劉同　張策

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和現(xiàn)代新興科技的出現(xiàn)，醫(yī)療科研工作也在不斷發(fā)生新的變化，醫(yī)療科研檔案管理作為醫(yī)療科研工作的重要組成部分遇到了許多新的問(wèn)題和新的挑戰(zhàn)，需要醫(yī)療科研檔案工作者進(jìn)行探索和研究。

一、醫(yī)療科研檔案管理的意義

（一）為發(fā)展醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)

醫(yī)療科研檔案是指醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)在進(jìn)行醫(yī)療科學(xué)研究過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、數(shù)據(jù)、聲像、圖表、磁盤等各種載體形式的文件資料。醫(yī)療科研檔案是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究過(guò)程的真實(shí)記錄和反映，是進(jìn)行醫(yī)學(xué)科學(xué)研究工作的必要條件和依據(jù)。醫(yī)療科研檔案工作是衛(wèi)生部門科研管理和醫(yī)療管理的重要組成部分。

（二）為醫(yī)療科研工作和醫(yī)療科研人員提供服務(wù)

以“河北省骨科研究所”為例，該所是一所集骨科及骨關(guān)節(jié)病、生物力學(xué)、骨與關(guān)節(jié)放射影像學(xué)等研究?jī)?nèi)容的綜合骨科疾病研究機(jī)構(gòu)。研究所高度重視醫(yī)療科研檔案管理、開(kāi)發(fā)與利用工作，堅(jiān)持把檔案管理和服務(wù)工作貫穿科研工作始終，開(kāi)展了一系列富有創(chuàng)新的醫(yī)療科研檔案服務(wù)工作，建立了助力醫(yī)療科研能力的創(chuàng)新機(jī)制，及時(shí)對(duì)醫(yī)療科研資料進(jìn)行收集、整理和歸檔，通過(guò)利用醫(yī)療科研檔案對(duì)新立科研項(xiàng)目和正在實(shí)施的科研項(xiàng)目進(jìn)行對(duì)比分析，找出當(dāng)前項(xiàng)目改進(jìn)的空間，由此激發(fā)科研人員的靈感，促進(jìn)醫(yī)療科研項(xiàng)目的順利完成。

該所充分利用醫(yī)療科研檔案開(kāi)展一系列基礎(chǔ)研究和臨床研究，取得豐碩的成果，不斷提高骨科疾患診治水平，利用醫(yī)療科研檔案開(kāi)展全國(guó)骨折流行病學(xué)調(diào)查，完成了國(guó)際上首部骨折流行病學(xué)專著，并譯成英文全球發(fā)行，數(shù)據(jù)被國(guó)家規(guī)劃教材、骨科專著及學(xué)術(shù)論文大量引用，填補(bǔ)了國(guó)際空白，并榮獲第六屆 “全國(guó)專業(yè)技術(shù)人才先進(jìn)集體”稱號(hào)。

利用醫(yī)療科研檔案完成2021年國(guó)家自然科學(xué)基金重點(diǎn)項(xiàng)目1項(xiàng);國(guó)家自然科學(xué)基金面上項(xiàng)目4項(xiàng);國(guó)家自然科學(xué)基金青年科學(xué)基金項(xiàng)目3項(xiàng)。發(fā)表SCI及中華系列雜志文章近百篇。這些成績(jī)的取得，得益于完善而規(guī)范的醫(yī)療科研檔案的管理。

（三）為醫(yī)療科研工作提供指導(dǎo)意見(jiàn)

醫(yī)療科研檔案是醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)在日?？茖W(xué)研究中形成的有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息資料，這些檔案涵蓋了醫(yī)療科研工作的全過(guò)程。通過(guò)分析醫(yī)療科研檔案，可以發(fā)現(xiàn)哪些醫(yī)療科研項(xiàng)目有較大的研發(fā)價(jià)值，哪些項(xiàng)目還有繼續(xù)開(kāi)展研究的價(jià)值，從而用以指導(dǎo)醫(yī)療科研項(xiàng)目申報(bào)、重啟、科研經(jīng)費(fèi)的分配。通過(guò)醫(yī)療科研檔案對(duì)醫(yī)療科研項(xiàng)目進(jìn)行對(duì)比，可以發(fā)揮每個(gè)醫(yī)療科研項(xiàng)目的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，避免重復(fù)研究，有效分配醫(yī)療科研資源。

二、醫(yī)療科研檔案管理存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)療科研人員的歸檔意識(shí)不強(qiáng)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)療科研單位對(duì)能夠?yàn)楸締挝粠?lái)直接經(jīng)濟(jì)效益的工作比較重視，而對(duì)于醫(yī)療科研檔案工作則重視不夠。醫(yī)療科研人員忙于項(xiàng)目課題研究、臨床醫(yī)療、教學(xué)等，忽略了對(duì)于科研工作中產(chǎn)生的文件資料進(jìn)行歸檔。

（二） 醫(yī)療科研檔案歸檔率底

一個(gè)醫(yī)療科研項(xiàng)目形成的檔案資料往往是分別保存在醫(yī)療研究機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)科室、部門，各自的歸檔意識(shí)、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔人員配備不盡相同，影響了醫(yī)療科研的檔案系統(tǒng)性和完整性。

（三）醫(yī)療科研檔案管理手段落后

醫(yī)療科研檔案管理工作繁瑣、重復(fù)勞動(dòng)多、勞動(dòng)強(qiáng)度大，一些醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)大部分科研檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理還在沿用傳統(tǒng)的手工整理、檢索等，造成了利用者查閱不便，從而導(dǎo)致醫(yī)療科研檔案的利用率低、工作效率低。

三、提高醫(yī)療科研檔案管理質(zhì)量的路徑

（一）強(qiáng)化醫(yī)療科研檔案歸檔意識(shí)，檔案管理與科研工作同步進(jìn)行

明確醫(yī)療科研材料歸檔是醫(yī)療科研人員的責(zé)任和義務(wù)。建立健全醫(yī)療科研人員歸檔的監(jiān)督約束機(jī)制，把醫(yī)療科研課題文件材料歸檔納入醫(yī)療科研人員的年度考核。醫(yī)療科研檔案的管理要與醫(yī)療科研工作同步。醫(yī)療科研檔案的管理，應(yīng)該準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地反映出整個(gè)醫(yī)療研究活動(dòng)的全過(guò)程，而不是單純的一些醫(yī)療科研資料。這就需要醫(yī)療科研檔案管理與醫(yī)療科研工作同步，應(yīng)該從醫(yī)療科研立項(xiàng)、進(jìn)展檢查、項(xiàng)目驗(yàn)收、審核鑒定等方面對(duì)整個(gè)醫(yī)療科研項(xiàng)目全過(guò)程跟蹤管理。醫(yī)療科研檔案管理工作是醫(yī)療科研工作的一個(gè)重要組成部分，要納入醫(yī)療科研院所的科研計(jì)劃和規(guī)劃中，要使醫(yī)療科研工作與建檔同步。

（二）明確醫(yī)療科研檔案歸檔范圍，提高醫(yī)療科研檔案的完整性

醫(yī)療科研檔案缺乏系統(tǒng)性、完整性，很大程度上是因?yàn)闅w檔范圍的不明確。醫(yī)療科研檔案的歸檔范圍應(yīng)該包括以下幾個(gè)方面。

1.醫(yī)療科研綜合管理性文件材料：包括醫(yī)療科研計(jì)劃管理、醫(yī)療科研成果管理、醫(yī)療科研經(jīng)費(fèi)管理、申報(bào)醫(yī)療科研基金有關(guān)批復(fù)及重要學(xué)術(shù)活動(dòng)材料。

2.醫(yī)療科研項(xiàng)目準(zhǔn)備階段的文件材料：包括醫(yī)療科研項(xiàng)目、課題審批文件、任務(wù)書(shū)、委托書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書(shū)、合同等文件。

3.醫(yī)療科研項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)階段的文件材料：包括各種載體的醫(yī)療科研重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、設(shè)計(jì)文件、圖紙、關(guān)鍵工藝文件、重要的來(lái)往文件等。

4.醫(yī)療科研項(xiàng)目總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段的文件材料：包括醫(yī)療科研工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況、決算材料等。

5.醫(yī)療科研項(xiàng)目成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段的文件材料：包括醫(yī)療科研成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料及審批材料、醫(yī)療科研成果推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。

6.醫(yī)療科研項(xiàng)目專利申報(bào)、審批文件、專利證書(shū)、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。

（三）運(yùn)用先進(jìn)的科技手段，推進(jìn)醫(yī)療科研檔案的信息化管理

檔案管理信息化是提升醫(yī)療科研檔案管理質(zhì)量的有效路徑。醫(yī)療科研機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)各自的實(shí)際情況，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)“醫(yī)療科研檔案信息化管理系統(tǒng)”管理軟件，并且具備以下幾個(gè)方面的基本功能。

1.醫(yī)療科研檔案的統(tǒng)計(jì)功能。包括檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案收集情況統(tǒng)計(jì)、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)、檔案整理情況統(tǒng)計(jì)以及電子檔案點(diǎn)擊閱讀數(shù)量統(tǒng)計(jì)等。

2.醫(yī)療科研電子檔案的管理功能。包括電子文件的線上移交、接收、整理等。

3.醫(yī)療科研檔案的檢索功能。首先建立醫(yī)療科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，然后根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》《檔案著錄規(guī)則》《中國(guó)檔案主題詞表》等標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則進(jìn)行著錄標(biāo)引，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的醫(yī)療科研檔案信息檢索。

4.醫(yī)療科研檔案的借閱利用功能。設(shè)置借閱登記模塊，包括借閱人身份信息、借閱日期、歸還日期等。

5.醫(yī)療科研檔案的安全防護(hù)功能。醫(yī)療科研檔案的信息化管理提高了工作效率，但同時(shí)也存在信息安全隱患。一些高、精、尖的醫(yī)療科研項(xiàng)目檔案具有很強(qiáng)的保密性，在醫(yī)療科研檔案信息化過(guò)程中要有嚴(yán)格的保密觀念和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識(shí)。要具備安全保障措施，包括設(shè)置檔案密級(jí)、數(shù)據(jù)加密、安全防護(hù)軟件的使用、數(shù)據(jù)備份和信息安全制度的落實(shí)等。