文/三江學(xué)院 王華

高校辦公室作為學(xué)生工作管理以及高校工作運(yùn)行的組織者與助力者，其地位不言而喻。在新時(shí)期，為了促進(jìn)現(xiàn)代化高校辦公室管理工作的提升和高校資源管理的整合與利用，許多高校辦公室逐漸將工作重點(diǎn)放在了提升自身工作效率上，不斷積極學(xué)習(xí)優(yōu)秀的辦公室管理策略，優(yōu)化辦公室管理辦法，打破傳統(tǒng)辦公室工作模式壁壘，努力落實(shí)高校辦公室管理工作。

一、高校辦公室管理工作問題分析

高校辦公室是高校內(nèi)部信息與外部信息連接并進(jìn)行交流溝通的窗口，在高校內(nèi)部起到承上啟下、上傳下達(dá)的作用，所以，高校辦公室的工作效率關(guān)乎高校的形象。現(xiàn)階段，高校辦公室管理工作效率低下，大致可從以下三個(gè)方面進(jìn)行分析：

（一）辦公室職能定位缺失。新時(shí)期，高校辦公室管理工作涉及高校各項(xiàng)管理工作的調(diào)度與規(guī)劃，與高校未來發(fā)展方向有著密不可分的聯(lián)系。但是在具體的高校辦公室工作當(dāng)中，部分高校辦公室管理人員對(duì)自身的職能定位有著模糊不清的認(rèn)知，對(duì)于高校辦公室行政管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致自己最終成為高校師生的“服務(wù)生”。除此之外，在具體的工作當(dāng)中，高校辦公室工作人員以及高校高層領(lǐng)導(dǎo)人員缺乏對(duì)辦公室管理工作的重視，導(dǎo)致許多高校教師、輔導(dǎo)員將高校辦公室視為“后勤部門”，一律將瑣碎的雜事交由辦公室處理，導(dǎo)致高校辦公室的真正職能未能得到發(fā)揮與體現(xiàn)。

（二）辦公室管理觀念落后。高校辦公室管理工作有著復(fù)雜性、瑣碎性和廣泛性的特點(diǎn)。高校辦公室管理工作所涉及的內(nèi)容十分廣泛，其流程也較為復(fù)雜。辦公室的各個(gè)職位的職責(zé)和工作是不同的，所以日常高校辦公室管理工作運(yùn)作過程中呈現(xiàn)出龐雜的情況。雖然部分辦公室人員意識(shí)到自身的工作意義，但是在具體的管理過程當(dāng)中，由于高校內(nèi)事務(wù)管理較為繁雜，執(zhí)行難度較高，并且高校辦公室的辦公制度未能建立或完善，部分職工的工作責(zé)任意識(shí)較為淡薄，在管理過程當(dāng)中常常顧此失彼，導(dǎo)致辦公室工作效率低下，不論是從外在或是內(nèi)在都制約了高校教育質(zhì)量的提升。

（三）辦公室制度缺乏完善。由于高校辦公室管理人員對(duì)自身的職能定位不清晰，所以將自己列為高校的“服務(wù)生”角色，在具體的管理工作當(dāng)中，往往較為被動(dòng)。除此之外，高校辦公室工作被動(dòng)的另外一個(gè)原因是其未能完善辦公室管理制度，缺乏專業(yè)且專項(xiàng)的規(guī)范條例，導(dǎo)致高校辦公室管理人員在處理具體的事務(wù)時(shí)出現(xiàn)權(quán)責(zé)不分的情況。并且，辦公室內(nèi)部的管理制度、責(zé)任制度和獎(jiǎng)懲制度未能健全，導(dǎo)致管理人員在工作當(dāng)中經(jīng)常推卸責(zé)任，形成辦公室內(nèi)的“散漫之風(fēng)”。

二、高校辦公室工作職能定位

為了提升高校教育質(zhì)量，首先在高校內(nèi)部要重視高校辦公室管理工作質(zhì)量，對(duì)于如何提升高校辦公室管理工作質(zhì)量，辦公室工作人員應(yīng)該對(duì)自身職能有清晰的認(rèn)知，從而激發(fā)出工作能動(dòng)性，保證辦公室工作有序進(jìn)行。新時(shí)期的高校辦公室工作職能，大致可分為以下三部分：

（一）政治管理職能。高校辦公室具有政治管理職能，其具體表現(xiàn)在高校政治制度的落地與執(zhí)行方面。高校辦公室要積極配合教育等部門各項(xiàng)要求，落實(shí)現(xiàn)代化教育政策，要在高校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，開展高校內(nèi)部的校務(wù)工作。高校辦公室人員首先要具備良好的政治修養(yǎng)，積極提升自身的政治管理職能，在高校領(lǐng)導(dǎo)以及黨政部門的領(lǐng)導(dǎo)與指示之下，開展高校政治管理工作。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃職能。高校辦公室作為高校內(nèi)部的重要行政管理部門，其工作內(nèi)容涵蓋了高校的各項(xiàng)運(yùn)營(yíng)，其中包括高校的行政運(yùn)營(yíng)、教學(xué)運(yùn)營(yíng)等，在工作當(dāng)中不僅要對(duì)接高校領(lǐng)導(dǎo)人的行政事務(wù)，對(duì)高校內(nèi)部的教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)以及競(jìng)賽活動(dòng)等需要做到詳盡且科學(xué)的安排。基于此，高校辦公室人員要具備良好的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，對(duì)于校內(nèi)所出現(xiàn)的各項(xiàng)問題，或者高校部門之間所出現(xiàn)的矛盾，要積極處理和協(xié)調(diào)，避免因?yàn)樘幚聿患皶r(shí)而影響工作的順利開展。

（三）行政服務(wù)職能?！袄卫伟盐辗?wù)宗旨，做好高校辦公室工作”是新時(shí)期高校辦公室的工作宗旨。在新時(shí)期，想提高高校辦公室工作效率，全體職工需要正確認(rèn)識(shí)自身的行政服務(wù)職能。通過優(yōu)化和改進(jìn)辦公室全體職工的服務(wù)理念、服務(wù)內(nèi)容，有效提升其服務(wù)質(zhì)量。除此之外，高校辦公室人員應(yīng)該積極學(xué)習(xí)新時(shí)期的服務(wù)理念和方法，為現(xiàn)代化高校師生的教學(xué)工作、教學(xué)活動(dòng)提供強(qiáng)大的保障。

三、新時(shí)期高校辦公室工作效率提升路徑

（一）增強(qiáng)服務(wù)管理意識(shí)，創(chuàng)新管理服務(wù)理念。新時(shí)期，高校在不斷提升自身辦學(xué)質(zhì)量方面，注重內(nèi)部的教學(xué)質(zhì)量和科研質(zhì)量。為了助力高校教學(xué)質(zhì)量和科研質(zhì)量的提升，高校辦公室人員應(yīng)該增強(qiáng)服務(wù)管理意識(shí)，積極創(chuàng)新服務(wù)理念，積極學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，建立完善的辦公室管理?xiàng)l例，強(qiáng)化辦公室管理職能，促進(jìn)自身協(xié)調(diào)能力和統(tǒng)籌能力得到充分體現(xiàn)與發(fā)揮。與此同時(shí)，由于高校各個(gè)院系之間的聯(lián)系需要借助高校辦公室進(jìn)行協(xié)調(diào)，高校辦公室人員提升自身的服務(wù)管理意識(shí)，能夠深入廣大師生的學(xué)習(xí)與工作當(dāng)中，做好“上傳下達(dá)”等方面的工作。

（二）采用精細(xì)化管理服務(wù)，提升辦公室管理服務(wù)質(zhì)量。在新時(shí)期，各個(gè)行業(yè)充分運(yùn)用了現(xiàn)代化科技技術(shù)，教育行業(yè)也不例外，為了達(dá)到提升高校辦公室工作質(zhì)量的目的，高校辦公室應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代科技，采用精細(xì)化管理，提升辦公室管理服務(wù)質(zhì)量。對(duì)此，高校辦公室工作人員首先應(yīng)該對(duì)現(xiàn)代科技進(jìn)行積極學(xué)習(xí)，然后對(duì)于精細(xì)化管理服務(wù)有正確的認(rèn)識(shí)。精細(xì)化管理服務(wù)是提高高校辦公室工作效率的前提條件，也是新時(shí)期創(chuàng)新辦公室管理模式的重要措施。同時(shí)，高校辦公室應(yīng)該高瞻遠(yuǎn)矚，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度分析高校發(fā)展的方向，確保各項(xiàng)政策條例能夠準(zhǔn)確落地。采用精細(xì)化的管理模式，堅(jiān)持以高校為中心，制定科學(xué)且合理的實(shí)施規(guī)則，將精細(xì)化管理理念運(yùn)用在高校政務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，有助于促進(jìn)高校管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）規(guī)范管理服務(wù)制度，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)管理。1.健全辦公室管理制度，規(guī)范工作程序。健全辦公室管理制度，規(guī)范辦公室管理工作程序是實(shí)現(xiàn)新時(shí)期背景下標(biāo)準(zhǔn)化辦公室管理工作的保證。標(biāo)準(zhǔn)化的高校辦公室管理制度是保證標(biāo)準(zhǔn)化工作流程的基礎(chǔ)，例如在辦公室文件管理、相關(guān)會(huì)議組織、高校工會(huì)的運(yùn)作、高校信訪接待工作等方面均能夠得到體現(xiàn)。與此同時(shí)，高校辦公室建立健全的管理制度能夠減少因辦公室人員工作疏忽等原因造成的不良影響，并且約束辦公室人員的工作行為，有助于提高高校辦公室的工作水平與管理能力。2.完善辦公室責(zé)任制度，提升工作效率。完善高校辦公室責(zé)任制度，將辦公室的工作以及工作責(zé)任落實(shí)到具體的人員身上，是保證工作質(zhì)量的關(guān)鍵。完善辦公室責(zé)任制度可以從辦公室人員考核機(jī)制、督辦機(jī)制、獎(jiǎng)懲制度中進(jìn)行切入，以此提升高校辦公室人員的工作積極性。由于高校辦公室的工作職能對(duì)于高校的發(fā)展有著特殊性，所以辦公室人員的不同崗位職責(zé)需要對(duì)接高校各個(gè)院系以及各個(gè)部門，確保工作職責(zé)與工作內(nèi)容準(zhǔn)確落實(shí)，從而提高高校辦公室的工作效率。

（四）樹立現(xiàn)代化服務(wù)管理意識(shí)，創(chuàng)新管理手段。樹立現(xiàn)代化服務(wù)管理意識(shí)，創(chuàng)新高校辦公室管理手段是實(shí)現(xiàn)新時(shí)期背景下高校精細(xì)化管理的重要內(nèi)容。高校辦公室工作人員參與到高校精細(xì)化管理工作當(dāng)中，需要人員對(duì)精細(xì)化管理有著高度的認(rèn)可，才能將精細(xì)化管理進(jìn)行有效落實(shí)。創(chuàng)新高校辦公室管理手段可以從完善辦公室人員的考核登記進(jìn)行切入，對(duì)于人員的工作重點(diǎn)內(nèi)容進(jìn)行考核登記，并且對(duì)工作效果進(jìn)行及時(shí)登記，從制度方面約束辦公室人員的工作行為，幫助辦公室全體職工樹立現(xiàn)代化服務(wù)管理意識(shí)。

四、結(jié)語

新時(shí)期，高校辦公室工作效率的提升已成為高校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，基于校領(lǐng)導(dǎo)和黨政機(jī)關(guān)的重視，高校辦公室全體職工需要積極學(xué)習(xí)相關(guān)政策，認(rèn)真落實(shí)學(xué)校的發(fā)展策略及措施，積極對(duì)現(xiàn)代化管理理念進(jìn)行優(yōu)化和學(xué)習(xí)，發(fā)揮職工本身的工作能動(dòng)性，樹立牢固的精細(xì)化管理理念，促進(jìn)高校辦公室管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。