楊強(qiáng) 查鳳華 胡心宇

摘要：該文對當(dāng)前數(shù)字檔案信息管理存在的不足進(jìn)行了分析，提出了核電企業(yè)數(shù)字檔案信息管理平臺的設(shè)計目標(biāo)和設(shè)計原則，形成了平臺的整體架構(gòu)，闡述了業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)歸檔子系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源管理子系統(tǒng)和數(shù)字檔案長期保存子系統(tǒng)的定位和功能，提出了具有通用性和前瞻性的設(shè)計方案。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 信息長期保存 預(yù)歸檔

隨著新一代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在核電企業(yè)工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)行的各個方面，數(shù)字檔案在核電企業(yè)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中大量快速產(chǎn)生，長期保存是保障數(shù)字檔案資源長期有效性和使用價值的重要手段。核電企業(yè)開展基于長期保存的企業(yè)數(shù)字檔案信息管理平臺的研究與設(shè)計的需求愈發(fā)強(qiáng)烈，相關(guān)工作對于檔案信息化建設(shè)具有重要的引領(lǐng)和示范作用。

一、現(xiàn)有檔案信息管理系統(tǒng)存在的主要問題

建設(shè)核電企業(yè)數(shù)字檔案信息管理平臺是提高館藏資源建設(shè)水平、優(yōu)化與提升數(shù)字檔案資源服務(wù)質(zhì)量的重要手段，[1]一般而言，核電企業(yè)數(shù)字檔案信息管理平臺與內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行融合對接，有助于核電企業(yè)提高檔案歸檔率、歸檔質(zhì)量、檔案開發(fā)編研能力。[2]目前，核電企業(yè)數(shù)字檔案相關(guān)管理系統(tǒng)存在一些問題，迫切要求開展全新設(shè)計，提出更為完整和全面的數(shù)字檔案信息管理平臺設(shè)計。[3]

（一）業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏預(yù)歸檔及四性檢測功能

業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接歸檔的規(guī)范性不足，責(zé)任劃分不明晰；缺少預(yù)歸檔平臺或者模塊，文件來源與交接數(shù)量含糊不清；四性檢測功能不齊全，業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔沒有對電子文件進(jìn)行相關(guān)四性檢查，無法確保其被導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)前是否符合四性要求。

（二）檔案管理系統(tǒng)功能不完善

核電企業(yè)一般都建立電子檔案管理系統(tǒng)，具備基礎(chǔ)檔案管理功能，但未開發(fā)在線鑒定處置功能；搜索工具性能不夠，無法滿足用戶靈活需求；檔案統(tǒng)計功能不足，如數(shù)字檔案統(tǒng)計分析及可視化程度低，難以為業(yè)務(wù)和決策提供高智力支撐。

（三）電子檔案長期保存系統(tǒng)尚未成熟

核電企業(yè)數(shù)字檔案管理平臺軟硬件國產(chǎn)替代進(jìn)程較慢，長期保存系統(tǒng)涉及檔案數(shù)據(jù)保存安全，不能依賴國外軟硬件產(chǎn)品，亟待開發(fā)建設(shè)擁有國內(nèi)自主知識產(chǎn)權(quán)的電子檔案長期保存系統(tǒng)，完善相應(yīng)的長期保存功能。

二、企業(yè)數(shù)字檔案信息管理平臺的整體設(shè)計

數(shù)字檔案信息管理平臺的設(shè)計目標(biāo)是遵循實用性、穩(wěn)定性、擴(kuò)展性、安全性、先進(jìn)性、開放性等原則，建設(shè)滿足核電企業(yè)各部門文檔管理需要并支持?jǐn)?shù)字檔案管理全流程的信息系統(tǒng)，解決數(shù)字檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)存問題，包括建設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)歸檔子系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源管理子系統(tǒng)和數(shù)字檔案長期保存子系統(tǒng)。

（一）業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)歸檔子系統(tǒng)為長期保存提供可信數(shù)據(jù)來源

核電企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)覆蓋工程項目、生產(chǎn)運(yùn)營、質(zhì)量安全、供應(yīng)鏈、人力資源、財務(wù)管理等主要業(yè)務(wù)類型，為相關(guān)業(yè)務(wù)的有效開展提供了支撐。這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)作為日常業(yè)務(wù)使用的系統(tǒng)平臺，源源不斷地產(chǎn)生大量電子文件。業(yè)務(wù)系統(tǒng)中需要歸檔的電子文件由業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員采用手工或自動的方式進(jìn)行整理、四性檢查，非單套制系統(tǒng)還需建立電子文件與紙質(zhì)文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系，待檢查合格后進(jìn)行實時或定期歸檔，并對歸檔過程進(jìn)行日志記錄確保未來可以進(jìn)行核對。業(yè)務(wù)系統(tǒng)預(yù)歸檔子系統(tǒng)主要包括以下功能模塊。

1.格式轉(zhuǎn)換模塊的功能要求是根據(jù)檔案管理系統(tǒng)要求，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中各類結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)化成檔案管理系統(tǒng)所接受的、符合長期保存要求的格式?？蓞⒖肌镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》及相關(guān)國際、國家與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合企業(yè)情況制定企業(yè)檔案格式保存要求。

2.四性檢查模塊的功能要求是結(jié)合單套制歸檔要求，根據(jù)業(yè)務(wù)相應(yīng)管理規(guī)范，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)端定制化設(shè)計相應(yīng)的四性檢查功能，確保電子數(shù)據(jù)在歸檔前的真實性、完整性、可用性和安全性。四性檢查功能提供可視化規(guī)則配置及可視化監(jiān)控預(yù)警，以便檔案人員及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行處理。

3.文件管理模塊的功能要求是以上級文件為基礎(chǔ)，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)情況，編制各業(yè)務(wù)部門精細(xì)化文件清單、分類方案、組卷方法，并將其作為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，嵌入預(yù)歸檔模塊。平臺提供可視化的文件分類和元數(shù)據(jù)設(shè)定方法，并在文件數(shù)據(jù)預(yù)歸檔時同步采用OCR技術(shù)識別，提取非原生文件的數(shù)據(jù)信息。

4.文檔操作及文檔狀態(tài)顯示模塊的功能要求是記錄各業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員的人員信息、操作時間、操作對象等相關(guān)信息，同時，將歸檔的數(shù)據(jù)標(biāo)記為整理完成、傳輸中、未歸檔、已歸檔、已打回等不同數(shù)據(jù)狀態(tài)，以便之后對數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和處理。

5.歸檔數(shù)據(jù)統(tǒng)計核查模塊的功能要求是統(tǒng)計相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)歸檔的情況，以便業(yè)務(wù)部門和檔案部門對歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，支持平臺根據(jù)預(yù)制規(guī)則自動化核查，并提供不同系統(tǒng)間、不同模塊間的具體明細(xì)條目數(shù)據(jù)用作核查對比。

（二）數(shù)字檔案資源管理子系統(tǒng)為長期保存提供資源輸入和多元化利用

數(shù)字檔案資源管理子系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的收集、整理、鑒定、借閱、編研、銷毀、統(tǒng)計等全面業(yè)務(wù)流程管理功能，并通過網(wǎng)絡(luò)對不同用戶提供相應(yīng)信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案的“收、管、存、用”一體化。該子系統(tǒng)建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)接口，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)在線自動化歸檔并輸入長期保存子系統(tǒng)中；建立歸檔數(shù)據(jù)存儲架構(gòu)，歸集到統(tǒng)一的檔案管理平臺上，并保證歸檔的電子原文及轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)便于遷移和環(huán)境升級；實現(xiàn)檔案智能化管理與企業(yè)智能庫房系統(tǒng)集成，文件出入庫關(guān)聯(lián)智能密集架自動打開關(guān)閉、庫房溫濕度監(jiān)控等功能；建立檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化、多元化服務(wù)利用，包括實現(xiàn)網(wǎng)頁端在線查檔以及觸摸屏自助查檔。數(shù)字檔案資源管理子系統(tǒng)主要包括以下功能模塊。

1.數(shù)據(jù)采集模塊的功能是將業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的“電子文件歸檔信息包”直接傳入檔案管理系統(tǒng)，利用Web Service接口傳輸數(shù)據(jù)，利用加密傳輸協(xié)議傳輸電子文件，經(jīng)檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)校驗后寫入檔案管理系統(tǒng)接收平臺，校驗不通過的數(shù)據(jù)，將錯誤信息返回給來源系統(tǒng)處理。

2.移交歸檔模塊的功能是完成各個部門以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的移交、審核、歸檔操作，使歸檔后的數(shù)據(jù)進(jìn)入正式檔案庫。其中，歸檔過程采用RPA機(jī)器人技術(shù)，無須人工干預(yù)。

3.檔案管理模塊主要包括檔案數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)計報表、檔案鑒定、庫房管理、電子資源庫管理、多媒體文件管理等功能。檔案管理模塊提供接口，支持?jǐn)?shù)據(jù)抽取到數(shù)據(jù)中臺用于后續(xù)的數(shù)據(jù)分析挖掘和智能化應(yīng)用。

4.檔案利用模塊主要包括檔案資源檢索利用、在線借閱管理、專題推送，實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的高效檢索、掃描文件信息的自動提取、OCR文字識別，以及音視頻檔案在線播放等功能。該模塊可以通過PC、APP、企業(yè)微信、自助服務(wù)屏等不同渠道為用戶提供檔案服務(wù)，可以提供自助式數(shù)據(jù)分析平臺，由用戶根據(jù)自身需求篩選所需要的檔案數(shù)據(jù)，按照用戶定義的格式進(jìn)行輸出。

5.業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)接口模塊提供Web Service標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接收接口，由業(yè)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用后用于數(shù)據(jù)歸檔。

6.數(shù)據(jù)處理模板需要實現(xiàn)的功能主要包括文件PDF格式封裝、文件FLV格式封裝、OCR識別、全文索引等。

7.系統(tǒng)維護(hù)模塊需要實現(xiàn)的功能主要包括組織機(jī)構(gòu)維護(hù)、權(quán)限管理、日志審計、流程管理、運(yùn)營監(jiān)控、初始化參數(shù)配置等。

（三）數(shù)字檔案長期保存子系統(tǒng)提供長期保存領(lǐng)域的系統(tǒng)性功能支撐

數(shù)字檔案長期保存子系統(tǒng)的定位是按照數(shù)字檔案長期保存關(guān)鍵業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)質(zhì)量要求，通過對長期保存數(shù)據(jù)、流程、策略和設(shè)備的有效管理，保障數(shù)字檔案在相當(dāng)長的時間范圍內(nèi)不失真、不失效，始終處于可被讀取利用狀態(tài)。為確保對進(jìn)入檔案保存庫中的數(shù)字檔案提供全面的長期保存功能支持，需建立一套長期保存的計劃、策略和實施方法，在此基礎(chǔ)上由系統(tǒng)自動或人工干預(yù)，按照長期保存計劃開展長期保存業(yè)務(wù)，在功能層面提供入庫接收、利用導(dǎo)出、檔案檢索與瀏覽、檔案質(zhì)檢等功能。檔案長期保存子系統(tǒng)主要包括以下功能模塊。

1.長期保存計劃與管理模塊的功能主要包括：對長期保存檔案的用戶及其權(quán)限、檔案環(huán)境參數(shù)和數(shù)據(jù)、備份數(shù)據(jù)、檔案保存格式，以及長期保存的策略與自動執(zhí)行的觸發(fā)機(jī)制進(jìn)行配置等。

2.檔案入庫管理模塊的功能主要是對進(jìn)入長期保存庫的檔案進(jìn)行登記、質(zhì)量檢測、加蓋時間戳和生成入庫時的憑證。這是檔案綜合管理子系統(tǒng)與長期保存子系統(tǒng)之間的接口功能，主要采用離線交互方式。

3.AIP管理模塊的功能主要是對保存在長期保存系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)包進(jìn)行組織分類、對類目數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，并對長期保存過程中系統(tǒng)自動生成的各項過程數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和管理。

4.檢索統(tǒng)計模塊的功能主要是按照時間、類型等對入庫、出庫和在庫檔案進(jìn)行數(shù)量、存儲容量、管理過程中異常情況方面的統(tǒng)計并以可視化方式顯示。

5.出庫管理模塊的功能主要是按照利用、遷移、管理庫恢復(fù)等相關(guān)要求，生成出庫數(shù)據(jù)包。這是長期保存庫與其他子系統(tǒng)之間交換數(shù)據(jù)的接口功能，主要采用離線方式進(jìn)行。

6.檔案備份與管理模塊的功能主要是與相應(yīng)硬件設(shè)備進(jìn)行集成，用于對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)的備份，對于備份的數(shù)據(jù)需要進(jìn)行動態(tài)更新或歷史備份版本的刪除處理。

三、平臺創(chuàng)新設(shè)計及功能預(yù)測

在大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，企業(yè)數(shù)字檔案信息管理平臺將更為適應(yīng)技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜多變及支撐企業(yè)業(yè)務(wù)的多元化發(fā)展。相較于傳統(tǒng)平臺，該平臺在設(shè)計、功能、技術(shù)上存在一些創(chuàng)新之處，并對系統(tǒng)功能進(jìn)行了初步預(yù)測。

（一）設(shè)計上注重數(shù)據(jù)化特征，推動企業(yè)檔案資源價值挖掘和業(yè)務(wù)創(chuàng)新

作為企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的重要組成部分，數(shù)字檔案信息管理平臺扮演了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資產(chǎn)的保管者等角色。在檔案生產(chǎn)和轉(zhuǎn)換的形態(tài)變化過程中，注重數(shù)據(jù)化元素的采集和利用，包括覆蓋數(shù)據(jù)全生命周期的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)利用等各個環(huán)節(jié)。在數(shù)據(jù)逐步成為生產(chǎn)要素的背景下，企業(yè)數(shù)字檔案信息管理平臺將扮演更多的數(shù)據(jù)管理者的角色，平臺設(shè)計從充分發(fā)掘企業(yè)已有信息化環(huán)境的技術(shù)價值出發(fā)，推動企業(yè)數(shù)字檔案的集中式管理和智能化利用。

（二）功能上關(guān)注用戶自主性，推動企業(yè)檔案從數(shù)字化向數(shù)據(jù)化利用轉(zhuǎn)變

該平臺并未過多從檔案管理人員的業(yè)務(wù)視角來開發(fā)功能，而是注重從業(yè)務(wù)部門不同工作人員的使用需求出發(fā)，提供用戶的多渠道、多位置、多場景利用，提供自助式搜索、分析功能，更為靈活地滿足主題分析、業(yè)務(wù)審計、數(shù)據(jù)報表報送等場景需求。在大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)的加持下，核電企業(yè)數(shù)字檔案信息管理平臺可以將檔案內(nèi)容進(jìn)行提純、過濾、升華成為多樣式的知識，從知識的角度為使用者傳遞價值。平臺不斷收集核電行業(yè)專業(yè)知識，結(jié)合已有檔案數(shù)據(jù)，完成知識總結(jié)和沉淀，深入利用知識圖譜等技術(shù)解決數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、數(shù)據(jù)語義、數(shù)據(jù)智能等方面的問題，構(gòu)建核電行業(yè)知識圖譜，為業(yè)務(wù)場景的智能化分析和運(yùn)作優(yōu)化提供支撐。

（三）技術(shù)上體現(xiàn)集成性融合，推動企業(yè)檔案管理多技術(shù)融合和綜合利用

該平臺在技術(shù)上廣泛引入大數(shù)據(jù)分析、人工智能等新一代信息技術(shù)，實現(xiàn)以平臺為核心的多技術(shù)融合和綜合利用?？紤]到平臺整合及集約化，一些功能模塊借助企業(yè)內(nèi)其他技術(shù)平臺，例如數(shù)據(jù)中臺、數(shù)據(jù)可視化平臺、人工智能數(shù)據(jù)挖掘平臺的專業(yè)性技術(shù)來實現(xiàn)，避免檔案平臺過于復(fù)雜化。平臺出于對分布式應(yīng)用和多源、多端等互聯(lián)網(wǎng)化業(yè)務(wù)的支持，注重使用微服務(wù)架構(gòu)來替代以往的單體應(yīng)用開發(fā)模式。

總之，隨著數(shù)字檔案長期保存技術(shù)的成熟以及逐步落地推廣，數(shù)字檔案單套制必將順利實施，數(shù)字檔案管理將圍繞具體業(yè)務(wù)領(lǐng)域開展知識開發(fā)利用，通過知識來支撐企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和高質(zhì)量發(fā)展。

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作者單位：江蘇核電有限公司