍，采購硬件設備，為工作提供基礎支持。針對資料安全問題，應總結工作經(jīng)驗，分析原因，有針對性地推行安全管理計劃。關鍵要規(guī)范員工工作行為，建立責任監(jiān)督機制，消除物理隔閡，同步進行檔案資料的更新，保證紙質化與電子化資料能一一對應，融合2種檔案類型的特點及優(yōu)勢，實現(xiàn)交融共存的目標，進而帶動檔案管理工作穩(wěn)步開展。