文/北京公交集團檔案中心 王云云

現(xiàn)階段，我國諸多企業(yè)辦公室存在檔案管理模式粗放化以及信息管理效率不強等問題，所以企業(yè)管理者要樹立信息化管理的意識，完善檔案管理建設(shè)體系，重視高素質(zhì)人員隊伍的組建，從根源上調(diào)整優(yōu)化企業(yè)辦公室檔案管理工作。因為企業(yè)辦公室檔案管理工作中相關(guān)的檔案內(nèi)容會在一定程度上影響企業(yè)管理效果，所以新形勢下如何跟隨時代的發(fā)展優(yōu)化企業(yè)辦公室檔案管理工作，適應(yīng)創(chuàng)新型經(jīng)濟發(fā)展的需求，值得每一個管理者重點研究。

一、企業(yè)辦公室檔案管理的意義

（一）促進(jìn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新，正確制定企業(yè)決策。辦公室檔案管理工作和諸多業(yè)務(wù)項目存在關(guān)系，相關(guān)業(yè)務(wù)模式均影響到企業(yè)的長久建設(shè)。細(xì)致分析檔案內(nèi)容，能為后續(xù)的業(yè)務(wù)開展提供方向，還能夠給業(yè)務(wù)重組帶來借鑒作用。如今經(jīng)濟市場時常出現(xiàn)變化，企業(yè)做出的決策需要參考大量數(shù)據(jù)信息，企業(yè)辦公室檔案管理工作能讓企業(yè)的決策更為正確，辦公室檔案管理工作能給決策者帶來全方位的數(shù)據(jù)參考，相關(guān)人員研究企業(yè)的管理費用和企業(yè)的工程建設(shè)，通過檔案數(shù)據(jù)及時對企業(yè)管理決策作出調(diào)整。

（二）有效維權(quán)，企業(yè)跟隨時代的發(fā)展而進(jìn)步。開展企業(yè)辦公室檔案管理工作，對辦公室的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一歸納，便于企業(yè)管理者依據(jù)檔案資料，捍衛(wèi)自身利益。比如在企業(yè)進(jìn)行某個業(yè)務(wù)項目時，一旦出現(xiàn)人員傷亡的情況，便可以把業(yè)務(wù)的合同文件交給法院，通過法院得以維權(quán)。利用辦公室檔案管理工作，讓企業(yè)的發(fā)展能夠與時俱進(jìn)。相關(guān)人員細(xì)致復(fù)盤數(shù)據(jù)信息，密切把檔案管理項目和市場環(huán)境相結(jié)合，更好凸顯檔案管理工作的內(nèi)在價值。

（三）提供發(fā)展條件，讓企業(yè)與市場行業(yè)協(xié)調(diào)運作。開展企業(yè)辦公室檔案管理工作，相關(guān)人員全方位收集檔案管理的內(nèi)容和資料，使得資料信息足夠完整。社會中每一個行業(yè)的創(chuàng)新都需要檔案管理工作的支持，來推動市場范圍內(nèi)多個行業(yè)的協(xié)調(diào)運作，具體記錄工作流程，保存數(shù)據(jù)信息資料，從根源上為企業(yè)的長久建設(shè)助力。

二、辦公室檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理粗放化，信息管理能力不強。個別企業(yè)在經(jīng)營和發(fā)展中，沒有意識到辦公室檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作不夠?qū)I(yè)以及檔案管理條件匱乏等問題，或者部分企業(yè)由于檔案管理相對松散，致使出現(xiàn)關(guān)鍵信息泄露的問題。新形勢下，大多數(shù)企業(yè)在檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，特別是財務(wù)管理單位和人事管理單位，然而一些辦公室檔案管理工作在信息化建設(shè)上存在力度不足，沒有及時對檔案信息進(jìn)行分類和歸納，對關(guān)鍵的檔案缺少備份管理的意識的問題，無形中讓企業(yè)的發(fā)展面臨一定風(fēng)險。

（二）檔案安全管理不到位，缺乏檔案管理機制。辦公室檔案管理工作，涉及員工信息、客戶信息與技術(shù)信息等，相關(guān)內(nèi)容的保存和運用都需要安排專業(yè)人員進(jìn)行管理。然而，一些企業(yè)可能出現(xiàn)檔案信息保護(hù)不到位的問題，造成企業(yè)辦公室檔案管理工作比較被動，難以保障企業(yè)檔案管理工作的安全性。在檔案管理制度方面，部分企業(yè)即便設(shè)定管理機制，也無法從根源上落實。沒有具體制定檔案管理內(nèi)容和檔案管理辦法，阻礙了企業(yè)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新和健康有序發(fā)展。

（三）管理工作者能力有限，管理工作不夠?qū)嵭АＴ谄髽I(yè)辦公室檔案管理工作中，管理工作者存在著責(zé)任心不強和隨意擺放檔案的現(xiàn)象，難以保障檔案管理的實效，不單單占據(jù)著大量辦公空間，還會影響檔案的完整保存。企業(yè)檔案管理包含多種多樣的內(nèi)容，一些檔案管理工作者不能確保檔案管理工作具備準(zhǔn)確性與時效性，約束了檔案管理的價值凸顯。

三、企業(yè)辦公室檔案管理工作的優(yōu)化研究

（一）明確辦公室檔案管理的基本要點。要想高效率進(jìn)行企業(yè)辦公室檔案管理工作，管理者應(yīng)具備先進(jìn)思維。開展檔案管理工作，最為直接的影響因素是企業(yè)人員對檔案管理工作的重視度不夠。管理者沒有意識到檔案管理的價值和意義，覺得檔案管理并不能給企業(yè)帶來較多的經(jīng)濟效益，不愿意花費時間和精力進(jìn)行研究。因此，企業(yè)每位工作人員都要形成檔案管理意識，合理記錄檔案和查詢檔案，使得企業(yè)能夠飛速發(fā)展。檔案管理工作者的素質(zhì)和能力代表著檔案管理工作是否能夠高效率進(jìn)展。換言之，檔案管理工作者要保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，準(zhǔn)確分類檔案信息。針對模棱兩可不能歸類的檔案，及時備注或者構(gòu)建新型管理條目，不要隨意擺放檔案。邀請專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，講述行之有效的檔案管理經(jīng)驗，關(guān)聯(lián)具體案例詳細(xì)說明和演示管理流程，提升管理工作者的能力。管理者要不定期檢驗檔案管理的效率，消除影響檔案管理質(zhì)量的因素，不間斷探索檔案管理的新思路與方法，從根源上強化企業(yè)辦公室檔案管理工作的質(zhì)量。

同時，要體現(xiàn)出動態(tài)性并對以往的被動工作形式進(jìn)行突破，相關(guān)人員主動采集檔案信息，科學(xué)管理檔案內(nèi)容，不要出現(xiàn)檔案丟失的問題。利用動態(tài)性的管理要點，建設(shè)企業(yè)文件檔案一體化的管理機制。還要體現(xiàn)嚴(yán)格特征，細(xì)致篩選全部檔案，對檔案文件結(jié)合重要程度進(jìn)行級別劃分，提高后續(xù)利用檔案資料的效率。嚴(yán)格管理好辦公室檔案內(nèi)容，研究數(shù)據(jù)信息的真實性與合理性，以免出現(xiàn)虛假信息。最后是系統(tǒng)性，相關(guān)人員要了解檔案內(nèi)容，使得檔案信息保存具有一定系統(tǒng)化的特征，利用數(shù)字化檔案管理模式提高檔案管理工作效率，促使檔案管理處于最佳的狀態(tài)。

（二）體現(xiàn)辦公室檔案管理的精細(xì)化。企業(yè)管理者需要完善檔案管理的基本環(huán)節(jié)，突破以往檔案采集和檔案管理的壁壘，把企業(yè)內(nèi)部的多個部門人員調(diào)動起來，有效開展辦公室檔案管理工作。合理優(yōu)化業(yè)務(wù)信息、資質(zhì)信息和客戶信息，提高檔案資料查找效率，節(jié)約工作者的時間和精力。規(guī)范化進(jìn)行檔案分類，囊括和企業(yè)存在關(guān)聯(lián)的所有類型文件，依據(jù)分級保管的形式，避免檔案出現(xiàn)丟失的問題。實際分類中，組織部門工作者按照檔案采集規(guī)定，收集檔案信息，對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，分門別類地保存與管理檔案內(nèi)容，內(nèi)化企業(yè)中各部門的工作聯(lián)系。比如企業(yè)中兩個部門都涉及相同類型的檔案文件，通過信息反饋能夠節(jié)約其中一個部門采集檔案的時間，以免重復(fù)整理檔案數(shù)據(jù)。融入多元化檔案管理模式，具體進(jìn)行檔案編號，把檔案信息保存在檔案袋中，利用系統(tǒng)索引規(guī)定檔案保存的位置，這樣使用者可以在最短時間內(nèi)找到需求的檔案資料。企業(yè)部門需要運用檔案時，通過授權(quán)登錄的操作下載需求資料，如果檔案資料具備機密屬性，則需設(shè)置權(quán)限才能夠下載。相關(guān)人員申請下載的信息得到批準(zhǔn)后，才能夠運用對應(yīng)的檔案資料。在此階段檔案類別劃分上，結(jié)合企業(yè)的具體情況進(jìn)行精細(xì)化分配，要做到種類清晰，標(biāo)注檔案應(yīng)體現(xiàn)檔案具體的來源，尤其是檔案形成時間和檔案管理內(nèi)容，把所有的內(nèi)容進(jìn)行綜合管理，制定檔案目錄；對檔案利用進(jìn)行規(guī)范化管理，借閱檔案時要填寫真實信息，管理者應(yīng)提前了解檔案的基本內(nèi)容，最終具體明確借閱者歸還信息保存情況。事先制定借閱表，明確檔案歸還的具體時間和具體用途，得到審批后允許再次借閱。總之，檔案案管理者要具體掌握檔案資料的保存狀態(tài)，工作者歸還時要具體核對，降低重要資料丟失的概率。

（三）增強檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。企業(yè)在開展辦公室檔案管理工作時，要重視ERP系統(tǒng)的構(gòu)建，也就是實施文檔一體化管理方法。此種管理結(jié)構(gòu)是企業(yè)資源計劃，綜合信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念而產(chǎn)生，給企業(yè)管理者進(jìn)行多項業(yè)務(wù)帶來了條件支持。辦公室檔案管理中，巧妙地結(jié)合管理主機綜合整理各個部門的工作信息，細(xì)致化篩選和加工，后續(xù)完成資料入檔的操作。依托這一過程開展具體的檔案資料管理工作，明確檔案管理的重要性。比如某種類型的檔案資料，對企業(yè)的發(fā)展帶來可參考性的條件，需要特殊保護(hù)與管理，對檔案信息及時轉(zhuǎn)化為電子文件的形式加以保存，思考到保存設(shè)備的物理空間，可以及時運用云端檔案管理方法，集中化管理檔案數(shù)據(jù)，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理。科學(xué)地進(jìn)行檔案文件加密，大規(guī)模企業(yè)可通過檔案分布式管理開展工作項目，檔案管理的信息存在一定交互性，多個部門之間可以進(jìn)行有效的信息共享，讓企業(yè)管理者制定最為正確的決策。

（四）重視辦公室檔案管理的安全性。企業(yè)工作者進(jìn)行檔案管理時，要具體明確檔案的類型，完善相關(guān)的安全管理級別。重點檔案包括知識產(chǎn)權(quán)安全級別高的檔案和客戶檔案以及知識檔案，應(yīng)配置安全級別高的管理手段。檔案比較陳舊的，可以對其進(jìn)行刪除，做好記錄，提供檢驗檔案真實性的參考條件。如果檔案管理單位發(fā)現(xiàn)與申請專利或者知識產(chǎn)權(quán)存在交叉性的資料，要把數(shù)據(jù)信息反饋給上級，輔助企業(yè)安全的管理知識產(chǎn)權(quán)內(nèi)容。

（五）規(guī)范化進(jìn)行檔案管理整合。依托相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理的實際內(nèi)容和實際范圍進(jìn)行統(tǒng)籌，相關(guān)人員做好檔案立卷歸檔的操作和檔案管理辦法的創(chuàng)新，從多個維度體現(xiàn)辦公室檔案管理的規(guī)范化。對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，涉及行政文書檔案，比如法規(guī)檔案信息和人事任免信息。管理檔案有生產(chǎn)管理規(guī)劃和用戶檔案。技術(shù)檔案涉及生產(chǎn)流程與生產(chǎn)技術(shù)，業(yè)務(wù)檔案由市場調(diào)研信息和業(yè)務(wù)信息，雙向檔案有錄音以及視頻。規(guī)范化的明確檔案管理范圍，以免互相合作的企業(yè)之間人員出現(xiàn)交接檔案輸入的問題；對檔案管理體系進(jìn)行規(guī)范化管理，設(shè)置辦公室和部門人員互相配合的管理思路，多個部門細(xì)致采集信息和篩選信息并安排辦公室專業(yè)人員進(jìn)行密卷和歸檔。執(zhí)行檔案責(zé)任管理方法，使檔案采集和檔案管理的責(zé)任一一對應(yīng)，依托有效的考核方案落實檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)；對于檔案歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理，檔案采集過程需要組織多個部門的人員共同研究，一同進(jìn)行動態(tài)采集數(shù)據(jù)，傳遞到網(wǎng)絡(luò)平臺中。辦公室檔案歸檔的具體項目，結(jié)合劃分的檔案范圍，通過辦公室檔案管理者最終審核，只要是對單位存在應(yīng)用價值的數(shù)據(jù)，都應(yīng)當(dāng)被統(tǒng)計。在歸檔時間的規(guī)范化設(shè)置上，辦理結(jié)束的文件應(yīng)上傳到網(wǎng)絡(luò)中，以年為單位對相關(guān)數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行歸檔處理，隨時把機密性文件加以歸檔劃分。歸檔過程體現(xiàn)檔案內(nèi)容的完整性，檔案盒應(yīng)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有的檔案種類加以顏色區(qū)分，如果是紙質(zhì)檔案，要通過交接程序落實簽字生效；對檔案管理辦法進(jìn)行規(guī)范化設(shè)置。新形勢下開展企業(yè)檔案資料管理工作，應(yīng)該及時采集和上傳相關(guān)部門的信息，安排專業(yè)人員走進(jìn)各個部門加入培訓(xùn)活動。各個部門都安排專業(yè)人員管理檔案內(nèi)容，針對貿(mào)易檔案和新建檔案，區(qū)分管理兩者，以發(fā)票流水號的形式管理貿(mào)易檔案文件。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)辦公室檔案管理是一項基礎(chǔ)性工作，在很大程度上和其他項目存在聯(lián)系，會對企業(yè)的長久建設(shè)和發(fā)展帶來影響。新時期的企業(yè)辦公室檔案管理工作，相關(guān)人員要融合先進(jìn)的手段和管理理念，創(chuàng)設(shè)高效率的檔案管理方法，讓檔案管理工作具備先進(jìn)化水平，如明確辦公室檔案管理的基本要點、體現(xiàn)辦公室檔案管理的精細(xì)化、增強檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量、重視辦公室檔案管理的安全性、規(guī)范化進(jìn)行檔案管理整合等途徑，全面挖掘檔案管理工作潛在的問題，真正做好企業(yè)檔案管理工作。