周紅波

摘要：縣檔案館是縣行政單位保存和研究的相關(guān)歷史檔案的重要政府機(jī)構(gòu)，但現(xiàn)階段基層檔案館管理存在重視程度不夠等問題，導(dǎo)致縣檔案館并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此本文主要就對基層檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行相關(guān)探討，并提出相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞：基層檔案館;檔案管理工作;問題與對策

引言：縣是在我國行政區(qū)域劃分體系中的基層行政機(jī)構(gòu)，因此縣級檔案館在我國的檔案管理體系中也是屬于基層的檔案機(jī)構(gòu)。基層檔案館是承擔(dān)著保存該縣重要檔案資料的重要職能。但是以我國目前縣檔案館的管理工作來看，仍然存在很多需要解決的問題。

一、基層檔案館的檔案管理職能

縣檔案館的主要職能在于貫徹《中華人民共和國檔案法》及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針政策等。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)對于縣檔案館的具體要求和現(xiàn)實(shí)情況來開展后續(xù)工作，并進(jìn)行檔案的管理工作。另外還要負(fù)責(zé)相應(yīng)的縣檔案館的檔案規(guī)劃工作。

基層檔案館的具體工作主要是接收各黨政機(jī)關(guān)的重要黨政資料以及相應(yīng)機(jī)關(guān)部門的文案等諸多與國家有關(guān)的機(jī)密文件。另外縣檔案館還有開發(fā)縣級檔案信息，并向社會介紹有關(guān)縣級的相關(guān)歷史文件、編撰相應(yīng)的史料、向社會提供準(zhǔn)確的歷史文獻(xiàn)資料等，為我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展史料的積累等提供一定的服務(wù)。與此同時(shí)，縣檔案館還負(fù)責(zé)編纂地方史的史料，并且出版相關(guān)的縣級年鑒等相關(guān)書籍?？傮w而言，縣檔案館的主要職能是收集和保存相關(guān)歷史史料與黨政機(jī)關(guān)的重要文件，并通過該便利功能進(jìn)行相關(guān)檔案資料的編纂與研究。

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息時(shí)代的到來就對縣檔案館提出了更高的要求。現(xiàn)階段需要各縣檔案館在職能服務(wù)方面進(jìn)行相應(yīng)的開拓，比如在相關(guān)的政務(wù)重要活動或重大事件來進(jìn)行相應(yīng)的資料收集和拍攝工作。并且要妥善保管好相應(yīng)的照片、錄音、錄像的資料，便于后期資料的收集和使用。

二、基層檔案檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度需要進(jìn)一步完善

在縣檔案館中，很多人對于檔案館的認(rèn)知就是儲存相關(guān)資料，而且認(rèn)為相關(guān)的檔案管理人員僅僅只是資料管理員。很多人對于縣檔案館的認(rèn)知不夠，其次在經(jīng)費(fèi)投入上，相關(guān)管理層面有所欠缺，所以經(jīng)費(fèi)投入也相對較少。這就導(dǎo)致縣檔案館陷入了惡性循環(huán)。沒有足夠的經(jīng)費(fèi)，難以招收專業(yè)性的人才;沒有專業(yè)性的人才，就無法開展縣檔案館的整體工作。所以檔案管理人員的相關(guān)水平不高，就導(dǎo)致管理制度存在不完善的情況。相關(guān)的檔案室規(guī)章制度、案卷整理制度、管理工作質(zhì)量等都存在一定的問題。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作不扎實(shí)

檔案管理人員的基本職能是對相關(guān)檔案進(jìn)行歸檔和管理，但是由于資金不足，相關(guān)專業(yè)人員素質(zhì)較為低下，所以使得檔案文件因相關(guān)檔案管理人員專業(yè)職能不夠，導(dǎo)致處于無序狀態(tài)。不僅降低了檔案的使用率，也在一定程度上浪費(fèi)了檔案的基本職能。另外，相關(guān)的檔案管理人員平時(shí)并沒有盡到相應(yīng)的工作職責(zé)，對一些平時(shí)檔案的收集與整理工作產(chǎn)生了忽視的心理，而且在相關(guān)檢查開始前進(jìn)行突擊工作，這樣的工作行為和態(tài)度就造成了相關(guān)檔案知識的浪費(fèi)。

（三）基層檔案管理信息化建設(shè)水平較低

由于基層單位可以用在縣檔案管理方面的資源較少，而且因?yàn)橹贫鹊膯栴}存在資金挪用等相關(guān)方面的因素，從而導(dǎo)致縣基層單位檔案管理的條件相對來說較為簡陋，而且設(shè)備較老化，不具備發(fā)展信息化建設(shè)的條件和要求。即使相關(guān)政府單位為縣檔案管理配備了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和掃描儀設(shè)備。但是由于工作人員并沒有相匹配的專業(yè)能力，所以導(dǎo)致信息化機(jī)械設(shè)備利用率較低。除此之外，由于檔案管理人員人數(shù)較少，在一定程度上即使信息化資料能夠掃描歸檔，但是沒有足夠的人員將相關(guān)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理，從而在管理手段上缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性，導(dǎo)致檔案利用率低，很難適應(yīng)現(xiàn)代化基層檔案管理的建設(shè)目標(biāo)要求。

（四）檔案館工作人員素質(zhì)有待提高

對于我國縣檔案館工作人員的相關(guān)工作進(jìn)行調(diào)查，可以發(fā)現(xiàn)很多檔案管理人員不知道重要檔案的存放地點(diǎn)，甚至那些具有很高價(jià)值的檔案并沒有定期維護(hù)的意識，以為檔案只有鎖在柜子里才能夠保證其研究價(jià)值。這種情況不僅在一定程度上造成了檔案的價(jià)值資源浪費(fèi)，還影響了檔案相關(guān)正常工作的開展。甚至存在相關(guān)檔案管理人員不重視檔案管理工作，出現(xiàn)一些不太重要的檔案甚至落滿了灰塵，也存在一些污損和殘破的現(xiàn)象。

三、做好基層檔案管理工作的對策

（一）建立健全基層檔案管理制度

檔案管理工作是一份專業(yè)性較強(qiáng)且具有耐心的人才能夠完成的。相關(guān)的檔案管理人員要有對檔案管理的專業(yè)性和機(jī)密性認(rèn)識。要充分認(rèn)識到做好檔案管理工作的重要性。特別是現(xiàn)階段我國的市場經(jīng)濟(jì)中，如果能夠利用好檔案，對著我國相關(guān)地區(qū)資源的開發(fā)有著十分重要且深遠(yuǎn)的影響。檔案管理的工作一定要從小處做起，從規(guī)范化做起。首先應(yīng)該將檔案管理的制度進(jìn)行規(guī)范化，以此來推動檔案管理整體水平的提高。其次，要在檔案管理工作中確保檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性。要認(rèn)真總結(jié)檔案管理的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，進(jìn)一步健全縣檔案管理的工作制度。讓后續(xù)有關(guān)檔案管理的工作順利的開展。

（二）創(chuàng)新基層檔案管理思想觀念

想要完善管理制度的改革，首先應(yīng)該從創(chuàng)新思想觀念入手。只有通過這種方式才能夠完善后續(xù)的檔案管理工作。在之前的檔案管理工作中，主要是對一些已知的材料進(jìn)行反復(fù)的整理，或者對一些來訪者進(jìn)行訪問，這是一種相對封閉式的服務(wù)模式。新形勢下的檔案管理工作除了應(yīng)對政治有所服務(wù)之外，還需要對科研、教學(xué)、經(jīng)濟(jì)等多方面有所建樹。因此原本的管理工作已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代的要求，所以必要的創(chuàng)新思想觀念意識就顯得尤為重要。這些新意識的建立需要檔案管理人員通過自己工作本身的職能，對相關(guān)社會人員進(jìn)行服務(wù)意識的呼吁，讓他們解放思想，并對檔案館進(jìn)行開放，讓更多的人去認(rèn)識到檔案資料的魅力。與此同時(shí)還可以鼓勵(lì)相關(guān)的學(xué)生進(jìn)行檔案的研究，讓他們在學(xué)習(xí)的過程中感受到檔案的魅力。并且從活動的過程中，檔案人員可以總結(jié)活動經(jīng)驗(yàn)，并對檔案的管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善。

（三）加強(qiáng)基層檔案管理信息化建設(shè)

想要完善基層檔案管理信息化建設(shè)，首先應(yīng)該加大對縣檔案館的資金投入，讓縣檔案館配備相應(yīng)的信息化管理設(shè)施和設(shè)備，比如相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和掃描儀。除此之外，還應(yīng)由專門的技術(shù)人員教會檔案的管理人員進(jìn)行類似設(shè)備的使用和維護(hù)，為檔案的管理提供便捷。其次政府部門應(yīng)當(dāng)盡快建立基層檔案資源的數(shù)字化建設(shè)，通過數(shù)字化資源的建設(shè)，最大程度上的保留檔案的相關(guān)信息，并且能夠最大程度上的進(jìn)行檔案資源的利用。更要做好檔案的數(shù)字化信息管理工作，通過權(quán)限的設(shè)置對檔案的保密性進(jìn)行嚴(yán)格的控制，防止信息被破壞和丟失。

（四）做好檔案信息資源的開發(fā)利用

過去縣檔案館等客上門的服務(wù)理念已經(jīng)不適用于現(xiàn)代信息化資源開發(fā)的過程。檔案館應(yīng)采取走出去的活動理念，利用大型的活動作為宣傳媒介，吸引更多的人來檔案館進(jìn)行參觀和使用檔案資料。通過這種方式不僅能夠吸引外來資金開發(fā)檔案館，還能夠讓社會上更多的人了解檔案、關(guān)心檔案。

結(jié)語：

由上所知，基層檔案管理工作現(xiàn)階段還是存在一些問題的，因此，相關(guān)部門要進(jìn)一步健全基層檔案管理制度，創(chuàng)新管理觀念，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)從自身出發(fā)，提升專業(yè)知識，從而在現(xiàn)有基礎(chǔ)上提升基層檔案管理工作質(zhì)量。

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