王逸凡 周彥廷

摘要：數(shù)字時(shí)代賦予企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)無限可能。該文以中石油數(shù)字檔案館為研究對(duì)象，基于企業(yè)數(shù)字檔案館的特征和存在的問題，從三個(gè)方面提出完善路徑：構(gòu)建檔案管理企業(yè)生態(tài)、建立企業(yè)檔案資產(chǎn)管理機(jī)制和提供強(qiáng)化交互式檔案信息服務(wù)功能，以期推動(dòng)國(guó)內(nèi)企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)步伐。

關(guān)鍵詞：企業(yè)數(shù)字檔案館 檔案館 數(shù)字檔案

信息時(shí)代下，數(shù)字檔案館作為傳統(tǒng)檔案館新的發(fā)展模式被廣泛關(guān)注和探索。2014年國(guó)家檔案局發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58—2014）中明確提出：數(shù)字檔案館是“運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)電子檔案及其他數(shù)字資源進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供利用的檔案信息集成管理體系”。根據(jù)以上界定，對(duì)于企業(yè)數(shù)字檔案館的概念，我們可以將“企業(yè)”與“數(shù)字檔案館”進(jìn)行組合限定。因此，本文將企業(yè)數(shù)字檔案館定義為：企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)本企業(yè)所屬的電子檔案及其他數(shù)字資源進(jìn)行采集、存儲(chǔ)、管理，并通過各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理體系。

中國(guó)石油天然氣集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“中石油”）的數(shù)字檔案館建設(shè)經(jīng)驗(yàn)具有較強(qiáng)的典型性和代表性。本文以中石油為研究對(duì)象，以期推動(dòng)我國(guó)企業(yè)檔案工作快速發(fā)展。

數(shù)字檔案館不僅是檔案信息資源數(shù)字化和管理信息化的現(xiàn)代檔案館，還應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)檔案科研價(jià)值和資產(chǎn)效益最大化的集約型信息共享利用中心。經(jīng)調(diào)研，目前企業(yè)數(shù)字檔案館具有以下特征。

1.從本質(zhì)特征看，企業(yè)數(shù)字檔案館基于傳統(tǒng)檔案館管理體系框架，進(jìn)行了管理規(guī)則改革和管理流程再造，除功能上的擴(kuò)展，其基本屬性和基本職能向信息產(chǎn)業(yè)鏈全過程延伸。本質(zhì)上，企業(yè)數(shù)字檔案館成為檔案信息集成管理工程。

2.從館藏內(nèi)容看，企業(yè)數(shù)字檔案館以數(shù)字檔案為主，其中包括原生電子文件和派生數(shù)字檔案，也包括其他數(shù)字資源。

3.從技術(shù)手段看，企業(yè)數(shù)字檔案館運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)、檢索和利用等功能，通過電子簽名技術(shù)確認(rèn)文件完整性、驗(yàn)證發(fā)送者身份和文件來源，通過數(shù)據(jù)加密技術(shù)確保檔案數(shù)據(jù)安全性，運(yùn)用全文數(shù)據(jù)檢索技術(shù)和交互界面技術(shù)提升用戶體驗(yàn)等，使檔案信息管理和服務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化與智能化。[1]

4.從整體效益看，企業(yè)數(shù)字檔案館的投入主要體現(xiàn)在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)保障、數(shù)字檔案資源、人員配備、資金保障等方面，產(chǎn)出體現(xiàn)在治理能力、管理效率、用戶體驗(yàn)、品牌效應(yīng)等方面。

5.從發(fā)展趨勢(shì)看，企業(yè)數(shù)字檔案館向智能化、智慧化方向發(fā)展，通過運(yùn)用“大云物移智鏈知”等智能技術(shù)，推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)在語義層面進(jìn)一步升級(jí)。

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜煩瑣的系統(tǒng)工程，接下來筆者將從四個(gè)方面分析企業(yè)數(shù)字檔案館存在的問題。[2]

（一）數(shù)字檔案資產(chǎn)意識(shí)薄弱

當(dāng)前多數(shù)企業(yè)未對(duì)數(shù)字檔案資源的潛在資產(chǎn)價(jià)值形成充分認(rèn)識(shí)，資源價(jià)值投入與產(chǎn)出不平衡。一方面，企業(yè)對(duì)檔案工作在整個(gè)業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略體系中的定位尚不清晰，資源投入相對(duì)有限。另一方面，數(shù)字檔案資源在價(jià)值輸出方面存在漏洞，體現(xiàn)為數(shù)字檔案資源權(quán)屬不明、監(jiān)管不力等。

（二）標(biāo)準(zhǔn)制度規(guī)范有待健全統(tǒng)一

按照《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（檔辦發(fā)〔2017〕2號(hào)），企業(yè)數(shù)字檔案館應(yīng)制定人員崗位職責(zé)、數(shù)字檔案館安全與保密管理制度、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、各類檔案管理及業(yè)務(wù)流程規(guī)范、安全與保密管理系列規(guī)范等。當(dāng)前企業(yè)在電子文檔管理方面比較松散，檔案部門與業(yè)務(wù)部門未建立協(xié)作常態(tài)機(jī)制，聯(lián)動(dòng)性差，存在信息不通、標(biāo)準(zhǔn)不一、各自為政的現(xiàn)象。

（三）數(shù)字檔案資源建設(shè)仍然不足

數(shù)字檔案資源建設(shè)是企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的核心任務(wù)，建設(shè)內(nèi)容主要包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件的接收與歸檔，以及建立專題數(shù)據(jù)庫。目前，企業(yè)電子文件平均歸檔率和單套化率離單軌單套目標(biāo)還有一定差距。

（四）電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)有待融合

建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)需要技術(shù)人員、檔案人員和業(yè)務(wù)人員協(xié)作，實(shí)現(xiàn)上下游系統(tǒng)無縫對(duì)接。但大多數(shù)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)未能完全與業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成有效融合，電子文件難以實(shí)現(xiàn)在線集成，致使企業(yè)仍實(shí)行雙軌雙套制。

數(shù)字環(huán)境下，檔案對(duì)象空間正經(jīng)歷著從“模擬態(tài)”向“數(shù)字態(tài)”和“數(shù)據(jù)態(tài)”的嬗變[3]，檔案對(duì)象也“換裝”成離散的、由計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字信號(hào)?；谫Y源形態(tài)的改變，企業(yè)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型已刻不容緩。

（一）構(gòu)建檔案管理企業(yè)生態(tài)

構(gòu)建企業(yè)生態(tài)是指企業(yè)上下、企業(yè)內(nèi)外協(xié)同聯(lián)動(dòng)、唇齒相依，最終形成統(tǒng)一、穩(wěn)定的有機(jī)體。

1.完善企業(yè)生態(tài)標(biāo)準(zhǔn)制度規(guī)范。這主要涉及以下兩個(gè)方面的工作。

首先，創(chuàng)新檔案管控理念與方法，推動(dòng)制度促管升級(jí)。由企業(yè)檔案館為主導(dǎo)，構(gòu)建面向三態(tài)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，完善檔案資源共享利用平臺(tái)，防止檔案資源重復(fù)建設(shè)、信息流動(dòng)不通暢；還要研究制定“工作規(guī)章—管理制度—業(yè)務(wù)規(guī)范”三個(gè)層次的檔案管理制度體系[4]，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)和流程。

其次，加強(qiáng)制度執(zhí)行監(jiān)管，確保規(guī)范體系有效落實(shí)。企業(yè)檔案館應(yīng)聯(lián)合業(yè)務(wù)部門，界定并厘清檔案管理責(zé)任主體的權(quán)責(zé)關(guān)系、職能范圍，構(gòu)建以檔案部門為主導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門協(xié)調(diào)配合的“一體化、分層級(jí)”檔案管理責(zé)任體系。

2.全面推進(jìn)檔案管理上下游系統(tǒng)融合。這主要包括以下三個(gè)方面的內(nèi)容。

首先，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)部門的前端控制，推動(dòng)業(yè)務(wù)信息檔案化。在檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，企業(yè)檔案館應(yīng)以系統(tǒng)集成為手段實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動(dòng)歸檔，將歸檔范圍、分類方案、元數(shù)據(jù)、歸檔整理等要求前置并融合在前端業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

其次，完善信息化系統(tǒng)規(guī)范體系的構(gòu)建，提升過程管控的力度和粒度。以國(guó)家信息化系統(tǒng)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)為指導(dǎo)，企業(yè)要建立檔案館電子文件從生成到利用各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，整合上下游系統(tǒng)平臺(tái)功能需求，提升檔案管理嵌入各業(yè)務(wù)系統(tǒng)文檔管理的功能和質(zhì)量。

最后，與信息技術(shù)部門建立深度合作關(guān)系，為數(shù)據(jù)管控提供長(zhǎng)效技術(shù)保障。以檔案數(shù)據(jù)為中心，企業(yè)檔案館要建立與多部門協(xié)同治理的平臺(tái)化、扁平化組織，推進(jìn)企業(yè)檔案管理與信息化建設(shè)相融合，探索上下游檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的技術(shù)支持。

3.夯實(shí)企業(yè)生態(tài)數(shù)字檔案資源建設(shè)。這主要涉及以下兩方面內(nèi)容。

首先，搭建設(shè)施完備的信息化平臺(tái)，力爭(zhēng)為其生態(tài)檔案事業(yè)提供牢固可靠、安全有序的環(huán)境依托。企業(yè)應(yīng)抓好以庫房為主陣地的硬件設(shè)施與以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為主營(yíng)地的軟件設(shè)施建設(shè)，將檔案工作的后顧之憂遏制于其形成之前。

其次，構(gòu)建“縱橫雙向”檔案資源網(wǎng)，提高對(duì)檔案資源的整合力。以企業(yè)檔案館為主體，橫向集中推動(dòng)檔案“存量數(shù)字化、增量電子化”，建立覆蓋企業(yè)各檔案門類、各層級(jí)的檔案資源體系；縱向建立涵蓋企業(yè)各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)體系，運(yùn)用多維度靈活的檔案資源分類方法構(gòu)建不同層次的檔案資源分類體系。

（二）建立企業(yè)檔案資產(chǎn)管理機(jī)制

建立檔案資產(chǎn)管理機(jī)制，開發(fā)企業(yè)檔案的科研價(jià)值、投資價(jià)值，是企業(yè)資產(chǎn)增值的重要途徑。

1.強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)識(shí)別，制定企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)管理框架。企業(yè)檔案館應(yīng)牽頭設(shè)立檔案信息資產(chǎn)管理研究機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)的類型、所有權(quán)及使用權(quán)歸屬、保存期限、更新及備份等相關(guān)信息進(jìn)行全面掌控[5]；還應(yīng)根據(jù)國(guó)家及行業(yè)政策環(huán)境，構(gòu)建一套完整的檔案資產(chǎn)管理體系，為下一步的資產(chǎn)增值、數(shù)據(jù)流通與資產(chǎn)評(píng)估等提供實(shí)施條件。

2.加強(qiáng)檔案資產(chǎn)監(jiān)管，構(gòu)建企業(yè)檔案資產(chǎn)審計(jì)框架。企業(yè)檔案館要有監(jiān)管意識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)檔案權(quán)屬控制和維護(hù)，設(shè)置檔案資產(chǎn)利用紅線，防止企業(yè)檔案資產(chǎn)流失、合法權(quán)益被侵害的風(fēng)險(xiǎn)；還需推進(jìn)檔案資產(chǎn)識(shí)別與登記規(guī)范化，強(qiáng)化訪客權(quán)限控制，優(yōu)化數(shù)字檔案館的安全保密層資產(chǎn)保護(hù)功能。

3.擴(kuò)展檔案資產(chǎn)增值空間，開發(fā)檔案資產(chǎn)增值渠道。企業(yè)檔案館一方面應(yīng)積極與科研部門開展合作，促進(jìn)傳統(tǒng)編研向數(shù)字編研、智能編研轉(zhuǎn)型，挖掘檔案的科研和文化價(jià)值；另一方面應(yīng)利用集成化和高效化的大數(shù)據(jù)信息手段升級(jí)產(chǎn)品服務(wù)，推動(dòng)服務(wù)成果多途徑轉(zhuǎn)化為企業(yè)效益。

（三）提供強(qiáng)化交互式檔案信息服務(wù)功能

隨著信息技術(shù)和Web2.0交互式服務(wù)的發(fā)展，以用戶為中心的參與式檔案服務(wù)模式建設(shè)和互動(dòng)式信息服務(wù)模式建設(shè)日益完善。[6]

1.提高系統(tǒng)檢索服務(wù)質(zhì)量。企業(yè)數(shù)字檔案館應(yīng)通過用戶友好界面設(shè)計(jì)方便用戶操作，提升檔案信息查全率和查準(zhǔn)率，嵌入多功能檢索模式，提高用戶檢索便捷性；還應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)細(xì)節(jié)化功能設(shè)置，允許用戶保存檢索表達(dá)式和檢索結(jié)果。另外，系統(tǒng)可根據(jù)用戶行為偏好，提供檔案線索，推送檔案產(chǎn)品，激發(fā)用戶的潛在利用需求。[7]

2.促進(jìn)用戶參與檔案資源開發(fā)利用。企業(yè)數(shù)字檔案館應(yīng)完善以用戶為中心的互動(dòng)式服務(wù)界面或窗口，設(shè)置關(guān)注、回復(fù)、點(diǎn)贊、評(píng)論、轉(zhuǎn)發(fā)、糾錯(cuò)等交互功能，促進(jìn)參與者之間交流互動(dòng)；還應(yīng)暢通用戶挖掘企業(yè)檔案資源多元價(jià)值的渠道，如用戶根據(jù)自身意愿對(duì)可利用的企業(yè)檔案進(jìn)行分類、編研、打印、復(fù)制、發(fā)布到社交媒體平臺(tái)等，將檔案信息按自己的需要進(jìn)行二次加工并傳播。這樣，檔案的價(jià)值以用戶為媒介被更深入地挖掘和利用。

3.強(qiáng)化數(shù)字技術(shù)賦能知識(shí)個(gè)性化服務(wù)。這主要涉及以下三個(gè)方面的工作。

首先，制定檔案需求分析機(jī)制，強(qiáng)化企業(yè)檔案?jìng)€(gè)性化服務(wù)。這具體表現(xiàn)在企業(yè)數(shù)字檔案館要能聚合用戶瀏覽軌跡、檢索內(nèi)容等信息，建立用戶偏好模型，分析用戶類別、行業(yè)、檢索習(xí)慣等信息，向用戶提供一對(duì)一信息定制和推送服務(wù)[8]；企業(yè)數(shù)字檔案館還要能推動(dòng)服務(wù)方向多元化、服務(wù)流程場(chǎng)景化，為用戶提供個(gè)性化的知識(shí)服務(wù)提供支撐[9]。

其次，構(gòu)建檔案知識(shí)網(wǎng)，激活檔案的輔助決策價(jià)值。具體而言，企業(yè)數(shù)字檔案館要構(gòu)建貫穿生產(chǎn)全過程的檔案信息鏈，實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)場(chǎng)景的檔案互聯(lián)共享，運(yùn)用知識(shí)圖譜對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)系分析，為企業(yè)生產(chǎn)提供深度、立體、互聯(lián)的信息服務(wù)。

最后，以深化檔案治理為契機(jī)，加強(qiáng)企業(yè)檔案體驗(yàn)式雙向互動(dòng)。企業(yè)數(shù)字檔案館應(yīng)建立開放式企業(yè)檔案利用系統(tǒng)，完善企業(yè)檔案文化宣傳窗口交互功能，展出更多有價(jià)值的館藏，引導(dǎo)并規(guī)范多主體參與、多維度挖掘和多渠道宣傳行業(yè)特色檔案價(jià)值，提升面向公眾的公共文化顯示度。

當(dāng)前，企業(yè)信息化建設(shè)不僅賦予了企業(yè)檔案館新的任務(wù)，同時(shí)也為企業(yè)檔案資源價(jià)值多元化發(fā)揮帶來了新的契機(jī)。企業(yè)應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，不斷探索并完善數(shù)字檔案館建設(shè)。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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[2]信息來自2019年12月對(duì)中石油檔案館的實(shí)地調(diào)研。

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作者單位：中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院