文/龍巖市人民政府信訪局 闕嬪濱

文秘工作是文書檔案工作的重要基礎(chǔ)，很多文書檔案源于文秘工作的開展，相應(yīng)的文書檔案管理也是文秘工作的延伸。因此，在推進(jìn)文秘工作與文書檔案一體化管理進(jìn)程中要充分尊重二者的客觀聯(lián)系，充分認(rèn)識(shí)到文秘工作與文書檔案一體化管理的重要性和必要性，對(duì)文秘工作以及檔案管理工作流程進(jìn)行認(rèn)真梳理，對(duì)于二者一體化管理存在的問題提出具體可行的解決措施，進(jìn)一步提升一體化管理效率。

一、文秘工作與文書檔案一體化管理的必要性

無論是文秘工作的開展，還是文書檔案一體化管理，都以公文作為基礎(chǔ)，公文是文秘工作的核心內(nèi)容，也是文書檔案收集的主要對(duì)象，對(duì)有保存價(jià)值的公文會(huì)通過一系列的篩選和流程，將其作為文書檔案保存起來。文秘工作是否規(guī)范會(huì)直接影響公文質(zhì)量，而公文質(zhì)量又直接決定文書檔案的質(zhì)量，因此在文書檔案管理過程中應(yīng)給予文秘工作足夠的重視。做好文秘工作是推進(jìn)文書檔案一體化管理的重要基礎(chǔ)，同時(shí)文書檔案也是檢驗(yàn)文秘工作質(zhì)量的重要方式。從文書檔案的利用價(jià)值看，文書檔案自身能夠提供信息查詢、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、積累知識(shí)、發(fā)展生產(chǎn)等諸多功能，文秘工作者可以通過文書檔案查詢了解之前領(lǐng)導(dǎo)講話風(fēng)格，借鑒之前公文樣式進(jìn)行公文起草，完善當(dāng)前規(guī)章制度?？梢栽谡呗鋵?shí)和糾紛處理方面借助文書檔案獲得相關(guān)政策依據(jù)。還可以通過文書檔案前后對(duì)比，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前文書起草、文書處理工作中存在的問題，進(jìn)一步提升文書工作效率和質(zhì)量。

文秘工作與文書檔案管理一體化是指在文秘工作與文書檔案管理工作融合過程中主動(dòng)將現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用其中，實(shí)現(xiàn)二者工作狀態(tài)、工作內(nèi)容的有機(jī)整合和銜接，在文秘工作與文書檔案管理一體化理念下，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢，找到文秘工作與文書檔案管理工作聯(lián)系的契合點(diǎn)，進(jìn)而按照文書檔案管理的相關(guān)要求開展文秘工作。同時(shí)，文書檔案管理工作也要結(jié)合文秘工作特點(diǎn)，對(duì)文書檔案管理操作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行優(yōu)化，最后形成統(tǒng)一完善的工作體系。要通過文秘工作與文書檔案管理工作內(nèi)容和形式的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的協(xié)同進(jìn)步、協(xié)同推進(jìn)。

在具體實(shí)施過程中，要做好如下方面：一方面，要對(duì)文書及其檔案進(jìn)行細(xì)致梳理，按照相關(guān)制度要求，分門別類地形成文書檔案管理目錄，如按照單位領(lǐng)導(dǎo)講話、發(fā)言材料、會(huì)議記錄、工作方案、政務(wù)文件等進(jìn)行文書檔案分類，通過檔案分類方便后期利用開發(fā)和整理。文書檔案一體化管理就是要利用現(xiàn)代檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件材料和文書檔案的同步管理，通過文書檔案臺(tái)賬和目錄，提升文書檔案管理的精準(zhǔn)性和系統(tǒng)性；另一方面，文秘工作與文書檔案一體化管理有助于實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，避免重復(fù)勞動(dòng)。傳統(tǒng)文書檔案管理主要以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著文書檔案管理規(guī)模的不斷擴(kuò)大，檔案管理部門需要增加人力、物力、財(cái)力，才能夠確保文書檔案得到有效管理，但在這一過程中難免在分類和加工過程中出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象。實(shí)施文書檔案一體化管理能夠有效避免重復(fù)勞動(dòng)，提升文書檔案管理效率。在具體實(shí)施過程中，可以建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，將原來的紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字文書檔案，實(shí)現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)云端存儲(chǔ)共享，提升文書檔案信息利用效率，擴(kuò)大文書檔案信息利用范圍。

二、文秘工作與文書檔案一體化管理的路徑

推動(dòng)文秘工作與文書檔案一體化管理進(jìn)程需要找到二者的契合點(diǎn)。在具體實(shí)施過程中，要進(jìn)一步強(qiáng)化文檔一體化整體意識(shí)；在實(shí)踐工作中要完善相關(guān)制度機(jī)制和流程標(biāo)準(zhǔn)，通過文書立卷、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、制度機(jī)制建設(shè)、人才保障建設(shè)等措施，實(shí)現(xiàn)兩者一體化推進(jìn)。

（一）完善文書立卷工作。公文立卷工作是文書檔案管理的重要前提，在文書立卷工作開展過程中，相關(guān)工作人員要始終保持清醒頭腦，確保立卷內(nèi)容條理清晰，相關(guān)部門在自身審核基礎(chǔ)之上，還應(yīng)該由檔案管理人員對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行梳理，在完成文書檔案立卷歸檔之后，才可以正式成為文書檔案收集對(duì)象。文書立卷是實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案一體化管理工作銜接的重要載體。在工作制定階段，公文生成部門要制定詳細(xì)的立卷工作計(jì)劃，嚴(yán)格按照文書檔案管理的相關(guān)要求進(jìn)行細(xì)致操作，確保工作流程科學(xué)合理，并借助文書立卷實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案管理工作的有效銜接。同時(shí)文秘工作者在公文立卷過程中一定要確保文書資料的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性，只有滿足內(nèi)容真實(shí)完整，才能夠確保文書資料具備價(jià)值，才能夠?yàn)楹罄m(xù)的檔案信息資源開發(fā)提供保障。從階段和范圍看，文書立卷工作是文秘工作的最后階段，也是文書檔案管理工作的起始階段。因此要針對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的公文檔案和文書立卷等相關(guān)工作培訓(xùn)，讓相關(guān)工作人員從思想上對(duì)文書立卷工作足夠重視，充分理解文書立卷工作的意義和價(jià)值。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展，文書立卷也開始呈現(xiàn)智能化和信息化特點(diǎn)，工作人員既要做好紙質(zhì)版的檔案材料整理，也要借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段形成電子檔案，并嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行上傳。

（二）搭建一體化管理數(shù)據(jù)庫。文秘工作和文書檔案一體化管理需要借助一定的信息載體。因此在具體工作開展過程中要借助多種信息技術(shù)，為文秘工作和文書檔案一體化管理二者融合提供技術(shù)保障。一方面，要實(shí)現(xiàn)檔案管理部門的檔案管理信息系統(tǒng)和文秘工作方面的公文處理系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)的有效銜接，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容，傳輸錯(cuò)誤問題，實(shí)現(xiàn)公文信息、檔案數(shù)據(jù)、文書檔案數(shù)據(jù)的同步傳輸和共享；另一方面，要積極推進(jìn)云平臺(tái)、云共享建設(shè)。要充分認(rèn)識(shí)到，要想實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，就需要實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)上的橫向和縱向大數(shù)據(jù)共享，應(yīng)積極探索與知名互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)合作，打造云平臺(tái)，為大數(shù)據(jù)共享提供載體和保障。同時(shí)要充分利用大數(shù)據(jù)在信息檢索方面的優(yōu)勢和特點(diǎn)，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，進(jìn)一步提升文書檔案管理效率。文書檔案保存和利用具有非常重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益。因此，應(yīng)將加強(qiáng)文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為文秘工作和文書檔案一體化管理的重要方面，通過文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)多種文書檔案信息的有效整合，為后續(xù)文書檔案一體化管理以及相關(guān)檔案信息資源開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要想實(shí)現(xiàn)文秘工作和文書檔案一體化管理，就需要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和流程。一方面，在具體工作開展過程中應(yīng)結(jié)合國家相關(guān)部門對(duì)于一體化建設(shè)的相關(guān)指導(dǎo)思想，主動(dòng)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展潮流，從內(nèi)部結(jié)構(gòu)入手，確保系統(tǒng)與系統(tǒng)之間規(guī)范對(duì)接，進(jìn)一步提升文檔一體化在應(yīng)用階段的適應(yīng)能力，使文秘檔案和文秘工作配合得更為緊密，充分發(fā)揮文檔一體化管理模式的最大效用。同時(shí)，加強(qiáng)文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)在工作環(huán)節(jié)最大范圍的信息共享，為提升工作效率創(chuàng)造有利條件。在構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的前提之下，還應(yīng)該從文秘工作和文書檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，讓整個(gè)文檔一體化應(yīng)用范圍得到相關(guān)部門和相關(guān)工作人員的認(rèn)可，讓文檔一體化向通用型和應(yīng)用型方向邁進(jìn)。加強(qiáng)文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，關(guān)鍵在于相關(guān)工作人員的能力和素質(zhì)，只有相關(guān)工作人員彼此熟悉、相互配合，才能夠?qū)﹃P(guān)鍵步驟進(jìn)行有效管理和監(jiān)督。因此要加強(qiáng)對(duì)文秘工作者和文書檔案管理工作者的考核和激勵(lì)，通過構(gòu)建更為合理的考核體系，加強(qiáng)對(duì)日常工作的管理，提升文秘工作與文書檔案管理工作者的積極性，確保兩者工作狀態(tài)有效銜接。此外，要完善相應(yīng)管理機(jī)制，明確工作內(nèi)容和工作任務(wù)，使一體化建設(shè)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。

（四）強(qiáng)化文書檔案安全保障。文秘工作與文書檔案一體化管理難免會(huì)涉及帶有密級(jí)的檔案。這就需要文秘工作者和文書檔案管理人員在一體化進(jìn)程中對(duì)相關(guān)重要的公文進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù)，切實(shí)保障重要檔案信息資源安全。文秘工作與文書檔案一體化管理難免會(huì)涉及多種信息技術(shù)的應(yīng)用，因此在系統(tǒng)和平臺(tái)建設(shè)方面要確保網(wǎng)絡(luò)安全。在具體實(shí)施過程中要選擇好的殺毒軟件，防止外部病毒入侵，同時(shí)還要定期對(duì)重要檔案信息資源進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。內(nèi)網(wǎng)要建立防火墻，防止外部人員非法訪問和入侵。文書工作人員和檔案管理人員要將網(wǎng)絡(luò)信息安全作為重要工作方面，要嚴(yán)格按照文書檔案安全管理相關(guān)制度要求落實(shí)安全工作，定期更換殺毒軟件和防火墻，定期對(duì)系統(tǒng)病毒進(jìn)行檢查，一旦發(fā)現(xiàn)病毒入侵，要及時(shí)采取有效措施進(jìn)行封堵。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作也必須與時(shí)俱進(jìn)，在提升文書檔案管理效率的同時(shí)，還應(yīng)該通過文檔一體化管理模式創(chuàng)新，確保檔案信息安全。

總之，新時(shí)期文秘工作和文書檔案一體化管理體現(xiàn)出其重要性和價(jià)值，并對(duì)日常工作起著重要指導(dǎo)性作用。因此，要想實(shí)現(xiàn)文秘工作與文書檔案一體化管理工作有機(jī)融合，需要將文檔一體化合二為一，兼顧二者需求和特點(diǎn)，找到二者的關(guān)聯(lián)點(diǎn)，并實(shí)現(xiàn)二者的有機(jī)結(jié)合和運(yùn)用。此外，要采取有效措施，進(jìn)一步提升文秘工作人員和檔案管理工作人員責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和主動(dòng)意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到自身所從事工作的價(jià)值和作用，進(jìn)而推動(dòng)文秘工作與文書檔案管理工作有機(jī)融合。