王勇

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的高速增長，我國的信息化建設(shè)已經(jīng)邁入以物聯(lián)網(wǎng)和云計算為代表、以智能化為方向的第三階段。建設(shè)項目檔案作為企業(yè)經(jīng)營管理中的重要組成部分和企業(yè)檔案資源重要內(nèi)容，是企業(yè)項目建設(shè)的真實記錄，為企業(yè)的經(jīng)營決策、生產(chǎn)運營等提供了重要依據(jù)和參考。企業(yè)在建設(shè)項目檔案管理過程中，因參與單位多、涉及環(huán)節(jié)多、形成材料復(fù)雜等客觀因素，往往造成收集困難、歸檔難、竣工難等問題。伴隨信息化技術(shù)的逐步推廣應(yīng)用，為我們解決建設(shè)項目檔案管理過程中的問題提供了方式方法，不僅提高建設(shè)項目檔案管理水平，同時規(guī)范建設(shè)項目各個環(huán)節(jié)的操作，實現(xiàn)建設(shè)項目檔案的資源共享，提高企業(yè)在建設(shè)項目管理中的管控能力，為建設(shè)項目更加科學(xué)、合理、規(guī)范管理提供了新的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：信息化管理；建設(shè)項目；檔案管理

一、企業(yè)建設(shè)項目檔案管理信息化的重要性

1.建設(shè)項目檔案指在建設(shè)項目活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等形成，包含前期文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、驗收文件等，實行建設(shè)單位負(fù)總責(zé)，“三統(tǒng)一”（即統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)）的管理。項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效等體現(xiàn)了企業(yè)建設(shè)項目管理的內(nèi)外在水平。

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，尤其是房地產(chǎn)企業(yè)、制造型企業(yè)，其建設(shè)項目數(shù)量越來越多，范圍越來越廣、投資的力度越來越大，導(dǎo)致建設(shè)項目的種類越來越復(fù)雜。企業(yè)建設(shè)項目檔案管理暴露出以下問題：

第一，基礎(chǔ)管理薄弱。主要體現(xiàn)在兩點：

（1）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。項目管理人員重視對成本、質(zhì)量、進(jìn)度方面的管控，對管理過程中形成的檔案資料認(rèn)識不足，造成收集、整理等環(huán)節(jié)滯后，導(dǎo)致建設(shè)項目檔案出現(xiàn)損壞、丟失等各種情況；

（2）檔案管理人員專業(yè)能力不高。對建設(shè)項目檔案管理人員要求其具有工程技術(shù)基礎(chǔ)知識，同時對建設(shè)項目檔案成套性、真實性、準(zhǔn)確性等有深入的了解，在實際管理過程中，要確保施工與檔案收集同步進(jìn)行。

第二，建設(shè)項目的復(fù)雜程度導(dǎo)致對建設(shè)項目檔案管理難度加大。

（1）建設(shè)項目檔案由多個單位形成，如建設(shè)單位、建立單位等，涉及環(huán)節(jié)多，如立項、設(shè)計、勘察、招投標(biāo)、施工等，尤其伴隨建設(shè)規(guī)模、建設(shè)周期、建設(shè)用材等因素，導(dǎo)致建設(shè)項目檔案的收集難度加大。

（2）建設(shè)項目檔案執(zhí)行的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)參照國家及地方制定的相關(guān)制度，因建設(shè)項目種類多樣，無法做到完全適用，需要與地方檔案管理部門等政府機(jī)構(gòu)保持有效溝通，確定相關(guān)要求。

2.隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化技術(shù)逐步應(yīng)用到建設(shè)項目管理過程中，其優(yōu)勢日益顯現(xiàn)出來。信息化技術(shù)是以計算機(jī)、通信等技術(shù)為基礎(chǔ)，通過對各種信息要素進(jìn)行高效、高質(zhì)量、高安全性地收集、整理、傳輸、利用的現(xiàn)代化技術(shù)，具有針對性提供給特定人群用以生活、工作、學(xué)習(xí)、輔助決策等和人類息息相關(guān)的各種行為。目前，國家、省、市、地方檔案管理部門逐步將信息化技術(shù)融入檔案管理實際業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)當(dāng)中，用于提升檔案管理水平。主要體現(xiàn)在以下三個方面：

首先，實現(xiàn)檔案資源共享。主要體現(xiàn)在以下三點：第一點，通過建立相應(yīng)管理平臺，無論是對施工環(huán)節(jié)的管控，還是對整體檔案資源的管控，實現(xiàn)檔案信息化對檔案利用、數(shù)據(jù)更新等有重要意義；第二點，檔案涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜，涉及工作環(huán)節(jié)多，如收集、整理、分類、歸檔等，將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程，充分利用其標(biāo)準(zhǔn)化的體系管理及文件模板，實現(xiàn)檔案自收集開始至歸檔結(jié)束的全程可控。第三點，通過信息化技術(shù)實現(xiàn)豐富檔案載體形式，改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)載體為主的情況，增加了音頻、視頻等內(nèi)容，且實現(xiàn)紙質(zhì)版載體向電子化的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案資源的最大化。

其次，實現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范管理。主要體現(xiàn)在以下三點：第一點，實現(xiàn)了檔案填寫方式由人工填寫轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X錄入，較大地降低了管理人員的工作強(qiáng)度，節(jié)省工作時間，提高工作效率。第二點，采用統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的模板，明確了相關(guān)制度要求及填寫范例，降低了管理人員的操作難度，有效確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、真實性。第三點，對于檔案的多介質(zhì)保存，通過對檔案真實性、完整性等確認(rèn)，避免檔案室客觀環(huán)境中的各種不利威脅，提升檔案管理的安全性，對檔案保存的長期性具有積極意義。

最后，實現(xiàn)為企業(yè)提供創(chuàng)效增益服務(wù)提供有力支持。主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面，便于對檔案的有效利用，改變了傳統(tǒng)檔案利用查閱登記、調(diào)取紙質(zhì)版檔案等煩瑣程序，僅需通過相應(yīng)檢索，即可實現(xiàn)對相關(guān)電子化檔案資源的查找，極大地提高了檔案利用工作的效率和質(zhì)量。另一方面，便于充分挖掘檔案價值，檔案作為企業(yè)重要資源之一，對企業(yè)文化、資質(zhì)審核、技術(shù)改造等都發(fā)揮重要作用，通過對檔案資源信息化的管理，能夠?qū)崿F(xiàn)人力、物力等方面成本的降低，同時為企業(yè)創(chuàng)效益，實現(xiàn)資源利用最大化。

二、企業(yè)建設(shè)項目檔案管理措施

1.充分認(rèn)識建設(shè)項目檔案價值屬性，確定信息化管理的發(fā)展趨勢

建設(shè)項目檔案作為參建各方項目管控的法律憑證，為項目的質(zhì)量管控提供了依據(jù)，也是項目順利驗收竣工的重要條件之一。我們要從兩個方面認(rèn)識如何做好建設(shè)項目檔案信息化的必要性和相互之間的關(guān)系：

一方面，企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識到建設(shè)項目檔案是企業(yè)運營管理過程中重要的基礎(chǔ)性資源內(nèi)容之一，對于企業(yè)在建設(shè)階段及竣工后技術(shù)升級、改擴(kuò)建等方面都具有特殊的地位和作用，因此參建各方要充分保障在建設(shè)項目檔案形成過程中人力、財力、物力等方面的投入，以便實現(xiàn)對建設(shè)項目檔案管理的信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化等方面的部署實施，逐步提高建設(shè)項目檔案信息化程度，進(jìn)而使得建設(shè)項目檔案為參建單位及企業(yè)相關(guān)部門提供準(zhǔn)確、完整、真實的檔案信息服務(wù)。

另一方面，參建各方對種類多、材料多、關(guān)系復(fù)雜的建設(shè)項目檔案，如何提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量是難點之一，而加快信息化建設(shè)是有效的管理手段之一，其不僅能減輕建設(shè)項目管理人員工作量，降低工作難度，提高工作效率，同時將建設(shè)項目檔案管理人員從傳統(tǒng)管理方式中解脫出來，促進(jìn)企業(yè)建設(shè)項目檔案工作管理模式轉(zhuǎn)變，對實現(xiàn)建設(shè)項目檔案信息資源共享，發(fā)揮企業(yè)建設(shè)項目資源的價值具有重大意義。

2.參照建設(shè)項目檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)范管理意識

近些年來，國家為加強(qiáng)建設(shè)項目管理，制定并優(yōu)化相關(guān)的法律法規(guī)，實現(xiàn)與國際接軌。制度標(biāo)準(zhǔn)是建設(shè)項目檔案信息化建設(shè)的保障，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化實施的依據(jù)。尤其是國家、省、市、地方等政府部門頒布的制度標(biāo)準(zhǔn)不僅是建設(shè)項目的參建方做好項目檔案工作的依據(jù)，也是檔案行政管理部門和行業(yè)主管部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)的依據(jù)，通過對制度中通用性、操作性、延伸性、創(chuàng)新性、兼容性的分析，逐步與信息化管理相融合，形成了思路清晰且合法合規(guī)的管理方法。通過規(guī)范的檔案信息化制度標(biāo)準(zhǔn)，使得建設(shè)項目檔案的收集、整理、保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)無法兼容，各自獨立，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象，確保建設(shè)項目檔案按照統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)實施。與此同時，加強(qiáng)對制度標(biāo)準(zhǔn)的宣傳引導(dǎo)工作，組織各參建單位積極學(xué)習(xí)并掌握相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)，明確相關(guān)要求，建立多途徑的宣傳普及工作，定期進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保參建各方明確其制度要求的重要意義，提高參建各方的建設(shè)項目檔案管理意識，強(qiáng)化建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理，對于提升建設(shè)項目檔案工作整體水平有著基礎(chǔ)性的作用。

3.構(gòu)建管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)建設(shè)項目檔案全過程管控

成立建設(shè)項目檔案工作小組等組織機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)分工，確定小組對自項目開始到驗收工作的建設(shè)項目檔案進(jìn)行組織管理，確保檔案管理人員對建設(shè)項目了解并做好部署，明確項目建設(shè)過程中的文件進(jìn)行及時的收集、積累和預(yù)立卷工作，并對各方的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，制訂詳細(xì)的檔案歸檔工作計劃，把控時間節(jié)點進(jìn)行文件的收集、整理、歸檔，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等參建各方，應(yīng)確定相應(yīng)負(fù)責(zé)人員，專兼職負(fù)責(zé)建設(shè)項目檔案管理工作，形成建設(shè)項目管理網(wǎng)絡(luò)體系，并明確相應(yīng)職責(zé)。

在建設(shè)項目的前期、中期、后期，檔案管理部門要做到“三同時、四參加、四同步”。“三同時”：將檔案管理工作同時納入工程管理計劃當(dāng)中，同時納入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程當(dāng)中，同時納入施工人員崗位責(zé)任制當(dāng)中。“四參加”：做到檔案管理部門或者檔案管理人員參加基建項目驗收會，參加設(shè)備開箱驗收會，參加科研課題審定會，參加產(chǎn)品鑒定會?！八耐健保合逻_(dá)計劃任務(wù)和提出科研文件材料要同步，檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的形成情況要同步，鑒定、驗收與鑒定、驗收檔案材料要同步，申報獎勵要與檔案室出具的專題歸檔證明材料同步。以信息化平臺為基礎(chǔ)，對建設(shè)項目檔案進(jìn)行監(jiān)督管理，確保檔案的真實、完整。

4.把握重點環(huán)節(jié)，做到精細(xì)化管理

建設(shè)項目檔案管理過程中涉及環(huán)節(jié)復(fù)雜，精細(xì)化管理是必然的選擇與需要，通過精細(xì)化的管理，對確保各職能部門分工合理、提升建設(shè)項目檔案管理整體質(zhì)量，有著關(guān)鍵性的作用，重點應(yīng)圍繞以下四點：

首先，應(yīng)明確檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、信息化的平臺及行政主管部門的具體要求，結(jié)合項目特點，確定收集、分類、整理，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的流程，同時做好相應(yīng)宣傳工作，確保參建單位充分了解并能執(zhí)行。

其次，針對建設(shè)項目工程中各個階段，做到合理規(guī)劃和統(tǒng)籌，將建設(shè)項目檔案管理重點管控起來，做到前期工程手續(xù)辦理、中期施工管理、后期驗收管控過程中，真正做到明確重點環(huán)節(jié)，切實做到及時追蹤。

再次，堅持以合同為約束參建各方的重要依據(jù)，用于對建設(shè)項目檔案收集、整理、歸檔、移交等實現(xiàn)實質(zhì)性的質(zhì)量控制。建設(shè)項目確定后，建設(shè)單位應(yīng)與施工、監(jiān)理等參建相關(guān)單位簽訂合同、協(xié)議，并設(shè)置相應(yīng)條款，明確如歸檔套數(shù)、時限、違約責(zé)任等內(nèi)容。尤其是監(jiān)理作為第三方監(jiān)督單位，要負(fù)起對建設(shè)項目檔案完整性、準(zhǔn)確性審查的責(zé)任，對建設(shè)項目檔案的質(zhì)量管控，及時反饋建設(shè)項目檔案真實性、完整性方面是否存在問題并要求有關(guān)單位更正、完善等，確保建設(shè)項目檔案能夠反映項目建設(shè)的真實情況。

最后，對建設(shè)項目檔案實行前端管控。通過前端管控，控制建設(shè)項目檔案的流向，按照信息化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，將紙質(zhì)版實體掃描電子化，并將相關(guān)數(shù)據(jù)及時上傳至統(tǒng)一的管理平臺，建設(shè)項目檔案管理人員對上傳材料進(jìn)行檢查，實現(xiàn)建設(shè)項目檔案收集管理的同時，確保真實性、完整性、準(zhǔn)確性等目標(biāo)的實現(xiàn)。

5.培養(yǎng)復(fù)合型人才，促進(jìn)信息化技術(shù)與業(yè)務(wù)技能充分融合

檔案管理人員對于建設(shè)項目檔案信息化的順利推進(jìn)有著決定性的影響，為保證工作順利開展，提升檔案管理人員的水平是必經(jīng)之路。信息化技術(shù)的應(yīng)用需要建設(shè)項目檔案管理人員在掌握扎實的建設(shè)項目檔案業(yè)務(wù)技能的同時，還能夠運用信息化工具，滿足面對新技術(shù)、新方法的要求標(biāo)準(zhǔn)，完成傳統(tǒng)檔案管理思維向符合實際的現(xiàn)代管理思維的轉(zhuǎn)變，熟練掌握建設(shè)項目檔案信息化中的各個環(huán)節(jié)。建設(shè)項目檔案管理人員應(yīng)從全局者的角度思考建設(shè)項目的檔案管理工作，一方面對數(shù)據(jù)管理層面，要確保數(shù)據(jù)真實、完整、安全的同時，要求實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的有效利用；另一方面，對管理環(huán)節(jié)的把控，尤其是法律法規(guī)的了解，不應(yīng)局限在建設(shè)項目相關(guān)規(guī)定要求，對建設(shè)項目涉及的合同管理等方面也應(yīng)有所涉獵。

此外，人才儲備也是做好建設(shè)項目檔案管理工作的難點之一。建設(shè)項目檔案管理因其職業(yè)特點，導(dǎo)致人員流動性大，同時參建單位不重視，導(dǎo)致相關(guān)人員缺乏相應(yīng)的培訓(xùn)等種種因素，一方面導(dǎo)致建設(shè)項目檔案管理不善，造成實體收集不全，對后期驗收造成嚴(yán)重影響，同時也容易導(dǎo)致相應(yīng)的信息化數(shù)據(jù)無法被有效利用，更有甚者會造成信息化數(shù)據(jù)混亂。為避免以上問題，建設(shè)項目檔案形成各方應(yīng)積極組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)及建設(shè)項目相關(guān)環(huán)節(jié)的技能培訓(xùn)，了解建設(shè)項目的管理方法及工程技術(shù)的專業(yè)知識，確保建設(shè)項目檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化。

綜上所述，信息化技術(shù)的不斷發(fā)展及多樣性的體現(xiàn)、與業(yè)務(wù)的深度融合，必然為企業(yè)建設(shè)項目檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化提供有力的支撐，實現(xiàn)降低成本、提高工作效率和質(zhì)量等目標(biāo)，受到了參建單位、政府主管部門日益重視。我們應(yīng)充分認(rèn)識到信息化對于建設(shè)項目檔案的重要意義、信息化技術(shù)建設(shè)項目應(yīng)用的必要性，明確建設(shè)項目檔案信息化部署及實施的關(guān)鍵點，做好相應(yīng)基礎(chǔ)性工作的同時，注重相應(yīng)人才培養(yǎng)，轉(zhuǎn)變管理理念，與實際業(yè)務(wù)相結(jié)合，構(gòu)建建設(shè)項目檔案管理體系，將建設(shè)項目檔案管理做精做細(xì)，深挖建設(shè)項目檔案價值，促進(jìn)建設(shè)項目檔案對企業(yè)健康發(fā)展起到應(yīng)有的作用。

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（作者單位：遼寧輝山乳業(yè)集團(tuán)有限公司）