王卓

摘 要：在國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，國(guó)家明令要加強(qiáng)體制改革，提高工作執(zhí)行效率，積極健全法治社會(huì)，維護(hù)國(guó)家長(zhǎng)治久安遙作為護(hù)法、維法、執(zhí)法的公安部門，在這樣的時(shí)代背景下，公務(wù)會(huì)更加繁重，需要記錄的文案和事件將會(huì)更多。因此，如何更加合理、高效、規(guī)范地管理紙質(zhì)文件檔案成為公安部門大力推進(jìn)體制改革的重要一部分。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的不斷普及，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)成為我國(guó)社會(huì)事業(yè)的重要組成部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足社會(huì)的發(fā)展需求，電子檔案管理可以提升檔案的管理效率，方便查找。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案? 管理系統(tǒng)? 設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

引言

系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)：智能檔案柜管理系統(tǒng)基于“互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)”技術(shù)，可用于各企事業(yè)單位， 方便對(duì)紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行規(guī)范化管理，提高工作效率。系統(tǒng)分為兩大部分：硬件和軟件。硬件部分包括主柜和副柜、智能鎖板和智能顯示屏，軟件部分包括服務(wù)器管理平臺(tái)和移動(dòng)客戶端。

系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)：檔案柜平臺(tái)綜合運(yùn)用二維碼識(shí)別、自動(dòng)控制、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)等多種先進(jìn)的技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)了取件碼、二維碼掃碼開(kāi)柜、柜門狀態(tài)查詢等功能。整個(gè)系統(tǒng)分為服務(wù)端和移動(dòng)端。

一、檔案管理系統(tǒng)

平臺(tái)管理員在檢查系統(tǒng)狀態(tài)時(shí)，登錄管理系統(tǒng)查看當(dāng)前柜門狀態(tài)。柜門狀態(tài)保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，以枚舉的方式定義了三個(gè)狀態(tài)，分別為開(kāi)、關(guān)和不確定。不確定指的是柜門狀態(tài)沒(méi)有在指定時(shí)間內(nèi)刷新袁即柜子安卓端平板與后端長(zhǎng)連接已經(jīng)斷開(kāi);開(kāi)和關(guān)兩種狀態(tài)指的是一段時(shí)間內(nèi)的柜門狀態(tài)，而不是指實(shí)時(shí)的柜門狀態(tài)。

后臺(tái)授權(quán)開(kāi)柜：平臺(tái)的核心功能在于開(kāi)柜，后端服務(wù)器接收到開(kāi)柜請(qǐng)求后，按照請(qǐng)求路徑分發(fā)給不同的驗(yàn)證邏輯，通過(guò)驗(yàn)證才能生成對(duì)應(yīng)的開(kāi)柜信息，并按照規(guī)定的加密方式返回。驗(yàn)證的主要內(nèi)容主要包括身份和信息的有效性以及驗(yàn)證碼和二維碼包含信息的正確性。

文件使用記錄：柜門開(kāi)關(guān)等操作包含有身份信息的驗(yàn)證，每次開(kāi)柜的時(shí)候，這些操作都會(huì)生成日志，里面記錄了開(kāi)柜日期，開(kāi)柜人員和開(kāi)柜的柜門號(hào)以及文件的編號(hào)。一旦岀現(xiàn)文檔丟失的情況，可以通過(guò)查看日志來(lái)追責(zé)。

開(kāi)柜請(qǐng)求處理：開(kāi)柜請(qǐng)求來(lái)自于平臺(tái)和安卓平板，對(duì)請(qǐng)求的參數(shù)驗(yàn)證完之后，取岀有用的憑證，作為查詢數(shù)據(jù)庫(kù)的索引值，找到對(duì)應(yīng)的柜門編號(hào)和柜門狀態(tài)遙

系統(tǒng)監(jiān)控管理：平臺(tái)對(duì)系統(tǒng)的魯棒性要求高，需要一個(gè)機(jī)制來(lái)監(jiān)控系統(tǒng)的運(yùn)行狀況。主要監(jiān)控運(yùn)行的程序和內(nèi)存空間，統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)中的異常，作為后期維護(hù)的依據(jù)。

檔案利用統(tǒng)計(jì)：對(duì)檔案利用者、檔案利用時(shí)間、利用次數(shù)、利用目的進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)，利用人、利用時(shí)間、利用次數(shù)、利用目的等等。

檔案庫(kù)房管理：圖形化方式模擬展示實(shí)體庫(kù)房密集架或檔案柜布局、實(shí)體檔案擺放情況，支持倉(cāng)庫(kù)布局及檔案柜基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)。

檔案關(guān)鍵詞管理：在系統(tǒng)錄入時(shí)自動(dòng)生成關(guān)鍵詞，能夠全面地反映檔案內(nèi)容，支持關(guān)鍵詞規(guī)則設(shè)定。

二、全方位高效信息化管理

智能檔案管理系統(tǒng)對(duì)合同數(shù)據(jù)的收集、掃描、存儲(chǔ)、應(yīng)用、安全進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃和設(shè)計(jì)，從而保證檔案信息的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、移交、查閱、借閱、庫(kù)房管理等環(huán)節(jié)的全方位高效信息化管理，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的全生命周期管理。智能檔案管理系統(tǒng)更能實(shí)現(xiàn)與公司其他核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫銜接，使大量有價(jià)值的檔案文件得以規(guī)范、自動(dòng)、完整采集。

三、紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)和電子檔案的優(yōu)點(diǎn)

紙質(zhì)檔案的優(yōu)點(diǎn)。任何形式的檔案都有自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。紙質(zhì)檔案也不例外，紙質(zhì)檔案也有自己的優(yōu)點(diǎn)。首先是直觀性，在實(shí)際工作中要查詢紙質(zhì)檔案的時(shí)候，只要檔案沒(méi)有被涂改、沒(méi)有損壞也沒(méi)有丟失的話，就可以迅速得到想要得到的信息。其次是真實(shí)性和安全性，紙質(zhì)的檔案在做成以后，很難被涂改或是修正，因?yàn)橥扛幕蚴切拚?，一般都?huì)留下痕跡，而檔案的作用就是作為真實(shí)和安全的憑證，很難修改，真實(shí)性和安全性也就有了保障。雖然現(xiàn)在電子信息檔案用的比較多，但是人們還是普遍認(rèn)為紙質(zhì)檔案具有很高的可信度。最后是法律效力和憑證效力，在遇到法律問(wèn)題的時(shí)候，電子檔案的使用一般都很謹(jǐn)慎，人們也普遍認(rèn)為紙質(zhì)檔案可以作為司法部門取證所需的憑證，具有法律效力。

電子檔案的優(yōu)點(diǎn)。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，電子檔案越來(lái)越受到人們的青睞，電子檔案有自己的優(yōu)點(diǎn)。首先是能夠提高效率，計(jì)算機(jī)能夠提升工作效率，在進(jìn)行存儲(chǔ)和查找的時(shí)候也能夠提升工作人員的速度，查找起來(lái)也相對(duì)的比較容易，極大的減輕了檔案工作人員的工作量。其次是大量存儲(chǔ)，電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)不需要很大的空間也可以將檔案儲(chǔ)存完整，也不會(huì)因?yàn)榄h(huán)境因素的影響而減少存儲(chǔ)壽命。再次是保密性能好，電子檔案主要儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)上，如果對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了加密措施，做好了檔案的保密措施，沒(méi)有權(quán)限的人是沒(méi)有辦法進(jìn)入電子檔案查詢檔案的。最后是電子檔案的質(zhì)量比較高。紙質(zhì)檔案一般由人來(lái)存儲(chǔ)和排列，太多人為因素會(huì)導(dǎo)致檔案錯(cuò)誤的概率增加，而電子檔案則沒(méi)有這方面的問(wèn)題，電子檔案的質(zhì)量和利用率比紙質(zhì)檔案要高。

結(jié)論

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息技術(shù)在企業(yè)的發(fā)展管理中占據(jù)著越來(lái)越重要的地位。檔案作為企業(yè)的一種信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中不可或缺的一部分，在管理和決策中發(fā)揮重要的作用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在收集、保存、管理等方面存在一些弊端，例如紙質(zhì)文檔易受潮，丟失損害難以修復(fù)，查找不便等。為了解決上述問(wèn)題，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，這不僅為企業(yè)整個(gè)檔案系統(tǒng)增加了科技化的管理，同時(shí)也因?yàn)槲臋n管理系統(tǒng)的可備份化，為企業(yè)檔案增加了另一份安全保障。而對(duì)于檔案利用人員來(lái)說(shuō)，有了文檔管理系統(tǒng)，同時(shí)有專門的檔案維護(hù)人員，檔案的檢索利用也會(huì)比過(guò)去的紙質(zhì)文檔檢索利用更加簡(jiǎn)便快捷。

參考文獻(xiàn)

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