馬雪磊

摘要：檔案工作作為事業(yè)單位工作體系中的重要組成部分，不僅凝聚了事業(yè)單位整體的發(fā)展歷史，同時(shí)做好積極的歸檔和宣傳，也能夠?yàn)槭聵I(yè)單位日后的發(fā)展提供依據(jù)和參考。但是由于事業(yè)單位外部環(huán)境的日益變化，檔案工作也存在諸多問題，傳統(tǒng)的管理模式顯然已經(jīng)不適應(yīng)信息化的檔案存儲(chǔ)，需要事業(yè)單位管理者能夠積極探索檔案工作的人性化管理措施，一方面積極優(yōu)化管理制度，另一方面更新管理方法，為事業(yè)單位的可持續(xù)化發(fā)展提供有效的保障。據(jù)此，本文主要研究事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案工作；人性化管理

中圖分類號(hào)：F24文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2022.21.040

0引言

在事業(yè)單位各項(xiàng)工作中，檔案資料不僅記錄了單位各階段的決策執(zhí)行計(jì)劃以及重要活動(dòng)方向，同時(shí)也針對(duì)重要文件進(jìn)行了歸檔和存儲(chǔ)。因此，對(duì)這些檔案資料進(jìn)行有效的分類和人性化管理，不僅能夠確保信息安全，同時(shí)也可以提高事業(yè)單位各項(xiàng)工作的執(zhí)行效率。因此，在落實(shí)人性化管理措施的實(shí)踐中，要求事業(yè)單位的管理人員能夠積極更新檔案管理觀念，優(yōu)化并升級(jí)管理制度，營(yíng)造和諧良好的檔案管理環(huán)境，為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的執(zhí)行和活動(dòng)的開展提供安全依據(jù)。

1事業(yè)單位檔案人性化管理的依據(jù)

事業(yè)單位檔案工作的人性化管理需要滿足特殊的服務(wù)對(duì)象，通過開發(fā)管理人員的潛能，使其獲得相應(yīng)的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)以及應(yīng)有的尊重，從而給予檔案管理者更多的發(fā)展空間。尤其對(duì)于大型的事業(yè)單位來講，檔案管理工作十分繁雜，而且重復(fù)性相對(duì)較強(qiáng)，傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制下，部分管理人員過于重視文件的歸檔和資料的整理，本身缺乏服務(wù)意識(shí)和創(chuàng)新動(dòng)力，日常工作就是按部就班地對(duì)檔案進(jìn)行分類、歸檔和提取，一方面忽視了自主發(fā)展意識(shí)的開發(fā)，另一方面也難以生成具有創(chuàng)新性和人性化的管理機(jī)制。而通過人性化檔案管理措施的升級(jí)，要求事業(yè)單位的管理者能夠?qū)n案管理部門的人員進(jìn)行積極的培育，使其制定好良好的升職計(jì)劃和職業(yè)規(guī)劃，主動(dòng)學(xué)習(xí)新的檔案管理技術(shù)和管理理念，強(qiáng)化個(gè)人的服務(wù)意識(shí)和管理技能，這樣不僅符合事業(yè)單位檔案人性化管理的時(shí)代發(fā)展需要，同時(shí)也能夠推動(dòng)事業(yè)單位各類工作的積極有序改革，突出整個(gè)單元為各類工作的服務(wù)性和價(jià)值性。

2當(dāng)前事業(yè)單位檔案工作管理中存在的問題

2.1管理效率相對(duì)較低

隨著人們工作方式的逐漸變化，以及社會(huì)環(huán)境的日益更新，事業(yè)單位的檔案工作也需要進(jìn)行重新地定位，除了要確保檔案信息的完整性和客觀性之外，同時(shí)也應(yīng)該依托信息化技術(shù)，保障檔案信息的安全，并提高信息的提取應(yīng)用效率。但是當(dāng)前部分事業(yè)單位的檔案工作依然受困于傳統(tǒng)的工作模式和工作理念，將檔案工作的重點(diǎn)放到歸檔和整理方面，缺乏服務(wù)創(chuàng)新和思維創(chuàng)新。這就直接導(dǎo)致檔案管理工作效率相對(duì)較低。與此同時(shí)，部分事業(yè)單位忽視檔案工作，單位內(nèi)部并沒有設(shè)置專門的檔案管理人員和專業(yè)的管理部門，導(dǎo)致信息在后續(xù)一旦需要被利用，很難及時(shí)地調(diào)取和搜集。除此之位，部分事業(yè)單位的檔案在服務(wù)方面，無(wú)法及時(shí)滿足相關(guān)工作人員的借閱和咨詢需要，再加上缺乏標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化內(nèi)容和工作流程，導(dǎo)致檔案提取和調(diào)檔服務(wù)難以滿足現(xiàn)實(shí)需求，降低了用戶的體驗(yàn)感，甚至無(wú)法為事業(yè)單位開展專業(yè)化工作和多類型活動(dòng)提供有價(jià)值且具有前瞻性的信息，這不僅造成了檔案內(nèi)容資源的浪費(fèi)，同時(shí)也進(jìn)一步降低了事業(yè)單位工作的效率。

2.2管理方式缺乏人性化

在現(xiàn)代化企業(yè)當(dāng)中，無(wú)論是內(nèi)部控制機(jī)制的設(shè)立，還是外部管理模式的形成，都選擇應(yīng)用人性化措施，歸根結(jié)底便是突出以人為本的工作理念，一方面滿足員工各類型的物質(zhì)、精神需要，另一方面為其提高工作效率，創(chuàng)造充滿活力和創(chuàng)造力的氛圍。但是部分事業(yè)單位在進(jìn)行檔案工作的時(shí)候，無(wú)論是內(nèi)部管理人員的分配還是后續(xù)工作內(nèi)容的培訓(xùn)，都缺乏人性化元素，導(dǎo)致檔案管理人員在工作中缺乏激情和主動(dòng)性，認(rèn)為檔案管理工作只是一些重復(fù)性的勞動(dòng)，每天按部就班完成即可，不需要?jiǎng)幽X或者與其他部門員工協(xié)調(diào)配合，這種單一的思想認(rèn)知，很大程度上限制了檔案管理工作效能的發(fā)揮，同時(shí)也不利于人性化元素的積極滲透，對(duì)于加速事業(yè)單位成長(zhǎng)以及推動(dòng)各類工作業(yè)務(wù)持續(xù)展開來講，具有消極的影響。

3事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理策略

3.1人性化管理之制度的柔化

在事業(yè)單位檔案工作中引入人性化管理模式，需要制定更具有柔化特征的檔案管理制度，因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中，人性化管理被概括到成本與資源管理的范疇中，并沒有給予每一位員工的實(shí)際情況來開展特定的職業(yè)培訓(xùn)規(guī)劃，因此很難提高檔案管理工作人員的工作激情。而基于人性化管理的視角，想要提高檔案管理工作的效率，要求事業(yè)單位的管理者能夠制定具有柔化特征的檔案管理制度，例如檔案工作內(nèi)容的分配并不是管理者一人的工作，要求檔案管理人員在發(fā)揮主觀能動(dòng)性的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案工作進(jìn)行細(xì)致且創(chuàng)新的改造和升級(jí)，使其工作驅(qū)動(dòng)性能夠積極有效地落實(shí)。除此之外，事業(yè)單位檔案工作相對(duì)瑣碎而且繁雜，為了突出人性化管理機(jī)制的優(yōu)越性要求，檔案管理人員能夠在落實(shí)一人多職實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，獲得相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神鼓勵(lì)，各部門員工也應(yīng)該積極配合檔案管理工作的有序落實(shí)，確保事業(yè)單位各類工作規(guī)劃和活動(dòng)的安排具有靈活性和準(zhǔn)確性，使檔案工作能夠?yàn)槠涮峁﹫?jiān)實(shí)的依據(jù)和參考。

3.2人性化管理之意識(shí)的創(chuàng)新

首先，需要及時(shí)更新事業(yè)單位檔案管理人員的工作理念。事業(yè)單位的管理者需要切實(shí)鼓勵(lì)員工放棄傳統(tǒng)的理念，將人性化管理機(jī)制落實(shí)到檔案工作一線當(dāng)中，讓員工可以感受到領(lǐng)導(dǎo)的栽培和鼓勵(lì)，從而進(jìn)一步發(fā)揮主觀能動(dòng)性。在日常工作中循序漸進(jìn)地開發(fā)創(chuàng)新意識(shí)，使檔案工作可以積極可靠的落實(shí)，為管理者的科學(xué)決策提供依據(jù)。

其次，要提高檔案專職人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。事業(yè)單位的檔案管理人員需要具備工作積極性和創(chuàng)新意識(shí)，在打破傳統(tǒng)工作束縛的情況下，結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況和需求，對(duì)當(dāng)下的檔案管理模式進(jìn)行積極的優(yōu)化和調(diào)整，從而提高工作效益。

再次，需要事業(yè)單位專職的檔案工作人員，能夠調(diào)整多樣化的檔案管理模式。尤其隨著時(shí)代的變革，事業(yè)單位中員工工作形式發(fā)生了巨大的變化，對(duì)檔案內(nèi)容的需求也出現(xiàn)了一定的差異性。為了可以確保檔案被及時(shí)地獲取、傳輸和歸檔，需要專職人員能夠基于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行能切實(shí)有效的更新、保管、分類和收集。尤其針對(duì)一些加密檔案，需要完善安全處理意識(shí)，并為其他部門的員工提供更科學(xué)且有效的服務(wù)。

最后，要求檔案專職管理人員能夠改革服務(wù)內(nèi)容。針對(duì)不同的需求，確保檔案信息及時(shí)上傳，并具有一定的數(shù)量保證。尤其針對(duì)一些能夠反映事業(yè)單位未來發(fā)展趨勢(shì)的檔案信息，管理人員需要進(jìn)行行情的把控，以便于挖掘出適合企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層決策部署的依據(jù)，提高事業(yè)單位的工作效益。

3.3人性化管理之方式的改革

首先，要求事業(yè)單位的檔案工作模式率先實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。隨著我國(guó)信息科技的逐漸發(fā)展，事業(yè)單位在落實(shí)人性化檔案管理工作的實(shí)踐中，也應(yīng)該將信息技術(shù)引入其中，通過對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)、管理、歸檔形式的轉(zhuǎn)變，使各類工作能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化和智能化，一方面降低但歸檔和管理人員的工作壓力，另一方面提高信息傳遞、分享和安全存儲(chǔ)的效率。例如，事業(yè)單位通過引入特殊的文件加密系統(tǒng)，對(duì)各類型的文檔和資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)。只有通過輸入密碼，甚至面容解鎖，才能夠獲取到相應(yīng)的信息。

其次，要提高現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用效率。事業(yè)單位的技術(shù)管理團(tuán)隊(duì)需要為檔案管理工作設(shè)計(jì)獨(dú)特且專門的系統(tǒng)，例如每一位檔案管理人員配備專屬的互聯(lián)網(wǎng)通訊賬戶，通過集成系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部信息資料進(jìn)行最快的歸檔和最有效的傳輸，使信息共享通道能夠隨時(shí)被調(diào)用和提取。與此同時(shí)，為了提高人性化管理的效率，事業(yè)單位的檔案管理部門還要建立專門的數(shù)據(jù)庫(kù)和資源庫(kù)，對(duì)文字資料、視頻資料等不同類型的檔案進(jìn)行匯總和分類，使相關(guān)用戶可以搜索關(guān)鍵詞提取。

最后，要建立高效的即時(shí)共享通道。同類型的事業(yè)單位在對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行獲取和利用的時(shí)候，可以相互合作，建立共同的信息共享和流通渠道，這樣不僅能夠增強(qiáng)到的利用效率，同時(shí)也可以提高事業(yè)單位的服務(wù)水準(zhǔn)。

3.4人性化管理之環(huán)境的優(yōu)化

根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，事業(yè)單位在落實(shí)人性化檔案管理工作的時(shí)候，需要為相關(guān)的工作人員提供舒心且適宜的工作環(huán)境，以便于調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，對(duì)檔案內(nèi)容加以可靠的分類匯總，并為單位的管理者提供切實(shí)可靠的決策依據(jù)。具體來看，優(yōu)化工作環(huán)境可以細(xì)分為兩大內(nèi)容，即內(nèi)部工作環(huán)境的優(yōu)化和外部工作環(huán)境的整修。其中內(nèi)部工作環(huán)境優(yōu)化需要事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理人員進(jìn)行精神層面的鼓勵(lì)，使他們可以發(fā)揮個(gè)人的主觀能動(dòng)性，使各類型的檔案管理項(xiàng)目能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)高效落實(shí)。而外部環(huán)境的優(yōu)化則需要為檔案管理人員提供一個(gè)舒心且美觀的工作環(huán)境，讓他們?cè)趯挸ㄊ孢m的氛圍中工作和研究。具體包括通暢的網(wǎng)絡(luò)體系、寬敞的工作環(huán)境以及舒心的工作氛圍等。

4結(jié)束語(yǔ)

將人性化管理理念應(yīng)用于事業(yè)單位檔案工作當(dāng)中，不僅能夠提高檔案工作的管理成效，同時(shí)也可以為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層的決策提供可靠的依據(jù)。在實(shí)踐中，要求事業(yè)單位的管理者能夠進(jìn)一步更新檔案工作的人性化管理理念，制定柔化的制度，并確保管理意識(shí)的創(chuàng)新。與此同時(shí)，還要提高檔案管理方式的改革效率，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，從而為推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)化發(fā)展提供可靠的依據(jù)。

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