[ 作者簡(jiǎn)介 ]

陳貝貝，女，浙江天臺(tái)人，江西省地質(zhì)局核地質(zhì)大隊(duì)，館員，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

對(duì)工程檔案實(shí)行精細(xì)化管理已經(jīng)成為重要的發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)精細(xì)化的管理措施能夠有效地提升檔案管理質(zhì)量，進(jìn)而可以有效地保護(hù)檔案本身的價(jià)值和實(shí)際作用，利用精細(xì)化管理措施可以全面提升檔案的管理水平。在檔案管理中應(yīng)用精細(xì)化管理措施需要從項(xiàng)目實(shí)施階段開(kāi)始應(yīng)用，同時(shí)可以通過(guò)不斷優(yōu)化調(diào)整的方式，全面提升工程檔案管理的整體質(zhì)量，進(jìn)而可以有效地保障工程檔案管理達(dá)到預(yù)期效果。

[ 關(guān)鍵詞 ]

精細(xì)化管理;工程;檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.07.014

工程檔案管理對(duì)于工程項(xiàng)目的高效開(kāi)展具有重要意義，其中涵蓋的內(nèi)容十分廣泛，而且檔案管理需要從工程初建搜集資料階段開(kāi)始運(yùn)轉(zhuǎn)到工程項(xiàng)目徹底竣工，所以工程檔案管理的時(shí)間很長(zhǎng)。在工程發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息都會(huì)在工程檔案中記錄保存，通過(guò)這樣的發(fā)展措施可以為工程項(xiàng)目的開(kāi)展提供重要的理論依據(jù)。工程檔案本身是工程發(fā)展建設(shè)的重要依據(jù)，所以在各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息記錄的時(shí)候需要遵守信息內(nèi)容的細(xì)致性原則，為保障工程檔案的特點(diǎn)，在管理過(guò)程中采用精細(xì)化管理的方式已經(jīng)成為重要的發(fā)展趨勢(shì)，同時(shí)可以有效地解決工程檔案管理階段面臨的窘境。但是，就目前我國(guó)工程檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，精細(xì)化管理方式還存在著很多問(wèn)題，所以各個(gè)單位在具體應(yīng)用的過(guò)程中需要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決其中存在的問(wèn)題，保障精細(xì)化管理在檔案管理過(guò)程中能充分發(fā)揮積極作用。

1 工程檔案實(shí)行精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 工程檔案精細(xì)化管理的意義探究

在社會(huì)快速發(fā)展的背景下，各個(gè)行業(yè)都得到了快速的發(fā)展建設(shè)，人們的生活質(zhì)量在這樣的背景下得到了極大的改善。建筑在人們生活中必不可少，所以建筑行業(yè)在近年來(lái)呈現(xiàn)出非常迅猛的發(fā)展趨勢(shì)，然而在市場(chǎng)激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，相關(guān)建筑單位需要不斷提升自身核心競(jìng)爭(zhēng)力，在市場(chǎng)上占據(jù)一定的地位，促使企業(yè)能夠更好地迎合國(guó)家以及市場(chǎng)化發(fā)展的趨勢(shì)。精細(xì)化管理的方式是現(xiàn)代化理念快速發(fā)展的重要產(chǎn)物，將精細(xì)化管理模式廣泛應(yīng)用于各種各樣的建筑工程項(xiàng)目中已經(jīng)成為重要的發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)這樣的管理措施可以實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)容細(xì)分和細(xì)節(jié)管控的管理模式，通過(guò)這樣的方式能夠從細(xì)節(jié)層面嚴(yán)格落實(shí)企業(yè)的各項(xiàng)管理模式。工程檔案是保障工程項(xiàng)目有效開(kāi)展的重要依據(jù)，所以加強(qiáng)工程檔案管理的有效性也是保障工程項(xiàng)目正常開(kāi)展的重要舉措，將精細(xì)化管理理念應(yīng)用于工程檔案管理中可以保障工程檔案管理的整體質(zhì)量。在工程檔案管理應(yīng)用精細(xì)化管理理念的過(guò)程中需要堅(jiān)持企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的指導(dǎo)，同時(shí)需要按照相應(yīng)的管理概念和規(guī)范完成相關(guān)管理內(nèi)容，通過(guò)細(xì)節(jié)性的管理方式精準(zhǔn)地找到管理位置，進(jìn)而可以有效地避免管理過(guò)程冗長(zhǎng)，導(dǎo)致人力資源和物力資源等提升發(fā)展成本的現(xiàn)象。

1.2 工程檔案實(shí)行精細(xì)化管理的重要優(yōu)勢(shì)分析

將精細(xì)化管理方式應(yīng)用于工程檔案中有很多優(yōu)勢(shì)。首先，通過(guò)精細(xì)化管理的方式能夠?qū)⒏黜?xiàng)資料信息進(jìn)行細(xì)化處理，利用這樣的使用和管理方式能夠有效地提升檔案應(yīng)用效率。在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，手工整理資料的工作方式將會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間，而且在管理的過(guò)程中很容易因?yàn)樽匀画h(huán)境等的影響對(duì)工程檔案造成安全威脅。采用精細(xì)化管理方式能夠結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)，將各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息通過(guò)集成化和自動(dòng)化整理的方式實(shí)行分類(lèi)處理，同時(shí)可以通過(guò)相關(guān)命令的方式將各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息按照相關(guān)需求開(kāi)展，促使工程檔案管理能夠趨向于電子化發(fā)展，利用信息技術(shù)的整體方式不僅可以實(shí)現(xiàn)資源共享，同時(shí)可以省去人工處理資料的時(shí)間，利用這樣的精細(xì)化管理方式將會(huì)有效提升工程檔案管理效率。除此之外，應(yīng)用精細(xì)化管理方式能夠提升檔案的安全性和可靠性，同時(shí)可以縮減工程檔案管理的經(jīng)濟(jì)成本，促使施工單位能夠在工程檔案管理的過(guò)程中獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益，為企業(yè)整體發(fā)展提供重要依據(jù)。

2 工程檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 管理人員缺乏完善的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)

就目前工程檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，管理人員和工作人員缺乏完善的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)已經(jīng)成為比較突出的問(wèn)題，這些問(wèn)題將嚴(yán)重影響工程項(xiàng)目檔案的有效管理。目前施工人員在具體施工的過(guò)程中都會(huì)過(guò)于關(guān)注工程的質(zhì)量、進(jìn)度以及施工技術(shù)等，所以很多工作人員在具體施工的過(guò)程中忽視了工程檔案管理的重要性。無(wú)論是單位領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員都很難意識(shí)到檔案管理的重要性，所以在具體工作中很難有效地保障工程檔案管理的有效性，這樣的工作方式將會(huì)直接影響工程檔案管理的質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理工作人員在具體工作過(guò)程中很難清晰地劃分自己的工作職責(zé)，所以工程檔案管理工作在具體應(yīng)用過(guò)程中很難發(fā)揮積極作用。

2.2 缺乏完善的管理機(jī)制

健全的管理機(jī)制是保障各項(xiàng)工作內(nèi)容有效開(kāi)展的重要依據(jù)，但是就目前工程檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，因?yàn)楣芾砣藛T本身缺乏對(duì)檔案管理工作內(nèi)容的重視，所以在工作具體開(kāi)展的過(guò)程中很難建立完善的管理機(jī)制。完善的管理機(jī)制對(duì)工作人員的行為具有良好的約束效果，所以建筑單位可以根據(jù)工程概況以及工程檔案管理的實(shí)際特點(diǎn)建立完善的管理機(jī)制，利用有效的措施保障工程檔案管理的有效性，進(jìn)而可以為管理組織提供重要的管理依據(jù)。專(zhuān)業(yè)化的管理組織也是保障檔案管理工作內(nèi)容有效開(kāi)展的重要措施，但是目前管理組織落實(shí)不到位的現(xiàn)象直接影響了工程檔案管理的有效開(kāi)展，同時(shí)也給建筑單位整體的進(jìn)步和發(fā)展帶來(lái)了嚴(yán)重的阻礙。施工項(xiàng)目本身具有施工環(huán)節(jié)多、持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)以及人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，然而這些特點(diǎn)給單位的統(tǒng)一管理造成了嚴(yán)重的約束。所以缺乏專(zhuān)業(yè)性的管理組織將會(huì)導(dǎo)致檔案管理缺乏規(guī)范性和組織性。

3 精細(xì)化管理在工程檔案管理中具體的應(yīng)用措施探究

3.1 加強(qiáng)對(duì)工程檔案管理的組織管理

工程項(xiàng)目本身具有龐大的特點(diǎn)，所以在具體施工的過(guò)程中需要多個(gè)部門(mén)共同組成，盡管各個(gè)部門(mén)在具體施工的過(guò)程中處于獨(dú)立存在的形態(tài)，但是工程項(xiàng)目需要各個(gè)部門(mén)相互協(xié)作統(tǒng)一完成，所以在工程檔案管理的過(guò)程中應(yīng)該建立良好的管理組織，同時(shí)需要加強(qiáng)各個(gè)組織的有效交流。在日常發(fā)展和管理的過(guò)程中應(yīng)該靈活應(yīng)用培訓(xùn)的方式引導(dǎo)工作人員自主明確崗位實(shí)際責(zé)任，促使工作人員可以在實(shí)際工作中明確檔案業(yè)務(wù)的管理權(quán)屬，在精細(xì)化管理方式應(yīng)用的過(guò)程中應(yīng)該實(shí)行責(zé)任科室主任、檔案管理員和領(lǐng)導(dǎo)小組的管理流程，利用這樣的管理流程可以為精細(xì)化管理方式提供重要的管理依據(jù)。建筑單位需要在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中將精細(xì)化管理措施納入單位年度計(jì)劃中，通過(guò)相應(yīng)的規(guī)章制度將年終的業(yè)績(jī)考核融入精細(xì)化管理，促使檔案管理的全部流程可以成為考核的重要要素，但是在具體管理的過(guò)程中應(yīng)該利用完善的規(guī)章制度促使工作人員明確崗位責(zé)任，通過(guò)責(zé)任劃分的方式將立項(xiàng)、審核以及驗(yàn)收等工作內(nèi)容充分融入到管理內(nèi)容中，促使工作人員在工作中能夠根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況對(duì)建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。

3.2 科學(xué)合理地制定檔案管理規(guī)劃

工程項(xiàng)目施工單位在具體發(fā)展的過(guò)程中需要將相應(yīng)的檔案管理工作內(nèi)容納入工程項(xiàng)目的規(guī)劃體系中，利用統(tǒng)一規(guī)劃和管理的方式將檔案管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容納入管理說(shuō)明書(shū)，促使工作人員能夠在工作中明確自身工作職責(zé)和工作內(nèi)容。然而在工程整體管理的過(guò)程中需要統(tǒng)籌兼顧監(jiān)理機(jī)構(gòu)、施工單位以及設(shè)計(jì)單位等，利用這樣的發(fā)展措施保障工程檔案的科學(xué)有效性，將組織和設(shè)計(jì)等相關(guān)的工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)的劃分，同時(shí)也可以將工程檔案的各項(xiàng)職責(zé)相對(duì)應(yīng)，根據(jù)立項(xiàng)和驗(yàn)收等工作內(nèi)容對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展情況進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。為了保障工作的有效開(kāi)展，在建筑單位整體管理的過(guò)程中需要不斷強(qiáng)化工作人員的責(zé)任，通過(guò)建立企業(yè)文化的方式為工作人員提供良好的工作氛圍，進(jìn)而可以幫助工作人員形成良好的工程檔案精細(xì)化管理意識(shí)，促使工程檔案的精細(xì)化管理成為組織管理的常態(tài)。

3.3 建立完善的工程檔案管理制度

完善的規(guī)章制度是限制工作人員工作行為的重要手段，應(yīng)用這樣的措施可以保障工作人員的規(guī)范性行為，進(jìn)而可以保障工程檔案管理的規(guī)范性，所以在相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)中應(yīng)該將國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)作為重要的依據(jù)，利用各個(gè)工作內(nèi)容管理制度建成完善的管理體系。例如“立卷歸檔制度”“檔案保管制度”等，將這些完善的規(guī)章制度作為管理人員的工作準(zhǔn)繩。在具體發(fā)展的過(guò)程中也可以建立檔案議事決策機(jī)制，通過(guò)這樣的措施可以保障各項(xiàng)管理內(nèi)容的全局性，通過(guò)全局性的統(tǒng)籌規(guī)劃可以為工程檔案管理工作提供指導(dǎo)性制度。在管理機(jī)制建立的過(guò)程中應(yīng)該合理應(yīng)用溝通的方式及時(shí)了解工程情況以及工程檔案管理情況，同時(shí)需要根據(jù)相應(yīng)的情況及時(shí)調(diào)整和協(xié)調(diào)規(guī)章制度，利用這樣的發(fā)展舉措可以實(shí)時(shí)保障管理機(jī)制的規(guī)范性，同時(shí)可以充分協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)的檔案管理工作內(nèi)容。建筑單位也需要通過(guò)整合各個(gè)部門(mén)資源的方式保障精細(xì)化管理能夠有效開(kāi)展，同時(shí)可以通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制激勵(lì)工作人員，保障檔案管理工作的實(shí)效性和創(chuàng)造性。

3.4 保障工程檔案歸檔工作的完整性和規(guī)范性

工程檔案對(duì)工程項(xiàng)目的施工以及后續(xù)項(xiàng)目的有效進(jìn)行具有重要的參考價(jià)值，同時(shí)也能夠成為質(zhì)量檢測(cè)的重要參考依據(jù)，所以在工程檔案歸檔工作中需要切實(shí)保障工程檔案歸檔工作的完整性和規(guī)范性，切實(shí)保障工程檔案內(nèi)容的真實(shí)性，進(jìn)而可以促使工程檔案可以在工程項(xiàng)目開(kāi)展的過(guò)程中充分發(fā)揮自身價(jià)值。在精細(xì)化管理方式應(yīng)用的過(guò)程中可以將各種各樣的工程資料歸入工程檔案管理體系，但是在具體管理和發(fā)展的過(guò)程中需要將相應(yīng)的工程資料文件進(jìn)行歸檔處理，對(duì)于項(xiàng)目類(lèi)型和保管期限進(jìn)行明確的劃分，進(jìn)而可以將不合格的資料及時(shí)排除，在裝訂和排架等工作內(nèi)容也需要建立完善的監(jiān)管機(jī)制，通過(guò)檔案編號(hào)的處理方式便可以實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，同時(shí)也能夠保障工程檔案的完整性和規(guī)范性。利用這樣的發(fā)展措施可以為精細(xì)化管理方式創(chuàng)造眾多便利的管理?xiàng)l件。

3.5 全面提升檔案管理人員的工作素質(zhì)

提升工作人員的專(zhuān)業(yè)水平和綜合素養(yǎng)是保障精細(xì)化管理在工程檔案工作中有效開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，建筑單位可以應(yīng)用培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)的方式給工作人員提供強(qiáng)化自身發(fā)展的平臺(tái)，工作人員本身就是一個(gè)企業(yè)的重要主體，所以企業(yè)的發(fā)展需要借助工作人員的力量才能夠?qū)崿F(xiàn)高效發(fā)展，例如，在具體發(fā)展的過(guò)程中可以通過(guò)培訓(xùn)的方式強(qiáng)化工作人員的理論以及專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，利用這樣的發(fā)展措施可以保障工作人員實(shí)時(shí)了解時(shí)代發(fā)展中重要的信息和技術(shù)產(chǎn)物，通過(guò)提升工作人員綜合素養(yǎng)的方式培養(yǎng)工作人員良好的協(xié)調(diào)能力和精細(xì)化管理意識(shí)，促使工作人員能夠秉持良好的工作態(tài)度明確自身工作職責(zé)和地位，進(jìn)而可以靈活應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)措施全面提升精細(xì)化管理效率和質(zhì)量。

建筑單位在發(fā)展和管理的過(guò)程中應(yīng)該積極引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)以及正確的管理理念，在具體發(fā)展過(guò)程中能夠應(yīng)用有效的措施保障檔案管理工作的質(zhì)量，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)和理念提升工作人員的專(zhuān)業(yè)水平，進(jìn)而可以有效地提升工作人員獨(dú)立工作的能力。檔案管理工作本身與工程中各項(xiàng)施工內(nèi)容存在著必然的聯(lián)系，所以在管理的過(guò)程中應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理部門(mén)與各個(gè)職能部門(mén)之間的有效溝通，通過(guò)強(qiáng)化工作人員學(xué)習(xí)的方式保障企業(yè)的發(fā)展能夠迎合社會(huì)以及市場(chǎng)整體發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)工作人員相互交流學(xué)習(xí)的方式提升檔案管理部門(mén)整體專(zhuān)業(yè)水平，將個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)作為有效依據(jù)，加強(qiáng)管理方式和管理理念的創(chuàng)新，切實(shí)保障檔案管理工作的質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，工程檔案管理和其他管理工作存在顯著的區(qū)別，這項(xiàng)工作本身就是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，從工程初建階段的資料收集到后期整體工程竣工都需要加強(qiáng)對(duì)工程檔案的管理。所以在具體工作中積極引用精細(xì)化管理的方式可以充分彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式存在的弊端，通過(guò)精細(xì)化、細(xì)節(jié)化的管理方式保障各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性和可參考性。為了保障精細(xì)化管理方式在檔案管理過(guò)程中充分發(fā)揮自身價(jià)值，施工單位在整體管理過(guò)程中應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，利用培訓(xùn)的方式全面提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合素養(yǎng)，促使工作人員能夠認(rèn)識(shí)到自己的崗位職責(zé)，通過(guò)完善管理人員管理意識(shí)的方式保障精細(xì)化管理技術(shù)和概念能夠在檔案管理中充分發(fā)揮自身效能。建筑單位應(yīng)該建立完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，保障精細(xì)化管理內(nèi)容能夠在具體發(fā)展的過(guò)程中高效開(kāi)展，同時(shí)可以利用有效的措施保障工程檔案精細(xì)化管理的制度化和規(guī)范化發(fā)展。

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