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1.采購供應(yīng)系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的常見問題

科學(xué)合理的企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)能夠提高企業(yè)整體運(yùn)行效率、節(jié)約運(yùn)作成本和提高企業(yè)相關(guān)業(yè)績等作用。雖然相關(guān)內(nèi)容下的某個(gè)流程不一定適用于每一個(gè)企業(yè)，但是各個(gè)企業(yè)在流程設(shè)計(jì)方面卻存在著相似性問題。較大多數(shù)企業(yè)常見的流程問題包含四個(gè)方面：

1）企業(yè)常見的流程問題一∶關(guān)注內(nèi)部流程，忽視外部流程。在現(xiàn)實(shí)中，一方面，很多企業(yè)只關(guān)注自身內(nèi)部的流程優(yōu)化問題，卻忽視了上下游其他關(guān)聯(lián)企業(yè)的流程優(yōu)化，進(jìn)而產(chǎn)生了一系列問題；另一方面，即便某些企業(yè)看到了外部流程與內(nèi)部流程銜接的重要性，但是由于下游的銷售環(huán)節(jié)是能夠直接給企業(yè)帶來利潤的地方，因此與下游環(huán)節(jié)的流程銜接問題往往是企業(yè)關(guān)注的焦點(diǎn)，而對(duì)于與上游供應(yīng)環(huán)節(jié)的銜接卻缺少考慮，這也是導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)外部流程銜接不暢的重要原因。

2）企業(yè)常見的流程問題二∶核心業(yè)務(wù)流程不明確。業(yè)務(wù)流程是實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品和服務(wù)從起點(diǎn)到終點(diǎn)這一流動(dòng)的過程，其中包含核心業(yè)務(wù)流程和非核心業(yè)務(wù)流程。如何才能界定某個(gè)流程是核心流程，是由企業(yè)的戰(zhàn)略決定的。

當(dāng)我們把企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)分解到各個(gè)層次、各個(gè)部門后，就會(huì)找到核心業(yè)務(wù)流程。例如，在建筑項(xiàng)目中，采購部門要采購涉及到很多物資，有的物資采購是用于業(yè)務(wù)流程中，如運(yùn)用在實(shí)體建筑中的物資，而有的是用在管理流程中，如辦公用品等。在用于業(yè)務(wù)流程的物資中，有的物資對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)非常重要，而有的物資并不重要。如果重要的物資采購供應(yīng)系統(tǒng)設(shè)計(jì)不當(dāng)、造成采購浪費(fèi)或采購成本居高不下，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)就無法實(shí)現(xiàn)。由此可見，這些企業(yè)采購中的重要物資的采購流程就是核心業(yè)務(wù)流程，該部分重要物資的采購供應(yīng)系統(tǒng)設(shè)計(jì)又成為企業(yè)采購供應(yīng)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重中之重。

因此，并不是所有的業(yè)務(wù)流程都是核心業(yè)務(wù)流程，只有對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)影響非常大的流程才是核心業(yè)務(wù)流程。在企業(yè)經(jīng)營管理過程中，要把有限的人、財(cái)、物等資源向核心業(yè)務(wù)流程傾斜，首先保證其得到滿足，這也是本文探討的重點(diǎn)。

3）企業(yè)常見的流程問題三∶存在流程分割和沖突現(xiàn)象。企業(yè)內(nèi)部各職能部門之間經(jīng)常會(huì)存在指令上的矛盾沖突，其原因在于企業(yè)對(duì)流程的割裂。例如，物資部門考慮的僅僅是本部門內(nèi)部采購流程的合理性，生產(chǎn)管理部門考慮的只是相對(duì)于本部門內(nèi)部生產(chǎn)流程的合理性，而運(yùn)營管理部門考慮的又是只關(guān)于運(yùn)營流程的合理性等，對(duì)于企業(yè)整體流程的合理性反而被忽略了。

如何處理這一問題呢？應(yīng)該站在全局角度把握企業(yè)的整體業(yè)務(wù)流程。部門之間的沖突來自它們之間關(guān)系的不協(xié)調(diào)，而這個(gè)關(guān)系是由企業(yè)的流程決定的。因此，要定期或不定期地針對(duì)隱藏在各個(gè)職能部門背后的流程進(jìn)行公開討論，梳理其中的主輔或者協(xié)從關(guān)系。并且，在整個(gè)問題解決過程中，必須由各部門的負(fù)責(zé)人與企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人員共同協(xié)商。盡管問題的解決思路是明確的，但是在具體落實(shí)的時(shí)候，還要考慮方法的應(yīng)用、場合和時(shí)機(jī)的把握等環(huán)節(jié)。

4）企業(yè)常見的流程問題四∶解決流程問題缺乏靈活性。很多企業(yè)的流程出現(xiàn)問題后，往往基于明確的規(guī)章制度進(jìn)行處理和解決，這種操作方法雖然簡捷但具有兩面性。任何管理措施都具有兩面性，關(guān)鍵是我們?nèi)绾慰创挽`活運(yùn)用，應(yīng)針對(duì)不同的企業(yè)進(jìn)行有效地應(yīng)變?；谄髽I(yè)管理流程，應(yīng)針對(duì)相應(yīng)的急需、特殊采購制定相應(yīng)的應(yīng)急流程，使企業(yè)采購供應(yīng)系統(tǒng)更加人性化。

2.采購供應(yīng)流程設(shè)計(jì)的基本點(diǎn)和原則

2.1 流程設(shè)計(jì)的基本點(diǎn)

采購供應(yīng)流程的設(shè)計(jì)要符合自身企業(yè)的整體管理模式和運(yùn)營特點(diǎn)，只有做到適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展要求，才能實(shí)現(xiàn)采購供應(yīng)目標(biāo)。流程設(shè)計(jì)的基本要求是：流程的管理可控和效率最高，這是流程穩(wěn)健運(yùn)營的基礎(chǔ)。

（1）管理可控是流程運(yùn)作的必要條件。流程只有在管理可控的框架下運(yùn)行，才能保證流程的不斷優(yōu)化，才能保證流程的效率最高。流程的管理可控主要包括局部可控性和整體可控性兩個(gè)方向。局部可控性，是指流程系統(tǒng)中各個(gè)子流程或關(guān)鍵環(huán)節(jié)要實(shí)現(xiàn)管理可控，如物品的尋源、采購、認(rèn)證、驗(yàn)收、配送、付款等子流程要分別實(shí)現(xiàn)流程的管理可控。流程的局部可控性是流程可控性不可或缺的環(huán)節(jié)和基礎(chǔ)；而整體可控性是尋求流程整體管理可控性、實(shí)現(xiàn)流程整體效率最高的關(guān)鍵。為了消除各個(gè)子流程之間在服務(wù)水平、技術(shù)水平和經(jīng)營管理等方面存在的差異與矛盾，必須從流程整體的管理可控性角度入手，實(shí)現(xiàn)流程的整體可控性。

（2）效率最高是流程設(shè)計(jì)的關(guān)鍵點(diǎn)。流程設(shè)計(jì)是為了適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展需要，對(duì)企業(yè)采購供應(yīng)流程中各個(gè)職能的整合，降低企業(yè)的采購供應(yīng)成本，提升采購供應(yīng)效率，促進(jìn)采購供應(yīng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，在進(jìn)行流程設(shè)計(jì)時(shí)，須將實(shí)現(xiàn)效率最高放在首要位置。

對(duì)任何流程來說[2]，要保持其高效運(yùn)作，順利實(shí)現(xiàn)其采購供應(yīng)目標(biāo)，就要對(duì)其流程進(jìn)行必要的管理控制。缺乏控制的流程，不利于采購供應(yīng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；而過分的控制，又會(huì)損害流程效率的實(shí)現(xiàn)。流程設(shè)計(jì)就是在平衡管理控制和效率最高的矛盾中，實(shí)現(xiàn)采購供應(yīng)的效率最優(yōu)化。

2.2 流程設(shè)計(jì)的原則

在平衡流程設(shè)計(jì)基本點(diǎn)的條件下，采購供應(yīng)流程設(shè)計(jì)要遵循流程的標(biāo)準(zhǔn)化、透明化原則，在滿足管理和業(yè)務(wù)需求的情況下實(shí)現(xiàn)流程最優(yōu)化。

（1）流程設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)化原則，是指設(shè)計(jì)的流程必須包含采購供應(yīng)相關(guān)的所有活動(dòng)，所有活動(dòng)必須職責(zé)分工明確，以達(dá)到可遵循、可追溯。流程、子流程及細(xì)分后的活動(dòng)/過程/任務(wù)，都要有對(duì)應(yīng)的擁有者和用戶，參與運(yùn)作的人力/系統(tǒng)資源，輸入、輸出內(nèi)容，控制規(guī)則/制度，衡量指標(biāo)。要避免重復(fù)執(zhí)行內(nèi)容完全相同的流程。要參照業(yè)界的先進(jìn)管理實(shí)踐，建立可行的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，減少直至消除不增值的流程環(huán)節(jié)。

（2）流程設(shè)計(jì)的透明化原則，是指要考慮現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，縮短信息傳遞路徑，實(shí)現(xiàn)高效溝通。組織體制盡最大可能扁平化，提高相關(guān)方的協(xié)同工作效率。

采購供應(yīng)流程設(shè)計(jì)也是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的工作，企業(yè)要在不斷變化的競爭環(huán)境中，不斷修正、改進(jìn)自身的流程，再造流程，讓流程可以適應(yīng)變動(dòng)的環(huán)境，使采購供應(yīng)可以高效地滿足各個(gè)部門對(duì)物資和服務(wù)的需要，保持流程在合理、先進(jìn)、科學(xué)的水平上持續(xù)發(fā)展。

3.流程設(shè)計(jì)的因素和關(guān)鍵點(diǎn)

3.1 流程設(shè)計(jì)的因素

采購供應(yīng)流程，一般分成管理流程和業(yè)務(wù)流程。管理流程和業(yè)務(wù)流程是采購供應(yīng)流程的兩個(gè)層次，共同構(gòu)成流程的一個(gè)整體。管理流程是采購供應(yīng)流程的宏觀層面，確立流程的發(fā)展方向和指導(dǎo)原則，而業(yè)務(wù)流程是采購供應(yīng)流程的微觀層次，是流程的操作層次和執(zhí)行層次，在設(shè)計(jì)流程時(shí)要統(tǒng)籌流程的兩個(gè)層次，注意考慮以下因素∶

（1）流程的完整性。要將采購供應(yīng)所涉及的一切活動(dòng)都納入采購管理流程中，流程不完整不可能實(shí)現(xiàn)可控，更不是好的管理。而流程過于簡單、監(jiān)控點(diǎn)設(shè)置不夠等，將致使采購過程操作失去控制，產(chǎn)生質(zhì)量、供應(yīng)、價(jià)錢等問題。在很多企業(yè)里，采購供應(yīng)管理人員往往容易疏忽物品認(rèn)證、策略制定、物品族架構(gòu)、組織機(jī)構(gòu)評(píng)估等管理流程，從而釀成質(zhì)量管理差、整體運(yùn)行效率低等不良后果。

（2）全局性高于個(gè)體性。一個(gè)復(fù)雜的流程往往會(huì)孕育一些個(gè)性化的流程/活動(dòng)，在確保物流、資金流、信息流合理和順暢的情況下，要從全局的視角進(jìn)行評(píng)估，決定取舍，主次分明，適度的個(gè)性化，以控制運(yùn)作成本，保證全局高效運(yùn)行。至于個(gè)別員工素質(zhì)較低，掌握和運(yùn)用信息技術(shù)能力有限，則應(yīng)通過培訓(xùn)來提高其水平，不能因此而降低流程的整體檔次。

（3）時(shí)效性。企業(yè)的發(fā)展、環(huán)境的變化，新管理、新技術(shù)都可能使得既有流程不能適應(yīng)新情況，定期或不定期地對(duì)流程評(píng)估本身就是一項(xiàng)必需的流程。

3.2 流程設(shè)計(jì)的關(guān)鍵點(diǎn)

在設(shè)計(jì)一個(gè)采購供應(yīng)流程時(shí)，還要注意使流程滿足以下的關(guān)鍵點(diǎn)∶

（1）流程的結(jié)構(gòu)要與采購物品種類、數(shù)量、地域相匹配、相適應(yīng)。過多的流程環(huán)節(jié)會(huì)增添流程運(yùn)作成本，降低效率，而流程過于簡化；將致使流程操作失去控制，產(chǎn)生物品質(zhì)量、物品供應(yīng)等問題。

圖1 新業(yè)態(tài)下企業(yè)采購供應(yīng)業(yè)務(wù)流程圖

（2）流程要與企業(yè)的內(nèi)外信息系統(tǒng)融合在一起，提高企業(yè)對(duì)采購供應(yīng)信息的處理速度。

（3）流程的設(shè)計(jì)，要利于對(duì)各環(huán)節(jié)的效率、績效作明確的界定、評(píng)估，便于后續(xù)的流程優(yōu)化、調(diào)整。

（4）流程應(yīng)可以隨時(shí)跟蹤采購供應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)展變化，適應(yīng)內(nèi)部和外部環(huán)境的變化，調(diào)整流程結(jié)構(gòu)。

（5）流程要反映出采購人員在生產(chǎn)、市場運(yùn)行過程中，對(duì)物品狀況的認(rèn)知度。由于企業(yè)自身的經(jīng)營特點(diǎn)、在行業(yè)中所處的位置差異，在流程設(shè)計(jì)中，上述的關(guān)鍵點(diǎn)不一定面面俱到，企業(yè)要根據(jù)自身的發(fā)展規(guī)律，設(shè)計(jì)出合理、有效的業(yè)務(wù)流程，并根據(jù)現(xiàn)實(shí)的發(fā)展情況不斷優(yōu)化流程。

流程優(yōu)化從兩個(gè)方面著手，一是隨著企業(yè)生產(chǎn)及領(lǐng)域的變化而調(diào)整，二是滿足流程輸出績效指標(biāo)的最優(yōu)。

（1）企業(yè)總是處在發(fā)展變化之中，產(chǎn)品的升級(jí)換代，規(guī)模擴(kuò)大與縮小，經(jīng)營區(qū)域的變化這些都會(huì)對(duì)流程產(chǎn)生直接或間接的影響，要根據(jù)變化情況，決定對(duì)企業(yè)流程的調(diào)整。

（2）流程運(yùn)行過程中，還要根據(jù)流程輸出績效指標(biāo)的情況，對(duì)流程進(jìn)行整合，要使流程的績效指標(biāo)處于較高的行業(yè)水準(zhǔn)，這可通過對(duì)流程進(jìn)行層層評(píng)估提升流程的績效。

4.結(jié)束語

為企業(yè)實(shí)現(xiàn)成為“全球最具競爭力的一流企業(yè)”的戰(zhàn)略謀略，應(yīng)系統(tǒng)進(jìn)行采購供應(yīng)全方位的流程再造，實(shí)現(xiàn)采購系統(tǒng)創(chuàng)新三大主流程，即策略性采購、供應(yīng)商關(guān)系管理和采購執(zhí)行流程，稱為采購管理的一級(jí)流程。新業(yè)態(tài)下策略性采購流程讓采購人員在充分了解市場信息和內(nèi)部用戶需求的基礎(chǔ)上，在“總成本”理論的指導(dǎo)下，制定物資采購策略，運(yùn)用最優(yōu)的流程選擇最符合企業(yè)利益的供應(yīng)商并簽訂合同。采購人員利用供應(yīng)商關(guān)系管理流程梳理潛在供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)證，與供應(yīng)商建立長期合作機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估、監(jiān)督完善。采購執(zhí)行流程處理從需求到付款的采購執(zhí)行過程，包括需求的提出、審批，處理訂單、發(fā)送訂單、確認(rèn)訂單，物資接收、檢驗(yàn)，發(fā)票處理和付款等環(huán)節(jié)。從需求確認(rèn)、尋源簽約、檢測驗(yàn)收、倉儲(chǔ)配送、異議處理到結(jié)算付款，實(shí)施集中管理。

綜上，新業(yè)態(tài)下企業(yè)流程管理中要注重系統(tǒng)流程的設(shè)計(jì)和動(dòng)態(tài)調(diào)整，企業(yè)應(yīng)該站在戰(zhàn)略的高度，從全局的角度發(fā)掘和分析流程中的問題，并找出有針對(duì)性的應(yīng)對(duì)措施和解決方案。例如，按照文章中提出的流程設(shè)計(jì)的原則和基本點(diǎn)，以及設(shè)計(jì)和優(yōu)化的關(guān)鍵點(diǎn)，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營系統(tǒng)及流程進(jìn)行全面的戰(zhàn)略診斷與分析，就可以確定哪些是核心流程，哪些是主要流程，哪些是次要流程等問題。同時(shí)，系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)應(yīng)該區(qū)分管理流程和業(yè)務(wù)流程，合理配置運(yùn)行系統(tǒng)的資源。