李全記

(南京郵電大學(xué) 學(xué)生工作處,江蘇 南京 210023)

一、加強(qiáng)高等學(xué)校教育管理信息化建設(shè)的重要性

近年來各類高校的擴(kuò)招，使得高校的學(xué)生容納量迅速攀升，由此，學(xué)校需要承擔(dān)更加繁重的教育管理工作。而管理辦公的信息化，能夠使管理程序、操作得到簡化，提高工作效率，幫助高校應(yīng)對(duì)持續(xù)增加的管理工作量。在此過程中，自“互聯(lián)網(wǎng)+”提出以來，各個(gè)高校陸續(xù)開始加快推進(jìn)自身的信息化建設(shè)，極大地提高了教育管理工作的效率。但事實(shí)上，管理信息化水平的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，難以滿足教育管理工作量的大幅度增加和管理任務(wù)對(duì)配套工作效率的需求，導(dǎo)致高校的信息化建設(shè)并不能順利達(dá)到預(yù)期效果。同時(shí)，高校普遍存在重教育、輕管理的情況，對(duì)信息化建設(shè)配套人才、設(shè)施等方面的重視程度不足，使高校教育管理信息化辦公體系不能得到有效的發(fā)展。為此，高校需要加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)力度，以構(gòu)建出一個(gè)更加優(yōu)質(zhì)的信息化教育管理體系，使信息化建設(shè)工作能夠發(fā)揮更大的效用，推動(dòng)高校辦學(xué)水平的可持續(xù)優(yōu)化。

二、加強(qiáng)高等學(xué)校教育管理信息化建設(shè)分析

(一)管理流程再造

1.流程再造思路

從高校教育管理領(lǐng)域來看，教育管理流程可以被解釋為相互之間具有關(guān)聯(lián)性、以為學(xué)校創(chuàng)造教育管理價(jià)值為目的的活動(dòng)。而按照流程再造一詞最早提出時(shí)的論述，結(jié)合高校教育管理背景，可以將流程再造一詞闡釋為：為了達(dá)到更好的教育管理效果，基于信息技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有管理重新審視、全面完善，以構(gòu)建出更加系統(tǒng)化的工作流程改進(jìn)活動(dòng)。根據(jù)《再造：不是自動(dòng)化，而是重新開始》這一首次提出流程再造的論文，流程再造強(qiáng)調(diào)將現(xiàn)有的職能導(dǎo)向工作組織形式轉(zhuǎn)化為流程導(dǎo)向，因此，在流程再造的思路建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息技術(shù)應(yīng)用背景，先構(gòu)建出合理的信息化管理辦公流程，然后再進(jìn)行配套的信息化設(shè)施配置，以確保信息技術(shù)的應(yīng)用與現(xiàn)有教育管理工作內(nèi)容保持協(xié)調(diào)的狀態(tài)，提高信息化建設(shè)效果。

2.流程再造配套機(jī)制建設(shè)思路

為了使信息化辦公體系與管理組織結(jié)構(gòu)的運(yùn)行相匹配，保證信息化建設(shè)效果，學(xué)校在關(guān)注管理辦公流程本身的再造過程中，還要注意流程配套運(yùn)行機(jī)制的再造，促進(jìn)流程再造達(dá)到預(yù)期的效果，增強(qiáng)信息化建設(shè)的有效性。一般來說，高?，F(xiàn)行的管理模式主要以傳統(tǒng)“科層制”管理模式為主，這種管理模式強(qiáng)調(diào)工作者的管理角色，不關(guān)心流程。也就是說，每個(gè)管理者僅對(duì)上層負(fù)責(zé)而非管理結(jié)果，這使得人的因素經(jīng)常會(huì)影響管理程序的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。而信息化建設(shè)要塑造出的教育管理側(cè)重標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性，主要關(guān)注結(jié)果，由此形成了管理機(jī)制與信息化工作流程不匹配的問題，影響了信息化建設(shè)效果。為此，應(yīng)樹立以流程為核心的配套機(jī)制建設(shè)思路，并讓管理者而非職能部門對(duì)工作結(jié)果負(fù)責(zé)，以此減少人的因素對(duì)管理工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性的影響，優(yōu)化管理工作的效率和質(zhì)量。

(二)改善管理者專業(yè)水平

1.培訓(xùn)

信息化建設(shè)是近年來才開始推行的高校教育管理方針，而我國信息化發(fā)展的起步也比較晚。因此，高校現(xiàn)有的教育管理人員對(duì)信息化技術(shù)的運(yùn)用、掌握能力有限，這在一定程度上制約了信息化建設(shè)的效用。為了達(dá)到更好的信息化建設(shè)效果，高校應(yīng)當(dāng)關(guān)注管理者專業(yè)水平建設(shè)，并將信息技術(shù)應(yīng)用納入專業(yè)水平建設(shè)范疇，使其能夠盡快適應(yīng)信息化辦公環(huán)境，推動(dòng)教育管理工作的發(fā)展。在此過程中，高校應(yīng)當(dāng)將培訓(xùn)這一有效的專業(yè)水平建設(shè)手段，其定位為信息化建設(shè)推進(jìn)的重點(diǎn)，并在構(gòu)建信息化辦公程序的同時(shí)，對(duì)辦公系統(tǒng)的使用方法以及更新，以培訓(xùn)的方式傳達(dá)給管理者，提高其運(yùn)用信息化辦公軟件的熟練度，推動(dòng)其專業(yè)水平的發(fā)展。在培訓(xùn)中需注意，由于高校的教育管理者數(shù)量較多，統(tǒng)一組織其參與脫崗培訓(xùn)顯然不合理。因此，需盡量運(yùn)用線上方式開展培訓(xùn)，以免耽誤正常管理工作。[1]

2.考核

考核是專業(yè)水平建設(shè)的有效手段之一，高?？梢愿鶕?jù)培訓(xùn)安排，設(shè)置配套的階段性考核，測試管理者的信息技術(shù)掌握程度、運(yùn)用能力水平，并根據(jù)測試結(jié)果，采取相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，使管理者能夠更加積極地投入到自我提升當(dāng)中，加快推進(jìn)信息化建設(shè)工作進(jìn)程。在考核中，要注意突出考核工作的目的，并適當(dāng)提高實(shí)操在考核中所占的比重，以督促管理者不斷優(yōu)化自身的信息化辦公作業(yè)能力，增強(qiáng)專業(yè)水平建設(shè)效果。[2]

(三)引入先進(jìn)工作思想

1.以人為本管理工作思想

以人為本思想強(qiáng)調(diào)人在管理工作中的主體地位，使人的潛力得以充分發(fā)揮，同時(shí)，減少人的因素對(duì)管理效果的負(fù)面影響。基于此，在信息化建設(shè)中，高校應(yīng)當(dāng)秉承以人為本的管理思想，順應(yīng)管理者主觀的習(xí)慣、傾向，設(shè)計(jì)相應(yīng)的信息化辦公流程、辦公操作規(guī)范等，使信息化管理工作更加便捷，提高管理效率。在此過程中，考慮到當(dāng)代人信息接收習(xí)慣的移動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，可以在信息化建設(shè)中，設(shè)置一個(gè)管理辦公APP，并構(gòu)建出任務(wù)推送功能，以手機(jī)推送方法對(duì)管理者進(jìn)行工作提醒，實(shí)現(xiàn)順應(yīng)其信息接收習(xí)慣，增強(qiáng)管理工作實(shí)施的時(shí)效性，踐行以人為本的管理思想。[3]

2.全面質(zhì)量管理工作思想

根據(jù)ISO所給出的相關(guān)定義，全面質(zhì)量管理思想可以被闡釋為一種以質(zhì)量為中心、以使高校師生受益為目的而開展長期性管理工作的思想。該思想強(qiáng)調(diào)關(guān)注教育各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，并從每個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)中尋找切入點(diǎn)，結(jié)合教育目標(biāo)，開展管理工作，以保證教育工作順利達(dá)到之前設(shè)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。為此，在信息化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)注意結(jié)合教育工作環(huán)節(jié)安排情況，設(shè)置相應(yīng)的流程，并定位好各個(gè)流程的管理側(cè)重點(diǎn)，由此構(gòu)建出一個(gè)基于全面質(zhì)量管理思想的信息化建設(shè)方案，使管理工作更具針對(duì)性，提升信息化建設(shè)水平。[4]

(四)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)

1.教育數(shù)據(jù)采集

大數(shù)據(jù)技術(shù)是一項(xiàng)高新信息技術(shù)，能夠從海量的信息數(shù)據(jù)中，挖掘出更具價(jià)值的信息，為教育管理工作的開展提供有力依據(jù)。以學(xué)生學(xué)業(yè)評(píng)價(jià)管理為例，在此項(xiàng)管理中，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，收集、處理學(xué)生的出勤記錄、測試分?jǐn)?shù)記錄等數(shù)據(jù)，就能夠總結(jié)出學(xué)生的整體學(xué)業(yè)變化情況，教育管理者就可以基于此調(diào)整管理工作，提高教育管理的準(zhǔn)確性。在此過程中，數(shù)據(jù)采集、處理作為大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用的主要環(huán)節(jié)，管理者必須設(shè)計(jì)好這兩個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)施方案，以保證大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效果，提升信息化建設(shè)水平。其中，在數(shù)據(jù)采集方面，可以考慮使用Microsoft SQL Serves2021數(shù)據(jù)庫，并運(yùn)用該數(shù)據(jù)庫自帶的DTS工具，進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。該工具具備高效的優(yōu)勢，能夠在10min以內(nèi)，完成基于數(shù)十萬條數(shù)據(jù)記錄的數(shù)據(jù)采集，能夠增強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用效果。[5]

2.教育數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)包括數(shù)據(jù)清理、存儲(chǔ)等步驟。在數(shù)據(jù)清理中，管理者可以根據(jù)自身需求，進(jìn)行建模，以篩選符合管理工作需求的數(shù)據(jù)，然后將這些數(shù)據(jù)予以標(biāo)準(zhǔn)化處理，使其能夠更好地反映出教育管理工作現(xiàn)狀，最后，再根據(jù)該現(xiàn)狀，制定后續(xù)的教育管理措施，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用。在此過程中，可以采用Microsoft Access數(shù)據(jù)庫，作為清洗數(shù)據(jù)庫，并將采集到的數(shù)據(jù)，導(dǎo)入該數(shù)據(jù)庫，再對(duì)各類變量進(jìn)行編碼，然后利用該編碼進(jìn)行建模、統(tǒng)計(jì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化處理。為了方便管理者隨時(shí)查閱，還要將經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化處理的數(shù)據(jù)，從清洗數(shù)據(jù)庫中導(dǎo)入數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，并為該系統(tǒng)設(shè)置模糊查詢功能，以便于工作者進(jìn)行數(shù)據(jù)查閱，落實(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)。[6]

(五)健全信息技術(shù)管理機(jī)制

1.設(shè)立專門的信息技術(shù)管理部門

在教育管理中，信息技術(shù)的運(yùn)用主要依托于配套的信息化管理辦公系統(tǒng)操作，而為了保持該系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，高校必須設(shè)立一個(gè)專門技術(shù)部門，以負(fù)責(zé)系統(tǒng)維穩(wěn)、更新、升級(jí)等工作，推動(dòng)信息化建設(shè)工作的持續(xù)深入。該部門設(shè)置一個(gè)運(yùn)營崗位，負(fù)責(zé)協(xié)助技術(shù)人員與教育管理者之間的有效溝通，保證信息技術(shù)運(yùn)用層面上的供需協(xié)調(diào)，提升信息化建設(shè)水平。[7]

2.完善信息技術(shù)管理工作組織架構(gòu)

在確立專門的技術(shù)部門之后，要構(gòu)建配套的技術(shù)管理工作組織架構(gòu)，使各項(xiàng)系統(tǒng)維穩(wěn)、升級(jí)改造工作能夠有序開展。在此過程中，應(yīng)當(dāng)按照系統(tǒng)日常、定期維穩(wěn)工作流程，以及系統(tǒng)更新、改造流程，構(gòu)建配套的組織架構(gòu)。同時(shí)，必須按程序、步驟來設(shè)定各個(gè)組織架構(gòu)部分的責(zé)任，并在工作未達(dá)到預(yù)期效果時(shí)，根據(jù)組織架構(gòu)各部分的責(zé)任，進(jìn)行復(fù)盤，以及時(shí)找出問題存在點(diǎn)并形成機(jī)理，確保技術(shù)管理工作能夠高效、高質(zhì)量開展，增強(qiáng)信息化建設(shè)效果。[8]

(六)健全配套制度

1.健全工作制度

信息技術(shù)在教育管理中的運(yùn)用，改變了管理工作原有的模式、作業(yè)方法。因此，高校必須結(jié)合信息化管理辦公現(xiàn)狀，構(gòu)建配套制度，使信息化建設(shè)能夠在制度的支持、規(guī)范下持續(xù)推進(jìn)。根據(jù)上述論述，信息化管理模式更加側(cè)重流程和作業(yè)結(jié)果，而非管理角色。因此，在制度建設(shè)中，應(yīng)立足于信息化管理流程，建立配套制度。在此過程中，需先全面梳理信息化管理流程，然后聚焦于作業(yè)結(jié)果，為流程中各項(xiàng)程序設(shè)置相應(yīng)的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、要求，最后，將這些標(biāo)準(zhǔn)、要求轉(zhuǎn)化為制度條款，完成制度建設(shè)。為此，為了保證制度的針對(duì)性，還要在制度中闡明各個(gè)崗位負(fù)責(zé)的流程操作，由此即可明確各個(gè)管理者的工作責(zé)任，以便于高校對(duì)個(gè)人行為的監(jiān)督。[9]

2.健全監(jiān)督制度

監(jiān)督制度的主要作用是督促管理者按照信息化教育管理要求，開展各項(xiàng)工作，確保對(duì)高效、信息化流程的規(guī)范化踐行，增強(qiáng)信息化建設(shè)的有效性。為此，在監(jiān)督制度的建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)圍繞信息化管理中的各項(xiàng)重點(diǎn)，并聚焦于工作結(jié)果，以制度條款的形式，闡明各項(xiàng)監(jiān)督檢查工作的開展方法、具體安排，以及監(jiān)督檢查評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還要將獎(jiǎng)懲機(jī)制引入監(jiān)督制度的建設(shè)，調(diào)動(dòng)管理者對(duì)工作的積極性和自覺性，提高信息化管理工作的落實(shí)質(zhì)量。[10]

(七)做好信息安全建設(shè)

1.狀態(tài)檢測防火墻的應(yīng)用

在信息化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)注意，教育管理辦公系統(tǒng)中存儲(chǔ)著大量的學(xué)生個(gè)人信息，這些信息一旦泄露，很容易使學(xué)生的日常生活受到干擾。因此，應(yīng)做好信息安全建設(shè)，保證信息化建設(shè)工作的良性推進(jìn)。在此過程中，狀態(tài)檢測防火墻技術(shù)作為一項(xiàng)有效、先進(jìn)的內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)，不僅可以將外界的安全威脅篩除，而且還具有狀態(tài)監(jiān)視功能，實(shí)時(shí)監(jiān)測辦公系統(tǒng)的安全隔離狀態(tài)，并根據(jù)監(jiān)視結(jié)果，制定、實(shí)施相應(yīng)的運(yùn)行決策，以增強(qiáng)防火墻的效用，控制外部信息安全風(fēng)險(xiǎn)因素，促進(jìn)信息化建設(shè)的穩(wěn)定推進(jìn)。

2.控制人的因素

防火墻技術(shù)雖然能夠幫助人們有效隔絕外界威脅，但對(duì)于形成于內(nèi)部的安全威脅沒有效用。在此過程中，管理者的不當(dāng)操作成為內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)因素形成的主要原因。高校在信息化建設(shè)中，要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)人的因素的控制，以消除內(nèi)部威脅，深入優(yōu)化信息安全防護(hù)效果。對(duì)于人的因素，需做好權(quán)限的設(shè)置，去除不當(dāng)操作實(shí)施渠道。同時(shí)，還要將信息安全納入培訓(xùn)課程內(nèi)容設(shè)計(jì)，提高管理者的信息安全意識(shí)，減少不當(dāng)操作出現(xiàn)的頻率。此外，還要嚴(yán)格開展涉密計(jì)算機(jī)的管理，嚴(yán)禁管理者隨意操作，并做好相應(yīng)的操作記錄，以免個(gè)人的不當(dāng)操作引發(fā)信息安全防護(hù)漏洞。

(八)配置好軟硬件設(shè)施

1.軟件設(shè)施配置

在信息化建設(shè)中，軟硬件設(shè)施的配置是建設(shè)工作推進(jìn)的重要切入點(diǎn)。其中，在軟件設(shè)施配置中，大部分高校不具備全程獨(dú)立完成教育管理辦公系統(tǒng)開發(fā)的能力。因此，應(yīng)當(dāng)與高新技術(shù)企業(yè)建立合作，以結(jié)合自身實(shí)際情況，定制一個(gè)辦公軟件系統(tǒng)，進(jìn)而精準(zhǔn)滿足自身的信息化建設(shè)需求。在此過程中，必須選擇口碑好、資質(zhì)齊全、經(jīng)驗(yàn)豐富的企業(yè)，或直接采用招投標(biāo)的方式進(jìn)行企業(yè)的選擇。但如果資金有限，則可以考慮直接在軟件供應(yīng)商處選購成套的管理軟件，以節(jié)省支出。此外，還要注意，在選用軟件時(shí)，為未來的工作規(guī)模發(fā)展留有余地，并盡量選用擴(kuò)展性良好的軟件，以減少后期信息化建設(shè)的投資，深入優(yōu)化高校教育管理信息化建設(shè)水平。

2.硬件設(shè)施配置

在信息化建設(shè)中，硬件設(shè)施是軟件運(yùn)行的主要承載，其性能水平直接影響著軟件的穩(wěn)定性。因此，應(yīng)做好硬件設(shè)施的配置，以保證信息化建設(shè)質(zhì)量。在硬件配置中，需根據(jù)現(xiàn)階段的工作量，結(jié)合對(duì)未來工作量的預(yù)估，選擇容量足夠的硬件，以確保其數(shù)據(jù)吞吐量能夠滿足教育管理需求。在此過程中，要注意，設(shè)施配置之前，必須提前出具設(shè)備采購方案，并開展相應(yīng)的市場調(diào)查，以控制設(shè)備價(jià)格與質(zhì)量。設(shè)備運(yùn)抵后，還要做好驗(yàn)收工作，檢查設(shè)備性能、型號(hào)、數(shù)量無問題后，才能將其投入使用。在安裝配置施工中，需嚴(yán)格遵照現(xiàn)行技術(shù)規(guī)程，進(jìn)行管線、設(shè)備的安裝配置，并注意嚴(yán)禁管線交叉安裝，且要做好防雷接地措施，降低硬件運(yùn)行故障幾率，增強(qiáng)信息化建設(shè)效果。此外，在安裝設(shè)備時(shí)，需留出半米長的空隙，為后續(xù)的檢修工作提供操作空間，提升硬件配置安裝水平。

三、結(jié)語

綜上所述，增強(qiáng)教育管理信息化建設(shè)效果，能夠提升高等學(xué)校各項(xiàng)工作的開展水平。在高校教育管理中，借助信息化建設(shè)措施，可以保障管理流程安排的合理性、改善教育管理信息化系統(tǒng)的使用性能、規(guī)范化各項(xiàng)管理工作的開展、強(qiáng)化學(xué)校的數(shù)據(jù)發(fā)掘能力與利用能力，從而深入優(yōu)化高校教育管理工作效率。