文/武尚俊
[中國石油大學(xué)(北京)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院,北京 102249]
20世紀(jì)80年代,美國福特汽車公司建立了全世界第一個財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心;截至2021年,世界500強(qiáng)中實(shí)施財(cái)務(wù)共享的企業(yè)已超過八成。為迎合財(cái)務(wù)共享模式趨勢的到來,建立一套適合企業(yè)發(fā)展、業(yè)務(wù)需要、與各個模塊相匹配的全新的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng),具有相當(dāng)大的挑戰(zhàn)。
中國海油成立于1982年2月15日,是中國最大的海上石油天然氣生產(chǎn)運(yùn)營企業(yè)。2021年,該公司在《財(cái)富》世界500強(qiáng)企業(yè)排名92,業(yè)績居于央企前列,在國務(wù)院國資委中央企業(yè)經(jīng)營業(yè)績考核中連續(xù)17年獲評A級。中國海油在建立之初即采用中外合作模式進(jìn)行國際化經(jīng)營,而國際化的企業(yè)需要先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理與之匹配。中國海油結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn),分板塊、分階段進(jìn)行了一系列探索,走出了一條適合自身發(fā)展情況的財(cái)務(wù)共享建設(shè)道路。
中國海洋石油有限公司(以下簡稱“海油有限”)是由中國海油于1999年發(fā)起設(shè)立的,注冊地為中國香港,2001年成功在中國香港和美國紐約兩地同時上市,負(fù)責(zé)中國海油上游業(yè)務(wù),主要為海上石油、天然氣的勘探、開采、生產(chǎn)和銷售。海油有限是中國最大的海上石油天然氣生產(chǎn)商,為國際市場上公認(rèn)的高成長、低成本、高效率的公司,業(yè)務(wù)遍布世界6大洲45個國家或地區(qū),初步形成了以亞洲、非洲和大洋洲為中心的油氣生產(chǎn)基地,資產(chǎn)規(guī)模達(dá)千億元。21世紀(jì)初,隨著海外經(jīng)營規(guī)模的成型和逐漸擴(kuò)大,“走出去”成為海油有限的戰(zhàn)略趨勢和業(yè)務(wù)重心,但與業(yè)務(wù)配套的財(cái)務(wù)管理方面的問題也日益凸顯。
在“走出去”的過程中,海油有限面臨一系列問題。首先,分支機(jī)構(gòu)數(shù)量的增多、管理層級的復(fù)雜化以及各個分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)體系運(yùn)作的協(xié)同差異性,對財(cái)務(wù)管理的整體效能發(fā)揮是一項(xiàng)嚴(yán)峻的考驗(yàn)。其次,拓展海外業(yè)務(wù)面臨“入鄉(xiāng)隨俗”的問題。針對財(cái)務(wù)方面的工作,工作人員在做好會計(jì)核算工作的同時,還需要面對作業(yè)區(qū)管理機(jī)構(gòu)、上級公司、所在國家政府部門等機(jī)構(gòu)的多重管理。再次,要拓展海外業(yè)務(wù)就需要運(yùn)營,要運(yùn)營就需要大量的人財(cái)物,就不可避免地增加運(yùn)營的成本,這與海油有限的“低成本”理念背道而馳。最后,海外區(qū)塊財(cái)務(wù)基礎(chǔ)相對薄弱,軟硬件設(shè)施不齊全,ERP系統(tǒng)難以運(yùn)行,使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)很難在公司的信息系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)。
解決以上問題的關(guān)鍵在于,既要考慮將海外不同地區(qū)的相對基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)工作進(jìn)行集中化、固定成本化處理,又要考慮提高財(cái)務(wù)管理時效性、準(zhǔn)確性和專業(yè)化的協(xié)同效應(yīng),還要減輕海外用工成本壓力提供有效解決途徑。于是,創(chuàng)建一個財(cái)務(wù)共享平臺成為突破點(diǎn)。海油有限的主要思路如下:一是把涉及戰(zhàn)略和政策等管理職能集中在海外財(cái)稅管控中心;二是把相對單一、基礎(chǔ)性的財(cái)務(wù)工作集中到一個共享服務(wù)組織,為不同的管理機(jī)構(gòu)提供會計(jì)服務(wù);三是把績效管理、人員管理、作業(yè)支持等落實(shí)到海外單元,通過海外財(cái)稅管控中心、共享服務(wù)中心、海外公司業(yè)務(wù)單元三個層次管理職能的分工協(xié)作,將企業(yè)管理相關(guān)的關(guān)鍵要素整合到一起,實(shí)現(xiàn)了對相似業(yè)務(wù)的協(xié)同管理與服務(wù),同時也有利于發(fā)揮執(zhí)行職能的“本位化”、專業(yè)化與規(guī)模化效應(yīng)。
2007年底,海油有限以現(xiàn)有財(cái)務(wù)資源為基礎(chǔ),以“集中管理、服務(wù)共享”為財(cái)務(wù)管理理念,調(diào)整財(cái)務(wù)管理人員,優(yōu)化完善財(cái)務(wù)系統(tǒng),形成一套滿足海外公司財(cái)務(wù)管理需求的財(cái)務(wù)集中管理體系,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的雛形初現(xiàn)。海油有限根據(jù)當(dāng)時的內(nèi)外部環(huán)境,結(jié)合自身的資源,以財(cái)務(wù)集中管理為目的設(shè)立了海外財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和海外財(cái)稅管控中心兩個機(jī)構(gòu)。由此,各海外公司分散的基礎(chǔ)會計(jì)、財(cái)務(wù)報(bào)告編制及財(cái)務(wù)憑證審核等業(yè)務(wù)均集中至共享服務(wù)中心,以實(shí)現(xiàn)更加統(tǒng)一、更加規(guī)范、更加高效的統(tǒng)籌管理;而預(yù)算與資金管理、稅務(wù)籌劃、并購支持及財(cái)務(wù)審計(jì)等更高層次業(yè)務(wù)均匯總至財(cái)稅管控中心,風(fēng)險管控能力顯著提升。
一是財(cái)務(wù)管理資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)化整合?!凹泄芾?、服務(wù)共享”將分散的資源整合為一體,形成集中共享協(xié)作管理模式,使人、財(cái)、物等有限資源得到最高效的利用,以往機(jī)構(gòu)繁雜、業(yè)務(wù)重疊、資源不均衡等一系列問題都得到了有效解決。二是財(cái)務(wù)運(yùn)營成本大幅降低。自2007年底以來,海油有限海外項(xiàng)目不斷增加,而外派財(cái)務(wù)人員卻保持零增長,經(jīng)優(yōu)化整合甚至實(shí)現(xiàn)駐外財(cái)務(wù)人員20%的壓減。三是財(cái)務(wù)管理質(zhì)量與效率雙提升。隨著共享服務(wù)的不斷完善,基礎(chǔ)財(cái)務(wù)工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化及可復(fù)制化,以往繁雜的傳統(tǒng)手工會計(jì)記賬轉(zhuǎn)變成線上標(biāo)準(zhǔn)化流程作業(yè),出具財(cái)務(wù)報(bào)表質(zhì)量和效率同步提升。通過共享中心,海外財(cái)務(wù)信息納入集團(tuán)公司統(tǒng)一的ERP信息系統(tǒng),這為財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更深層次的價值挖掘創(chuàng)造了良好條件。
經(jīng)過海外公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)實(shí)施經(jīng)驗(yàn),在集團(tuán)化管理大背景下,中國海油的國內(nèi)企業(yè)也開始發(fā)力財(cái)務(wù)共享。中海石油氣電集團(tuán)有限責(zé)任公司(以下簡稱“氣電集團(tuán)”)作為中國海油旗下負(fù)責(zé)中下游板塊業(yè)務(wù)的全資二級子公司,負(fù)責(zé)統(tǒng)一經(jīng)營和管理中國海油天然氣及發(fā)電板塊業(yè)務(wù),其規(guī)模隨著國內(nèi)天然氣行業(yè)的發(fā)展而迅速擴(kuò)大,現(xiàn)已成長為中國最大、世界第二的LNG進(jìn)口商。氣電集團(tuán)成員單位數(shù)量最多時達(dá)150余家,在快速成長的過程中同樣遇到了財(cái)務(wù)管理方面的難題。
氣電集團(tuán)大部分業(yè)務(wù)在國內(nèi),而與主要業(yè)務(wù)在海外的海油有限在管理模式上有很大區(qū)別,因此,為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理工作的有效提升,同樣需要搭建財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。在建立過程中,氣電集團(tuán)需要在海油有限財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,進(jìn)行實(shí)踐突破和管理創(chuàng)新。氣電集團(tuán)由于組織結(jié)構(gòu)較為扁平,所以采用總部外派管理人員至所屬單位的模式。隨著國內(nèi)業(yè)務(wù)的快速擴(kuò)張,分散模式面臨著巨大挑戰(zhàn),主要體現(xiàn)在財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)眾多、各成員單位對氣電集團(tuán)制度執(zhí)行差異、財(cái)務(wù)人才數(shù)量配備不足、股權(quán)多元化等方面。
海外公司的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心研究成果及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明,共享服務(wù)不僅僅是簡單的財(cái)務(wù)集中模式,還是要建立一套充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理作用的新型財(cái)務(wù)體系。從氣電集團(tuán)整體來看,財(cái)務(wù)共享服務(wù)將內(nèi)部財(cái)務(wù)職能進(jìn)行重整,將使財(cái)務(wù)職能在氣電集團(tuán)總部、各所屬單位、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心三個層級形成以高階財(cái)務(wù)、決策支持、統(tǒng)一操作三大職能構(gòu)成的新型財(cái)務(wù)體系。氣電集團(tuán)確定了“三步走”實(shí)施計(jì)劃:到2013年,將會計(jì)核算、資金結(jié)算、財(cái)務(wù)報(bào)表編制等作業(yè)流程納入共享,初步形成會計(jì)核算和資金結(jié)算中心;到2016年,根據(jù)前期運(yùn)行情況逐步完善和改進(jìn)工作流程,升級新功能,使共享服務(wù)的范圍逐步延伸到核心財(cái)務(wù)流程;在此之后,通過充分發(fā)揮對核心流程的支持功能,為財(cái)務(wù)決策提供強(qiáng)大支持。
氣電集團(tuán)由不同類型的多家成員單位組成,擁有LNG板塊、管道管網(wǎng)板塊、貿(mào)易板塊、發(fā)電板塊、加注板塊業(yè)務(wù)??紤]到新能源事業(yè)部下面LNG加注板塊的業(yè)務(wù)類型的單一性,氣電集團(tuán)決定從該板塊先行開展財(cái)務(wù)共享試點(diǎn),首先挑選了4家單位。這些單位成立時間較短、管理成熟度低、財(cái)務(wù)規(guī)范性水平一般、風(fēng)險暴露可能性大,實(shí)施共享服務(wù)后將會產(chǎn)生顯著的效果。2013年初,氣電集團(tuán)統(tǒng)一安排這4家公司的財(cái)務(wù)核算人員匯集北京,實(shí)施上線覆蓋所有業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)。至2013年底,財(cái)務(wù)共享團(tuán)隊(duì)超過14人,服務(wù)單位超過17家。在業(yè)務(wù)流程方面,氣電集團(tuán)對原業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析,根據(jù)業(yè)務(wù)的變化實(shí)施流程再造,每個流程按照制度設(shè)置人員職能和權(quán)限,并關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)單據(jù)模板和操作規(guī)范說明,進(jìn)一步促使財(cái)務(wù)流程趨于精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)分工化。
氣電集團(tuán)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享過程中,堅(jiān)持企業(yè)管理與信息化深度融合的設(shè)計(jì)理念,結(jié)合SAP在財(cái)務(wù)管理中的廣泛應(yīng)用,建立了圍繞SAP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)群,不僅實(shí)現(xiàn)了其他系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的深度集成,而且扭轉(zhuǎn)了以往資金、預(yù)算、核算、采辦等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)斷裂以及大量業(yè)務(wù)需要人工控制的狀態(tài),實(shí)現(xiàn)了將內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)植入業(yè)務(wù)前端、線上自動化控制內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)的功能,促進(jìn)了信息化技術(shù)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理中的升級。
2017年,德勤宣布財(cái)務(wù)機(jī)器人“小勤人”的問世,成為四大會計(jì)師事務(wù)所中首個擁有財(cái)務(wù)機(jī)器人的會所。這也給氣電集團(tuán)財(cái)務(wù)共享工作帶來了啟示:在網(wǎng)絡(luò)時代,數(shù)字化財(cái)務(wù)還應(yīng)有更廣闊的發(fā)展空間,特別是在全面營改增稅制改革、公司業(yè)務(wù)量不斷擴(kuò)大等大背景下,傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對稅務(wù)管理工作的支持力度稍顯不足,各類電子發(fā)票的急劇增加給費(fèi)用報(bào)銷、資金付款、增值稅稅會差異分析處理以及納稅申報(bào)等工作帶來了諸多挑戰(zhàn);另外,共享服務(wù)平臺與SAP協(xié)作方面也需要進(jìn)一步優(yōu)化。因此,氣電集團(tuán)協(xié)同集團(tuán)公司啟動了新一輪財(cái)務(wù)共享建設(shè)推廣計(jì)劃,全面的財(cái)務(wù)共享服務(wù)時代拉開序幕。
在海油有限和氣電集團(tuán)開展財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基礎(chǔ)上,結(jié)合國外國內(nèi)企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)的成功經(jīng)驗(yàn),自2017年開始,集團(tuán)公司調(diào)集若干二級公司相關(guān)骨干人員,組成一個項(xiàng)目組,負(fù)責(zé)集團(tuán)公司層面的全新財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心籌建工作。建設(shè)人員遵照“頂層設(shè)計(jì)、分步實(shí)施、持續(xù)改進(jìn)”的新思路,積極推進(jìn)藍(lán)圖設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)分析、系統(tǒng)建設(shè)等各項(xiàng)工作,促進(jìn)集團(tuán)公司整體財(cái)務(wù)管控模式戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型和財(cái)務(wù)管理體系重塑進(jìn)階。集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)的各個模塊外包給業(yè)內(nèi)頂級的服務(wù)商。在共享服務(wù)中心籌備組的組織協(xié)調(diào)下,系統(tǒng)建設(shè)工作于2019年6月全部順利完成。
2019年8月31日,集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心試點(diǎn)上線;9月6日,渤海地區(qū)試點(diǎn)運(yùn)營啟動工作會在天津舉行。這標(biāo)志著中國海油財(cái)務(wù)共享中心由建設(shè)階段邁入推廣運(yùn)營階段。一套覆蓋上游勘探開發(fā),中下游天然氣和發(fā)電、煉化、專業(yè)服務(wù)等多板塊的,統(tǒng)一的財(cái)務(wù)共享規(guī)范體系逐步建設(shè)完成。
在組織架構(gòu)上,中國海油增設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,下設(shè)綜合管理部、人力資源部、黨群工作部、運(yùn)營管理部、標(biāo)準(zhǔn)化部、數(shù)據(jù)應(yīng)用部、科技信息部7個部門和環(huán)渤海分中心、珠三角分中心、北京分中心、長三角分中心4個中心。每個中心又分別設(shè)置資產(chǎn)業(yè)務(wù)部、成本業(yè)務(wù)部、費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)部、人事行政部、應(yīng)付業(yè)務(wù)部、應(yīng)收業(yè)務(wù)部、運(yùn)營管理部、資金業(yè)務(wù)部、總賬及報(bào)表業(yè)務(wù)部9個部門。其中,珠三角地區(qū)是中國海油所屬單位最為集中的地區(qū)之一,因此珠三角分中心除了設(shè)置以上9個部門以外,還分設(shè)了??诜植俊⑸虾7植?、中山分部3個分部。
2020年5月6日,中國海洋石油渤海有限公司(以下簡稱“渤海石油”)和中海實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司(以下簡稱“中海實(shí)業(yè)”)分別通過財(cái)務(wù)共享報(bào)賬系統(tǒng)提報(bào)了資金付款業(yè)務(wù)單據(jù)。提報(bào)單據(jù)經(jīng)各單位內(nèi)部審批后,線上流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)共享中心環(huán)渤海分中心繼續(xù)處理,財(cái)務(wù)共享一期推廣上線工作如期順利完成。渤海石油與中海實(shí)業(yè)為第一批推廣單位,涉及10余家下屬單位,年處理憑證總量達(dá)38000張以上。2020年9月30日,中海油能源發(fā)展股份有限公司整體納入財(cái)務(wù)共享服務(wù)。2021年4月,原氣電集團(tuán)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)停止使用,數(shù)據(jù)封存?zhèn)洳?,原?cái)務(wù)共享服務(wù)機(jī)構(gòu)調(diào)整并入集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。2021年6月30日,隨著中海油國際貿(mào)易有限責(zé)任公司上線共享服務(wù),全系統(tǒng)1116個利潤中心核算、結(jié)算及報(bào)表業(yè)務(wù)順利完成承接。由此,除金融板塊外,中國海油境內(nèi)單位均納入了財(cái)務(wù)共享服務(wù)。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)上線后,參加培訓(xùn)的財(cái)務(wù)人員收到一個全場景業(yè)務(wù)表格,包括差旅費(fèi)報(bào)銷、銷售、采購、成本核算、資產(chǎn)管理、總賬報(bào)表等內(nèi)容,曾經(jīng)不統(tǒng)一、不標(biāo)準(zhǔn)的屬地單位的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),被重新“標(biāo)準(zhǔn)化”。標(biāo)準(zhǔn)化是數(shù)字化的基礎(chǔ),總部共享中心組織上百家所屬單位,梳理、分析、合并相似的業(yè)務(wù)場景,將共享系統(tǒng)優(yōu)化至最佳狀態(tài)。系統(tǒng)完成上線后,預(yù)計(jì)將節(jié)約至少兩成的人力成本,質(zhì)量和效率雙提高,釋放出來的人力資源將投入其他更有價值的工作。
以各項(xiàng)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為線索,財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)由資金系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、運(yùn)維系統(tǒng)、增值稅系統(tǒng)、會計(jì)檔案系統(tǒng)6大系統(tǒng)與SAP核算系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)2大系統(tǒng)相串聯(lián),組成財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的閉環(huán)。目前,財(cái)務(wù)共享核心系統(tǒng)已建立和18個系統(tǒng)之間的深度互聯(lián),涉及系統(tǒng)接口40多個,集成鏈路100多個。數(shù)據(jù)在這些系統(tǒng)之間流動,并建立互信、互認(rèn)的關(guān)系,實(shí)現(xiàn)數(shù)出同源,為實(shí)現(xiàn)用數(shù)字說話、支持管理決策打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
中國海油的財(cái)務(wù)共享,在穩(wěn)步建設(shè)和推廣的過程中,已初步顯現(xiàn)出效果。2020年12月15日,中國海油能源經(jīng)濟(jì)研究院正式成立,作為中國海油二級單位,在設(shè)立下級單位和機(jī)構(gòu)時,充分利用財(cái)務(wù)共享中心的資源和力量,最終只新增4名財(cái)務(wù)人員。這得益于高度集中統(tǒng)一的財(cái)務(wù)共享模式,在業(yè)務(wù)拓展中快速復(fù)制粘貼非常方便,從而實(shí)現(xiàn)降本增效提質(zhì)的多重目標(biāo)。中國海油科技信息部經(jīng)理任芳介紹說:“我們努力尋找新技術(shù)和自身業(yè)務(wù)的契合點(diǎn),以此促進(jìn)新技術(shù)發(fā)揮更大的作用。”
稅務(wù)管理工作貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理的全過程。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建立,對規(guī)范企業(yè)涉稅業(yè)務(wù)流程、提升稅務(wù)管理工作效率等均具有重要作用;而通過一鍵對賬功能,增值稅稅會差異核對效率也得到了極大提升。另外,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過與百旺、航信兩家國內(nèi)稅控盤服務(wù)商的合作,將開發(fā)電商平臺集成到財(cái)務(wù)共享平臺中??蛻艟€上結(jié)算信息由銷售部門處理后傳遞到增值稅管理模塊,稅務(wù)管理人員接收確認(rèn)后可直接開具增值稅發(fā)票,突破了傳統(tǒng)線下開票的限制。
通過學(xué)習(xí)德勤財(cái)務(wù)機(jī)器人的做法,目前,中國海油已開發(fā)70多個財(cái)務(wù)共享流程自動化機(jī)器人。從財(cái)務(wù)共享中心到數(shù)據(jù)價值創(chuàng)造中心,再到數(shù)智化共享中心,財(cái)務(wù)共享服務(wù)正在成為一個根植基礎(chǔ)、集中蓄能、統(tǒng)一釋能的智能化系統(tǒng)。今后,財(cái)務(wù)共享建設(shè)也將全力配合集團(tuán)公司海油云平臺的“四個統(tǒng)一”發(fā)展思路,即統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理,為推動中國海油建成具有中國特色的國際一流能源公司貢獻(xiàn)更多價值。