李曉

摘 要：受網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)支持和管理等因素的影響，公共部門需要維護好電子檔案的安全，保障檔案信息數(shù)據(jù)的真實、可靠;同時，電子檔案參與公共服務(wù)需注重效益和水平的提升，更好地為社會服務(wù)。在效益與安全之間，公共部門需做好兩者的平衡，兼顧檔案安全和檔案管理效益的提升。

關(guān)鍵詞：公共部門;電子檔案;安全管理;社會效益

大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，對公共部門電子檔案管理產(chǎn)生了深刻影響，公共部門電子檔案數(shù)量迅猛增加，電子檔案信息化建設(shè)逐步加快，相應(yīng)地也產(chǎn)生了一系列電子檔案安全管理和開發(fā)利用問題。而保障檔案安全是公共部門開展檔案管理工作，向公眾提供檔案服務(wù)的重要前提。公共部門在電子檔案管理過程中應(yīng)將信息安全理念貫穿全過程，并結(jié)合電子檔案管理實際，從制度機制、資金、人才、管理方式等多個方面推出有針對性的辦法和措施，實現(xiàn)對電子檔案信息安全管理，電子檔案安全與效益的平衡[1 ]。

1 新時代公共部門檔案管理的顯著特征

新時代，公共部門受到信息技術(shù)變革影響，電子檔案管理出現(xiàn)了諸多新特征，電子檔案智能化、多元化、便捷化成為了未來電子檔案管理的重要方向。為了保證公共部門電子檔案信息安全，有必要明確公共部門檔案管理的諸多特征。

1.1 資源多元化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，公共部門電子檔案呈現(xiàn)出資源多元化特征。當前，公共部門所收集管理的電子檔案包含文書、科研、專業(yè)、人事等類檔案。從載體上看，有網(wǎng)頁信息檔案、音像檔案、社交媒體檔案等。這些檔案信息資源都是公共部門電子檔案收集管理的對象。對這些檔案信息資源的收集整理，能為檔案智能化和信息化建設(shè)提供扎實的檔案基礎(chǔ)。電子檔案門類和載體越來越多元化，對公共部門電子檔案管理提出了新的要求，需要公共部門樹立新的管理思維，采用新的管理模式，實現(xiàn)對多種電子檔案信息資源的有效管理，提升電子檔案信息資源利用效率。

1.2 感知更全面

大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)與公共部門電子檔案管理的深度融合，進一步提升了公共部門智能檔案的感知能力。公共部門注重電子檔案管理，加強了對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，進一步提升了他們的信息素養(yǎng)和數(shù)據(jù)感知能力，在電子檔案管理過程中能夠通過大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等多種技術(shù)的運用，對電子信息進行全面感知，在數(shù)據(jù)識別過程中拓展了電子檔案數(shù)據(jù)信息的廣度和深度，并結(jié)合公眾需求形成了具有重要參考價值的檔案信息編研成果，既展現(xiàn)出了新時期電子智慧檔案管理的優(yōu)勢，也為未來公共部門電子檔案管理指明了方向。

1.3 綜合處置能力較強

公共部門電子檔案管理是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既要做好基礎(chǔ)保障，也要從理論和技術(shù)層面對電子檔案安全和效益問題進行探討，更好地展現(xiàn)出公共部門電子檔案的優(yōu)勢和特點。要想實現(xiàn)這一目標，就需要公共部門檔案管理人員具備相應(yīng)的綜合處置能力，既能夠通過現(xiàn)代信息技術(shù)的運用，實現(xiàn)對電子檔案信息資源的全面深入開發(fā)，保障電子檔案社會效益，又能結(jié)合電子管理的特點，制定更為嚴密的安全措施，保障電子檔案信息安全，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用奠定堅實基礎(chǔ)。

2 公共部門電子檔案安全與效益平衡面臨的困境

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，公共部門電子檔案管理效率有了很大提升，同時也面臨著如何保持安全與效益平衡的現(xiàn)實困境。

2.1 檔案公共服務(wù)覆蓋范圍與實際需求存在差距

新時代，公共部門在檔案信息服務(wù)過程中受到制度機制限制，對于市場經(jīng)濟發(fā)展過程中成長起來的各種非公有制經(jīng)濟主體、民間社會組織和各類互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)，檔案公共服務(wù)需求表現(xiàn)出了消極怠工現(xiàn)象，服務(wù)水平已經(jīng)明顯落后于時代發(fā)展需求。盡管當前國家要求公共部門擴大電子檔案服務(wù)范圍，有效地回應(yīng)社會組織和廣大人民群眾對于公共檔案信息資源的合理訴求。但部分公共部門在檔案信息服務(wù)過程中主動服務(wù)意識不強，并沒有將廣大人民群眾和社會組織對于檔案公共服務(wù)訴求作為主要工作方向。加之各地區(qū)公共部門在檔案公共服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)方面還比較落后，公共檔案信息化建設(shè)參差不齊，檔案信息資源共享水平和層次較低，限制了公共部門檔案信息服務(wù)范圍的擴大，也難以對收集上來的檔案信息資源進行系統(tǒng)整合和開發(fā)，無法積極回應(yīng)廣大人民群眾和社會組織對于公共檔案的實際需求，客觀上導(dǎo)致了檔案公共服務(wù)覆蓋范圍與實際需求存在著不匹配問題，在一定程度上弱化了公共部門電子檔案的服務(wù)功能，無法更好地展現(xiàn)公共部門電子檔案信息的公益效益和社會擔當[2 ]。

2.2 電子檔案資源共建共享面臨信息安全風(fēng)險

部分公共部門在電子檔案管理過程中對電子檔案信息安全重視不足，在共建共享過程中容易出現(xiàn)檔案信息泄漏風(fēng)險，影響了公共部門電子檔案信息安全。一是電子檔案信息資源容易受到信息系統(tǒng)環(huán)境影響。電子檔案管理過程中應(yīng)不斷引進現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)對電子檔案管理方式方法的轉(zhuǎn)型升級，但也從客觀上加劇了電子檔案對信息技術(shù)的依賴。特別是很多年代久遠的電子檔案存在著兼容性沖突問題，一旦對這些電子檔案信息資源處置不當，很容易造成內(nèi)容丟失，破壞電子檔案的完整性和系統(tǒng)性。二是電子檔案數(shù)據(jù)存儲存在安全風(fēng)險。公共部門在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過程中只要確保紙質(zhì)實體檔案安全及監(jiān)管，就能保證檔案信息安全，可能出現(xiàn)的風(fēng)險點也較少，而電子檔案很多都存儲到網(wǎng)絡(luò)空間和系統(tǒng)上，在共建共享理念下需要對電子檔案信息資源進行傳輸、存儲和利用。但如果檔案系統(tǒng)存在安全漏洞，在傳輸、利用過程中易遭到黑客和不法分子的技術(shù)入侵，造成部分檔案信息資源丟失，影響公共部門電子檔案信息服務(wù)，損害國家和集體利益。

2.3 公共部門電子檔案存在“重管理、輕開發(fā)”問題

當前部分公共部門更加注重檔案的內(nèi)在管理，并沒有結(jié)合公眾需求和其他單位的需要，對電子檔案信息資源進行開發(fā)。也沒有認真地對公共部門的電子檔案信息資源進行仔細甄別，將有價值的、不涉密的檔案信息資源整合公開，對其進行系統(tǒng)開發(fā)和利用，在一定程度上弱化了公共部門電子檔案服務(wù)能力和服務(wù)強度。還有部分公共部門在電子檔案管理過程中缺乏對電子檔案的效益認知，只注重電子檔案的安全管理，這種缺乏均衡性的管理思路，很容易讓有價值的電子檔案信息資源被束之高閣，無法在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中貢獻自身力量。

3 公共部門電子檔案安全與效益的平衡策略

新時代，公共部門應(yīng)該更好地履行公共職責(zé)，加強對電子檔案信息資源的開發(fā)利用，更好地滿足廣大人民群眾和各類社會組織對其電子檔案信息資源的需求，更好地發(fā)揮電子檔案信息資源的公益屬性和社會效益。同時，應(yīng)進一步加強電子檔案安全管理工作，提升電子檔案安全管理水平，兼顧安全與效益。

3.1 改革檔案公共服務(wù)方式

為進一步提升公共部門電子檔案服務(wù)質(zhì)量，有必要對電子檔案公共服務(wù)方式進行改革和創(chuàng)新，主動適應(yīng)新時代發(fā)展要求。一方面，樹立主動服務(wù)理念。公共部門應(yīng)深刻認識電子檔案公共服務(wù)的現(xiàn)實意義，廣泛地征求廣大人民群眾和社會組織的意見建議，進一步采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，搭建公共部門電子檔案服務(wù)平臺，豐富電子檔案服務(wù)平臺功能，為廣大人民群眾和社會組織提供更為多元化的電子檔案信息服務(wù)。應(yīng)打破傳統(tǒng)的服務(wù)時空限制，提升電子檔案公共服務(wù)覆蓋范圍，實現(xiàn)電子檔案公共服務(wù)效率和效益雙贏。另一方面，構(gòu)建更為多元化的公共服務(wù)方式。應(yīng)在傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)上，通過微博、微信等新媒體平臺，對公共電子檔案信息內(nèi)容進行廣泛宣傳，進一步提升社會公眾和社會組織對于公共部門電子檔案的認知。同時加大對電子檔案信息資源的開發(fā)，結(jié)合中心工作和社會公眾需，形成有針對性的檔案信息服務(wù)內(nèi)容，進一步提升公共部門電子檔案服務(wù)競爭力[3 ]。

3.2 采用電子檔案管理新技術(shù)

為更好地兼顧公共部門電子檔案安全與效益，有必要引進運用現(xiàn)代電子檔案管理技術(shù)，提升公共部門電子檔案管理效能和安全屬性。應(yīng)采用區(qū)塊鏈技術(shù)，充分利用區(qū)塊鏈技術(shù)可追溯性和不可篡改性特征，將其作為公務(wù)部門電子檔案管理的重要手段和方式。存儲到區(qū)塊鏈上的電子檔案內(nèi)容，無論是內(nèi)容變動還是傳遞，都需要整個平臺的其他節(jié)點確認，相應(yīng)地也就確保了區(qū)塊鏈電子檔案信息的安全，相關(guān)人員無法故意對相關(guān)數(shù)據(jù)進行修改。同時要利用時間戳和哈希指針技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)對電子檔案信息數(shù)據(jù)整個周期的全程追溯，全面、公開、透明地展現(xiàn)電子檔案在生成和變動過程中的所有節(jié)點，實現(xiàn)“牽一發(fā)而動全身”，有效地降低電子檔案數(shù)據(jù)存儲風(fēng)險。同時通過加密協(xié)議也能有效地防止電子檔案在共建共享過程中遭到外部網(wǎng)絡(luò)攻擊的可能性。

3.3 完善電子檔案管理制度機制

隨著大數(shù)據(jù)、云計算與公共部門電子檔案管理的深度融合，為進一步提升公共部門電子檔案管理質(zhì)量，更好地服務(wù)廣大人民群眾，有必要制定更為嚴格的電子檔案管理制度機制，為電子檔案管理工作和相關(guān)服務(wù)工作開展提供扎實的制度依據(jù)。要聘請相關(guān)專家學(xué)者，廣泛地邀請公共部門電子檔案參與主體，對電子檔案管理制度機制建設(shè)的相關(guān)問題進行探討，通過集思廣益的方式，進一步提升電子檔案管理制度機制的科學(xué)性和系統(tǒng)性[4 ]。一是對制度機制重新進行梳理和完善。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理也出現(xiàn)了很多新情況、新特征，如果公共部門在電子檔案管理過程中依然沿用傳統(tǒng)的管理制度，勢必會影響公共部門電子檔案管理質(zhì)量。為此，公共部門有必要對原有的電子檔案管理制度機制重新進行梳理，對于已經(jīng)落后于時代發(fā)展的電子檔案管理機制及時廢止，對于在公共部門電子檔案管理過程中出現(xiàn)的新問題、新情況仔細研究，并形成有針對性的管理制度機制，進一步提升公共管理部門的電子檔案管理質(zhì)量。二是加大電子檔案管理制度機制的落實力度。將電子檔案管理制度機制落實與獎勵機制有機結(jié)合，充分發(fā)揮獎勵機制的引導(dǎo)作用。對于在電子檔案管理過程中表現(xiàn)突出，落實制度堅決徹底的檔案管理人員應(yīng)給予一定的嘉獎，充分發(fā)揮其模范帶頭作用，在公共部門內(nèi)部形成落實電子檔案管理制度機制的良好氛圍，進一步發(fā)揮制度機制的引導(dǎo)性功能和約束性作用[5 ]。

3.4 加強電子檔案管理人才隊伍建設(shè)

無論是公共部門電子檔案管理，還是電子檔案信息服務(wù)，都需要電子檔案管理人員的具體參與?？梢哉f，電子檔案管理人員能力素質(zhì)高低直接決定了公共部門電子檔案管理質(zhì)量和服務(wù)能力。因此，新形勢下公共部門在電子檔案管理過程中有必要將電子檔案管理人才隊伍建設(shè)作為重要方面。一是公共部門應(yīng)充分認識電子檔案管理人才隊伍建設(shè)的重要性。結(jié)合公共部門電子檔案管理實際需要廣納賢士，通過政府統(tǒng)一考試和公共部門社會招考相結(jié)合方式，將優(yōu)秀的電子檔案管理人才吸納到檔案管理部門，充實公共部門電子檔案管理隊伍，進一步提升公共部門電子檔案服務(wù)能力和水平。二是針對新進入的電子檔案人員進行系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)。很多新招進的電子檔案管理人才雖然對電子信息技術(shù)和檔案專業(yè)比較熟悉，但缺乏相應(yīng)的檔案安全意識、主動服務(wù)意識和具體工作經(jīng)驗，因此，應(yīng)對這些人員進行相對系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容既要涉及當前公共部門電子檔案服務(wù)特點、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)規(guī)律，也要涉及公共部門電子檔案安全管理，提升這些人員的安全意識、保密意識、服務(wù)意識和創(chuàng)新意識。三是完善電子檔案管理部門的日常教育培訓(xùn)。公共部門應(yīng)制定電子檔案管理人才培訓(xùn)計劃，細化培訓(xùn)方案，優(yōu)化培訓(xùn)流程，提升電子檔案管理人才培訓(xùn)效果。同時給予電子檔案管理人才培訓(xùn)必要的經(jīng)費支持和組織保障，進一步提升電子檔案管理人才的綜合能力和素質(zhì)，更好地投身到公共部門電子檔案管理和服務(wù)之中。應(yīng)充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，實現(xiàn)對電子檔案信息資源的合理開發(fā)利用，更好地體現(xiàn)出公共部門電子檔案的優(yōu)勢和價值。

總之，新形勢下，公共部門在電子檔案管理過程中應(yīng)充分認識現(xiàn)代信息技術(shù)對電子檔案管理產(chǎn)生的深刻影響，從公共部門的公益屬性出發(fā)，結(jié)合社會公眾和社會組織對于公共部門電子檔案的實際需要，對服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)手段進行創(chuàng)新和完善，進一步提升檔案信息服務(wù)的針對性和有效性，提高其社會效益。同時重視公共部門電子檔案安全工作，強化有關(guān)部門及人員的安全意識，主動將安全制度貫穿到檔案管理工作始終，確保公共部門電子檔案信息安全，實現(xiàn)電子檔案管理安全與效益雙贏。

參考文獻：

[1]何思源，劉越男.政務(wù)云環(huán)境中的檔案安全保障生態(tài)模型與策略研究[J].圖書館論壇，2021（7）：10.

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[3]錢秀芳.區(qū)塊鏈技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探討[J].檔案與建設(shè)，2020（5）：4.

[4]阮奠英.論檔案管理中的電子檔案管理[J].教育研究，2021（6）：29—30.

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（作者單位：山東省臨沂市城市建設(shè)勘察測繪院）