徐秀娟

（承德市交通運輸綜合行政執(zhí)法支隊，河北 承德 067000）

我國檔案學最早出現(xiàn)在20 世紀30 年代。新中國成立后，具有中國特色的檔案學學科體系開始重新構建。之后，陸續(xù)有相關法案法規(guī)頒布，逐步完善對檔案管理的指導工作。2019 年1 月1 日起施行《機關檔案管理規(guī)定》包括機關檔案管理基本任務、基礎設施建設和管理要求等內(nèi)容，對于機關檔案管理工作提出了明確的要求和具體指導意見，為新時代背景下機關檔案管理更好地服務社會主義建設提供了法律依據(jù)。

1 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)亟待提升

1.1 檔案管理人員現(xiàn)狀

目前我國有二十幾所高校招收檔案學專業(yè)，為各層級的檔案管理部門提供專業(yè)性人才。檔案學專業(yè)培養(yǎng)具備檔案學基礎理論知識，掌握現(xiàn)代管理知識、信息技術和檔案管理專業(yè)技能，適合在各級檔案局、各級各類檔案館，機關、團體、企事業(yè)單位的檔案部門、信息部門、文秘部門從事文件管理、檔案管理、信息管理、秘書工作的復合型、應用型和創(chuàng)新型專門人才。

但是實際上，由于各種歷史原因和客觀因素的影響，很多基層交通運輸單位檔案管理工作人員并不具有專業(yè)的檔案學學習經(jīng)歷。很多交通運輸單位，尤其是基層單位的檔案管理人員一方面缺乏專業(yè)知識，另一方面受到陳舊觀念的影響，認為檔案管理工作只是對歷史資料的簡單收集與保管。甚至是在部門領導的意識里，檔案管理也只是保存資料和存儲信息的后勤部門。所以在很多單位，檔案管理職位入職門檻低，在人事安排上沒有提升到一定的高度[1]。

以上原因?qū)е聶n案管理人員的日常工作主要集中在檔案資料的收入、歸類、保存和提供查詢等低層次的服務工作上。即使是在當今社會，電腦和網(wǎng)絡辦公已經(jīng)成為各機關單位的主要辦公手段，檔案管理人員的工作也只是從處理紙質(zhì)版資料簡單挪移到電腦上，僅僅在信息處理的手段上發(fā)生了變化，但是在信息處理的觀念上還停留在幾十年前的水平，遠遠跟不上時代的進步。因此，有必要提升交通運輸部門的檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，樹立全新的檔案管理理念和服務意識，為本部門的整體工作效率提升做出貢獻。

1.2 培養(yǎng)具有扎實專業(yè)知識的創(chuàng)新型檔案管理人才

檔案工作是一項管理性的、科學性的工作。交通運輸部門檔案管理人員在具體工作中應該具有該職位工作人員的基本能力，能夠勝任和檔案管理有關的日常工作。同時，他們還應該適應時代進步，學習我國關于檔案管理的最新法律法規(guī)和管理規(guī)定，在工作中具有創(chuàng)新意識和探索精神，開發(fā)檔案管理工作的新功能，為本部門的整體工作順利開展做好服務。

《機關檔案管理規(guī)定》中明確指出：機關應當積極采用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法，擴展檔案開發(fā)的力度和深度。大數(shù)據(jù)時代背景下，交通運輸部門的檔案內(nèi)容也由原來單一的紙質(zhì)版文字檔案或圖表檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘣男问?，現(xiàn)代多媒體、3D 等高科技技術為數(shù)字化資料的保存和使用提供了充分的可能。因此，和交通相關的檔案資源會更加豐富，來源更加廣泛，數(shù)據(jù)也迅速增加，網(wǎng)絡化背景下的檔案管理會要求管理者從多維度獲取信息和多種技術手段處理資料。

首先，檔案管理人員應具有管理紙質(zhì)檔案與電子檔案的綜合能力。交通運輸部門具有接觸范圍廣，交叉領域多，管理對象流動性大、具有不穩(wěn)定性等特點。紙質(zhì)檔案主要由紙張、字跡材料以及字跡三個部分相互結(jié)合而成，整體結(jié)構形式上，將資料檔案責任管理人的親自簽名進行了保留，使資料的可信度得到了提升，同時內(nèi)容不會被輕易篡改。因此，原始性票據(jù)，簽名等傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在交通運輸領域仍然在發(fā)揮很大的作用。另外，紙質(zhì)資料作為檔案存儲的原始資料在資料保存環(huán)節(jié)具有不可替代性的作用。所以檔案管理人員要具有妥善保護和保存紙質(zhì)材料的意識和能力。

和紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢在于可以進行快捷檢索，省去人們翻看紙質(zhì)檔案的過程，有效縮短查閱時間，提高工作效率。另外，電子檔案具有共享性和便攜性，交通運輸部門內(nèi)部的資料共享可以通過網(wǎng)絡傳輸?shù)姆绞絺鬟f到使用者的電腦上，避免了相關人員必須到固定的地點在規(guī)定的時間查閱檔案資料，大大地節(jié)約了人力和物力[2]。

因此，在相當長的一段時間內(nèi)，交通運輸部門的檔案管理人員必須具有同時處理兩種檔案管理模式的能力，構建本部門紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理融合的工作平臺。

其次，檔案管理人員要對電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理在方法上的差異性有清楚的認知，并且掌握相關的專業(yè)知識，在此基礎上開展兩個平臺的檔案管理工作。既可以熟練開展對紙質(zhì)檔案的分類、保存、調(diào)取等工作，又能夠充分利用電子檔案的優(yōu)勢，從以下兩個方面進行電子信息的建設和使用：一是建立本部門檔案管理雙檔制，完成紙質(zhì)檔案的電子錄入，構建本部門的基礎信息庫，完善檔案管理和方便信息查詢。二是利用電子檔案管理的優(yōu)勢，具有隨時對于電子檔案的材料進行整合和再利用的能力，使本部門的歷史存檔內(nèi)容可以在大數(shù)據(jù)時代背景下為交通部門的信息管理和開發(fā)利用等提供保障。檔案工作人員應該具有利用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等新方法來擴展檔案開發(fā)的力度和深度的能力，使檔案管理工作滿足當今社會發(fā)展對交通部門提出的新挑戰(zhàn)和新要求。

1.3 提升大數(shù)據(jù)時代背景下的保密意識和電子檔案管理能力

按照國家《保密法》規(guī)定，檔案管理人員應該嚴守國家和黨的秘密，維護國家的安全和秘密，保證檔案開發(fā)利用順利進行。具體到交通運輸部門的檔案管理工作上，檔案管理人員同樣應該牢固樹立保密保衛(wèi)意識，確保機關檔案的安全。要嚴格遵守保密制度，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散、銷毀檔案；不得擅自提供檔案或向他人泄露檔案內(nèi)容，不得擅自將無關人員帶入檔案室；嚴格執(zhí)行查閱、借用檔案管理制度，必須經(jīng)過相關領導批準，并且準確完成記錄檔案查閱或借閱的具體信息。

但是，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理人員除了要繼續(xù)執(zhí)行傳統(tǒng)的保密制度，還要適應大數(shù)據(jù)給檔案管理工作帶來的新變化，強化大數(shù)據(jù)時代背景下的保密意識。如果電子檔案管理人員的保密意識薄弱，保密工作不到位，就會造成信息外泄而不自知的嚴重后果。例如，在公共網(wǎng)絡平臺上查閱和傳輸文件檔案，將未設置訪問權限的檔案管理系統(tǒng)交由其他崗位人員臨時管理等，隨意在手機等個人電子設備上存儲或處理檔案文件等不良用網(wǎng)習慣都是安全隱患，容易造成信息流失。在技術層面，電子檔案的加密程度和防火墻或殺毒軟件設置是否到位直接決定了數(shù)據(jù)信息的安全程度。不法分子會通過計算機端口連接藍牙或外接USB 數(shù)據(jù)線等途徑對數(shù)據(jù)信息進行復制，或者在局域網(wǎng)環(huán)境下，對數(shù)據(jù)信息實行遠距離復制與傳輸；病毒能夠?qū)﹄娮訖n案的數(shù)據(jù)信息加以復制[3]。以上問題都會給交通運輸部門的檔案管理的保密管理工作留下隱患。

對此，2019 年頒布的《機關檔案管理規(guī)定》有明確的說明：“……電子檔案管理系統(tǒng)等級保護不得低于二級標準，分級保護等級應當與電子檔案最高密級相適應。使用電子政務云服務的，應當與電子政務云管理機構明確安全管理責任。”“機關應當統(tǒng)籌開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理的安全保密工作，采取有效措施嚴防信息篡改、丟失、外泄。涉密檔案進行數(shù)字化、涉密電子文件歸檔與電子檔案管理應當嚴格遵守保密規(guī)定?！庇纱丝梢?，在大數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)字化檔案管理的安全性問題已經(jīng)得到主管部門的足夠重視。檔案管理人員應該認真領會規(guī)定精神，一方面戒除不良用網(wǎng)習慣；另一方面加強網(wǎng)絡維護，提升交通運輸檔案信息的安全性，更好彰顯出數(shù)字化檔案管理模式的重要價值。

2 構建交通運輸部門內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理平臺

客觀來講，交通運輸部門檔案管理工作處在逐步調(diào)整和完善的過程中，部門的管理者應該提升意識，形成大局觀念，依托現(xiàn)代化的技術手段和信息平臺，構建部門的網(wǎng)格化檔案管理平臺，實現(xiàn)行業(yè)內(nèi)部的檔案信息統(tǒng)一管理的標準化和法治化。

2.1 構建交通運輸部門內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理平臺的必要性和緊迫性

眾所周知，檔案工作的服務性是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本因素。但是在我國，檔案工作不是一般的服務性行業(yè)，是保障社會主義現(xiàn)代化建設的重要組成部分，對檔案管理工作的認識不應該僅僅停留在歷史資料的存儲上。交通運輸涉及鐵路、公路、航空、水路等多個部門，每個部門又分管的子部門。由于歷史原因，不同部門的檔案管理和各部門下屬基層單位的檔案管理工作具有分散性、各自為政的特點，不同部門在管理檔案時所實施的方法是不同的，甚至出現(xiàn)矛盾和沖突之處。行業(yè)內(nèi)部缺乏統(tǒng)一的管理模式和標準，容易造成檔案重復管理和管理真空，這顯然不符合當今社會對于檔案信息科學系統(tǒng)管理的要求。為了實現(xiàn)檔案工作重點切實地轉(zhuǎn)移到為經(jīng)濟建設服務的中心的目標，實現(xiàn)從簡單的檔案資料存儲功能逐步調(diào)整到專業(yè)人員利用數(shù)據(jù)平臺擴展檔案開發(fā)的力度和深度的能力，有必要建設交通運輸部門內(nèi)部網(wǎng)格化管理平臺[4]。

當今社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展使和交通運輸部門的有關的數(shù)據(jù)具有數(shù)量大、更新快等特點，對檔案管理工作也提出了前所未有的較高要求。檔案管理的網(wǎng)絡平臺建設可以幫助檔案的動態(tài)管理，在更新和利用檔案、服務整個部門方面發(fā)揮重要作用。

當前交通運輸部門檔案管理主要機構是各機關檔案室或檔案庫房，工作重點為收集管理工作活動中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。這種實行分級、分專業(yè)管理檔案的工作原則，從一定程度上利于在專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)，確保檔案的完整性、安全性。但是弊端是它們各自獨立，聯(lián)系不夠緊密，檔案管理的制度和檔案資料的調(diào)取也由各層級單位根據(jù)相關法規(guī)單獨制定，因此在某些具體操作環(huán)節(jié)上會有不同。

2.2 構建交通運輸部門內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理平臺的可行性

信息化技術飛速發(fā)展和我國對于檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)使交通內(nèi)部建立統(tǒng)一的行業(yè)管理平臺變?yōu)榭赡?。信息技術的普及已經(jīng)給各行各業(yè)帶來了前所未有的變化。每年受過專業(yè)教育的大批的檔案管理專業(yè)人才進入各個行業(yè)，包括交通運輸部門，分別為行業(yè)內(nèi)部的平臺建設提供了技術、經(jīng)驗和人員方面的保障。更重要的是“提高自主創(chuàng)新能力，建設創(chuàng)新型國家”已經(jīng)成為我國國家發(fā)展戰(zhàn)略的核心和提高綜合國力的關鍵，也為各行業(yè)的創(chuàng)新型工作提供了明確的方向。交通運輸部門的檔案管理部門應該抓住大好契機，打造全新工作模式，把檔案管理工作推向新的臺階，完成歷史性轉(zhuǎn)變[5]。

2.3 構建交通運輸部門內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理平臺的方式

1.加大進行數(shù)字化管理的投入。雖然目前許多單位使用電子檔案，但是數(shù)字化水平不一，多數(shù)單位只是初步使用了檔案管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒有把其擁有的檔案信息全部實現(xiàn)數(shù)字化。建立統(tǒng)一管理平臺，全部檔案信息數(shù)字化的前提還需要配套硬件的完善。

2.上級部門統(tǒng)一規(guī)劃和部署，搭建平臺，自上而下的將各層級檔案管理機構在一個網(wǎng)絡平臺上管理。

3.實現(xiàn)規(guī)范化檔案管理，統(tǒng)一檔案管理制度，統(tǒng)一檔案查閱和調(diào)取制度。

4.明確交通運輸部門檔案保密層級，對應不同層級的檔案管理部門使用權限。

5.定期培訓專業(yè)技術人員，更新專業(yè)知識，提升專業(yè)素養(yǎng)，保障平臺運轉(zhuǎn)更好地服務于交通運輸業(yè)快速發(fā)展。

事實上，構建交通運輸部門內(nèi)部的統(tǒng)一檔案管理平臺的重要意義，除了在高效整合資源，提高工作效率，節(jié)約人力物力，降低成本投入等方面起到重要作用。更重要的是，通過科技手段創(chuàng)新服務平臺，規(guī)范技能，簡化和優(yōu)化業(yè)務流程，打造新型服務模式，為創(chuàng)建開發(fā)檔案管理工作的新功能提供可能。

3 結(jié)論

作為新時代檔案管理工作的重要組成部分，交通運輸部門檔案管理工作也應該與時俱進，無論是領導層面還是檔案管理人員，都應該更新觀念，改變工作方式，利用大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，使檔案管理工作在新時代發(fā)揮新的作用。