周彥燕

（西安音樂學(xué)院黨政辦綜合檔案室，陜西 西安 710061）

在電子設(shè)備飛速發(fā)展的當(dāng)今時代，“無紙化”辦公已然成為眾多行業(yè)必然發(fā)展趨勢，這也為檔案工作提供了全新的發(fā)展契機。目前，大部分企事業(yè)單位在使用OA 系統(tǒng)進行檔案歸檔工作時，均使用雙軌制模式，即在OA 系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的是電子文件，但歸檔時仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔。如何實現(xiàn)OA 系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有效對接是一個重大現(xiàn)實問題。

OA 系統(tǒng)與檔案管理歸檔方式不同，如果通過兩個系統(tǒng)對接并進行檔案資源整合，可使原有的案卷、電子文件資料等通過重組獲得優(yōu)化，提高計算機技術(shù)在檔案管理中的實際效能，大幅度提高檔案管理的技術(shù)與管理水平。

OA 系統(tǒng)建設(shè)是一件較大的工程，不僅需要前期對各部門工作詳細調(diào)研，還需要進行個性化設(shè)計，再按照各部門與人員之間的工作協(xié)作進行系統(tǒng)設(shè)置，本文擬對此展開探討。

一、OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接的主要方式

一是將檔案歸檔功能嵌入OA 系統(tǒng)中，實現(xiàn)電子文件和信息資源的歸檔保存。其優(yōu)勢是實現(xiàn)了OA 系統(tǒng)中檔案歸檔板塊的電子文件歸檔，減少了歸檔流程操作的復(fù)雜性和出錯率。其存在的問題是無法實現(xiàn)檔案歸檔的完整性，這是因為OA 系統(tǒng)中大多數(shù)文件為單純的文件正文與文件附件的流轉(zhuǎn)簽批，附件格式多為文本類，文件傳遞流轉(zhuǎn)介質(zhì)單一，直接用OA 系統(tǒng)中嵌入式歸檔會導(dǎo)致一些門類無法進行歸檔（如科研類、聲像類、基建類等），OA系統(tǒng)的電子文件中沒有對圖紙與聲像類檔案進行上傳與流轉(zhuǎn)的途徑不能實現(xiàn)對此類檔案的管理。此外，多數(shù)OA 公司過多關(guān)注文件流程而不注重歸檔功能，歸檔模塊中提供的不是真實的歸檔程序，而是以流程程序代替歸檔程序。OA 系統(tǒng)中辦結(jié)工作后的文件歸檔，多數(shù)是文件的發(fā)起人進行的文件流轉(zhuǎn)，文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后流程圖中顯示已歸檔，其實并非由批轉(zhuǎn)承辦的部門進行歸檔，不符合檔案歸檔的要求與程序，難以滿足檔案歸檔的實際需要。

二是兩個系統(tǒng)直接通過開放數(shù)據(jù)端口進行數(shù)據(jù)傳輸對接，從OA 系統(tǒng)中提取相關(guān)數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)傳輸，使完整歸檔程序在檔案系統(tǒng)中進行，從而實現(xiàn)OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)順利對接。其優(yōu)勢是有效避免了文件的漏傳與誤傳，保證了文件數(shù)據(jù)的完整性，傳輸方式簡單，可操作性強。但也存在著一定的問題，直接通過開放數(shù)據(jù)端口進行數(shù)據(jù)傳輸對接，一般會出現(xiàn)以下兩種情況：一種情況是因OA 系統(tǒng)中的電子文件體量巨大，需要專業(yè)的服務(wù)器進行數(shù)據(jù)傳輸與存儲，容易造成對接過程中部分數(shù)據(jù)的丟失。另一種情況是系統(tǒng)對接前，OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)中沒有統(tǒng)一數(shù)據(jù)傳輸轉(zhuǎn)換的格式，在數(shù)據(jù)傳輸中會出現(xiàn)格式錯誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸遺漏或不準(zhǔn)確，以致數(shù)據(jù)歸檔不全。加之OA 系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接后需要進行進一步整理，歸檔的工作量太大，容易出現(xiàn)歸檔文件漏歸、錯歸的現(xiàn)象，還由于系統(tǒng)中的文件數(shù)據(jù)是一次性傳輸，沒有原始數(shù)據(jù)可供核對和檢查，不利于后期檔案的核對工作。

三是設(shè)立中間庫。通過OA 系統(tǒng)把文件傳輸?shù)街虚g庫中進行數(shù)據(jù)整理，整理后統(tǒng)一轉(zhuǎn)換格式，再移入檔案系統(tǒng)進行歸檔。這一方式的優(yōu)勢在于初步解決了數(shù)據(jù)直接傳輸體量太大無法核對檔案信息的問題，可以在中間庫中進行文件的整理和核對，并可按照檔案歸檔系統(tǒng)的歸檔方式進行中間庫的檔案歸檔設(shè)置。其存在的另一問題是在系統(tǒng)具體對接中會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，同時由于中間庫的存儲容量有限，數(shù)據(jù)較大的歸檔文件需要分多次進行，歸檔整理的工作量大，歸檔時間較長，不利于系統(tǒng)中檔案歸檔工作的進行。

二、OA 系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)對接的優(yōu)化策略

（一）OA 系統(tǒng)嵌入式檔案管理的優(yōu)化策略

建議采用傳統(tǒng)檔案歸檔與OA 系統(tǒng)歸檔對接的卷件結(jié)合的方式進行檔案的收集與管理方式，檔案系統(tǒng)進行其他門類檔案的整理和文件的錄入、數(shù)字化、掛接系統(tǒng)等工作，OA 系統(tǒng)只對其系統(tǒng)中的文件進行歸檔整理。OA 公司歸檔時按照檔案歸檔要求進行歸檔板塊的調(diào)試，按歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置歸檔界面，實現(xiàn)了OA 系統(tǒng)內(nèi)嵌入式歸檔板塊，進而達到歸檔整理的目的。

（二）OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)開放數(shù)據(jù)端口直接對接的優(yōu)化策略

為使電子文件與數(shù)據(jù)傳輸格式保持一致，各操作部門要嚴格按照統(tǒng)一的格式從OA 系統(tǒng)上傳文件，從源頭解決文件傳輸過程中格式不一致的問題。同時，根據(jù)兩個系統(tǒng)之間的差異，開發(fā)可優(yōu)化系統(tǒng)對接的程序。比如在檔案系統(tǒng)中設(shè)置掃描和核查文件大小、格式、完整性的小程序，電子文件對接前先進行數(shù)據(jù)掃描與數(shù)據(jù)核查，對接后再次核查相關(guān)數(shù)據(jù)，以此解決文件傳輸中數(shù)據(jù)丟失或者傳輸錯誤的問題。

此外，分批次歸檔?？蓪A 系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件通過設(shè)定不同歸檔時間，分部門、分批次少量多次進行電子文件的數(shù)據(jù)傳輸，以壓縮文件一次傳輸所需的時間，降低每次傳輸文件的容量，使文件便于檢查核對。

（三）OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)設(shè)立中間庫的優(yōu)化策略

在數(shù)據(jù)傳輸過程中，如果電子文件體量太大極易造成系統(tǒng)崩潰、線路中斷、停電等情況，從而導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)錯誤或丟失。針對對接情況，在數(shù)據(jù)傳輸前，應(yīng)購置大體量的存儲系統(tǒng)，先行對原始數(shù)據(jù)進行兩三次備份。

針對中間庫容量有限的問題，可要求中間庫對接公司對中間庫可存儲與整理的數(shù)據(jù)量與OA 公司給出的總數(shù)據(jù)量進行對照評估，從而確定擴容數(shù)據(jù)量與導(dǎo)入檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)量的次數(shù)，以從源頭上減少中間庫操作的工作量與復(fù)雜程度，縮短中間庫歸檔所需時間。

此外，通過OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接進行電子文件的歸檔時，同步對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔，使紙質(zhì)檔案與電子文件歸檔形成互為異質(zhì)備份。同時，在普通紙質(zhì)檔案歸檔時，一并對紙質(zhì)文件進行掃描形成電子檔案，成為異質(zhì)備份。高校對本單位的檔案進行備份，相應(yīng)地增加存儲系統(tǒng)，分校區(qū)進行存儲備份，形成異地備份。

（四）其他優(yōu)化策略

技術(shù)層面優(yōu)化：OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接后的系統(tǒng)面對單位各個部門，每個部門都可以登錄該系統(tǒng)，通過系統(tǒng)內(nèi)OCR 技術(shù)快速查詢本部門所需要的相關(guān)檔案資料，每個部門的權(quán)限不同，需要檔案管理人員對各部門賬號的權(quán)限進行設(shè)置。非檔案部門人員的賬號只能進行瀏覽、OCR 搜索、下載本部門已經(jīng)歸檔的檔案等功能，只有檔案部門人員的賬號才可以進行檔案系統(tǒng)的資源管理、檔案的整理錄入、各部門賬號的權(quán)限設(shè)置以及設(shè)置各檔案是否可以共享等操作。每個部門設(shè)置對應(yīng)的權(quán)限，既能保證檔案系統(tǒng)的有效管理，又能保證檔案信息的安全性。

OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接需要用到計算機技術(shù)、OCR 技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲技術(shù)等專業(yè)性非常強的現(xiàn)代化信息技術(shù)。企事業(yè)單位檔案存量比較大，具有個性化的技術(shù)需求，必須與具有專業(yè)技術(shù)資質(zhì)的合作方進行合作。選擇專業(yè)的技術(shù)對接公司時，應(yīng)詳盡地提出本單位OA 系統(tǒng)的使用現(xiàn)狀與檔案系統(tǒng)的相關(guān)需求，還應(yīng)考察合作方真實專業(yè)水平、相關(guān)經(jīng)驗、近期完成的項目、資格證書、人員配備情況、資金運營情況、信譽情況，避免違約情況發(fā)生。只有在全面評估的基礎(chǔ)上，選擇專業(yè)水平高、信譽好、負責(zé)任的公司或企業(yè)作為合作方，才能共同完成OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接的工作。

管理層面優(yōu)化：在OA 系統(tǒng)中，各企事業(yè)單位部門不能用統(tǒng)一的賬號看到完整的收發(fā)文信息，很多電子文件直接由上級部門批轉(zhuǎn)給承辦部門負責(zé)人，只有用承辦部門負責(zé)人的賬號登錄系統(tǒng)，才能看到文件的收文處理單。發(fā)文則需要由擬稿人的賬號登錄后才有權(quán)限看到完整發(fā)文文件簽批頁。這種情況極易造成一個部門需要多個賬號核對歸檔條目，不僅使歸檔工作更加繁瑣，也容易因個別部門或個人核對信息時的工作失誤造成歸檔不全的問題。為解決這一問題，在OA 系統(tǒng)中實時上傳收發(fā)文電子文件的題目時，應(yīng)將題目及文件所在部門賬號信息以條目形式自動上傳至檔案系統(tǒng)中。

為了在檔案數(shù)字信息庫中快速查找到重要信息，檔案部門人員要對檔案編撰目錄、摘要，軟件開發(fā)方在數(shù)據(jù)庫中建立檔案的目錄，做到只要在檔案數(shù)字庫中輸入關(guān)鍵詞就能快速檢索出相關(guān)檔案信息，以提高工作效率。

“大智物移云”層面優(yōu)化：“大智物移云”作為新的載體，使互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展邁入了新時代。企事業(yè)單位也將面臨新的轉(zhuǎn)型，從技術(shù)層面講，傳統(tǒng)的信息化技術(shù)將逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楦呒夹g(shù)含量的智能終端技術(shù)，傳統(tǒng)的管理方式將升級為數(shù)字化集成平臺的管理方式。OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接可以云端加密存儲，不僅能有效降低企事業(yè)單位設(shè)備的經(jīng)費支出，減少因場地不足而影響企事業(yè)單位的存儲服務(wù)升級的問題，尤其有利于體量大、涉密的數(shù)字化資源的建設(shè)與發(fā)展。

三、結(jié)語

基于OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對接的電子文件管理系統(tǒng)，有效實現(xiàn)了檔案資源的共享，十分有利于用戶數(shù)據(jù)查詢利用，［1］是檔案工作發(fā)展的重要方向，各單位需要高度重視此項工作。檔案主管部門必須在對接好的系統(tǒng)中擁有一定的權(quán)限，參與全程監(jiān)督電子文件的形成、運轉(zhuǎn)、歸檔工作。［2］