文/阮 麗

檔案管理想要適應(yīng)新時期的新要求，需要做出一定的改變，檔案管理信息化就是重要改變之一。目前，我國檔案數(shù)量在不斷增加，檔案信息類型呈多元化，傳統(tǒng)的檔案管理工作全部需要人力完成，效率較低且由于檔案繁多，處理速度較慢，已經(jīng)不再適用于現(xiàn)代檔案管理，無法滿足現(xiàn)代檔案管理需求。因此，檔案管理信息化已經(jīng)成為必然趨勢。

1 檔案管理信息化重要性

1.1 提升檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式是以人力為主的，儲存和查詢都需要通過人工的方式進(jìn)行，工作步驟較為煩瑣，長期下來，容易出現(xiàn)工作失誤，對檔案的真實性和有效性造成不良影響。然而使用現(xiàn)代手段將檔案管理信息化能夠有效提升檔案管理效率，使檔案真實性和有效性得到保障。使用數(shù)字化手段將紙質(zhì)、音像檔案信息化處理，再使用計算機進(jìn)行檔案歸類、整理，使工作人員的工作效率大幅度提升，同時減輕工作人員工作壓力，減少人工操作的步驟，從而避免出現(xiàn)工作失誤。

1.2 符合時代發(fā)展規(guī)律

隨著檔案儲存的數(shù)量不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能再滿足社會需求，也無法推動檔案管理行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在現(xiàn)代，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)在飛速發(fā)展，檔案管理信息化能夠有效提升檔案管理效率、推動檔案管理行業(yè)發(fā)展、滿足社會需求、體現(xiàn)出檔案管理的價值。檔案管理信息化也可以使信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，創(chuàng)新出更多符合檔案管理需求的新技術(shù)、新方向，為人民群眾提供更加便利且周到的服務(wù)。

1.3 實現(xiàn)資源共享

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，檔案之間的關(guān)聯(lián)性不強，需要查找一些檔案時較為困難。但檔案管理信息化可以有效改變這一點，將檔案以數(shù)據(jù)的形式上傳至資源庫可以實現(xiàn)資源共享。對于用戶而言，傳統(tǒng)的檔案管理需要用戶到檔案館進(jìn)行申請，再由工作人員幫忙查找，所使用的時間成本較高，步驟較為復(fù)雜，但檔案的信息化打破了時間、空間的限制，用戶可以使用移動終端隨時進(jìn)行查閱。

2 檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案信息化意識薄弱

部分檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理是不重要的工作，不能正確認(rèn)識到檔案管理對其發(fā)展的重要意義，對于檔案管理信息化的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理模式依舊能正常使用。認(rèn)知上的偏差導(dǎo)致檔案管理信息化進(jìn)程收到嚴(yán)重影響，檔案管理行業(yè)發(fā)展也受到制約。

2.2 檔案管理信息化缺少專業(yè)人才

目前，部分檔案管理部門存在人才短缺的情況。部分工作人員對于檔案管理工作了解不透徹，不具備專業(yè)素養(yǎng)，兼任流動性較強，在進(jìn)行工作交接時容易出現(xiàn)疏漏。還有部分工作人員年齡較大，對于信息化技術(shù)了解不多，不具備相關(guān)專業(yè)知識，學(xué)習(xí)起來較為困難。

2.3 管理制度待優(yōu)化

目前，檔案管理的管理制度是建立在傳統(tǒng)管理模式基礎(chǔ)上的，在進(jìn)行檔案管理信息化的同時，需要將管理制度進(jìn)一步優(yōu)化。當(dāng)管理制度出現(xiàn)漏洞時，會導(dǎo)致整個管理體系出現(xiàn)問題，工作人員也許會利用管理制度的漏洞為自己謀取利益或工作態(tài)度散漫，最終導(dǎo)致檔案管理效率低下、檔案管理工作難度增加，檔案無法發(fā)揮其作用，為社會服務(wù)。因此，需要結(jié)合當(dāng)前檔案管理信息化的實際情況，進(jìn)行制度的優(yōu)化升級。

2.4 檔案管理信息化技術(shù)滯后

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，許多行業(yè)都將信息化技術(shù)應(yīng)用于工作中。但目前，檔案管理信息化技術(shù)較為滯后，無法滿足當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展需求。目前，部分領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理不夠重視，導(dǎo)致對于技術(shù)以及設(shè)備的投入不足，導(dǎo)致檔案管理信息化工作受到制約。還有部分檔案管理機構(gòu)引進(jìn)了先進(jìn)設(shè)備，但無法將其與檔案管理信息化進(jìn)行有效融合，設(shè)備與檔案管理信息化需求不匹配，浪費大量資金。部分檔案管理部門認(rèn)為相關(guān)技術(shù)和設(shè)備所需資金較高，沒有購買或使用的必要，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理信息化技術(shù)發(fā)展受到影響。

3 新時代檔案管理信息化建設(shè)路徑

3.1 提升工作人員業(yè)務(wù)水平

在新時代背景下，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，需要提升工作人員業(yè)務(wù)水平。想要提高工作人員業(yè)務(wù)水平，可以遵循以下三點：第一，在進(jìn)行人員任命時，需要聘請具備一定專業(yè)水平的人員進(jìn)入崗位，要嚴(yán)格遵守聘用要求，不能私自降低要求，要聘用有相關(guān)檔案管理經(jīng)驗的人員；學(xué)習(xí)能力較強的人員；對于檔案管理信息化建設(shè)有自己想法思路的人員；熟悉現(xiàn)代化信息技術(shù)的人員，以確保聘請的人員具備相關(guān)的專業(yè)素養(yǎng)。第二，在嚴(yán)格遵守聘用人才要求的同時，部門需要注意對已經(jīng)在職工作人員的培養(yǎng)，可以對在崗員工進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高工作人員的綜合素養(yǎng)?？梢云刚埿袠I(yè)中優(yōu)秀人才進(jìn)行培訓(xùn)，也可以進(jìn)行集體調(diào)研，互相學(xué)習(xí)、共同進(jìn)步，還可以組織工作人員到其他檔案管理部門進(jìn)行參觀，取長補短。第三，需要定期對工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，考察工作人員業(yè)務(wù)能力的同時，促進(jìn)工作人員能力的提升，確保檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

3.2 完善管理制度

檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)要轉(zhuǎn)變觀念，重視檔案管理信息化建設(shè)建立完善的管理體制度，并結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的現(xiàn)實問題進(jìn)行優(yōu)化。管理制度需要做到分工明確，便于檔案管理出現(xiàn)問題時能夠問責(zé)到人；需要對工作人員進(jìn)行有效監(jiān)督，防止工作人員在進(jìn)行檔案管理時態(tài)度松懈，導(dǎo)致出現(xiàn)工作失誤的情況；需要指定相關(guān)考核制度，考察工作人員的業(yè)務(wù)水平，有利于工作人員不斷提高業(yè)務(wù)能力；需要建立激勵制度，使工作人員在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時更加積極；應(yīng)明確經(jīng)費使用方向，使檔案管理信息化所使用的經(jīng)費更加公開、透明。制度要建立在遵守我國相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，使檔案管理信息化建設(shè)更加合法、規(guī)范。

3.3 提升信息化管理水平

信息化檔案管理部門進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，需要提升檔案信息化管理水平。做到與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新管理模式，開闊思維，將檔案進(jìn)行分類管理，分類一定要嚴(yán)謹(jǐn)、仔細(xì)，否則無法提升信息化管理水平，反而成為了壓力來源。提升信息化管理水平還應(yīng)熟練使用信息技術(shù)，可以利用計算機建立審批、借閱檔案，將詳細(xì)情況記錄下來，提高管理效率。

3.4 構(gòu)建安全防護(hù)體系

檔案管理信息化建設(shè)想要有序、有效進(jìn)行，需要構(gòu)建安全防護(hù)體系。現(xiàn)代的信息技術(shù)發(fā)展是非常迅速的，存在部分不法分子使用非法手段盜用信息以謀取私利，還有部分工作人員不具備職業(yè)道德，使用職位之便獲取利益，因此，構(gòu)建安全防護(hù)體系是非常有必要的。構(gòu)建安全防護(hù)體系可以從以下三方面進(jìn)行：第一，加強身份認(rèn)證，對于登錄訪問權(quán)限嚴(yán)格控制，防止不法分子進(jìn)入檔案庫，泄露重要檔案內(nèi)容。第二，將檔案內(nèi)容進(jìn)行分級保護(hù)。對于部分信息可以開放查訪權(quán)限，但對于重要信息，要加強防護(hù)。可以利用防火墻或其他先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行分級保護(hù)。第三，重視安全技術(shù)的應(yīng)用，可以加強密碼認(rèn)證的復(fù)雜程度、增設(shè)人臉識別與指紋識別等安全防護(hù)措施，全面增強檔案信息防護(hù)水平。

3.5 提高檔案管理人員服務(wù)意識與責(zé)任意識

在新時代背景下，加強檔案管理信息化建設(shè)需要提高工作人員的服務(wù)意識與責(zé)任意識。服務(wù)意識的增強有利于工作人員更好地服務(wù)于群眾，責(zé)任意識的增強有助于工作人員認(rèn)識到自己工作的重要性，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，提高工作效率，進(jìn)行檔案管理時更加負(fù)責(zé)，對于檔案管理信息化建設(shè)更加積極參與。檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)可以利用管理制度或激勵制度提高工作人員的服務(wù)意識和責(zé)任意識。

3.6 建立數(shù)字檔案館

目前，我們處在一個大數(shù)據(jù)時代，在這樣的時代背景下，我們接觸的大部分事物都是信息化的，因此想要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，需要建立數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是指使用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件內(nèi)容的一種方式，它強調(diào)在數(shù)字化背景下使用戶獲取檔案資源更加便利。數(shù)字檔案館具備以下幾個主要特點：第一，存在方式上的特點，數(shù)字檔案館是一種無形的信息組織與使用環(huán)境；第二，運行方式上的特點，數(shù)字檔案館在存取檔案信息時是在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行；第三，功能定位上的特點，數(shù)字檔案館以存取為中心，打破了時間、空間的限制。在建立數(shù)字檔案館時需要注意的是，現(xiàn)存的實體檔案館是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館并不能完全取代實體檔案管的存在，二者是互相促進(jìn)的關(guān)系，并不是對立的。

3.7 使用智能化技術(shù)

因此推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)可以利用智能化技術(shù)。將現(xiàn)存紙質(zhì)、聲像檔案作為數(shù)據(jù)上傳到數(shù)據(jù)庫或電子檔案館后，可以使用智能化技術(shù)進(jìn)行管理。例如使用人工智能管理電子檔案館或數(shù)據(jù)庫，人工智能可以有效減少人工操作，避免操作失誤的出現(xiàn)，進(jìn)行檔案管理或檔案分類時具有更高的效率。也可以利用指紋或人臉識別等方式，確保數(shù)據(jù)庫的安全。

結(jié)論

綜上所述，在新時代背景下，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時時代發(fā)展的必然趨勢，是符合社會發(fā)展需求的。檔案管理信息化建設(shè)能有效提高檔案管理的效率、增強檔案的時效性。因此，需要對檔案管理信息化建設(shè)重視起來，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，加大檔案管理信息化建設(shè)資金投入、健全管理制度、使用先進(jìn)信息化技術(shù)，推動檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，使檔案管理事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。